链接是 Workiva 平台的基本组成部分。它是将数据连接到数据源并将其同步到所有链接文件的机制，确保这些数据点始终保持一致——无论它们显示在哪里。
智能链接允许您向链接添加自定义数据，例如名称和描述，从而增强这种体验。补充上下文信息有助于您轻松查找和重复使用工作区内的链接，或与组织内的其他用户共享链接。
智能链接最适合在文件之间共享特定的报告数据点或共享的叙述段落。要共享更大规模的 原始数据或报表数据，请将工作表连接到源电子表格或目标 电子表格
。要求
- 要共享智能链接，需要数据共享管理器 角色。
- 要创建或编辑智能链接，您必须是源文件的 所有者或 编辑 者 。
- 智能链接创建完成后，任何有权访问该文件和该部分的用户都可以使用它。
- 要与另一个工作区中的 用户组 共享智能链接，目标工作区中的组织管理员或工作区管理员必须启用 共享工作区 设置。
创建智能链接
在创建智能链接之前，您需要在工作区中 创建一个新的源 链接，或者找到一个您想要转换的现有源链接。
一旦你确定了标准的源链接，就可以按照以下步骤将其转换为智能链接：
- 右键单击源链接，然后选择 链接选项 > 转换为智能链接。
-
为智能链接命名，并可提供可选描述。点击 转换为智能链接 完成。
提示：智能链接旨在共享，因此请选择一个易于他人识别的名称和描述。您甚至可以考虑对组织中的所有智能链接使用标准命名约定或格式。
智能链接创建完成后，工作区中所有获准用户都可以通过智能链接库访问该链接。
从智能链接库插入链接
智能链接库用于存储工作区中的所有智能链接，以及从其他工作区共享的智能链接。在这里，您可以浏览所有可用的智能链接，查看其详细信息，并将其插入到您的文档中。
查找和筛选智能链接
要访问智能链接库，请打开工作区中的任何文件，然后从右侧面板中选择 “链接 ”部分。如果您只有少量链接，可以在这里浏览查找。
提示：您也可以使用屏幕顶部“数据”工具栏中的 “添加数据 ”按钮打开库
。管理大量链接时，使用面板顶部的筛选栏可能会有所帮助。通过此工具栏，您可以按名称搜索链接、对列表进行排序，或按源文件和部分进行筛选。
注：只有当您有权访问其源文件时，智能链接才会显示在您的库视图中。
查看智能链接详情
要了解有关特定链接的更多信息，请在将其插入文档之前转到 详细信息 选项卡。
在“详细信息”选项卡中，您可以看到：
- 最后发布日期
- 出版商名称
- 链接名称
- 链接描述
- 所有共享用户和用户组
- 上次共享日期
- 如果链接已添加到其他工作区库（“已建立连接”）
您还可以从“库”选项卡中选择 转到源链接 以打开链接的源文件。
插入智能链接
找到要重用的智能链接后，将光标放在要放置内容的位置，然后单击 插入。
与其他用户、工作区或用户组共享智能链接
智能链接可以轻松与其他工作区共享。作为智能链接的所有者，您只需选择要与之共享的特定工作区和用户（或 用户组）。共享后，智能链接接收者可以选择将访问权限“扩展”给该工作区中的其他用户。
您可以分享单个智能链接、特定部分中的所有智能链接，或者文件中的每个智能链接。
注：共享智能链接需要“数据共享管理员”角色。
共享单个智能链接：
- 前往数据源，选择要共享的智能链接。
- 点击屏幕顶部菜单栏中的 分享智能链接 。
-
当被要求选择范围时，选择第一个选项： 智能链接。
注：您也可以通过右侧 “链接 ”面板的“详细信息”部分分享单个智能链接。
-
使用 组织用户 字段查找组织中的单个用户，或使用 工作区用户组 添加整个 组。
注：要使群组显示在此列表中，组织管理员必须为该特定工作区启用 “共享工作区 ”设置。
- （可选）添加简短的消息来描述链接。这份文件将分享给收件人。
- 点击 分享 完成。
系统将立即向所有收件人发送电子邮件，提供有关如何访问智能链接库的信息。
智能链接接收者可以利用共享数据做什么？
智能链接一旦被分享并被接受，接收者就可以对该内容执行多种操作：
- 他们可以复制链接数据。
- 他们可以在该工作区的库中搜索链接，并将其插入到另一个文档中。
- 他们可以扩展该链接的访问权限，以便同一工作区中的其他用户也能访问它。
您还可以 前往“详细信息”选项卡 查看谁接受了共享以及他们是否已将其添加到他们的工作区库中。
如果智能链接已经分享给了部分用户怎么办？
当与多个用户批量共享智能链接时，只有当底层数据发生更改时，现有用户才会收到通知。
如果需要从共享中删除现有用户，则必须编辑该特定智能链接。
将共享智能链接添加到您的工作区库
当有新的智能链接与您共享时，您将收到一封发送到您在 Workiva 个人资料中输入的地址的电子邮件。邮件本身不包含指向共享项目的直接链接，但您可以通过打开工作区中的任何文件并转到智能链接库来访问它。
它的运作方式如下：
- 打开工作区中的任何电子表格、文档或演示文稿。
- 打开屏幕右侧的 链接 面板。
-
点击“库”选项卡右上角的 管理库 图标。
注：橙色圆点表示您的库中有新的链接或更新。
- 任何尚未被接受的共享链接都将出现在 待更新 > 新共享链接 部分中。选择链接，然后点击 添加新链接 将其添加到您的库中。
