Poznaj trzy popularne sposoby pobierania plików i danych Workiva do własnej pamięci masowej w celu zapewnienia zgodności, przeprowadzenia audytu i odzyskiwania po awarii, a także praktyki zarządzania, które zapewniają niezawodność zautomatyzowanego procesu eksportu.
W tym artykule skupiono się na
- Dlaczego warto repatriować dane z Workiva
- Wybór metody eksportu: ręczna, łańcuchowa lub API
- Jak działa każda metoda, krok po kroku
- Wiodące praktyki dotyczące uprawnień, kont usług i zarządzania plikami
Dlaczego warto repatriować dane z Workiva
Strategie przechowywania danych mogą się różnić w zależności od konkretnych potrzeb organizacji. Chociaż wygoda chmury Workiva sprawdza się w przypadku wielu przepływów pracy, organizacje powinny ocenić, czy ich wymagania regulacyjne, prawne, dotyczące ciągłości działania lub zarządzania danymi przedsiębiorstwa wymagają przechowywania artefaktów Workiva poza główną platformą.
W takim przypadku repatriacja danych, kopiowanie gotowych dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i raportów do własnej infrastruktury może przynieść korzyści w wielu obszarach organizacji:
- Ład korporacyjny i zgodność: Wiele wewnętrznych zasad dotyczących IT i organów regulacyjnych stanowi, że zewnętrzne raporty finansowe, dane regulacyjne i pliki audytu wewnętrznego muszą być archiwizowane niezależnie od głównego środowiska produkcyjnego w celu utworzenia niezmiennego zapisu.
- Audyt i weryfikacja historyczna: Archiwizowanie migawek z określonego punktu w czasie umożliwia zachowanie dokładnych stanów historycznych. Dzięki temu wewnętrzne zespoły mogą przeglądać poprzednie zgłoszenia i kontrolować środowiska dokładnie tak, jak wyglądały one w danym okresie audytu.
- Strategia jednolitego przechowywania danych: Większość firm ma już główne ramy przechowywania danych. Archiwizacja programowa pozwala na bezpośrednie przesyłanie danych Workiva do istniejących wewnętrznych repozytoriów i systemów lokalnych, dzięki czemu dane dotyczące zgodności są idealnie dostosowane do istniejącej infrastruktury firmy i zasad przechowywania danych.
- Planowanie ciągłości działania: Zdarzają się przerwy w działaniu sieci i przerw w dostępie do Internetu. Przechowywanie niezależnych, lokalnych kopii rekordów daje zespołom kluczowe zabezpieczenie na wypadek awarii. Jeśli w trakcie ważnego audytu lub raportowania biuro straci połączenie, nie będziesz mieć kłopotów. Nadal masz natychmiastowy dostęp offline do swoich danych dokładnie wtedy, gdy najbardziej ich potrzebujesz.
Wybór metody
Istnieją trzy powszechnie stosowane metody wewnętrznego pozyskiwania kluczowych informacji. Wybór ścieżki zależy od Twoich możliwości technicznych, ilości wysiłku fizycznego, jaki chcesz włożyć w pracę, oraz Twojej ogólnej tolerancji ryzyka:
| Eksport ręczny | Chains | API | |
|---|---|---|---|
| Automatyzacja | Ręcznie | W pełni zautomatyzowany | W pełni zautomatyzowany |
| Wymagana umiejętność | Brak | Administrator obszaru roboczego (low-code) | Wywoływacz |
| Jak dostarcza pliki | Bezpośrednie pobieranie | Zaplanowane przesyłanie do magazynu | Zaplanowane pobranie za pomocą skryptu |
| Skalowalność do dużych środowisk | Nie | Tak | Tak |
| Bieżąca konserwacja | Duży wysiłek, małe umiejętności | Niski/średni, zarządzany w interfejsie użytkownika | Wyższy kod do utrzymania |
| Typowy właściciel | Użytkownik końcowy | Zespoły administracyjne/CoE Workiva | Zespoły IT |
Rozważ użycie opcji Eksport ręczny, jeśli: posiadasz pojedynczą przestrzeń roboczą, niewielki wolumin plików lub po prostu potrzebujesz jednorazowego archiwum na koniec cyklu raportowania.
Rozważ użycie Chains, jeśli: chcesz, aby zaplanowane, zautomatyzowane eksporty były skonfigurowane w całości w Workiva, bez konieczności pisania kodu.
Rozważ użycie interfejsu API, jeśli: jesteś przedstawicielem większej organizacji z zasobami programistycznymi i chcesz zintegrować eksporty z procesem tworzenia kopii zapasowych lub ETL w całym przedsiębiorstwie.
Metoda 1: Eksport ręczny
Eksport ręczny wykorzystuje natywny interfejs platformy Workiva. Użytkownicy przechodzą bezpośrednio do plików, aby generować i pobierać kopie zapasowe na dysk lokalny lub sieciowy.
