Lär dig de tre vanliga sätten att hämta Workiva-filer och data till din egen lagring för efterlevnad, granskning och katastrofåterställning, samt de styrningsrutiner som håller en automatiserad exportpipeline tillförlitlig.
Den här artikeln fokuserar på
- Varför repatriera data från Workiva
- Välja exportmetod: Manuellt, Kedjor eller API:et
- Hur varje metod fungerar, steg för steg
- Ledande praxis för behörigheter, servicekonton och filstyrning
Varför repatriera data från Workiva
Strategier för datalagring kan variera beroende på specifika organisationsbehov. Även om Workivas molnfunktioner fungerar bra i många arbetsflöden, bör organisationer utvärdera om deras regulatoriska, juridiska, affärskontinuitets- eller datastyrningskrav kräver att Workiva-artefakter behålls utanför den primära plattformen.
När detta är fallet kan repatriering av data, kopiering av färdigställda dokument, kalkylblad och rapporter till din egen infrastruktur ge värde inom flera organisatoriska områden:
- Bolagsstyrning och efterlevnad: Många interna IT-policyer och tillsynsorgan föreskriver att externa finansiella rapporter, tillsynsdata och interna revisionsfiler måste arkiveras oberoende av den primära produktionsmiljön för att skapa en oföränderlig registrering.
- Granskning och historisk verifiering: Arkivering av ögonblicksbilder från specifika tidpunkter låter dig bevara exakta historiska tillstånd. Detta garanterar att interna team kan granska tidigare rapporter eller kontrollmiljöer exakt som de existerade under ett specifikt revisionsfönster.
- Enhetlig lagringsstrategi: De flesta företag har redan ett huvudramverk för datalagring. Programmatisk arkivering matar dina Workiva-poster direkt till befintliga interna databaser och lokala system, vilket håller compliance-data perfekt anpassade till befintlig företagsinfrastruktur och lagringspolicyer.
- Planering för affärskontinuitet: Nätverksavbrott och internetavbrott inträffar. Att ha oberoende, lokala kopior av era register ger teamen en viktig säkerhetslösning. Om kontoren tappar kontakten under en brådskande revision eller rapporteringsfönster, sitter du inte fast. Du har fortfarande omedelbar, offline-åtkomst till dina data precis när du behöver dem som mest.
Att välja en metod
Det finns tre vanliga metoder för att hämta kritisk information tillbaka internt. Vilken väg du väljer beror på din tekniska kapacitet, hur mycket manuellt arbete du vill lägga ner och din totala risktolerans:
| Manuell export | Chains | API | |
|---|---|---|---|
| Automatisering | Manuell | Helt automatiserad | Helt automatiserad |
| Nödvändig färdighet | Ingen | Arbetsyteadministratör (lågkod) | Framkallare |
| Hur den levererar filer | Direkt nedladdning | Schemalagd push till lagring | Schemalagd pull via skript |
| Skalar till stora miljöer | Nej | Ja | Ja |
| Löpande underhåll | Hög ansträngning, låg skicklighet | Låg/medel, hanteras i användargränssnittet | Högre kod för att underhålla |
| Typisk ägare | Slutanvändare | Workiva Admin/CoE-team | IT-team |
Överväg att använda manuell export om: du har en enda arbetsyta, en liten filvolym eller bara behöver ett engångsarkiv i slutet av en rapporteringscykel.
Överväg att använda kedjor om: du vill ha schemalagda, automatiserade exporter konfigurerade helt inuti Workiva, utan att skriva kod.
Överväg att använda API:et om: du är en större organisation med utvecklarresurser och vill ha exporter integrerade i en företagsomfattande säkerhetskopierings- eller ETL-pipeline.
Metod 1: Manuell export
Manuell export använder Workiva-plattformens inbyggda gränssnitt. Användare navigerar direkt till filer för att generera och ladda ner säkerhetskopior till en lokal enhet eller nätverksenhet.
