Jeśli masz problemy z dostępem do plików, edycją treści lub zarządzaniem uprawnieniami w Workiva, w tym artykule znajdziesz odpowiedzi na często zadawane pytania i wyjaśniono, jak działają uprawnienia w różnych obszarach roboczych, folderach i plikach. Skorzystaj z tego przewodnika, aby rozwiązać typowe problemy z dostępem i dowiedzieć się, jak poprawnie przypisywać uprawnienia.
Problemy z dostępem i widocznością
Dlaczego nie mam dostępu do pliku, mimo że mam odpowiednią rolę?
Posiadanie roli w obszarze roboczym, takiej jak Przeglądarka, Edytorlub Początkujący z ograniczonymi uprawnieniami, nie zapewnia automatycznie dostępu do wszystkich plików w tym obszarze roboczym. Uprawnienia w systemie Workiva są stosowane na wielu poziomach, obejmując zarówno foldery, jak i poszczególne pliki.
Oznacza to, że możesz mieć odpowiednią rolę, ale nadal nie mieć dostępu do pliku, jeśli nie został on Tobie jawnie udostępniony lub nie masz dostępu do folderu, w którym się znajduje.
Aby rozwiązać ten problem:
- Wyszukaj plik za pomocą paska wyszukiwania na karcie Pliki, aby sprawdzić, czy możesz go zlokalizować bezpośrednio.
- Jeśli dostęp do pliku ma być uzyskiwany za pośrednictwem folderu, poproś właściciela obszaru roboczego o potwierdzenie, że masz dostęp do folderu i wszystkich folderów nadrzędnych. Brak dostępu do folderu może uniemożliwić wyświetlenie pliku w drzewie folderów.
- Potwierdź u właściciela obszaru roboczego lub użytkownika z uprawnieniami właściciela, że przyznano Ci dostęp do pliku.
- W razie potrzeby poproś o aktualizację uprawnień i zapisz zmiany.
Po zaktualizowaniu uprawnień odśwież przeglądarkę, aby upewnić się, że zmiany zostały wprowadzone.
Aby uzyskać więcej szczegółów, zobacz Informacje o uprawnieniach i Ustawianie uprawnień do folderu.
Dlaczego ktoś ma dostęp do pliku, ale nie ma dostępu do pliku powiązanego?
Uprawnienia w systemie Workiva nie są automatycznie przenoszone między połączonymi plikami, np. arkuszami kalkulacyjnymi połączonymi z dokumentem.
Oznacza to, że użytkownik może mieć dostęp do jednego pliku, ale nie może wchodzić w interakcję z powiązanymi danymi w innym pliku.
Aby rozwiązać ten problem:
- Otwórz panel Właściwości łącza i wygeneruj raport łączy do dokumentu.
- Otwórz każdy powiązany plik i sprawdź jego uprawnienia.
- Udziel użytkownikowi odpowiedniego dostępu. UprawnieniaWłaściciel lub Edytor umożliwiają użytkownikowi edycję powiązanej zawartości.
Dlaczego nowi użytkownicy nie są widoczni, gdy próbuję ich dodać?
Po dodaniu nowego użytkownika do obszaru roboczego może wystąpić krótkie opóźnienie, zanim pojawi się on w ustawieniach uprawnień. Jest to oczekiwane zachowanie podczas aktualizacji systemu.
Jeżeli użytkownik nie pojawi się od razu:
- Poczekaj kilka minut, aż obszar roboczy zostanie zsynchronizowany.
- Odśwież przeglądarkę.
- Wyloguj się z Workiva i zaloguj ponownie.
- Spróbuj ponownie dodać użytkownika w ustawieniach uprawnień.
Jeśli problem nadal występuje, sprawdź, czy użytkownik został pomyślnie dodany do obszaru roboczego.
Więcej informacji można znaleźć w temacie Dodawanie użytkowników do obszaru roboczego.
