Centro de suporte da Workiva

Você pode organizar os dados coletados ao longo de vários anos para relatórios ambientais, sociais e de governança (ESG) ou de sustentabilidade a partir do Programa de Sustentabilidade . Na seção “Visão geral do programa ”, um responsável pela área de trabalho ou pelo programa pode gerenciar os anos de referência do programa conforme necessário.

Adicionar ano do relatório

Para iniciar a coleta de dados para um novo ano de relatório, adicione o ano ao Programa de Sustentabilidade . Ao adicionar o ano, você copia — ou transfere — as métricas de outro ano e escolhe os detalhes dos valores e os arquivos com os quais deseja começar.

Etapa 1. Preparar os arquivos para transferir para o próximo ano

Quando você adiciona um novo ano, o Programa pode copiar arquivos para a coleta de dados ou relatórios de seus valores de métrica. Antes de você adicionar o ano, escolha os arquivos a serem transferidos para o próximo ano:

• Decida se deseja continuar coletando valores por meio de quaisquer arquivos de origem conectados ou, em vez disso, usar o portal simplificado de tarefas do Workiva .
• Identifique arquivos adicionais a serem copiados, como os processos utilizados com os arquivos de origem conectados, a planilha do Factbook ou os arquivos de relatórios.

Se você optar por manter os arquivos de origem associados aos valores ou copiar arquivos adicionais, poderá organizá-los em suas respectivas pastas “Fonte” e “Relatórios” — dentro de outra pasta que identifique o ano de referência — para ajudar a prepará-los para a atualização.

Dica: Para maior clareza, inclua o ano no nome de cada pasta, como “Arquivos-fonte de Sustentabilidade 20XX ” ou “Arquivos de relatórios de Sustentabilidade 20XX ”. 

• Na pasta “Fonte” , inclua todos os arquivos de origem relacionados que devam ser mantidos para os valores das métricas do novo ano, como a planilha de coleta de dados .

  Dica: Para ajudar a identificar os arquivos de origem associados aos valores, use uma consulta tendo o programa como fonte . O programa também lista os arquivos de fonte dos valores quando você adiciona um novo ano.

• Na pasta “Relatórios” , inclua a planilha do Factbook e todos os seus relatórios vinculados.

Em seguida, para identificar todos os arquivos que o programa incluirá na atualização:

• Para os arquivos que fornecem links de origem para os arquivos de origem e de relatório, clique com o botão direito do mouse na pasta pai e selecione “Relatório de arquivos vinculados ”.
  

  Observação: Se a sua planilha do Factbook aparecer no Relatório de Arquivos Vinculados como um dos arquivos de origem, exclua os links de origem dela. Utilize o Factbook apenas como fonte para relatar resultados , e não para coleta de dados. 

• Para cada arquivo de origem listado no Relatório de Arquivos Vinculados, verifique o painel “Conexões” para determinar se suas conexões de entrada provêm de outro espaço de trabalho — como uma planilha ou uma consulta compartilhada — ou se têm fontes com dados provenientes de cadeias .

  Observação: Se um arquivo de origem tiver essas conexões de entrada, talvez seja necessário recriar a conexão na cópia do arquivo criada durante a atualização.

• Para determinar se um arquivo de origem listado no Relatório de Arquivos Vinculados utiliza processos para automatizar fluxos de trabalho de tarefas , pesquise “Arquivos para Processo” em , abra cada processo e verifique se suas ações se aplicam a um arquivo de origem.
  
  Se um arquivo utilizar um processo, inclua o arquivo do processo na respectiva pasta do arquivo.

Etapa 2. Adicionar o ano ao programa

Depois que você definir os arquivos a serem transferidos para o próximo ano, adicione o novo ano ao Programa:

1. No Programa de Sustentabilidade , selecione “Visão geral do programa ” na estrutura e, em seguida, selecione “Gerenciar” e “Anos” no menu.
   
2. Verifique se o programa já não contém o novo ano e clique em “Adicionar ano ”.
   

Etapa 3. Ao selecionar os detalhes de valores para transferir para o próximo ano, você estará selecionando os detalhes de valores que deseja transferir.

Para facilitar a coleta de dados, configure o novo ano com as mesmas métricas de outro ano:

1. No campo “Ano novo” , insira o ano de referência a ser adicionado, no formato de quatro dígitos AAAA .
   

   Observação: só é possível adicionar anos que ainda não existam no Programa. Para avançar para um ano já existente — como, por exemplo, um ano ao qual já tenha sido adicionado um marcador de lugar —, primeiro remova-o do Programa .

2. Selecione de qual dos anos existentes você deseja copiar as métricas.
3. Na opção “Copiar para o novo ano ”, selecione os detalhes da métrica a serem transferidos:
   • Valores coletados , para começar o novo ano com os mesmos dados coletados diretamente nas métricas ou por meio das tarefas do Workiva
   • Notas de apoio , para registrar as anotações feitas durante a coleta de dados, tais como evidências ou contexto para notas de rodapé ou para a narrativa do relatório
   • Tarefas , para manter as mesmas atribuições e instruções para a coleta de dados do novo ano. Se for o caso, escolha também se você deseja definir as datas de vencimento das tarefas, ajustadas para o novo ano.

