Workiva supportcenter

Du kan sammanställa flera års datainsamling för miljö-, sociala och styrningsrelaterade (ESG) eller hållbarhetsrapportering från Hållbarhetsprogram. Från Programöversiktkan en arbetsyta eller programägare hantera programmets rapporteringsår efter behov.

Lägg till rapporteringsår

För att påbörja datainsamling för ett nytt rapporteringsår, lägg till året i Hållbarhetsprogram. När du lägger till året kopierar du – eller rollforward – mätvärden från ett annat år och väljer de värdedetaljer och filer som ska användas.

Steg 1. Förbered filer för framåtrullning

När du lägger till ett nytt år kan programmet kopiera filer för datainsamling eller rapportering av sina mätvärden. Innan du lägger till året, välj de filer som ska rullas framåt:

• Bestäm om du vill fortsätta samla in värden via anslutna källfilereller istället använda den effektiviserade Workiva Tasks portalen.
• Identifiera ytterligare filer att kopiera, till exempel processer som används med anslutna källfiler, faktaboken kalkylbladet eller rapporteringsfiler.

För att förbereda dessa filer för framåtrullning:

1. Från Filer skapar du separata mappar för dina käll- respektive rapporteringsfiler i en annan mapp som identifierar rapporteringsåret:

   • I mappen källfiler lägger du till alla kopplade källfiler till värdena som ska sparas inför det nya året, till exempel kalkylbladet datainsamling.

     Tips: För att identifiera värdens kopplade källfiler, använd en -fråga med programmet som källa. Programmet listar även värdenas källfiler när du lägger till ett nytt år.

   • I mappen rapporteringsfiler lägger du till kalkylbladet Factbook och alla dess länkade rapporteringsresultat.

   Tips: För ytterligare tydlighet, inkludera året i varje mapps namn, till exempel 20XX Hållbarhetskällfiler eller 20XX Hållbarhetsrapporteringsfiler.

2. För att identifiera alla filer som programmet kommer att rulla vidare, högerklicka på den överordnade mappen och välj Rapport över länkade filer för att identifiera de filer som tillhandahåller källlänkar för dess mappfiler.
   

   Obs: Om dittFaktabok Kalkylblad visas i rapporten Länkade filer för källfilerna, ta bort dess källänkar. Använd faktaboken endast som en källa för rapportering av resultat, inte datainsamling.

3. För varje källfil som listas i rapporten Länkade filer, granska dess panel Anslutningar för att avgöra om dess inkommande anslutningar kommer från en annan arbetsyta – till exempel ett kalkylblad eller en delad fråga – eller har källor med data från Kedjor.

   Obs: Om en källfil har dessa inkommande anslutningar kan du behöva återskapa anslutningen i filens kopia som skapades under framåtrullningen.

4. För att avgöra om en källfil som listas i rapporten Länkade filer använder Processer för att automatisera arbetsflöden för uppgifter, sök i Filer efter Process , öppna sedan varje Process och kontrollera om dess åtgärder gäller för en källfil.
   
   Om en fil använder en process, inkludera processfilen i filens respektive mapp.

Steg 2. Lägg till rapporteringsår

När du har konfigurerat filerna för framåtrullning, lägg till det nya året i programmet:

1. Från Hållbarhetsprogramväljer du Programöversikt från översikten och väljer sedan Hantera rapporteringsår från menyn.
   
2. Kontrollera att programmet inte redan har ett nytt år och klicka på Lägg till år.
   

Steg 3. Välj värdedetaljer att föra vidare

För att underlätta datainsamlingen kan det nya året inledas med samma mätvärden som föregående år:

1. I New year anger du det rapporteringsår som ska läggas till, i ett fyrsiffrigt format YYYY.
   

   Obs: Du kan bara lägga till år som ännu inte finns i programmet. För att spola fram till ett befintligt år — till exempel om du tidigare lagt till en platshållare — ta först bort den från programmet.

2. Välj vilket av de befintliga åren du vill kopiera mätvärden från.
3. I Kopiera till nytt årväljer du de mätvärdesdetaljer som ska kopieras framåt:
   • Insamlade värden, för att starta det nya året med samma data som samlats in direkt i mätvärden eller via Workiva Tasks
   • Stödjande anteckningar, för att behålla anteckningar som tillhandahållits under datainsamlingen, såsom bevis eller sammanhang för fotnoter eller rapporteringsbeskrivning
   • Uppgifter, för att behålla samma uppgifter och instruktioner för det nya årets datainsamling. Om så är fallet, välj även om du vill ställa in uppgifternas förfallodatum, justerade för det nya året.

