Workiva supportcenter

Du kan sammanställa flera års datainsamling för miljö-, sociala och styrningsrelaterade (ESG) eller hållbarhetsrapportering från Hållbarhetsprogram . Från programöversikten kan en arbetsyta eller programägare hantera programmets rapporteringsår efter behov.

Lägg till rapporteringsår

För att påbörja datainsamling för ett nytt rapporteringsår, lägg till året i Hållbarhetsprogram . När du lägger till året kopierar du – eller överför – mätvärden från ett annat år och väljer de värdedetaljer och filer som ska användas.

Steg 1. Förbered filer för framåtrullning

När du lägger till ett nytt år kan programmet kopiera filer för datainsamling eller rapportering av sina mätvärden. Innan du lägger till året, välj de filer som ska rullas framåt:

• Bestäm om du vill fortsätta samla in värden via alla anslutna källfiler , eller istället använda effektiviserad Workiva Tasks- portal.
• Identifiera ytterligare filer att kopiera, till exempel processer som används med kopplade källfiler, faktaboken eller rapportfiler.

Om du väljer att behålla värdenas kopplade källfiler eller kopiera ytterligare filer kan du sortera dem i respektive mappar för käll- och rapportering – i en annan mapp som identifierar deras rapporteringsår – för att förbereda dem för framåtrullning.

Tips: För ytterligare tydlighet, inkludera året i varje mapps namn, till exempel 20XX Sustainability-källfiler eller 20XX Sustainability-rapporteringsfiler . 

• I mappen Käll lägger du till alla kopplade källfiler som ska behållas för det nya årets mätvärden, till exempel kalkylbladet för datainsamling .

  Tips: För att identifiera värdens kopplade källfiler kan du använda en fråga med programmet som källa . Programmet listar även värdenas källfiler när du lägger till ett nytt år.

• I mappen Rapportering lägger du till Factbook- kalkylbladet och alla dess länkade rapporteringsutdata.

För att sedan identifiera alla filer som programmet kommer att inkludera i rollforwarden:

• För filer som tillhandahåller källlänkar för käll- och rapporteringsfilerna, högerklicka på den överordnade mappen och välj Rapport över länkade filer .
  

  Obs! Om ditt faktabokskalkylblad visas i rapporten Länkade filer för källfilerna, ta bort dess källänkar. Använd faktaboken endast som en källa för rapportering av output , inte för datainsamling. 

• För varje källfil som listas i rapporten Länkade filer, granska dess anslutningspanel för att avgöra om dess inkommande anslutningar kommer från en annan arbetsyta – till exempel ett kalkylblad eller en delad fråga – eller har källor med data från kedjor .

  Obs! Om en källfil har dessa inkommande anslutningar kan du behöva återskapa anslutningen i filens kopia som skapades under framåtrullningen.

• För att avgöra om en källfil som listas i rapporten Länkade filer använder processer för att automatisera arbetsflöden för uppgifter, sök i Filer efter Process , öppna sedan varje Process och kontrollera om dess åtgärder gäller för en källfil.
  
  Om en fil använder en Process, inkludera Processfilen i filens respektive mapp.

Steg 2. Lägg till år i programmet

När du har konfigurerat filerna för framåtrullning, lägg till det nya året i programmet:

1. Från Hållbarhetsprogram , välj Programöversikt från översikten och välj sedan Hantera , År från menyn.
   
2. Kontrollera att programmet inte redan har det nya året och klicka på Lägg till år .
   

Steg 3. Välj värdedetaljer att föra vidare

För att underlätta datainsamlingen kan det nya året inledas med samma mätvärden som föregående år:

1. I Nyår anger du det rapporteringsår som ska läggas till, i ett fyrsiffrigt ÅÅÅÅ- format.
   

   Obs: Du kan bara lägga till år som ännu inte finns i programmet. För att spola fram till ett befintligt år – till exempel om du tidigare lagt till en platshållare – ta först bort det från programmet .

2. Välj vilket av de befintliga åren du vill kopiera mätvärden från.
3. I Kopiera till nytt år väljer du de mätvärdesdetaljer som ska överföras:
   • Insamlade värden för att starta det nya året med samma data som samlats in direkt i mätvärden eller via Workiva Tasks
   • Stödjande anteckningar , för att behålla anteckningar som tillhandahållits under datainsamlingen, såsom bevis eller sammanhang för fotnoter eller rapporteringsberättelse
   • Uppgifter , att behålla samma uppgifter och instruktioner för det nya årets datainsamling. Om så är fallet, välj även om du vill ställa in uppgifternas förfallodatum, justerade för det nya året.

