Se você estiver tendo problemas para acessar arquivos, editar conteúdo ou gerenciar permissões na Workiva, este artigo responde a perguntas comuns e explica como as permissões funcionam em espaços de trabalho, pastas e arquivos. Use este guia para solucionar problemas comuns de acesso e entender como atribuir permissões corretamente.
Problemas de acesso e visibilidade
Por que não tenho acesso a um arquivo mesmo tendo a função correta?
Ter uma função de espaço de trabalho como Viewer, Editor, ou Limited Starter não concede automaticamente acesso a todos os arquivos desse espaço de trabalho. As permissões na Workiva são aplicadas em vários níveis, incluindo pastas e arquivos individuais.
Isso significa que você pode ter a função correta, mas ainda assim não conseguir acessar um arquivo se ele não tiver sido explicitamente compartilhado com você ou se você não tiver acesso à pasta onde o arquivo está localizado.
Para resolver isso:
- Procure o arquivo usando a barra de pesquisa na guia Files para confirmar se é possível localizá-lo diretamente.
- Se for esperado que o arquivo seja acessado por meio de uma pasta, peça a um proprietário do espaço de trabalho para verificar se você tem acesso à pasta e a todas as pastas principais. A falta de acesso à pasta pode impedir que o arquivo apareça na árvore de pastas.
- Confirme com o proprietário do espaço de trabalho ou com um usuário com permissões de proprietário que lhe foi concedido acesso ao arquivo.
- Se necessário, peça que atualizem suas permissões e salve as alterações.
Depois que as permissões forem atualizadas, atualize seu navegador para garantir que as alterações tenham efeito.
Para obter mais detalhes, consulte Understanding permissions (Entendendo as permissões) e Set folder permissions (Definir permissões de pasta).
Por que alguém tem acesso a um arquivo, mas não a um arquivo vinculado?
As permissões na Workiva não são transferidas automaticamente entre arquivos vinculados, como planilhas conectadas a um documento.
Isso significa que um usuário pode ter acesso a um arquivo, mas não pode interagir com dados vinculados em outro arquivo.
Para resolver isso:
- Abra o painel Link Properties e gere o relatório de links de documentos.
- Abra cada arquivo vinculado e revise suas permissões.
- Conceda o acesso adequado ao usuário. As permissões Owner ou Editor permitem que o usuário edite o conteúdo vinculado.
Por que os novos usuários não estão aparecendo quando tento adicioná-los?
Após adicionar um novo usuário a um espaço de trabalho, pode haver um pequeno atraso até que ele apareça nas configurações de permissão. Esse é o comportamento esperado enquanto o sistema é atualizado.
Se um usuário não aparecer imediatamente:
- Aguarde alguns minutos para que o espaço de trabalho seja sincronizado.
- Atualize seu navegador.
- Faça logout da Workiva e faça login novamente.
- Tente adicionar o usuário novamente nas configurações de permissões.
Se o problema persistir, confirme se o usuário foi adicionado com êxito ao espaço de trabalho.
Consulte Adicionar usuários a um espaço de trabalho para obter mais informações.
Conflitos de edição e permissões
Por que não consigo editar o arquivo mesmo tendo permissão de Editor ou Proprietário para ele?
As funções e permissões do espaço de trabalho determinam o que um usuário pode fazer na Workiva, e o acesso é aplicado em vários níveis, incluindo pastas, arquivos individuais e seções dentro de um arquivo. Mesmo que você tenha permissão Editor ou Owner, restrições em uma dessas áreas podem impedi-lo de editar.
Para resolver isso:
-
Peça a um proprietário do espaço de trabalho para revisar as funções atribuídas à sua conta. Visualizar Localizar membros e administradores para localizar um proprietário de espaço de trabalho.
Observação: A atribuição de várias funções de espaço de trabalho pode criar conflitos de acesso. Recomenda-se atribuir apenas uma das seguintes funções por usuário: Editor, Viewer, ou Limited Starter.
- Se o arquivo estiver localizado em uma pasta, verifique se você tem acesso a essa pasta e a todas as pastas principais. A falta de acesso à pasta pode afetar sua capacidade de localizar e trabalhar com o arquivo. Talvez ainda seja possível acessar o arquivo por meio da pesquisa ou dos arquivos recentes. Para obter mais detalhes, consulte Definir permissões de pasta.
- Revise as permissões avançadas do arquivo:
- Verifique se você tem o acesso Editor ou Owner atribuído diretamente ou por meio de um grupo.
- Se você tiver uma permissão individual atribuída, ela substituirá as permissões de grupo.
- Se você fizer parte de vários grupos, será aplicado o nível de permissão mais alto.
- Confirme que você tem pelo menos o acesso Editor às seções que precisa atualizar.
- Se alguma permissão for atualizada, salve as alterações e atualize o navegador para garantir que as atualizações tenham efeito.
