連結是 Workiva 平台的基本部分。這種機制會將資料連結到來源，並在所有連結的檔案之間同步，從而確保這些資料點在任何一處顯示都始終如一。
智慧型連結可讓您在連結中加入自訂資料，例如名稱和說明，從而提升使用體驗。此新增的上下文有助於您在工作區中輕鬆尋找和重複使用連結，或與組織內的其他使用者分享。
要求
- 分享智慧型連結需要 Data Sharing Manager 的角色。
- 若要建立或編輯智慧連結，您必須是原始檔案的擁有者 或編輯者 。
- 建立智慧連結後，任何可存取該檔案和區段的使用者都可以使用它。
- 若要與另一個工作區中的使用者群組 共用智慧連結，目標工作區中的組織管理員或工作區管理員必須啟用共用工作區 設定。
建立智慧型連結
在建立智慧型連結之前，您需要在您的工作區中建立新的來源連結 ，或找到您想要轉換的現有連結。
當您想到一個標準來源連結時，您可以完成這些步驟，將它轉換成智慧型連結：
- 右鍵按一下來源連結，然後選取連結選項 >轉換為智慧型連結 。
- 命名智慧型連結，並提供選用的描述。按一下轉換為智慧型連結 以完成。
秘訣: 智慧型連結的目的在於分享，因此請選擇容易讓他人辨識的名稱和描述。您甚至可以考慮為組織中的所有智慧型連結使用標準命名慣例或格式。
建立智慧型連結後，工作區中所有允許的使用者都可以透過智慧型連結庫使用該連結。
從智慧連結庫插入連結
智慧連結資料庫是儲存您工作區中所有智慧連結，以及從其他工作區分享的智慧連結的地方。在這個空間中，您可以瀏覽所有可用的智慧型連結、檢視其詳細資訊，並將它們插入到您的文件中。
尋找和篩選智慧型連結
若要存取智慧型連結庫，請開啟工作區中的任何檔案，然後從右側面板中選擇連結 區段。如果您只有少量連結，可以在此瀏覽。
提示: 您也可以使用螢幕上方「資料」工具列中的新增資料 按鈕開啟檔案庫。
管理大量連結時，使用面板頂端的篩選列可能會有幫助。從此列中，您可以依名稱搜尋連結、排序清單，或依原始檔案和區段篩選。
注意: 智能連結只有在您可以存取其原始檔案時，才會出現在您的圖庫檢視中。
檢視智慧型連結詳細資訊
若要在您的文件中插入特定連結前瞭解其詳細資訊，請移至詳細資訊 索引標籤。
從「詳細資訊」標籤，您可以看到
- 最後出版日期
- 出版商名稱
- 連結名稱
- 連結說明
- 所有共用使用者和使用者群組
- 最後共享日期
- 如果連結已加入其他工作區程式庫 (「連線已建立」)
您也可以從資料庫索引標籤中選擇移至來源連結 ，開啟連結的來源檔案。
插入智慧型連結
確定要重複使用的智慧型連結後，將游標放在希望放置內容的位置，然後按一下插入 。
與其他使用者、工作區或使用者群組共用智慧型連結
智慧連結很容易與其他工作區分享。身為智慧連結的擁有者，您只需選擇想要分享的特定工作區和使用者 (或使用者群組)。分享後，智慧連結接收者將可選擇「擴大存取權限」給該工作區的其他使用者。
您可以分享個別智慧型連結、特定區段中的所有智慧型連結，或檔案中的每個智慧型連結。
註: 需要「資料分享管理員」角色才能分享智慧型連結。
若要分享單一智慧型連結：
- 移至資料來源，然後選取您要分享的智慧型連結。
- 按一下畫面上方功能表列中的Share smart links 。
- 當被要求選擇範圍時，請選擇第一個選項： 智慧連結 。
注意: 您也可以透過右側「連結 」面板的「詳細資料」區段來分享單一智慧連結。
- 使用組織使用者 欄位來尋找整個組織中的個別使用者，或工作區使用者群組 來新增整個群組 。
注意: 若要在此清單中顯示群組，該特定工作區的組織管理員必須啟用共用工作區 設定。
- (選用）加入描述連結的簡短訊息。這將會分享給收件人。
- 按一下分享 完成。
將立即向所有接收者發送電子郵件，告知如何存取智慧型連結庫。
智慧連結接收者可以對分享的資料做什麼？
一旦分享並接受智慧型連結，接收者就可以對該內容做許多事情：
- 他們可以複製連結資料。
- 他們可以從該工作區的資料庫中搜尋連結，然後插到另一個文件中。
- 他們可以擴展對該連結的存取權，以便同一工作區中的其他使用者可以存取該連結。
您也可以移至詳細資料索引標籤 ，查看誰已接受分享，以及他們是否已將分享加入工作區資料庫。
如果智慧型連結已分享給某些使用者，該怎麼辦？
與多位使用者大量分享智慧型連結時，現有使用者只有在基本資料有變更時才會收到通知。
如果您需要從共用中移除現有使用者，您必須編輯該特定的智慧連結。
新增共享智慧連結至您的工作區資料庫
當有新的智慧連結分享給您時，您會收到一封電子郵件，寄到您在 Workiva 個人資料中輸入的地址。電子郵件本身不包含共用項目的直接連結，但您可以開啟工作區中的任何檔案，並前往智慧連結資料庫存取。
工作原理如下：
- 開啟工作區中的任何試算表、文件或簡報。
- 開啟螢幕右側的Linking 面板。
- 按一下圖庫索引標籤右上方的管理圖庫 圖示。
注意: 橙色圓點表示您的圖庫中有新的連結或更新。
- 任何尚未被接受的共用連結會出現在Pending updates > New shared links 區段。選取連結，然後按一下新增連結 ，將其新增至您的資料庫。
使用共用智慧型連結