Steg 4. Välj filer att kopiera

Välj sedan de filer som ska överföras till det nya året:

1. Välj om du vill kopiera värdenas kopplade källfiler:
   • För att endast använda Workiva Tasks för nyårsdatainsamlingen, avmarkera Anslutna källfiler .

   • För att behålla kopplingar till värdenas källfiler, välj Anslutna källfiler och välj sedan de filer som ska överföras från det befintliga året.

     Obs! Om du väljer att frammana en källfil kopierar programmet även dess länkade källfiler.

     Tips: Om du avmarkerar kryssrutan för en källfil kommer dess värdens uppgifter istället att använda Workiva-uppgifter för datainsamling under det nya året.

2. Om du vill inkludera andra filer i rollforwarden – till exempel Processer, Factbook- kalkylbladet eller rapporteringsutdata – klicka på Kopiera ytterligare filer och bläddra sedan till och välj de filer som ska kopieras; till exempel de i 20XX Sustainability-rapporteringsfilerna eller 20XX- mappen som förberedts för rollforwarden .

3. I Kopiera från filer väljer du vad som ska inkluderas i filernas kopior.
    

   

    

   Kopiera från filer	Beskrivning
   Alla kommentarer	Kopierar alla kommentartrådar — Öppna och Löst — i filerna
   Översiktsetiketter	Kopierar etiketter som tillämpats på konturer Obs! I kopiorna är konturetiketter avstängda som standard. Efter framåtrullningen väljer du om du vill aktivera konturetiketter för varje kopia.
   Bilagor	Kopierar bilagor som laddats upp till filerna Obs: Markeringar för bilagor ingår inte i kopiorna.
   Automationer	Kopierar automatiseringar som används i filerna, till exempel för att automatisera datainsamling från integrerade källsystem. Obs! För att minska fel i kopior, inkludera alla objekt som används för att köra filernas automatiseringar. Obs: I kopiorna kommer automatiseringar att vara inaktiverade som standard. Efter framåtrullningen väljer du om du vill aktivera automatiseringar i varje kopia.
   Inkommande och utgående anslutningar	Kopierar alla kopplingar från filerna – inkommande från datakällor och utgående till målfiler Obs: Om du inkluderar datainsamlingen eller faktabokskalkylbladet väljer du Inkommande och utgående anslutningar . Du kan sedan justera anslutningarnas parametrar efter behov i de kopior som skapas under framåtrullningen.
   Värden från inmatningsceller	Kopierar all data som anges i inmatningsceller i filerna, till exempel där tilldelade personer förbereder måttenhetsvärden. Obs! Om du avmarkerar det här alternativet kommer kopiorna att innehålla tomma inmatningsceller, inte några värden som angetts i dessa celler.

   Tips: Kopior som skapas automatiskt behåller alla XBRL-taggar (extensible business reporting language).

4. Välj om du vill spara kopiorna i en ny eller befintlig mapp:
   • Om det är Ny mapp , ange dess namn och välj var den ska skapas.
   • Om Befintlig mapp är vald , välj mappen att spara kopiorna i.

5. När du har valt alla detaljer för att överföra till det nya året klickar du på Lägg till år .

   Obs: Beroende på antalet mätvärden kan det ta flera minuter innan det nya året visas i programmet. Lägg inte till eller ta bort mätvärden eller uppgifter i Kopiera från år under den tiden. Om du inkluderar filer får du ett e-postmeddelande när deras kopior har skapats.

Steg 5. Ställ in det nya året

När framflyttningen är klar, förbered det nya året i hållbarhetsprogrammet och – om det ingår – datainsamlingen och faktabokskalkylbladen .

Obs! Om du väljer att kopiera dispositionsetiketter eller automatiseringar från filer, välj om du vill aktivera dispositionsetiketter eller automatiseringar för varje kopia.

Ta bort år

Du kan ta bort ett år från ett program, inklusive alla dess mätvärden och alla pågående datainsamlingsuppgifter.

Tips: Istället för att ta bort alla värden för ett år kan du ta bort specifika mätvärden istället.

Att ta bort ett år:

1. Från Hållbarhetsprogram väljer du Programöversikt från översikten och sedan Hantera , År från menyn.
2. Från rapporteringsåret väljer du Ta bort år .
   
3. Klicka på Ta bort .

Ångra en rullning framåt

Om det behövs kan du återställa ett nytt år, till exempel lägga till det igen med andra uppgifter eller filer. 

Obs! Se till att ta bort det år som lades till under framåtrollningen, inte ett annat år som kan innehålla insamlade värden.

Så här ångrar du en framåtrullning:

1. Ta bort det nya året från programöversikten från hållbarhetsprogrammet .
2. Från Filer , radera alla filkopior som skapats under framåtrullningen.