- Otwórz dokument, arkusz kalkulacyjny, prezentację lub tabelę Wdata, której kopię zapasową chcesz utworzyć.
- Z menu Plik wybierz Eksportuj .
- Zapisz plik w formacie PDF, DOCX, PPTX, XLSX lub CSV w dowolnej lokalizacji, do której masz dostęp.
Powiązane artykuły:
Metoda 2: Automatyzacja eksportu za pomocą łańcuchów
Chains to wbudowany moduł automatyzacji firmy Workiva. Administrator obszaru roboczego tworzy w Chain Builder przepływ pracy, który działa zgodnie z harmonogramem lub po ręcznym uruchomieniu, gromadzi wymienione pliki i przesyła je do zewnętrznej pamięci masowej.
Jak działa przepływ pracy:
- Przeczytaj arkusz kontrolny zawierający listę identyfikatorów obiektów do wyeksportowania.
- Uruchom docelowe eksporty przechodząc przez każdy typ obiektu i eksportując go, rejestrując znaczniki czasu ukończenia z powrotem w arkuszu kontrolnym.
- Wyślij do magazynu Każdy eksport jest przesyłany do wybranego miejsca docelowego: SFTP, Amazon S3, Microsoft Azure, Google Cloud Storage, OneDrive lub e-mail.
- Przenoszenie wewnętrzne — istniejący proces przenoszenia plików w Twoim zespole przenosi je stamtąd do ostatecznej lokalizacji przechowywania.
- Zastosuj znaczniki zarządzania Pliki są oznaczone zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i przechowywania.
Powiązane artykuły:
- Szablon łańcucha: Rozpocznij eksport dokumentu
- Szablon łańcucha: Rozpocznij eksport arkusza kalkulacyjnego
- Przewodnik po złączach Workiva
Metoda 3: Automatyzacja eksportu za pomocą interfejsu API
Organizacje dysponujące zasobami programistycznymi mogą wykorzystać API Workiva i tworzyć skrypty do eksportu bezpośrednio do własnej infrastruktury.
Jak działa przepływ pracy:
- Użyj API Workiva , aby uzyskać listę obiektów docelowych.
- Przeanalizuj i umieść w kolejce zwrócony JSON i zbuduj kolejkę elementów pogrupowanych według miejsca docelowego.
- Wyzwalacz eksportuje , który wysyła żądanie POST do każdego punktu końcowego eksportu obiektów (punkty końcowe różnią się w zależności od typu obiektu).
- Ankieta w celu sprawdzenia stanu zadania do momentu zakończenia eksportu.
- Pobierz plik korzystając z tymczasowego adresu URL udostępnionego przez Workiva, aby zapisać plik w swoim systemie.
- Przenieś się wewnętrznie, a następnie zastosuj znaczniki zarządzania tak samo jak powyżej.
Zasoby dla programistów:
- Centrum programistyczne Workiva
- Dokumentacja platformy Workiva i interfejsu API Wdata
- Arkusze kalkulacyjne API platformy Workiva
- Dokumentacja API plików Wdata
Wiodące praktyki przed automatyzacją
Skonfiguruj uprawnienia poprawnie. Bez względu na wybraną metodę, uruchomienie eksportu za pomocą OAuth2 Grant wymaga dostępu Viewer lub Editor do każdego obiektu w arkuszu kontrolnym. W przeciwnym razie eksport może pominąć pliki, pozostawiając luki w kopii zapasowej.
Użyj dedykowanego konta usługi , a nie osobistego loginu. Powiązanie automatyzacji z uprawnieniami jednego pracownika oznacza, że proces zostaje przerwany w momencie, gdy dana osoba odchodzi lub zmienia rolę. Konto serwisowe zapewnia również przejrzysty i niezależny ślad audytu każdego eksportu.
Nie rób kopii zapasowej wszystkiego, najpierw określ zakres. Utwórz szybki inwentarz:
- Zidentyfikuj swoje główne arkusze kalkulacyjne, dokumenty, prezentacje i tabele
- Oceń które z nich faktycznie mają wartość zgodności lub audytu
- Posortuj je według częstotliwości, z jaką wymagają eksportu (codziennie, co tydzień, na koniec cyklu)
Projektuj z myślą o zmieniających się identyfikatorach. Identyfikatory obiektów zmieniają się, gdy pliki są przenoszone, archiwizowane lub kopiowane. Zamiast wpisywać identyfikatory na stałe do skryptu, pobieraj je dynamicznie z arkusza kontrolnego na początku każdego przebiegu. Zobacz Znajdź identyfikatory plików i elementów Workiva , aby dowiedzieć się, jak zlokalizować je ręcznie, lub użyj poleceń Wyświetl listę plików / Wyświetl listę zestawów danych w łańcuchach w celu dynamicznego pobierania.