Om du har problem med att komma åt filer, redigera innehåll eller hantera behörigheter i Workiva, svarar den här artikeln på vanliga frågor och förklarar hur behörigheter fungerar för olika arbetsytor, mappar och filer. Använd den här guiden för att felsöka vanliga åtkomstproblem och förstå hur du tilldelar behörigheter korrekt.
Problem med åtkomst och synlighet
Varför har jag inte åtkomst till en fil trots att jag har rätt roll?
Att ha en arbetsyteroll som Visare, Redigerareeller Begränsad startfunktion ger inte automatiskt åtkomst till alla filer i den arbetsytan. Behörigheter i Workiva tillämpas på flera nivåer, inklusive mappar och enskilda filer.
Det här innebär att du kan ha rätt roll men ändå inte kunna komma åt en fil om den inte uttryckligen har delats med dig eller om du inte har åtkomst till mappen där filen finns.
För att lösa detta:
- Sök efter filen med hjälp av sökfältet i fliken Filer för att bekräfta om du kan hitta den direkt.
- Om filen förväntas nås via en mapp, be en arbetsyteägare att verifiera att du har åtkomst till mappen och eventuella överordnade mappar. Bristande mappåtkomst kan förhindra att filen visas i mappträdet.
- Bekräfta med en arbetsyteägare eller en användare med ägarbehörighet att du har beviljats åtkomst till filen.
- Om det behövs, be dem uppdatera dina behörigheter och spara ändringarna.
När behörigheterna har uppdaterats, uppdatera webbläsaren för att säkerställa att ändringarna träder i kraft.
För mer information, se Förstå behörigheter och Ange mappbehörigheter.
Varför har någon åtkomst till en fil men inte en länkad fil?
Behörigheter i Workiva överförs inte automatiskt mellan länkade filer, till exempel kalkylblad som är kopplade till ett dokument.
Det betyder att en användare kan ha åtkomst till en fil men inte kunna interagera med länkade data i en annan fil.
För att lösa detta:
- Öppna panelen Länkegenskaper och generera rapporten för dokumentlänkar.
- Öppna varje länkad fil och granska dess behörigheter.
- Ge användaren lämplig åtkomst. BehörigheternaÄgare eller Redigerare tillåter användaren att redigera det länkade innehållet.
Varför visas inga nya användare när jag försöker lägga till dem?
Efter att en ny användare har lagts till i en arbetsyta kan det vara en kort fördröjning innan de visas i behörighetsinställningarna. Detta är ett förväntat beteende medan systemet uppdateras.
Om en användare inte visas direkt:
- Vänta några minuter tills arbetsytan har synkroniserats.
- Uppdatera din webbläsare.
- Logga ut från Workiva och logga in igen.
- Försök att lägga till användaren igen i behörighetsinställningarna.
Om problemet kvarstår, bekräfta att användaren har lagts till i arbetsytan.
Se Lägg till användare i en arbetsyta för mer information.
Redigerings- och behörighetskonflikter
Varför kan jag inte redigera filen trots att jag har redigerings- eller ägarbehörighet till den?
Arbetsyteroller och behörigheter avgör vad en användare kan göra i Workiva, och åtkomst tillämpas på flera nivåer, inklusive mappar, enskilda filer och avsnitt inom en fil. Även om du har behörighet Redigerare eller Ägare kan begränsningar i ett av dessa områden hindra dig från att redigera.
För att lösa detta:
-
Be en arbetsyteägare att granska de roller som är tilldelade ditt konto. Visa Hitta medlemmar och administratörer för att hitta en arbetsyteägare.
Obs: Att tilldela flera arbetsyteroller kan skapa åtkomstkonflikter. Det rekommenderas att endast tilldela en av följande roller per användare: Redaktör, Visare eller Begränsad start.
- Om filen finns i en mapp, se till att du har åtkomst till den mappen och eventuella överordnade mappar. Saknad mappåtkomst kan påverka din förmåga att hitta och arbeta med filen. Du kan eventuellt fortfarande komma åt filen via sökning eller senaste filer. För mer information, se Ange mappbehörigheter.
- Granska filens avancerade behörigheter:
- Kontrollera om du har åtkomst till Redigerare eller Ägare tilldelad direkt eller via en grupp.
- Om du har en individuell behörighet tilldelad åsidosätter den gruppbehörigheter.
- Om du är del av flera grupper tillämpas den högsta behörighetsnivån.
- Bekräfta att du har minst redigeringsåtkomst till de avsnitt du behöver uppdatera.
- Om några behörigheter uppdateras, spara ändringarna och uppdatera webbläsaren för att säkerställa att uppdateringarna träder i kraft.
