链接是 Workiva 平台的基本组成部分。它是一种将数据连接到源并在所有链接文件中同步的机制，确保这些数据点始终相同 - 无论它们显示在何处。
智能链接允许您向链接添加自定义数据（例如名称和描述），从而增强这种体验。添加的上下文可帮助您轻松查找和重新使用工作区内的链接，或与组织内的其他用户共享它们。
要求
- 目前，智能链接仅适用于美国境内的客户。该功能将在不久的将来扩展至其他地区。
- 共享智能链接需要 跨工作区数据共享管理员 角色。
- 要创建或编辑智能链接，您必须是源文件的 所有者 或 编辑者 。
- 一旦创建智能链接，任何有权访问该文件和部分的用户都可以使用它。
创建智能链接
在创建智能链接之前，您 需要在工作区中创建一个新的源 链接或找到您想要转换的现有链接。
一旦您有了标准的源链接，就可以通过完成以下步骤将其转变为智能链接：
- 右键单击源链接，然后选择 链接选项 > 转换为智能链接。
- 命名智能链接并提供可选的描述。点击 转换为智能链接 即可完成。
提示：智能链接旨在共享，因此请选择一个其他人容易识别的名称和描述。您甚至可以考虑对组织中的所有智能链接使用标准命名约定或格式。
一旦创建智能链接，工作区中所有允许的用户都可以通过智能链接库使用它。
从智能链接库插入链接
智能链接库是存储您的工作区中的所有智能链接（以及从其他工作区共享的智能链接）的地方。从这个空间，您可以浏览所有可用的智能链接，查看它们的详细信息，并将它们插入到您的文档中。
查找智能链接
要访问智能链接库，请打开工作区中的任何文件，然后从右侧面板中选择 链接 部分。然后，您可以浏览所选的链接或按名称搜索。
注意：仅当您有权访问智能链接的源文件时，智能链接才会出现在您的库视图中。
查看智能链接详细信息
要在将特定链接插入文档之前了解有关该链接的更多信息，请转到 详细信息 选项卡。
从“详细信息”选项卡中，您可以看到：
- 链接名称
- 链接描述
- 最后发布日期
- 出版商名称
- 所有共享用户
- 上次分享日期
- 如果链接已添加到其他工作区库（“已建立连接”）
您还可以从“库”选项卡中选择 转到源 来打开链接的源文件。
插入智能链接
一旦确定了想要重复使用的智能链接，请将光标放在想要放置内容的位置，然后单击 插入。
与另一个工作区共享智能链接
智能链接可以轻松与其他工作区共享。作为智能链接的所有者，您可以选择想要与之共享的特定工作区和用户。一旦共享，智能链接接收者就可以选择“扩展访问权限”到新工作区中的其他用户。
注意：共享智能链接需要“跨工作区数据共享管理员”角色。
要分享链接：
- 选择您想要分享的智能链接。
- 打开屏幕右侧的 链接 面板。
- 选择 详细信息 选项卡。
- 在右上角，选择 分享 图标。
- 在 搜索用户 字段中，输入您想要与之共享此链接的每个人的姓名。
注意：此字段将自动填充您组织中的用户姓名。
- （可选）添加描述链接的简短消息。这将与收件人共享。
- 点击 分享 完成。
一封电子邮件将立即发送给所有收件人，其中包含有关如何访问智能链接库的信息。
智能链接接收者可以用共享数据做什么？
一旦智能链接被共享并被接受，接收者就可以对该内容进行多种操作：
- 他们可以复制链接数据。
- 他们可以从该工作区的库中搜索链接并将其插入到另一个文档中。
- 他们可以扩展该链接的访问权限，以便同一工作区中的其他用户可以访问它。
您还可以 转到“详细信息”选项卡 查看谁接受了共享以及他们是否已将其添加到他们的工作区库中。
将共享智能链接添加到工作区库
当与您共享新的智能链接时，您将收到一封发送到您在 Workiva 个人资料中输入的地址的电子邮件。电子邮件本身不包含共享项目的直接链接，但您可以通过打开工作区中的任何文件并转到智能链接库来访问它。