Para saber mais, consulte Permissões avançadas e Entendendo as permissões.
Por que não consigo editar um arquivo mesmo sendo um proprietário?
Se você não conseguir editar um arquivo apesar de estar listado como proprietário, o problema geralmente está relacionado a permissões avançadas ou no nível do arquivo.
Na Workiva, o acesso é controlado separadamente nos níveis de espaço de trabalho, arquivo e seção. É possível ser proprietário de um espaço de trabalho, mas ainda assim ter acesso limitado em um arquivo específico.
As causas comuns incluem:
- Você tem acesso ao Viewer no nível do arquivo.
- As permissões avançadas estão restringindo a edição.
- Você não tem a função de espaço de trabalho necessária (Editor) para fazer alterações.
Para corrigir isso:
- Abra o arquivo e verifique seu nível de permissão.
- Revise Advanced Permissions para garantir que você tenha acesso a Editor ou Owner .
- Se necessário, peça a um proprietário de arquivo para atualizar suas permissões.
Depois de atualizado, atualize o arquivo para aplicar as alterações. Se ainda estiver encontrando problemas, confirme se você tem a função de espaço de trabalho Editor, que é necessária para a edição.
Saiba mais em Understanding permissions e Advanced permissions.
Por que não consigo fazer alterações em uma seção específica?
Além das permissões no nível do arquivo, as seções podem ter suas próprias configurações de acesso. Isso permite que as equipes controlem quem pode editar partes específicas de um arquivo.
Se for possível visualizar um arquivo, mas não for possível editar uma seção, isso provavelmente se deve a restrições no nível da seção.
Para resolver isso:
- Verifique se a seção está restrita usando Advanced Permissions.
- Confirme seu nível de acesso para essa seção específica.
- Peça ao proprietário do arquivo ou da seção que lhe conceda acesso a Editor ou Proprietário.
Depois que as permissões forem atualizadas, você poderá fazer alterações imediatamente.
Para obter mais informações, consulte Permissões avançadas.
Por que um usuário não pode aprovar ou rejeitar alterações na trilha?
A aprovação ou rejeição de alterações de faixa requer permissões específicas no nível do arquivo e da seção.
Normalmente:
- Os usuários devem ter acesso Owner ao arquivo e às seções relevantes para aprovar ou rejeitar alterações.
- Os editores podem rejeitar alterações rastreadas.
- Os editores podem aprovar alterações dependendo das configurações do arquivo.
Para resolver isso:
- Confirme as permissões do usuário no arquivo em Advanced Permissions.
- Revise as permissões no nível da seção.
- Atualize as permissões conforme necessário.
Observação: Os proprietários de arquivos gerenciam as alterações de rastreamento de todas as seções, enquanto os proprietários de seções gerenciam apenas as seções das quais são proprietários. Quando as alterações de faixa estão ativadas para o arquivo inteiro, os proprietários de seção não podem substituir essas configurações.
Saiba mais em Rastrear alterações e Permissões avançadas.
Gerenciamento e revisão de permissões
Como faço para dar a alguém acesso a um arquivo ou pasta?
O acesso é concedido tanto no nível do espaço de trabalho quanto no nível do arquivo ou pasta, portanto, talvez seja necessário concluir as duas etapas.
Para conceder acesso:
- Adicione o usuário ao espaço de trabalho se ele ainda não tiver sido adicionado.
- Clique com o botão direito do mouse no arquivo ou na pasta e selecione Permissions.
- Selecione o usuário e atribua uma função, como Viewer, Editor, ou Owner.
- Salve as alterações que você fez.
Lembre-se de que as permissões de pasta podem não se aplicar automaticamente aos arquivos existentes, portanto, talvez seja necessário atualizar ambos.
Para obter orientações passo a passo, consulte Definir permissões de pasta e Atualizar permissões de arquivo.
Como posso ver quem tem acesso a um arquivo ou pasta?
Você pode revisar as permissões diretamente do arquivo ou da pasta.
- Clique com o botão direito do mouse no arquivo ou na pasta.
- Selecione Permissions.
- Revise a grade de permissões, que inclui Owner, Editor, Viewer, e No Access.
Para uma visibilidade mais ampla, os proprietários do espaço de trabalho podem exportar um relatório de permissões. Esse recurso pode ser limitado a determinados espaços de trabalho e requer acesso do proprietário do espaço de trabalho.
Coisas para saber
- As funções do espaço de trabalho e as permissões de arquivos ou pastas são gerenciadas separadamente.
- As permissões avançadas podem substituir o acesso padrão.
- As permissões podem precisar ser atualizadas em vários níveis, incluindo espaço de trabalho, pasta, arquivo e seção.
- Algumas alterações, como a adição de novos usuários, podem levar alguns minutos para serem exibidas.