A vinculação é uma parte fundamental da plataforma Workiva. É o mecanismo que conecta os dados a uma fonte e os sincroniza em todos os seus arquivos vinculados, garantindo que esses pontos de dados sejam sempre os mesmos, não importa onde sejam exibidos.
Os links inteligentes aprimoram essa experiência, permitindo que você adicione dados personalizados aos seus links, como nome e descrição. Esse contexto adicional ajuda você a encontrar e reutilizar facilmente links em um espaço de trabalho ou compartilhá-los com outros usuários em toda a organização.
Requisitos
- A função do Data Sharing Manager é necessária para que você possa compartilhar links inteligentes.
- Para criar ou editar um link inteligente, você deve ser um Owner ou Editor do arquivo de origem.
- Depois que um link inteligente é criado, qualquer usuário com acesso a esse arquivo e seção pode usá-lo.
- Para compartilhar um link inteligente com um grupo de usuários em outro espaço de trabalho, a configuração share workspace deve ser ativada por um administrador da organização ou do espaço de trabalho no espaço de trabalho de destino.
Criar links inteligentes
Antes de criar um link inteligente, você precisará criar um novo link de origem no seu espaço de trabalho ou localizar um link existente que você gostaria de converter.
Depois de ter em mente um link de origem padrão, você pode transformá-lo em um link inteligente seguindo estas etapas:
- Clique com o botão direito do mouse no link de origem e selecione Opções de link > Converter em link inteligente.
- Dê um nome ao link inteligente e forneça uma descrição opcional. Clique em Convert to smart link para concluir.
Dica: Os links inteligentes são feitos para serem compartilhados, portanto, escolha um nome e uma descrição que sejam facilmente identificáveis por outras pessoas. Você pode até considerar o uso de uma convenção ou formato de nomenclatura padrão para todos os links inteligentes da sua organização.
Depois que um link inteligente for criado, ele estará disponível para todos os usuários permitidos no seu espaço de trabalho por meio da biblioteca de links inteligentes.
Inserir links da biblioteca de links inteligentes
A biblioteca de links inteligentes é onde todos os links inteligentes do seu espaço de trabalho, bem como os compartilhados de outros espaços de trabalho, são armazenados. Nesse espaço, você pode navegar por todos os links inteligentes disponíveis, visualizar seus detalhes e inseri-los nos seus documentos.
Localizar e filtrar links inteligentes
Para acessar a biblioteca de links inteligentes, abra qualquer arquivo no seu espaço de trabalho e selecione a seção Linking no painel direito. Se você tiver apenas um pequeno número de links, poderá procurá-los aqui.
Dica: Você também pode abrir a biblioteca usando o botão Adicionar dados na barra de ferramentas "Dados", na parte superior da tela.
Ao gerenciar um grande número de links, pode ser útil usar a barra de filtros na parte superior do painel. Nessa barra, você pode pesquisar um link por nome, classificar a lista ou filtrar por arquivo de origem e seção.
Observação: Os links inteligentes só aparecerão na sua visualização da biblioteca se você tiver acesso ao arquivo de origem deles.
Exibir detalhes do link inteligente
Para saber mais sobre um determinado link antes de inseri-lo em seu documento, acesse a guia Details.
Na guia Details (Detalhes), você pode ver:
- A última data de publicação
- O nome da editora
- O nome do link
- A descrição do link
- Todos os usuários e grupos de usuários compartilhados
- A última data compartilhada
- Se o link tiver sido adicionado a outras bibliotecas do espaço de trabalho ("conexões estabelecidas")
Você também pode selecionar Go to source na guia Library (Biblioteca) para abrir o arquivo de origem do link.
Inserir links inteligentes
Depois de identificar o link inteligente que você gostaria de reutilizar, posicione o cursor onde você gostaria que o conteúdo fosse colocado e clique em Insert.
Compartilhar links inteligentes com outro usuário, espaço de trabalho ou grupo de usuários
Os links inteligentes são facilmente compartilhados com outros espaços de trabalho. Como proprietário de um link inteligente, você só precisa selecionar o espaço de trabalho e o usuário específicos (ou o grupo de usuários ) com os quais deseja compartilhá-lo. Depois de compartilhado, o destinatário do link inteligente terá a opção de "estender o acesso" a outros usuários nesse espaço de trabalho.
