A criação de um rastreador de relatórios é um processo de três etapas que se baseia em vários recursos da Workiva. Você começará configurando os campos personalizados necessários para rastrear cada etapa - como, por exemplo, quem é o aprovador de um determinado processo ou relatório - e, em seguida, criar consultas para que você possa usar esses dados.
Depois que essas entradas estiverem configuradas, você poderá enviar os dados para os vários widgets e quadros disponíveis no Workiva. Isso permite que você, sua equipe e as partes interessadas executivas acompanhem rapidamente o processo de geração de relatórios em um piscar de olhos.
Requisitos
Os seguintes recursos devem ser ativados em seu espaço de trabalho:
Para configurar esses recursos, você precisa das seguintes funções são necessárias:
- Proprietário do espaço de trabalho
- Administração de campos personalizados
- Editor
Etapa 1: Criar campos personalizados
Os campos personalizados são campos exclusivos criados pela sua empresa e adicionados a documentos, planilhas ou apresentações existentes. Esses campos adequados à finalidade são totalmente personalizados para seu espaço de trabalho, mas coletam e armazenam dados da mesma forma que um campo nativo da Workiva. Essa funcionalidade adicional permite que você crie relatórios personalizados e soluções automatizadas não disponíveis de outra forma.
Escolha o tipo de campo personalizado "Usuário" se você quiser ver os nomes dos responsáveis, aprovadores e outras partes interessadas. Esse tipo de campo personalizado incluirá todos os usuários no espaço de trabalho e permitirá opções adicionais de filtragem por meio do widget Widget Wdata Query.
Ao filtrar esse widget, você pode definir o filtro para rastrear uma pessoa específica ou selecionar "usuário atual" para exibir automaticamente a conta conectada. A última opção permite que cada membro da equipe sempre veja seu próprio status ao fazer login no painel.
Etapa 2: Configure suas consultas
Com as consultas, você pode agregar e segmentar dados da plataforma Workiva com base em critérios específicos. Para criar uma consulta, selecione seus componentes em nosso Query Builder de arrastar e soltar ou componha sua própria sintaxe no editor SQL avançado.
Ao trabalhar com documentos, certifique-se de adicionar o campo DocumentID aos resultados da consulta, pois eles se tornarão hiperlinks clicáveis em seus widgets. Você pode adicionar dados de campo personalizados às consultas usando o tipo de fonte COM.
Observação: Isso é exclusivo para dados de campos personalizados. Os URLs ou DocumentIDs de outras fontes serão exibidos simplesmente como texto simples.
Etapa 3: Configure seus widgets e quadros
Widget de consulta de dados
O widget Wdata Query oferece uma visualização rápida dos resultados da consulta diretamente na tela inicial. Os dados podem ser atualizados manualmente a qualquer momento e exibem os mesmos resultados encontrados no Wdata.
Cada membro da sua equipe pode personalizar seu próprio quadro, exibindo, ocultando, filtrando, reorganizando e redimensionando colunas, sem afetar ninguém no espaço de trabalho. Essas configurações são então salvas e mantidas em seu próprio perfil.
Filtrar listas de usuários por "usuário atual"
O tipo de campo personalizado "usuário" organiza os membros do seu espaço de trabalho em uma lista. Ao configurar seu widget, considere adicionar um filtro para classificar essa coluna por "Usuário atual" Isso permite que o widget funcione para várias pessoas sem a necessidade de criar quadros separados para cada pessoa.
Widget de recursos-chave
O widget Key Resources - encontrado entre os widgets File (Arquivo) em Home - permite que você crie uma lista selecionada dos arquivos mais importantes, relatórios, formulários e recursos os widgets File em Home - permite que você crie uma lista selecionada dos seus arquivos, relatórios, formulários e outros recursos mais importantes. Basta copiar e colar o URL do objeto no widget para que ele apareça como um "atalho" instantaneamente acessível a partir do quadro inicial.
Adicione os arquivos necessários ao quadro
Como proprietário de um espaço de trabalho, você pode adicionar arquivos necessários ou importantes a um widget Key Resources e exibi-lo para outros usuários no espaço de trabalho. Isso proporciona uma maneira fácil para os funcionários encontrarem os arquivos usados com mais frequência diretamente no quadro inicial.
Observação: Somente os recursos da Workiva podem ser adicionados ao quadro. Os URLs externos não são compatíveis.
Perguntas frequentes
Por que devo usar um rastreador de relatórios?
O rastreamento de relatórios na Workiva é usado para entender melhor o ciclo de vida completo dos relatórios e a situação de cada equipe em qualquer momento. Ele pode fornecer informações sobre o progresso de relatórios individuais, ajudar a identificar quais partes interessadas estão atribuídas a cada tarefa e garantir que você esteja no caminho certo para cumprir os prazos futuros.
Posso visualizar as informações da entidade em meu rastreador?
Sim, embora o método de implementação possa variar.
Se as informações estiverem vinculadas à própria entidade, como o nome ou o tamanho da entidade, talvez não faça sentido criar um campo personalizado e definir o valor em cada documento. Em vez disso, você pode considerar a criação de uma tabela de entidade em uma planilha que capture essas informações.
Para fazer isso:
- Crie uma única linha por entidade e, em seguida, adicione uma coluna para cada dimensão, começando com um identificador exclusivo.
- Crie um campo personalizado para esse identificador e preencha seu valor em cada arquivo.
- Use uma consulta para unir a fonte de dados da planilha e a fonte de dados do campo personalizado.
- Mapeie a entidade de cada documento para suas informações correspondentes na planilha.
Observação: Você pode usar o widget Key Resources para criar um atalho para essa planilha de tabela de entidades.
Posso criar vários widgets e quadros?
Sim, os proprietários do espaço de trabalho podem criar vários quadros e atribuí-los a outras pessoas no espaço de trabalho. Cada usuário pode então alternar entre os quadros conforme necessário.
Outras pessoas podem criar seus próprios quadros?
Sim, cada pessoa pode criar seus próprios quadros, além daqueles que foram atribuídos pelo proprietário do espaço de trabalho.