- Öppna dokumentet, kalkylbladet, presentationen eller Wdata-tabellen som du vill säkerhetskopiera.
- Från menyn Arkiv väljer du Exportera .
- Spara filen som PDF, DOCX, PPTX, XLSX eller CSV på valfri plats du har tillgång till.
Relaterade artiklar:
Metod 2: Automatisera export med kedjor
Chains är Workivas inbyggda automationsmotor. En arbetsyteadministratör skapar ett arbetsflöde i Chain Builder som körs enligt ett schema eller en manuell utlösare, samlar in de filer du har listat och skickar dem till extern lagring.
Hur arbetsflödet fungerar:
- Läs kontrollbladet som listar de objekt-ID:n som ska exporteras.
- Kör riktade exporter genom att loopa igenom varje objekttyp och exportera den, logga slutförandetidsstämplar tillbaka till kontrollbladet.
- Skicka till lagring Varje export skickas till din valda destination: SFTP, Amazon S3, Microsoft Azure, Google Cloud Storage, OneDrive eller e-post.
- Flytta internt ditt teams befintliga filflyttningsprocess tar den därifrån till dess slutliga lagringsplats.
- Använd styrningstaggar filer är märkta enligt dina säkerhets- och lagringspolicyer.
Relaterade artiklar:
- Mall för kedja: Starta export av dokument
- Mall för kedja: Starta export av kalkylark
- Workiva-kontaktguide
Metod 3: Automatisera export med API:et
Organisationer med utvecklarresurser kan använda Workiva API och skapa skript för att exportera direkt till sin egen infrastruktur.
Hur arbetsflödet fungerar:
- Använd Workiva API för att hämta listan över målobjekt.
- Parsa och köa den returnerade JSON-filen och bygga en kö med objekt grupperade efter destination.
- Utlöser export som skickar en POST-begäran till varje objekts exportslutpunkt (slutpunkterna skiljer sig åt beroende på objekttyp).
- Avfrågning för slutförande av jobbstatus tills exporten är klar.
- Ladda ner filen med hjälp av den tillfälliga URL:en som Workiva tillhandahåller för att hämta filen till ditt eget system.
- Flytta internt och använd sedan styrningstaggar samma som ovan.
Utvecklarresurser:
- Workiva utvecklarhubb
- Dokumentation av Workiva-plattformen och Wdata API
- Workiva Platform API-kalkylblad
- Wdata Files API-referens
Ledande praxis innan du automatiserar
Ställ in behörigheter korrekt. Oavsett vilken metod du använder behöver OAuth2 Grant som kör exporten åtkomst som läsare eller redigerare till alla objekt i ditt kontrollark, annars kan exporten hoppa över filer i det tysta och lämna luckor i din säkerhetskopia.
Använd ett dedikerat servicekonto , inte en personlig inloggning. Att knyta automatisering till en anställds inloggningsuppgifter innebär att pipelinen bryts i det ögonblick personen lämnar eller byter roll. Ett servicekonto ger dig också en tydlig och oberoende revisionslogg för varje export.
Säkerhetskopiera inte allt, gör en säkerhetskopia först. Skapa en snabb inventering:
- Identifiera dina viktigaste kalkylblad, dokument, presentationer och tabeller
- Utvärdera vilka som faktiskt har värde för efterlevnad eller revision
- Kategorisera dem efter hur ofta de behöver exporteras (dagligen, veckovis, i slutet av cykeln)
Design för ID:n som ändras. Objekt-ID:n ändras när filer rullas över, arkiveras eller kopieras. Hämta dem dynamiskt från ett kontrollblad i början av varje körning istället för att hårdkoda ID:n i ett skript. Se Hitta ID:n för Workiva-filer och objekt för hur du hittar dem manuellt, eller använd kommandona List Files / List Datasets i Chains för dynamisk hämtning.