Você pode compartilhar um link inteligente individual, todos os links inteligentes de uma determinada seção ou todos os links inteligentes do arquivo.
Observação: A função "Data Sharing Manager" é necessária para que você possa compartilhar links inteligentes.
Para compartilhar um único link inteligente:
- Vá para a fonte de dados e selecione o link inteligente que você deseja compartilhar.
- Clique em Share smart links na barra de menu na parte superior da tela.
- Quando você for solicitado a selecionar um escopo, selecione a primeira opção: Smart link.
Observação: Você também pode compartilhar um único link inteligente por meio da seção "Details" do painel Linking no lado direito.
- Use o campo Organization users para encontrar usuários individuais de toda a sua organização, ou Workspace user groups para adicionar um grupo inteiro.
Observação: Para que os grupos apareçam nesta lista, a configuração share workspace deve ser ativada por um administrador da organização para esse espaço de trabalho específico.
- (Opcional) Adicione uma mensagem curta descrevendo o link. Isso será compartilhado com os destinatários.
- Clique em Share para concluir.
Um e-mail será enviado imediatamente a todos os destinatários com informações sobre como acessar a biblioteca de links inteligentes.
Em vez de compartilhar cada link inteligente individualmente, você pode compartilhar todos os links inteligentes contidos em uma determinada seção, planilha ou slide:
- Clique em Share smart links na barra de menu na parte superior da tela.
- Quando você for solicitado a selecionar um escopo, selecione a opção do meio: Todos os links inteligentes na planilha/seção/slide.
- Use o campo Usuários da organização para encontrar usuários individuais de toda a organização ou Grupos de usuários do espaço de trabalho para adicionar um grupo inteiro.
Observação: Para que os grupos apareçam nesta lista, a configuração share workspace deve ser ativada por um administrador da organização para esse espaço de trabalho específico.
- (Opcional) Adicione uma mensagem curta descrevendo o link. Isso será compartilhado com os destinatários.
- Clique em Share para concluir.
Um e-mail será enviado imediatamente a todos os destinatários com informações sobre como acessar a biblioteca de links inteligentes.
Para compartilhar todos os links inteligentes contidos em uma planilha, documento ou apresentação:
- Clique em Share smart links na barra de menu na parte superior da tela.
- Quando você for solicitado a selecionar um escopo, selecione a opção final: Todos os links inteligentes na planilha/documento/apresentação.
- Use o campo Usuários da organização para encontrar usuários individuais de toda a organização ou Grupos de usuários do espaço de trabalho para adicionar um grupo inteiro.
Observação: Para que os grupos apareçam nesta lista, a configuração share workspace deve ser ativada por um administrador da organização para esse espaço de trabalho específico.
- (Opcional) Adicione uma mensagem curta descrevendo o link. Isso será compartilhado com os destinatários.
- Clique em Share para concluir.
Um e-mail será enviado imediatamente a todos os destinatários com informações sobre como acessar a biblioteca de links inteligentes.
O que um destinatário de link inteligente pode fazer com os dados compartilhados?
Quando um link inteligente é compartilhado e aceito, o destinatário pode fazer várias coisas com esse conteúdo:
- Eles podem copiar os dados do link.
- Você pode procurar o link na biblioteca desse espaço de trabalho e inseri-lo em outro documento.
- Eles podem estender o acesso a esse link para que outros usuários no mesmo espaço de trabalho possam acessá-lo.
Você também pode acessar a guia Details (Detalhes) para ver quem aceitou um compartilhamento e se ele foi adicionado à biblioteca do espaço de trabalho.
E se um link inteligente já tiver sido compartilhado com alguns usuários?
Ao compartilhar em massa um link inteligente com vários usuários, os usuários existentes só receberão uma notificação se houver uma alteração nos dados subjacentes.
Se precisar remover usuários existentes de um compartilhamento, você deverá editar esse smart link específico.