Konflikty edycji i uprawnień
Dlaczego nie mogę edytować pliku, mimo że mam uprawnienia Edytora lub Właściciela?
Role i uprawnienia w obszarze roboczym określają, co użytkownik może zrobić w Workiva, a dostęp jest przyznawany na wielu poziomach, obejmujących foldery, poszczególne pliki i sekcje w pliku. Nawet jeśli masz uprawnienia Edytora lub Właściciela, ograniczenia w jednym z tych obszarów mogą uniemożliwić Ci edycję.
Aby rozwiązać ten problem:
-
Poproś właściciela obszaru roboczego o sprawdzenie ról przypisanych do Twojego konta. Wyświetl Znajdź członków i administratorów, aby zlokalizować właściciela obszaru roboczego.
Uwaga: Przypisanie wielu ról obszaru roboczego może powodować konflikty w dostępie. Zaleca się przypisanie użytkownikowi tylko jednej z następujących ról: Edytor, Przeglądarka lub Początkujący z ograniczonymi uprawnieniami.
- Jeśli plik znajduje się w folderze, upewnij się, że masz dostęp do tego folderu i wszystkich folderów nadrzędnych. Brak dostępu do folderu może mieć wpływ na możliwość odnalezienia pliku i pracy z nim. Nadal możesz mieć dostęp do pliku poprzez wyszukiwarkę lub zakładkę ostatnio używane pliki. Aby uzyskać więcej szczegółów, zobacz Ustaw uprawnienia folderu.
- Sprawdź zaawansowane uprawnienia pliku:
- Sprawdź, czy masz przypisany dostęp Edytor lub Właściciel bezpośrednio czy przez grupę.
- Jeśli masz przypisane uprawnienia indywidualne, mają one priorytet nad uprawnieniami grupowymi.
- Jeśli należysz do kilku grup, obowiązuje najwyższy poziom uprawnień.
- Potwierdź, że posiadasz co najmniej dostęp do sekcji, które chcesz zaktualizować.
- Jeśli jakiekolwiek uprawnienia zostały zaktualizowane, zapisz zmiany i odśwież przeglądarkę, aby mieć pewność, że aktualizacje zostaną zastosowane.
Aby dowiedzieć się więcej, zobacz Uprawnienia zaawansowane i Informacje o uprawnieniach.
Dlaczego nie mogę edytować pliku, mimo że jestem jego właścicielem?
Jeśli nie możesz edytować pliku, mimo że jesteś wymieniony jako jego właściciel, problem jest zazwyczaj związany z uprawnieniami na poziomie pliku lub uprawnieniami zaawansowanymi.
W systemie Workiva dostęp jest kontrolowany osobno na poziomie obszaru roboczego, pliku i sekcji. Można być właścicielem obszaru roboczego, ale mieć jednocześnie ograniczony dostęp do określonego pliku.
Do najczęstszych przyczyn należą:
- Masz dostęp Przeglądarki na poziomie pliku.
- Zaawansowane uprawnienia ograniczają możliwość edycji.
- Nie posiadasz wymaganej roli w obszarze roboczym (Edytor), aby wprowadzać zmiany.
Aby to naprawić:
- Otwórz plik i sprawdź poziom uprawnień.
- Sprawdź Uprawnienia zaawansowane, aby upewnić się, że masz dostęp jako Edytor lub Właściciel .
- W razie potrzeby poproś właściciela pliku o uaktualnienie uprawnień.
Po dokonaniu aktualizacji odśwież plik, aby zastosować zmiany. Jeśli nadal występują problemy, sprawdź, czy posiadasz rolę Edytora w obszarze roboczym, która jest wymagana do edycji.
Więcej informacji znajdziesz w Omówienie uprawnień i Uprawnienia zaawansowane.
Dlaczego nie mogę wprowadzać zmian w konkretnej sekcji?
Oprócz uprawnień na poziomie plików, sekcje mogą mieć własne ustawienia dostępu. Dzięki temu zespołom można kontrolować, kto może edytować określone części pliku.
