W tym przewodniku dowiesz się, jak używać folderów do organizowania plików w przestrzeni roboczej. Podobnie jak komputer używa folderów do zarządzania plikami, możesz używać folderów w Workiva do organizowania wszystkich swoich plików.
Przegląd folderów
Foldery są dostępne w każdym obszarze roboczym i są preferowanym sposobem organizowania wszystkich twoich plików. Na przykład możesz umieścić wszystkie kwartalne dokumenty, arkusze kalkulacyjne i prezentacje w strukturze folderów 2020 > Q4 .
Możesz zobaczyć wszystkie foldery w obszarze roboczym, przechodząc do Pliki , a następnie Wszystkie pliki.
-
Wszystkie pliki zawiera listę wszystkich folderów, plików i zgłoszeń w Twojej przestrzeni roboczej. Zobaczysz tylko pliki i foldery, do których masz uprawnienia dostępu.
-
Podfoldery utworzone przez dowolną osobę w obszarze roboczym, takie jak folder 2020 i Q4, są wymienione w sekcji Pliki.
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy folder i wybierz Nowy podfolder , aby utworzyć więcej folderów w celu uporządkowania plików.
Uwaga: Jeśli skopiowałeś pliki i projekty , zostaną one domyślnie umieszczone w folderze o nazwie "Copied Items" (Skopiowane elementy) ze znacznikiem czasu.
Jak korzystać z folderów
Powinieneś uporządkować wszystkie swoje pliki za pomocą folderów i użyć opcji Filing w obszarze roboczym, aby pracować z dokumentacją finansową. Możesz przenosić projekty do folderów, aby utrzymać je w porządku z innymi materiałami do archiwizacji. Używaj folderów do:
- Organizuj, znajduj i pracuj z plikami
- Organizuj i śledź zgłoszenia
- Przewiń pliki do przodu
Plik bułki tartej
Zobaczysz bułkę tartą podczas poruszania się po folderach w Pliki. Okruszki chleba pokazują foldery, w których znajdują się pliki i zapewniają łatwy sposób przechodzenia między zagnieżdżonymi folderami.
Kliknij pole wyboru obok pliku lub folderu, aby wyświetlić jego lokalizację w ścieżce nawigacji nad listą plików. Stamtąd możesz łatwo przejść do dowolnego folderu w hierarchii.
Najlepsze praktyki
Oto kilka wskazówek dotyczących korzystania z folderów w typowym kwartale.
Uporządkuj pliki:
-
Użyj folderów, aby uporządkować wszystkie pliki.
-
Utwórz folder główny dla wszystkich dokumentów, z którymi pracujesz w danym kwartale. W folderze głównym możesz organizować dokumenty i zgłoszenia w podfoldery, aby ułatwić wyszukiwanie podobnych plików.
-
Nazwij foldery znakiem specjalnym (*'!), jeśli chcesz, aby pojawiały się na górze listy.
Zgłoszenie:
-
Użyj folderów, aby uporządkować całą dokumentację.
- Uwzględnij słowo "archiwizacja" w nazwie folderów, aby ułatwić ich identyfikację.
Przewiń pliki do przodu:
-
Użyj folderu, aby przewijać dokumenty .
-
Zmień nazwę folderu utworzonego z przewijania do przodu, aby łatwo było go znaleźć, na przykład Główny folder przewijania do przodu lub Kwartalny folder przewijania do przodu.
-
Jeśli utworzyłeś dodatkowe pliki, które chcesz uwzględnić podczas przewijania do przodu, dodaj je do folderu używanego do przewijania do przodu.
A co ze zgłoszeniami?
Możesz także użyć folderów, aby uporządkować swoje zgłoszenia.Witryna przeprowadzi Cię przez każdy krok, od zbierania dokumentów po ich składanie. Kiedy tworzysz zgłoszenie w Workiva, dodajesz wszystkie pliki i informacje potrzebne do tego zgłoszenia bezpośrednio w krokach zgłoszenia. W kolejnych krokach dowiesz się, co należy zrobić.