Neste guia, você aprenderá como usar pastas para organizar arquivos em um espaço de trabalho. Semelhante à forma como seu computador usa pastas para gerenciar arquivos, você pode usar pastas no Workiva para organizar todos os seus arquivos.
Visão geral das pastas
As pastas estão disponíveis em todos os espaços de trabalho e são a maneira preferida de organizar todos os seus arquivos. Por exemplo, você pode colocar todos os documentos trimestrais, planilhas e apresentações em uma estrutura de pastas 2020 > Q4 .
Você pode ver todas as pastas em seu espaço de trabalho acessando Arquivos e depois Todos os arquivos.
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Todos os arquivos lista todas as pastas, arquivos e registros no seu espaço de trabalho. Você verá apenas os arquivos e pastas aos quais tem permissão de acesso.
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Subpastas criadas por qualquer pessoa no espaço de trabalho, como uma pasta de 2020 e Q4, são listadas em Arquivos.
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Clique com o botão direito do mouse em uma pasta e selecione Nova subpasta para criar mais pastas e ajudar a organizar os arquivos.
Nota: Se você copiou arquivos e projetos, eles serão colocados em uma pasta chamada "Itens copiados" com um registro de data e hora.
Como usar pastas
Você deve organizar todos os seus arquivos usando pastas e usar a opção Arquivamento no seu espaço de trabalho para trabalhar com um arquivamento financeiro. Você pode mover projetos para pastas para mantê-los organizados com outros materiais de arquivamento.Use pastas para:
- Organizar, localizar e trabalhar com arquivos
- Organizar e controlar os arquivos
- Rolar arquivos para frente
Trilhas de navegação de arquivo
Você verá trilhas de navegação enquanto navega pelas pastas em Arquivos. As trilhas de navegação mostram as pastas onde os arquivos estão localizados e fornecem uma maneira fácil de navegar entre as pastas aninhadas.
Clique na caixa de seleção ao lado de um arquivo ou pasta para visualizar sua localização no caminho de navegação acima da lista de arquivos. A partir daí, você pode navegar facilmente para qualquer pasta na hierarquia.
Práticas recomendadas
Aqui estão algumas dicas para usar pastas em um trimestre típico.
Organizar arquivos:
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Use pastas para organizar todos os seus arquivos.
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Crie uma pasta principal para todos os documentos com os quais você trabalha em um trimestre. Dentro da pasta principal, você pode organizar documentos e arquivos em subpastas para facilitar a localização de arquivos semelhantes.
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Nomeie as pastas com um caractere especial (*'!) se quiser que elas apareçam no topo da lista.
Arquivamento:
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Use pastas para organizar toda a sua documentação de arquivamento.
- Inclua "arquivamento" no nome das pastas de arquivamento para ajudar a identificá-las facilmente.
Rolar arquivos para frente:
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Use uma pasta para avançar documentos.
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Renomeie a pasta criada a partir do roll-forward para que seja fácil encontrá-la, como Pasta de roll-forward primária ou Pasta de roll-forward trimestral.
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Se você criou arquivos adicionais que deseja incluir ao avançar, adicione-os à pasta que está usando para avançar.
E quanto aos registros?
Você também pode usar pastas para organizar seus arquivos.O arquivamento orienta você em cada etapa, desde a coleta de documentos até o arquivamento em tempo real. Ao criar um arquivamento no Workiva, você adiciona todos os arquivos e informações necessárias para esse arquivamento diretamente nas etapas de arquivamento. As etapas de arquivamento explicam o que fazer em seguida.