Adicione links inteligentes compartilhados à biblioteca do seu espaço de trabalho
Quando um novo link inteligente for compartilhado com você, você receberá um e-mail no endereço informado no seu perfil da Workiva. O e-mail em si não contém um link direto para o item compartilhado, mas você pode acessá-lo abrindo qualquer arquivo no seu espaço de trabalho e acessando a biblioteca de links inteligentes.
Veja como funciona:
- Abra qualquer planilha, documento ou apresentação no seu espaço de trabalho.
- Abra o painel Linking no lado direito da tela.
- Clique no ícone Manage Library (Gerenciar biblioteca) no canto superior direito da guia Library (Biblioteca).
Observação: Um ponto laranja indica que um novo link ou atualização está disponível em sua biblioteca.
- Todos os links compartilhados que não tiverem sido aceitos aparecerão na seção Atualizações pendentes > Novos links compartilhados. Selecione o link e clique em Add new link para adicioná-lo à sua biblioteca.
Usando links inteligentes compartilhados
Os links inteligentes compartilhados aparecerão na biblioteca do seu espaço de trabalho e funcionarão basicamente da mesma forma que os links inteligentes nativos. Você notará que a opção Go to source link está desativada para links compartilhados, pois o arquivo de origem está localizado em um espaço de trabalho diferente.
Para obter informações sobre como inserir links inteligentes em seus documentos, consulte a seção Inserir links deste artigo.
Estenda as permissões para links inteligentes compartilhados
Os destinatários do link inteligente recebem automaticamente permissões de nível de proprietário para o link compartilhado. Como destinatário, isso permite que você estenda o acesso a outros usuários no mesmo espaço de trabalho.
Para estender o acesso a outros usuários:
- Abra qualquer planilha, documento ou apresentação no seu espaço de trabalho.
- Abra o painel Linking no lado direito da tela.
- Clique no ícone Manage Library (Gerenciar biblioteca) no canto superior direito da guia Library (Biblioteca).
- Vá para a guia Links inteligentes compartilhados.
- Clique em Estender acesso para o link inteligente que você deseja editar.
- Escolha as permissões necessárias e clique em Apply Changes (Aplicar alterações).
Para obter mais informações sobre o gerenciamento de permissões, consulte nosso artigo Atualizar permissões de arquivo.
Permissões específicas para links inteligentes
| Proprietário | Editor | Visualizador | |
| Pesquise e insira um link inteligente compartilhado da biblioteca | x | x | x |
| Aceitar e publicar atualizações para um smart link compartilhado | x | x | |
| Você pode estender as permissões para o smart link compartilhado | x | ||
| Compartilhar links inteligentes | x | x |
Observe que a função Data Sharing Manager também é necessária para compartilhar links inteligentes.
Compartilhe atualizações de links inteligentes
Todas as atualizações de links inteligentes feitas em seu espaço de trabalho principal devem ser compartilhadas propositalmente com outros espaços de trabalho. Essa etapa extra dá aos espaços de trabalho compartilhados a chance de revisar os dados recebidos antes de se comprometer com a alteração.
- Abra qualquer planilha, documento ou apresentação no seu espaço de trabalho.
- Abra o painel Linking no lado direito da tela.
- Acesse a guia Details.
- Clique no ícone Share no canto superior direito do painel e selecione Share updates.
Observação: Um ponto laranja indica que um link inteligente foi atualizado, mas não compartilhado.
- Digite uma breve descrição das alterações que você fez. Esse contexto é frequentemente usado quando os destinatários estão no meio de um ciclo de revisão ou relatando um período anterior.
- Clique em Compartilhar atualizações para concluir.
Aceitar atualizações para links inteligentes compartilhados
Como destinatário de um link inteligente compartilhado, você receberá um e-mail sempre que uma atualização for publicada e compartilhada. Você também verá um pequeno ponto laranja no painel Linking quando uma atualização estiver disponível.
- Abra qualquer planilha, documento ou apresentação no seu espaço de trabalho.
- Abra o painel Linking no lado direito da tela.