使用共享智能链接
共享智能链接将出现在您的工作区库中，其功能与原生智能链接基本相同。你会注意到，由于源文件位于不同的工作区中，共享链接的 转到源链接 已禁用。
有关在文档中插入智能链接的信息，请查看本文的 “插入链接 ”部分。
扩展对共享智能链接的权限
智能链接接收者会自动获得共享链接的所有者级权限。作为接收者，您可以将访问权限扩展到同一工作区内的其他用户。
为了向其他用户开放访问权限：
- 打开工作区中的任何电子表格、文档或演示文稿。
- 打开屏幕右侧的 链接 面板。
- 点击“库”选项卡右上角的 管理库 图标。
- 转到 “共享智能链接 ”选项卡。
- 点击 扩展访问权限 以编辑智能链接。
- 选择必要的权限，然后单击 应用更改。
有关管理权限的更多信息，请参阅我们的 更新文件权限 文章。
智能链接的特定权限
| 所有者 | 编辑器 | 查看者 | |
| 从库中搜索并插入共享智能链接 | x | x | x |
| 接受并发布共享智能链接的更新 | x | x | |
| 可以扩展对共享智能链接的权限 | x | ||
| 共用链接 | x | x |
请注意，共享智能链接还需要 “数据共享管理员 ”角色。
分享智能链接更新
在主工作区中所做的任何智能链接更新都必须有意识地与其他工作区共享。这一额外步骤使共享工作区有机会在确认更改之前审查传入的数据。
- 打开工作区中的任何电子表格、文档或演示文稿。
- 打开屏幕右侧的 链接 面板。
- 转到 “详细信息 ”选项卡。
-
点击面板右上角的 “分享 ”图标，然后选择 “分享更新” 。
注：橙色圆点表示智能链接已更新但尚未共享。
- 请简要描述您的更改。这种语境通常用于受评者处于审查周期中期或报告先前时期的情况时。
- 点击 分享更新 完成。
接受对共享智能链接的更新
作为共享智能链接的接收者，每次发布和共享更新时，您都会收到一封电子邮件。当有更新可用时，您还会在“链接”面板中看到一个橙色小点。
- 打开工作区中的任何电子表格、文档或演示文稿。
- 打开屏幕右侧的 链接 面板。
- 点击“库”选项卡右上角的 管理库 图标。
-
任何尚未被接受的更新都将出现在 待处理更新 > 共享链接更新 部分中。选择链接并点击 接受更新 以接收更新后的数据。
注：您也可以点击 查看 以在接受更新之前并排查看更改的对比。
审阅更新
上一节中的“查看”按钮允许您在将更改提交到工作区之前进行比较。当有多个更新可用时，请使用左下角的箭头在各个更新之间切换。
准备就绪后，单击 接受更新 将新值发布到工作区中的所有目标位置。
复制智能链接
为了简化向前滚动过程，在复制 文件或文件夹时可以选择包含智能链接。这样，您可以在复制文件时保留现有链接，或者完全重置链接。
以下选项专门适用于智能链接：
- 包含所有源智能链接的元数据: 选中此框可保留复制的源智能链接的名称和描述。这将在您的库中创建重复条目，但以后可以进行编辑。取消选中此框，即可从复制的源智能链接中排除现有名称和描述。
- 保持跨工作区目标链接: 选中此框可使来自其他
工作区的智能链接保持与其当前源的链接。取消选中此框即可删除链接。
注：只有在您的工作区中启用了智能链接，这些选项才会显示。
恢复并移除智能链接
添加智能链接后，您可以将其还原为标准源链接并将其从库中删除。您还可以直接删除从其他工作区共享的旧的、未使用的或废弃的智能链接。
当智能链接恢复为标准源链接时，您添加的唯一名称和描述将被删除，但该链接的任何使用都将保留。这样您就可以继续使用任何已建立的源链接和目标链接作为 标准链接。
注意：您必须是文件 所有者 或拥有 编辑 权限才能还原源智能链接。
要撤销智能链接，请转到数据源并：
- 右键单击源链接，然后选择 链接选项 > 恢复为标准源链接。
- 点击 撤销 进行确认。
移除后，您的智能链接将从库中移除，并可以像标准链接一样进行管理。
如果智能链接已在工作区之间共享，则它将保留在目标工作区中，但不会再传输任何更新。任何使用该链接的用户都会收到电子邮件通知，目标工作区中该链接的所有者或编辑者随后可以从其库中删除该智能链接。
当智能链接不再被使用或不再接收更新时，您可以手动从共享库中删除它们。
如果源工作区中与您共享了智能链接，但该链接已被删除或撤销，您也可以按照以下步骤从库中删除已弃用的链接。
注意：您必须是文件 所有者 或拥有 编辑 权限才能从库中删除链接。
- 打开工作区中的任何电子表格、文档或演示文稿。
- 打开屏幕右侧的 链接 面板。
- 点击“库”选项卡右上角的 管理库 图标。
- 在“共享智能链接”选项卡上找到您的智能链接，然后单击右侧的 管理 > 删除链接 。
- 点击 移除 进行确认。
一旦从库中删除智能链接，任何目标链接都将保留，但不会再传输任何更新。
注：如果智能链接仍然与您共享，您可以稍后从库的 待 更新> 新的共享链接 部分重新添加它。
你需要知道的事
- 目前，源自 GRC 工作区的链接与智能链接不兼容。
- 智能链接包含在 “文档链接”报告中，并会按名称突出显示。