Neste guia, você aprenderá a usar pastas para organizar arquivos em um espaço de trabalho. Da mesma forma que seu computador usa pastas para gerenciar arquivos, você pode usar pastas na Workiva para organizar todos os seus arquivos.
Visão geral das pastas
As pastas estão disponíveis em todos os espaços de trabalho e são a maneira preferida de organizar todos os seus arquivos. Por exemplo, você pode colocar todos os documentos, planilhas e apresentações trimestrais em uma estrutura de pastas 2020 > Q4.
Você pode ver todas as pastas em seu espaço de trabalho acessando Files e, em seguida, All Files.
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All Files (Todos os arquivos) lista todas as pastas, arquivos e arquivamentos em seu espaço de trabalho. Você verá apenas os arquivos e pastas que tem permissão para acessar.
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As subpastas criadas por qualquer pessoa no espaço de trabalho, como uma pasta 2020 e Q4, são listadas em Arquivos.
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Clique com o botão direito do mouse em uma pasta e selecione New Subfolder para criar mais pastas para ajudar a organizar os arquivos.
Observação: Se você copiou arquivos e projetos, eles são armazenados por padrão em uma pasta chamada "Copied Items" (Itens copiados) com um registro de data e hora.
Como usar as pastas
Você deve organizar todos os seus arquivos usando pastas e usar a opção Filing (Arquivo) em seu espaço de trabalho para trabalhar com um arquivo financeiro. Você pode mover projetos para pastas para mantê-los organizados com outros materiais de arquivamento. Use pastas para:
- Organize, localize e trabalhe com arquivos
- Organizar e manter o controle dos registros
- Roll forward files
Práticas recomendadas
Aqui estão algumas dicas para usar pastas em um trimestre típico.
Organize os arquivos:
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Use pastas para organizar todos os seus arquivos.
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Crie uma pasta principal para todos os documentos com os quais você trabalha em um trimestre. Na pasta principal, você pode organizar documentos e arquivos em subpastas para facilitar a localização de arquivos semelhantes.
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Nomeie as pastas com um caractere especial (*'!) se quiser que elas apareçam no topo da lista.
Arquivamento:
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Use pastas para organizar toda a sua documentação de arquivamento.
- Inclua "arquivamento" no nome das pastas de arquivamento para ajudar a identificá-las facilmente.
Roll forward files:
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Use uma pasta para rolar para frente os documentos.
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Renomeie a pasta criada a partir do roll forward para que seja fácil encontrá-la, como Primary Roll-Forward Folder ou Quarterly Roll-Forward Folder.
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Se você criou arquivos adicionais que deseja incluir ao fazer a rolagem, adicione-os à pasta que está usando para fazer a rolagem.
E quanto aos registros?
Você também pode usar pastas para organizar seus arquivos. O Filing o orienta em cada etapa, desde a coleta de documentos até o arquivamento em tempo real. Ao criar um arquivo na Workiva, você adiciona todos os arquivos e informações necessários para esse arquivo diretamente nas etapas de arquivamento. As etapas de arquivamento orientam você sobre o que fazer em seguida.