Introdução aos links inteligentes

A vinculação é uma parte fundamental da plataforma Workiva. É o mecanismo que conecta dados a uma fonte e os sincroniza em todos os seus arquivos vinculados, garantindo que esses pontos de dados sejam sempre os mesmos, não importa onde sejam exibidos.

Os links inteligentes melhoram essa experiência permitindo que você adicione dados personalizados aos seus links, como nome e descrição. Esse contexto adicionado ajuda você a encontrar e reutilizar links facilmente em um espaço de trabalho ou compartilhá-los com outros usuários em sua organização.

Requisitos

• No momento, os links inteligentes estão disponíveis apenas para clientes nos EUA. Esse recurso será expandido para outras regiões em breve.
• A função Cross Workspace Data Sharing Manager é necessária para compartilhar links inteligentes.
• Para criar ou editar um link inteligente, você deve ser um Proprietário ou Editor do arquivo de origem.
• Depois que um link inteligente é criado, qualquer usuário com acesso ao arquivo e à seção pode usá-lo.

Crie links inteligentes

Antes de criar um link inteligente, você precisará criar um novo link de origem no seu espaço de trabalho ou localizar um existente que você gostaria de converter.

Depois de ter um link de origem padrão em mente, você pode transformá-lo em um link inteligente concluindo estas etapas:

1. Clique com o botão direito do mouse no link de origem e selecione Opções de link > Converter em link inteligente.
   
2. Dê um nome ao link inteligente e forneça uma descrição opcional. Clique em Converter em link inteligente para concluir.
   

   Dica: Os links inteligentes devem ser compartilhados, então escolha um nome e uma descrição que sejam facilmente identificáveis por outras pessoas. Você pode até considerar usar uma convenção ou formato de nomenclatura padrão para todos os links inteligentes em sua organização.

Depois que um link inteligente for criado, ele estará disponível para todos os usuários permitidos no seu espaço de trabalho por meio da biblioteca de links inteligentes.

Insira links da biblioteca de links inteligentes

A biblioteca de links inteligentes é onde todos os links inteligentes no seu espaço de trabalho — bem como aqueles compartilhados de outros espaços de trabalho — são armazenados. Neste espaço, você pode navegar por todos os links inteligentes disponíveis, visualizar seus detalhes e inseri-los em seus documentos.

Compartilhe links inteligentes com outro espaço de trabalho

Links inteligentes são facilmente compartilhados com outros espaços de trabalho. Como proprietário de um link inteligente, você só precisa selecionar o espaço de trabalho específico e o usuário com quem deseja compartilhá-lo. Depois de compartilhado, o destinatário do link inteligente terá a opção de "estender o acesso" a outros usuários naquele espaço de trabalho.

Você pode compartilhar um link inteligente individual, todos os links inteligentes em uma seção específica ou todos os links inteligentes no arquivo.

Observação: A função "Cross Workspace Data Sharing Manager" é necessária para compartilhar links inteligentes.

O que um destinatário de link inteligente pode fazer com os dados compartilhados?

Depois que um link inteligente é compartilhado e aceito, o destinatário pode fazer uma série de coisas com esse conteúdo:

• Eles podem copiar os dados do link.
• Eles podem procurar o link na biblioteca desse espaço de trabalho e inseri-lo em outro documento.
• Eles podem estender o acesso a esse link para que outros usuários no mesmo espaço de trabalho possam acessá-lo.

Você também pode ir para a aba Detalhes para ver quem aceitou um compartilhamento e se o adicionou à biblioteca do seu espaço de trabalho.

E se um link inteligente já tiver sido compartilhado com alguns usuários?

Ao compartilhar em massa um link inteligente com vários usuários, os usuários existentes só receberão uma notificação se houver uma alteração nos dados subjacentes. 

Se precisar remover usuários existentes de um compartilhamento, você deverá editar esse link inteligente específico.

Adicione links inteligentes compartilhados à sua biblioteca de espaço de trabalho

Quando um novo link inteligente for compartilhado com você, você receberá um e-mail no endereço inserido no seu perfil do Workiva. O e-mail em si não contém um link direto para o item compartilhado, mas você pode acessá-lo abrindo qualquer arquivo no seu espaço de trabalho e indo para a biblioteca de links inteligentes.

Veja como funciona:

1. Abra qualquer planilha, documento ou apresentação em seu espaço de trabalho.
2. Abra o painel Vinculação no lado direito da tela.
3. Clique no ícone Gerenciar biblioteca no canto superior direito da guia Biblioteca.
   

   Nota: Um ponto laranja indica que um novo link ou atualização está disponível em sua biblioteca.

4. Todos os links compartilhados que não foram aceitos aparecerão na seção Atualizações pendentes > Novos links compartilhados . Selecione o link e clique em Adicionar novo link para adicioná-lo à sua biblioteca.
   