- Clique no ícone Manage Library (Gerenciar biblioteca) no canto superior direito da guia Library (Biblioteca).
- Qualquer atualização que não tenha sido aceita aparecerá na seção Atualizações pendentes > Atualizações de links compartilhados. Selecione o link e clique em Aceitar atualizações para receber os dados atualizados.
Observação: Você também pode clicar em Review para ver uma comparação lado a lado das alterações antes de aceitar uma atualização.
Revisar atualizações
O botão Review (Revisar) na seção anterior permite que você compare as alterações antes de confirmá-las no seu espaço de trabalho. Quando houver várias atualizações disponíveis, use as setas no canto inferior esquerdo para alternar entre cada atualização.
Quando você estiver pronto, clique em Accept updates para publicar os novos valores em todos os destinos do seu espaço de trabalho.
Copiar links inteligentes
Para facilitar o processo de rolagem, os links inteligentes podem ser incluídos opcionalmente ao copiar um arquivo ou pasta. Isso permite que você mantenha os links atuais ao copiar arquivos ou redefina-os completamente.
As opções a seguir se aplicam especificamente a links inteligentes:
- Incluir metadados para todos os links inteligentes de origem: Marque essa caixa para manter os nomes e as descrições dos links inteligentes de origem copiados. Isso criará entradas duplicadas em sua biblioteca, mas elas poderão ser editadas posteriormente. Desmarque essa caixa para excluir nomes e descrições existentes de seus links inteligentes de origem copiados.
- Manter links de destino entre espaços de trabalho: Marque essa caixa para manter os links inteligentes de outros espaços de trabalho
vinculados à origem atual. Desmarque essa caixa para remover os links.
Saiba mais sobre a cópia de arquivos e pastas.
Observação: Essas opções só aparecem se os links inteligentes tiverem sido ativados em seu espaço de trabalho.
Reverter e remover links inteligentes
Depois que um link inteligente é adicionado, você pode revertê-lo para um link de origem padrão e removê-lo da biblioteca. Você também pode remover diretamente links inteligentes antigos, não utilizados ou abandonados que tenham sido compartilhados de outros espaços de trabalho.
Observação: Você deve ser o proprietário do arquivo ou ter a permissão Editor para reverter um link inteligente de origem.
Para reverter um link inteligente, acesse a fonte de dados e:
- Clique com o botão direito do mouse no link de origem e selecione Opções de link > Reverter para o link de origem padrão.
- Clique em Revert para confirmar.
Uma vez removido, seu link inteligente será removido da biblioteca e poderá ser gerenciado como um link padrão.
Se o link inteligente tiver sido compartilhado entre espaços de trabalho, ele permanecerá no espaço de trabalho de destino, mas nenhuma atualização adicional será transmitida. Todos os consumidores do link serão notificados por e-mail, e um proprietário ou editor do link no espaço de trabalho de destino poderá remover esse link inteligente de sua biblioteca.
Se um link inteligente tiver sido compartilhado com você de um espaço de trabalho de origem e depois removido ou revertido, você também poderá seguir estas etapas para remover o link abandonado da sua biblioteca.
Observação: Você deve ser o proprietário do arquivo ou ter a permissão Editor para remover um link da biblioteca.
- Abra qualquer planilha, documento ou apresentação no seu espaço de trabalho.
- Abra o painel Linking no lado direito da tela.
- Clique no ícone Manage Library (Gerenciar biblioteca) no canto superior direito da guia Library (Biblioteca).
- Encontre seu link inteligente na guia "Shared smart links" e clique em Manage > Remove link no lado direito.
- Clique em Remove para confirmar.
Quando um link inteligente for removido da biblioteca, todos os links de destino permanecerão no local, mas nenhuma outra atualização será transmitida.
Observação: Se o link inteligente ainda estiver compartilhado com você, você pode adicioná-lo novamente mais tarde na seção Pending updates > New shared links da biblioteca.
Coisas para saber
- No momento, os links originados dos espaços de trabalho do GRC não são compatíveis com os links inteligentes.
- Os links inteligentes são incluídos e chamados pelo nome no relatório Document Links.