För mer information, se Avancerade behörigheter och Förstå behörigheter.
Varför kan jag inte redigera en fil trots att jag är ägare?
Om du inte kan redigera en fil trots att du är listad som ägare är problemet vanligtvis relaterat till behörigheter på filnivå eller avancerade behörigheter.
I Workiva styrs åtkomsten separat på arbetsyte-, fil- och sektionsnivå. Det är möjligt att vara ägare till en arbetsyta men fortfarande ha begränsad åtkomst inom en specifik fil.
Vanliga orsaker inkluderar:
- Du har visningsåtkomst på filnivå.
- Avancerade behörigheter begränsar redigering.
- Du har inte den arbetsyteroll som krävs (Redigerare) för att göra ändringar.
För att åtgärda detta:
- Öppna filen och kontrollera din behörighetsnivå.
- Granska Avancerade behörigheter för att säkerställa att du har Redigeraråtkomst eller Ägaråtkomst .
- Om det behövs, be en filägare att uppdatera dina behörigheter.
När uppdateringen är klar, uppdatera filen för att tillämpa ändringarna. Om problemen kvarstår, bekräfta att du har arbetsyterollen Redigerare, vilket krävs för redigering.
Läs mer i Förstå behörigheter och Avancerade behörigheter.
Varför kan jag inte göra ändringar i ett specifikt avsnitt?
Förutom behörigheter på filnivå kan sektioner ha sina egna åtkomstinställningar. Detta gör det möjligt för team att kontrollera vem som kan redigera specifika delar av en fil.
Om du kan visa en fil men inte redigera ett avsnitt beror det troligtvis på begränsningar på avsnittsnivå.
För att lösa detta:
- Kontrollera om sektionen är begränsad med hjälp av Avancerade behörigheter.
- Bekräfta din åtkomstnivå för det specifika avsnittet.
- Be filägaren eller sektionsägaren att ge dig åtkomst till Redigerare eller Ägare.
När behörigheterna har uppdaterats bör du kunna göra ändringar omedelbart.
För mer information, se Avancerade behörigheter.
Varför kan inte en användare godkänna eller avvisa spårningsändringar?
Att godkänna eller avvisa spårändringar kräver specifika behörigheter på både fil- och sektionsnivå.
Typiskt:
- Användare måste ha Ägare åtkomst till filen och relevanta avsnitt för att godkänna eller avvisa ändringar.
- Redaktörer kan avvisa spårade ändringar.
- Redaktörer kan eventuellt godkänna ändringar beroende på filinställningar.
För att lösa detta:
- Bekräfta användarens behörigheter i filen via Avancerade behörigheter.
- Granska behörigheter på sektionsnivå.
- Uppdatera behörigheter efter behov.
Obs: Filägare hanterar spårningsändringar för alla avsnitt, medan avsnittsägare endast hanterar de avsnitt de äger. När spårningsändringar är aktiverade för hela filen kan inte avsnittsägare åsidosätta dessa inställningar.
Läs mer i Spåra ändringar och Avancerade behörigheter.
Hantera och granska behörigheter
Hur ger jag någon åtkomst till en fil eller mapp?
Åtkomst beviljas både på arbetsytan och på fil- eller mappnivå, så du kan behöva slutföra båda stegen.
För att bevilja åtkomst:
- Lägg till användaren i arbetsytan om de inte redan är tillagda.
- Högerklicka på filen eller mappen och välj Behörigheter.
- Välj användaren och tilldela en roll som Visare, Redigerareeller Ägare.
- Spara dina ändringar.
Tänk på att mappbehörigheter kanske inte automatiskt gäller för befintliga filer, så du kan behöva uppdatera båda.
För stegvisa anvisningar, se Ange mappbehörigheter och Uppdatera filbehörigheter.
Hur kan jag se vem som har åtkomst till en fil eller mapp?
Du kan granska behörigheter direkt från filen eller mappen.
- Högerklicka på filen eller mappen.
- Välj Behörigheter.
- Granska behörighetsrutan, som inkluderar Ägare, Redigerare, Visare, och Ingen åtkomst.
För bredare insyn kan arbetsyteägare exportera en behörighetsrapport. Den här funktionen kan vara begränsad till vissa arbetsytor och kräver åtkomst som arbetsyteägare.
Viktigt att veta
- Arbetsyteroller och fil- eller mappbehörigheter hanteras separat.
- Avancerade behörigheter kan åsidosätta standardåtkomst.
- Behörigheter kan behöva uppdateras på flera nivåer, inklusive arbetsyta, mapp, fil och sektion.
- Det kan ta några minuter innan vissa ändringar, som att lägga till nya användare, visas.