Steg 4. Välj filer att kopiera

Välj sedan de filer som ska överföras till det nya året:

1. Välj om du vill kopiera värdenas kopplade källfiler:
   • För att endast använda Workiva Tasks för nyårsdatainsamlingen, avmarkera Anslutna källfiler.

   • För att behålla kopplingar till värdenas källfiler, välj Anslutna källfileroch välj sedan de filer som ska rullas framåt från det befintliga året.

     Obs: Om du väljer att frammana en källfil kopierar programmet även dess länkade källfiler.

     Tips: Om du avmarkerar kryssrutan för en källfil kommer dess värdens uppgifter istället att använda Workiva-uppgifter för datainsamling under det nya året.

2. För att inkludera andra filer i rollforwarden – till exempel Processer, kalkylbladet Factbook eller rapporteringsutdata – klicka på Kopiera ytterligare fileroch bläddra sedan till och välj de filer som ska kopieras; till exempel de i 20XX Sustainability reporting files eller 20XX mappen som förberedts för rollforwarden.

3. I Kopiera från filer, välj vad som ska inkluderas i filernas kopior.
    

   

    

   Kopiera från filer	Beskrivning
   Alla kommentarer	Kopierar alla kommentartrådar — Öppna och Löst — i filerna
   Översiktsetiketter	Kopierar etiketter tillämpas på konturer Obs: I kopiorna kommer konturetiketter att vara avstängda som standard. Efter framåtrullningen väljer du om du vill aktivera konturetiketter för varje kopia.
   Bilagor	Kopior bilagor uppladdade till filerna Obs: Bifogad information finns inte med i kopiorna.
   Automationer	Kopierar automatiseringar som används i filerna, till exempel för att automatisera datainsamling från integrerade källsystem Obs: För att minska fel i kopior, inkludera alla objekt som används för att köra filernas automatiseringar. Obs: I kopiorna kommer automatiseringar att vara inaktiverade som standard. Efter framåtrullningen väljer du om du vill aktivera automatiseringar i varje kopia.
   Inkommande och utgående anslutningar	Kopierar alla anslutningar från filerna — inkommande från datakällor och utgående till destinationsfiler Obs: Om du inkluderar kalkylbladet Datainsamling eller Faktabok väljer du Inkommande och utgående anslutningar. Du kan sedan justera anslutningarnas parametrar efter behov i de kopior som skapas under framåtrullningen.
   Värden från inmatningsceller	Kopierar all data som anges i inmatningsceller i filerna, till exempel där tilldelade personer förbereder metriska värden. Obs: Om du avmarkerar det här alternativet kommer kopiorna att innehålla tomma inmatningsceller, inte några värden som angetts i dessa celler.

   Tips: Kopior som skapas automatiskt behåller alla XBRL-taggar (extensible business reporting language).

4. Välj om du vill spara kopiorna i en ny eller befintlig mapp:
   • Om Ny mappanger du dess namn och väljer var den ska skapas.
   • Om Befintlig mapp, välj mappen att spara kopiorna till.

5. När du har valt alla detaljer för att överföra till det nya året klickar du på Lägg till år.

   Obs: Beroende på antalet mätvärden kan det ta flera minuter innan det nya året visas i programmet; lägg inte till eller ta inte bort mätvärden eller uppgifter i Kopiera från året under den tiden. Om du inkluderar filer får du ett e-postmeddelande när deras kopior har skapats.

Steg 5. Ställ in det nya året

När framflyttningen är klar, förbered det nya året i Hållbarhetsprogram och – om det ingår – i kalkylbladen Datainsamling och Faktabok.

Obs: Om du väljer att kopiera Konturetiketter eller Automatiseringar från filer, välj om du vill aktivera konturetiketter eller automatiseringar för varje kopia.

Ta bort rapporteringsår

Du kan ta bort ett år från ett program, inklusive alla dess mätvärden och alla pågående datainsamlingsuppgifter.

Tips: I stället för att ta bort alla av ett års värden kan du ta bort specifika mätvärden istället.

Att ta bort ett år:

1. Från Hållbarhetsprogram, välj Programöversikt i översikten och välj sedan Hantera rapporteringsår i menyn.
2. Från rapporteringsåret, välj Ta bort år.
   
3. Klicka på Ta bort.

Ångra en rullning framåt

Om det behövs kan du återställa ett nytt år, till exempel lägga till det igen med andra uppgifter eller filer. 

Obs: Se till att ta bort det årtal som lades till under framåtrollningen, inte ett annat årtal som kan innehålla insamlade värden.

Så här ångrar du en framåtrullning:

1. Från Hållbarhetsprogram, ta bort det nya året från Programöversikt.
2. Från Filer, radera alla filkopior som skapats under framåtrullningen.