Etapa 4. Selecione os arquivos que você deseja copiar

Em seguida, selecione os arquivos a serem transferidos para o próximo ano: 

1. Escolha se você deseja copiar os arquivos de fontes conectadas dos valores:
   • Para utilizar apenas as tarefas do Workiva na coleta de dados do ano novo, desmarque a opção “Arquivos de origem conectados ”.

   • Para manter as ligações com os arquivos-fonte dos valores, selecione “Arquivos-fonte conectados ” e, em seguida, escolha os arquivos a serem transferidos do ano atual.

     Observação: Se você optar por atualizar um arquivo-fonte, o programa também copiará os arquivos-fonte vinculados a ele .

     Dica: Se você desmarcar a caixa de seleção de um arquivo de origem, as tarefas relacionadas aos valores desse arquivo passarão a utilizar o Workiva Tasks para a coleta de dados no novo ano.

2. Para incluir outros arquivos na atualização — como os arquivos “Processos”, a planilha do Factbook ou os resultados dos relatórios —, clique em “Copiar arquivos adicionais” e, em seguida, navegue até os arquivos a serem copiados e selecione-os; por exemplo, aqueles contidos nos arquivos de relatórios de sustentabilidade de 20XX ou na pasta 20XX preparada para a atualização .

3. Em “Copiar dos arquivos” , escolha o que deseja incluir nas cópias dos arquivos.
    

   

    

   Copiar de arquivos	Descrição
   Todos os comentários	Copia todas as sequências de comentários — abertas e resolvidas — nos arquivos
   Etiquetas de organização	Copia as etiquetas aplicadas aos contornos Observação: Nas cópias, as legendas dos contornos estarão desativadas por padrão. Após o avanço, escolha se deseja ativar as legendas de contorno para cada cópia.
   Anexos	Copia os anexos enviados para os arquivos Observação: as marcações dos anexos não estão incluídas nas cópias.
   Automações	Copia as automações utilizadas nos arquivos, como, por exemplo, para automatizar a coleta de dados de sistemas de origem integrados Observação: Para ajudar a reduzir erros nas cópias, inclua todos os itens utilizados para executar as automações dos arquivos. Observação: Nas cópias, as automações estarão desativadas por padrão. Após a atualização, escolha se deseja ativar as automações em cada cópia.
   Conexões de entrada e saída	Copia todas as conexões dos arquivos — as que chegam das fontes de dados e as que partem para os arquivos de destino Observação: Se você incluir a planilha de coleta de dados ou a planilha do Factbook , selecione “Conexões de entrada e saída ”. Em seguida, você pode ajustar os parâmetros das conexões conforme necessário nas cópias criadas durante o roll forward.
   Valores da célula de entrada	Copia quaisquer dados inseridos nas células de entrada dos arquivos, como, por exemplo, onde os responsáveis inserem valores métricos. Observação: Se você desmarcar essa opção, as cópias incluirão as células de entrada vazias, e não os valores inseridos nessas células.

   Dica: As cópias criadas automaticamente mantêm todas as tags da linguagem extensível de relatórios empresariais (XBRL).

4. Escolha se você deseja salvar as cópias em uma pasta nova ou existente:
   • Se for uma “Nova pasta” , digite o nome dela e selecione onde criá-la.
   • Se já houver uma pasta , selecione a pasta na qual deseja salvar as cópias.

5. Depois de selecionar todos os detalhes a serem transferidos para o novo ano, clique em “Adicionar ano ”.

   Observação: Dependendo do número de métricas, pode levar alguns minutos para que o novo ano apareça no Programa; não adicione nem remova valores de métricas ou tarefas na seção “Copiar do ano” durante esse período. Se você incluir arquivos, receberá uma notificação por e-mail quando suas cópias forem criadas.

Etapa 5. Definir o novo ano

Após a conclusão da atualização, prepare o novo ano no Programa de Sustentabilidade e — se incluídas — as planilhas de coleta de dados e do Factbook .

Observação: Se você optar por copiar rótulos de esboço ou automações de arquivos, escolha se deseja ativar os rótulos de esboço ou as automações para cada cópia.

Remover ano

Você pode remover um ano de um programa, incluindo todos os seus valores de métrica e todas as tarefas de coleta de dados em andamento.

Dica: em vez de excluir todos os valores de um ano, você pode excluir apenas valores específicos de uma métrica .

Para remover um ano:

1. No Programa de Sustentabilidade , selecione “Visão geral do programa ” na estrutura e, em seguida, selecione “Gerenciar” e “Anos” no menu.
2. No campo “Ano do relatório”, selecione “Remover ano ”.
   
3. Clique em “Remover ”.

Desfazer uma reversão

Se necessário, você pode reverter um novo ano, por exemplo, para adicioná-lo novamente com detalhes ou arquivos diferentes. 

Observação: Certifique-se de remover o ano adicionado durante o roll forward, e não outro ano que possa conter valores coletados.

Para desfazer uma transferência para o próximo ano, você deve

1. No Programa de Sustentabilidade , remova o ano novo da visão geral do programa .
2. Na opção “Arquivos” , exclua todas as cópias de arquivos criadas durante a atualização.