共用智慧型連結會出現在您工作區的資料庫中，功能與原始智慧型連結大致相同。您會發現Go to Source link 對於共用連結已停用，因為來源檔案位於不同的工作區。
有關在文件中插入智慧型連結的資訊，請參閱Insert links 這篇文章的章節。
將權限延伸至共用的智慧型連結
智慧連結接收者會自動被授予共用連結的擁有者層級權限。身為接收者，這可讓您將存取權限延伸至同一工作區中的其他使用者。
若要延伸存取權限至其他使用者
- 開啟工作區中的任何試算表、文件或簡報。
- 開啟螢幕右側的Linking 面板。
- 按一下圖庫索引標籤右上方的Manage Library 圖示。
- 移至Shared smart links 標籤。
- 針對您要編輯的智慧連結，按一下Extend access 。
- 選擇必要的權限，然後按一下Apply Changes 。
如需管理權限的詳細資訊，請參閱我們的更新檔案權限 文章。
智慧型連結的特定權限
| 擁有者 | 編輯者 | 檢視者 | |
| 從資料庫中搜尋並插入共用的智慧連結 | x | x | x |
| 接受並發佈共用智慧連結的更新 | x | x | |
| 可將權限延伸至共用的智慧連結 | x | ||
| 共用智慧連結 | x | x |
請注意，分享智慧連結也需要Data Sharing Manager 角色。
分享智慧連結更新
在您的主要工作區中進行的任何智慧連結更新，都必須有目的地與其他工作區分享。這個額外的步驟讓共用工作區有機會在承諾變更之前檢閱傳入的資料。
- 開啟工作區中的任何試算表、文件或簡報。
- 開啟螢幕右側的連結 面板。
- 移至詳細資訊 索引標籤。
- 按一下面板右上方的分享 圖示，然後選擇分享更新。
注意: 橙色圓點表示智慧型連結已更新但未分享。
- 輸入變更的簡短說明。此情境通常用於收件人處於審核週期中段或報告上一個期間時。
- 按一下分享更新 以完成。
接受共享智慧連結的更新
作為共用智慧型連結的收件者，每次有更新發表和分享時，您都會收到一封電子郵件。當有更新時，您也會在 Linking 面板中看到一個小橙點。
- 開啟工作區中的任何試算表、文件或簡報。
- 開啟螢幕右側的Linking 面板。
- 按一下圖庫索引標籤右上方的管理圖庫 圖示。
- 任何尚未接受的更新將顯示在Pending updates > Updates to shared links 區段。選擇連結並按一下接受更新 ，以接收更新的資料。
注意: 您也可以按一下檢閱 ，以在接受更新之前看到變更的並排比較。
審閱更新
上一節中的檢閱按鈕可讓您在提交變更到工作區之前對其進行比較。當有多個更新可用時，請使用左下方的箭頭切換每個更新。
準備就緒時，按一下接受更新 ，將新值發佈到工作區中的所有目的地。
複製智慧型連結
為了簡化向前滾動的過程，在複製檔案或資料夾時可選擇包含智慧型連結 。這可讓您在複製檔案時維持目前的連結，或完全重設連結。
下列選項特別適用於智慧型連結：
- 包含所有來源智慧連結的元資料 ：勾選此方塊，以保留複製的來源智慧連結的名稱和描述。這會在您的資料庫中建立重複的項目，但可以稍後編輯。取消勾選此方塊，可從您複製的來源智慧連結中排除現有的名稱和描述。
- Maintain crossworkspace destination links ：勾選此方塊可保留來自其他
工作區的智慧型連結，並連結至其目前來源。取消勾選此方塊可移除連結。
進一步瞭解如何複製檔案和資料夾。
注意: 這些選項只有在您的工作區已啟用智慧型連結時才會出現。
還原和移除智慧型連結
一旦新增智慧型連結，您就可以將它還原為標準來源連結，並從資料庫中移除。您也可以直接移除從其他工作區共用的舊的、未使用或放棄的智慧連結。
注意:您必須是檔案擁有者 或具有編輯 權限，才能還原來源智慧連結。
若要還原智慧型連結，請移至資料來源，然後選取：
- 右鍵按一下來源連結，然後選擇連結選項 >還原為標準來源連結 。
- 按一下還原 以確認。
一旦移除，您的智慧連結將從資料庫中移除，並可作為標準連結來管理。
如果智慧連結已在工作區間共用，則會保留在目的地工作區中，但不會傳送進一步的更新。連結的任何使用者都會收到電子郵件通知，而目的地工作區中連結的擁有者或編輯者可以從他們的資料庫中移除該智慧連結。
如果智慧型連結已從來源工作區分享給您，然後被移除或還原，您也可以依照這些步驟從資料庫中移除已放棄的連結。
注意: 您必須是檔案的擁有者 或有編輯 的權限，才能從資料庫中移除連結。
- 開啟工作區中的任何試算表、文件或簡報。
- 開啟螢幕右側的Linking 面板。
- 按一下「資料庫」標籤右上方的Manage Library 圖示。
- 在「共用的智慧型連結」標籤上找到您的智慧型連結，然後按一下右側的Manage > Remove link 。
- 按一下移除 以確認。
一旦從資料庫中移除智慧型連結，任何目的地連結仍會保留，但不會傳送進一步的更新。
註: 如果智慧型連結仍與您共用，您可以稍後從資料庫的Pending updates > New shared links 區段重新新增 。
須知事項
- 源自 GRC 工作區的連結目前與智慧型連結不相容。
- Document Links（文件連結）報告中包含智慧型連結，並以名稱指出。