I den här guiden lär du dig hur du använder mappar för att organisera filer på en arbetsyta. På samma sätt som din dator använder mappar för att hantera filer kan du använda mappar i Workiva för att organisera alla dina filer.
Översikt över mappar
Mappar finns på alla arbetsytor och är det bästa sättet att organisera alla dina filer. Du kan t.ex. lägga alla kvartalsdokument, kalkylark och presentationer i en mappstruktur 2020 > Q4.
Du kan se alla mappar i din arbetsyta genom att gå till Files och sedan All Files.
-
Alla filer visar alla mappar, filer och arkiveringar i arbetsytan. Du ser bara de filer och mappar som du har behörighet till åtkomst till.
-
Undermappar som skapats av någon i arbetsytan, t.ex. en mapp för 2020 och Q4, listas under Files.
-
Högerklicka på en mapp och välj New Subfolder för att skapa fler mappar som hjälper dig att organisera arkiveringen.
Obs: Om du har kopierat arkiveringar och projekt hamnar de som standard i en mapp med namnet "Copied Items" med en tidsstämpel.
Så här använder du mappar
Du bör organisera alla dina filer med hjälp av mappar och använda alternativet Arkivering i din arbetsyta för att arbeta med en finansiell arkivering. Du kan flytta projekt till mappar för att hålla dem organiserade med annan arkivering. Använd mappar för att:
- Organisera, hitta och arbeta med filer
- Organisera och hålla reda på arkivering
- Rulla fram arkivering
File brödsmulor
Du kommer att se brödsmulor när du navigerar genom dina mappar i Filer. Brödsmulorna visar de mappar där filerna finns och ger ett enkelt sätt att gå mellan de nästlade mapparna.
Klicka på kryssrutan bredvid en fil eller mapp för att visa dess plats i brödsmulestigen ovanför listan med filer. Därifrån kan du enkelt navigera till valfri mapp i hierarkin.
Bästa praxis
Här följer några tips för hur du använder mappar i ett vanligt kvartal.
Organisera arkivering:
-
Använd mappar för att organisera alla dina arkiveringar.
-
Skapa en primär mapp för alla dina dokument som du arbetar med under ett kvartal. I den primära mappen kan du organisera dokument och arkivering i undermappar så att liknande filer blir lätta att hitta.
-
Namnge mappar med ett specialtecken (*'!) om du vill att de ska visas högst upp i listan.
Arkivering:
-
Använd mappar för att organisera all din dokumentation för arkivering.
- Inkludera "filing" i namnet på arkiveringspärmar för att göra det lättare att identifiera dem.
Rulla fram arkivering:
-
Använd en mapp för att rulla fram dokument.
-
Byt namn på den mapp som skapas från roll forward så att den är lätt att hitta, till exempel Primary Roll-Forward Folder eller Quarterly Roll-Forward Folder.
-
Om du har skapat ytterligare arkiveringar som du vill inkludera när du rullar framåt, lägg till dem i den mapp som du använder för att rulla framåt.
Hur är det med arkivering?
Du kan också använda mappar för att organisera dina arkiveringar. Filing guidar dig genom varje steg, från att samla in dokument till arkivering i realtid. När du skapar en arkivering i Workiva lägger du till alla filer och all information som behövs för arkiveringen direkt i arkiveringsstegen. Stegen i arkiveringen visar dig vad du ska göra härnäst.