Usando links inteligentes compartilhados

Os links inteligentes compartilhados aparecerão na biblioteca do seu espaço de trabalho e funcionarão basicamente da mesma forma que os links inteligentes nativos. Você notará que Ir para o link de origem está desabilitado para links compartilhados, pois o arquivo de origem está localizado em um espaço de trabalho diferente.

Para obter informações sobre como inserir links inteligentes em seus documentos, revise a seção Inserir links deste artigo.

Estender permissões para links inteligentes compartilhados

Os destinatários do link inteligente recebem automaticamente permissões de nível de proprietário para o link compartilhado. Como destinatário, isso permite que você estenda o acesso a outros usuários no mesmo espaço de trabalho.

Para estender o acesso a outros usuários:

1. Abra qualquer planilha, documento ou apresentação em seu espaço de trabalho.
2. Abra o painel Vinculação no lado direito da tela.
3. Clique no ícone Gerenciar Biblioteca no canto superior direito da guia Biblioteca.
   
4. Vá para a aba Links inteligentes compartilhados .
5. Clique em Estender acesso para o link inteligente que você deseja editar.
6. Escolha as permissões necessárias e clique em Aplicar alterações.
   

Para obter mais informações sobre como gerenciar permissões, consulte nosso artigo Atualizar permissões de arquivo .

Permissões específicas para links inteligentes

Compartilhe atualizações de links inteligentes

Quaisquer atualizações de links inteligentes feitas no seu espaço de trabalho principal devem ser compartilhadas propositalmente com outros espaços de trabalho. Essa etapa extra dá aos espaços de trabalho compartilhados uma chance de revisar os dados recebidos antes de se comprometerem com a alteração.

1. Abra qualquer planilha, documento ou apresentação em seu espaço de trabalho.
2. Abra o painel Vinculação no lado direito da tela.
3. Vá para a aba Detalhes .
4. Clique no ícone Compartilhar no canto superior direito do painel e selecione Compartilhar atualizações.
   

   Observação: Um ponto laranja indica que um link inteligente foi atualizado, mas não compartilhado.

5. Insira uma breve descrição das suas alterações. Este contexto é frequentemente usado quando os destinatários estão no meio de um ciclo de revisão ou relatando um período anterior.
6. Clique em Compartilhar atualizações para concluir.
   

Aceitar atualizações para links inteligentes compartilhados

Como destinatário de um link inteligente compartilhado, você receberá um e-mail sempre que uma atualização for publicada e compartilhada. Você também verá um pequeno ponto laranja no painel Vinculação quando uma atualização estiver disponível.

1. Abra qualquer planilha, documento ou apresentação em seu espaço de trabalho.
2. Abra o painel Vinculação no lado direito da tela.
3. Clique no ícone Gerenciar Biblioteca no canto superior direito da guia Biblioteca.
   
4. Quaisquer atualizações que não tenham sido aceitas aparecerão na seção Atualizações pendentes > Atualizações de links compartilhados . Selecione o link e clique em Aceitar atualizações para receber os dados atualizados.
   
   

   Nota: Você também pode clicar em Revisar para ver uma comparação lado a lado das alterações antes de aceitar uma atualização.

Revisar atualizações

O botão Revisar na seção anterior permite que você compare as alterações antes de enviá-las ao seu espaço de trabalho. Quando houver várias atualizações disponíveis, use as setas no canto inferior esquerdo para alternar entre cada atualização.

Quando estiver pronto, clique em Aceitar atualizações para publicar os novos valores em todos os destinos no seu espaço de trabalho.  

Copiar links inteligentes

Para facilitar o processo de roll forward, links inteligentes podem ser incluídos opcionalmente ao copiar um arquivo ou pasta. Isso permite que você mantenha os links atuais ao copiar arquivos ou redefini-los completamente.

As seguintes opções se aplicam especificamente a links inteligentes:

• Incluir metadados para todos os links inteligentes de origem: Marque esta caixa para manter nomes e descrições nos links inteligentes de origem copiados. Isso criará entradas duplicadas na sua biblioteca, mas elas poderão ser editadas posteriormente. Desmarque esta caixa para excluir nomes e descrições existentes dos links inteligentes de origem copiados.
• Manter links de destino entre espaços de trabalho: marque esta caixa para manter links inteligentes de outros
  espaços de trabalho vinculados à sua origem atual. Desmarque esta caixa para remover os links.

Saiba mais sobre como copiar arquivos e pastas.

Nota: Essas opções só aparecem se os links inteligentes estiverem habilitados no seu espaço de trabalho.

Coisas a saber

• Links originados no GRC não são compatíveis com links inteligentes no momento.