工作原理如下：
- 打开工作区中的任何电子表格、文档或演示文稿。
- 打开屏幕右侧的 链接 面板。
- 单击“库”选项卡右上角的 管理库 图标。
注意：橙色圆点表示您的库中有新的链接或更新可用。
- 任何尚未接受的共享链接都将出现在 待处理更新 > 新的共享链接 部分中。选择链接并点击 添加新链接 将其添加到您的库中。
使用共享智能链接
共享智能链接将出现在您的工作区库中，其功能与原生智能链接大致相同。您会注意到，由于源文件位于不同的工作区，共享链接的 转到源链接 已被禁用。
有关在文档中插入智能链接的信息，请查看本文的 插入链接 部分。
将权限扩展到共享智能链接
智能链接接收者会自动获得共享链接的所有者级别权限。作为接收者，这允许您将访问权限扩展到同一工作区内的其他用户。
要扩展对其他用户的访问权限：
- 打开工作区中的任何电子表格、文档或演示文稿。
- 打开屏幕右侧的 链接 面板。
- 点击“库”选项卡右上角的 管理库 图标。
- 转到 共享智能链接 选项卡。
- 单击您想要编辑的智能链接的 扩展访问权限 。
- 选择必要的权限并点击 应用更改。
有关管理权限的更多信息，请参阅我们的 更新文件权限 文章。
特定于智能链接的权限
| 所有者 | 编辑 | 查看器 | |
| 从库中搜索并插入共享智能链接 | x | x | x |
| 接受并发布共享智能链接的更新 | x | x | |
| 可以将权限扩展到共享智能链接 | x | ||
| 共享智能链接 | x | x |
注意：共享智能链接还需要“跨工作区数据共享管理员”角色。
分享智能链接更新
您在主工作区中进行的任何智能链接更新都必须有目的地与其他工作区共享。这一额外步骤使共享工作区有机会在提交更改之前检查传入的数据。
- 打开工作区中的任何电子表格、文档或演示文稿。
- 打开屏幕右侧的 链接 面板。
- 转到 详细信息 选项卡。
- 点击面板右上角的 分享 图标，然后选择 分享更新。
注意：橙色圆点表示智能链接已更新但未共享。
- 输入更改的简短描述。这种情形通常用于当接收者处于审查周期的中间阶段或者报告前一时期的情况时。
- 点击 分享更新 即可完成。
接受共享智能链接的更新
作为共享智能链接的接收者，每次发布和共享更新时，您都会收到一封电子邮件。当有更新可用时，您还会在链接面板中看到一个小橙色圆点。
- 打开工作区中的任何电子表格、文档或演示文稿。
- 打开屏幕右侧的 链接 面板。
- 点击“库”选项卡右上角的 管理库 图标。
- 任何尚未接受的更新都将出现在 待处理的更新 > 共享链接的更新 部分中。选择链接并单击 接受更新 以接收更新的数据。
注意：您还可以单击 查看 以在接受更新之前并排查看更改的比较。
查看更新
上一节中的“审阅”按钮允许您在将更改提交到工作区之前比较更改。当有多个更新可用时，使用左下角的箭头在每个更新之间切换。
准备就绪后，单击 接受更新 将新值发布到工作区中的所有目的地。
复制智能链接
为了简化前滚过程，在复制 文件或文件夹时可以选择包含智能链接。这使您可以在复制文件时维护当前链接或完全重置它们。
以下选项专门适用于智能链接：
- 包含所有源智能链接的元数据：选中此框可保留所复制的源智能链接上的名称和描述。这会在您的库中创建重复的条目，但以后可以对其进行编辑。取消选中此框可以从复制的源智能链接中排除现有名称和描述。
- 维护跨工作区目标链接：选中此框可使来自其他
工作区的智能链接保持链接到其当前源。取消选中此框以删除链接。
注意：仅当您的工作区中启用了智能链接时，这些选项才会出现。
需要了解的事情
- 目前，源自 GRC 的链接与智能链接不兼容。
- 您一次只能创建和共享一个智能链接。
- 包含 占位符 的智能链接目前无法在工作区之间共享。