Jeśli możesz przeglądać plik, ale nie możesz edytować sekcji, przyczyną są prawdopodobnie ograniczenia na poziomie sekcji.
Aby rozwiązać ten problem:
- Sprawdź, czy sekcja jest ograniczona, korzystając z Zaawansowane uprawnienia.
- Potwierdź swój poziom dostępu do konkretnej sekcji.
- Poproś właściciela pliku lub właściciela sekcji o przyznanie Ci dostępu na poziomie Edytor lub Właściciel.
Po zaktualizowaniu uprawnień będziesz mieć możliwość natychmiastowego wprowadzenia zmian.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Uprawnienia zaawansowane.
Dlaczego użytkownik nie może zatwierdzić ani odrzucić zmian w śledzeniu?
Zatwierdzenie lub odrzucenie zmian w śledzeniu wymaga określonych uprawnień na poziomie pliku i sekcji.
Typowo:
- Użytkownicy muszą mieć dostęp Właściciel do pliku i odpowiednich sekcji, aby móc zatwierdzać lub odrzucać zmiany.
- Redaktorzy mogą odrzucać śledzone zmiany.
- Redaktorzy mogą zatwierdzać zmiany w zależności od ustawień pliku.
Aby rozwiązać ten problem:
- Potwierdź uprawnienia użytkownika w pliku za pomocą Uprawnienia zaawansowane.
- Przejrzyj uprawnienia na poziomie sekcji.
- Zaktualizuj uprawnienia według potrzeb.
Uwaga: Właściciele plików zarządzają śledzeniem zmian we wszystkich sekcjach, natomiast właściciele sekcji zarządzają tylko sekcjami, do których należą. Gdy śledzenie zmian jest włączone dla całego pliku, właściciele sekcji nie mogą zastąpić tych ustawień.
Dowiedz się więcej w Śledź zmiany i Uprawnienia zaawansowane.
Zarządzanie uprawnieniami i ich przeglądanie
Jak przyznać komuś dostęp do pliku lub folderu?
Dostęp jest przyznawany zarówno na poziomie obszaru roboczego, jak i pliku lub folderu, dlatego może być konieczne wykonanie obu kroków.
Aby przyznać dostęp:
- Dodaj użytkownika do obszaru roboczego, jeśli jeszcze go tam nie ma.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy plik lub folder i wybierz Uprawnienia.
- Wybierz użytkownika i przypisz mu rolę, taką jak Widz, Edytorlub Właściciel.
- Zapisz zmiany.
Należy pamiętać, że uprawnienia folderów mogą nie być automatycznie stosowane do istniejących plików, dlatego konieczna może być aktualizacja obu tych ustawień.
Aby uzyskać wskazówki krok po kroku, zobacz Ustawianie uprawnień do folderów i Aktualizowanie uprawnień do plików.
Jak mogę sprawdzić, kto ma dostęp do pliku lub folderu?
Możesz przeglądać uprawnienia bezpośrednio z poziomu pliku lub folderu.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy plik lub folder.
- Wybierz Uprawnienia.
- Przejrzyj siatkę uprawnień, która obejmuje Właściciel, Edytor, Widz, i Brak dostępu.
Aby uzyskać szerszy wgląd, właściciele obszarów roboczych mogą wyeksportować raport dotyczący uprawnień. Ta funkcja może być ograniczona do niektórych obszarów roboczych i wymaga dostępu właściciela obszaru roboczego.
Rzeczy, które warto wiedzieć
- Role obszaru roboczego oraz uprawnienia plików i folderów są zarządzane osobno.
- Zaawansowane uprawnienia mogą mieć priorytet nad standardowym dostępem.
- Uprawnienia mogą wymagać aktualizacji na wielu poziomach, w tym w obszarze roboczym, folderze, pliku i sekcji.
- Niektóre zmiany, takie jak dodawanie nowych użytkowników, mogą być widoczne dopiero po kilku minutach.