W tym przewodniku dowiesz się, jak używać folderów do organizowania plików w obszarze roboczym. Podobnie jak komputer używa folderów do zarządzania plikami, tak i Ty możesz używać folderów w Workiva do porządkowania wszystkich swoich plików.
Przegląd folderów
Foldery są dostępne w każdej przestrzeni roboczej i stanowią preferowany sposób porządkowania wszystkich plików. Możesz na przykład umieścić wszystkie kwartalne dokumenty, arkusze kalkulacyjne i prezentacje w strukturze folderów 2020 > Q4.
Możesz zobaczyć wszystkie foldery w swojej przestrzeni roboczej, wybierając Pliki, a następnie Wszystkie pliki.
-
Wszystkie pliki wyświetlają wszystkie foldery, pliki i zgłoszenia w Twojej przestrzeni roboczej. Zobaczysz tylko te pliki i foldery, do których masz uprawnienia dostępu.
-
Podfoldery utworzone przez dowolną osobę w obszarze roboczym, takie jak folder 2020 i Q4, są wyświetlane w obszarze Pliki.
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy folder i wybierz Nowy podfolder, aby utworzyć więcej folderów, które ułatwią uporządkowanie plików.
Uwaga: Jeśliskopiowałeś pliki i projekty, domyślnie zostaną one umieszczone w folderze o nazwie „Skopiowane elementy” ze znacznikiem czasu.
Jak korzystać z folderów
Powinieneś uporządkować wszystkie swoje pliki za pomocą folderów i użyć opcji Archiwizacja w swoim obszarze roboczym, aby przygotować dokumentację finansową. Możesz przenosić projekty do folderów, aby zachować ich porządek wśród innych materiałów.Użyj folderów, aby:
- Organizuj, znajduj i pracuj z plikami
- Organizuj i śledź dokumenty
- Przewiń pliki do przodu
Plik okruchów chleba
Podczas poruszania się po folderach w Plikizobaczysz wskazówki nawigacyjne. Okruszki chleba pokazują foldery, w których znajdują się pliki, i ułatwiają poruszanie się między zagnieżdżonymi folderami.
Kliknij pole wyboru obok pliku lub folderu, aby wyświetlić jego lokalizację w ścieżce nawigacyjnej powyżej listy plików. Stąd możesz łatwo przejść do dowolnego folderu w hierarchii.
Najlepsze praktyki
Oto kilka wskazówek dotyczących korzystania z folderów w typowym kwartale.
Organizuj pliki:
-
Użyj folderów, aby uporządkować wszystkie swoje pliki.
-
Utwórz folder główny dla wszystkich dokumentów, nad którymi pracujesz w danym kwartale. W folderze głównym możesz organizować dokumenty i pliki, dzieląc je na podfoldery, dzięki czemu łatwiej będzie znaleźć podobne pliki.
-
Nazwy folderów zawierają znak specjalny (*'!), jeśli chcesz, aby pojawiały się na górze listy.
Odkładanie do akt:
-
Użyj folderów, aby uporządkować całą dokumentację.
- Do nazwy teczek dodaj słowo „filing”, aby ułatwić ich identyfikację.
Przewiń pliki do przodu:
-
Użyj folderu, aby przewinąć do przodu dokumenty.
-
Zmień nazwę folderu utworzonego podczas przewijania do przodu, aby można go było łatwo znaleźć, np. Podstawowy folder przewijania do przodu lub Kwartalny folder przewijania do przodu.
-
Jeśli utworzyłeś dodatkowe pliki, które chcesz uwzględnić podczas przewijania do przodu, dodaj je do folderu, którego używasz do przewijania do przodu.
A co z dokumentami?
Do uporządkowania dokumentów możesz również używać folderów.Archiwizacja przeprowadzi Cię przez każdy krok, od zbierania dokumentów po ich archiwizację. Tworząc zgłoszenie w systemie Workiva, dodajesz wszystkie pliki i informacje potrzebne do jego złożenia bezpośrednio w trakcie składania. Poniżej znajdują się kroki umożliwiające podjęcie dalszych działań.