W tym przewodniku dowiesz się, jak używać folderów do organizowania plików w przestrzeni roboczej. Podobnie jak komputer używa folderów do zarządzania plikami, można używać folderów w Workiva do organizowania wszystkich plików.
Przegląd folderów
Foldery są dostępne w każdym obszarze roboczym i są preferowanym sposobem organizowania wszystkich plików. Na przykład wszystkie kwartalne dokumenty, arkusze kalkulacyjne i prezentacje można umieścić w strukturze folderów 2020 > Q4 .
Możesz zobaczyć wszystkie foldery w obszarze roboczym, przechodząc do Pliki , a następnie Wszystkie pliki.
-
Wszystkie pliki zawiera listę wszystkich folderów, plików i plików w obszarze roboczym. Zobaczysz tylko pliki i foldery, do których masz uprawnienia dostępu.
-
Podfoldery utworzone przez dowolną osobę w obszarze roboczym, takie jak folder 2020 i Q4, są wymienione w sekcji Pliki.
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy folder i wybierz Nowy podfolder , aby utworzyć więcej folderów w celu uporządkowania plików.
Uwaga: Jeśli na stronie skopiowano pliki i projekty , zostaną one domyślnie umieszczone w folderze o nazwie "Copied Items" (Skopiowane elementy) ze znacznikiem czasu.
Jak korzystać z folderów
Wszystkie pliki należy uporządkować za pomocą folderów i użyć opcji Filing w obszarze roboczym, aby pracować z dokumentacją finansową. Możesz przenosić projekty do folderów, aby utrzymać je w porządku z innymi materiałami do archiwizacji. Używaj folderów do:
- Organizowanie, wyszukiwanie i praca z plikami
- Organizowanie i śledzenie zgłoszeń
- Przewijanie plików do przodu
Plik bułka tarta
Podczas nawigacji po folderach w witrynie Fileswidoczne będą bułki tartaczne. Okruszki chleba pokazują foldery, w których znajdują się pliki i zapewniają łatwy sposób przechodzenia między zagnieżdżonymi folderami.
Kliknij pole wyboru obok pliku lub folderu, aby wyświetlić jego lokalizację w ścieżce nawigacji nad listą plików. Stamtąd można łatwo przejść do dowolnego folderu w hierarchii.
Najlepsze praktyki
Oto kilka wskazówek dotyczących korzystania z folderów w typowym kwartale.
Organizowanie plików:
-
Użyj folderów, aby uporządkować wszystkie pliki.
-
Utwórz folder główny dla wszystkich dokumentów, z którymi pracujesz w danym kwartale. W folderze głównym można organizować dokumenty i zgłoszenia w podfoldery, aby ułatwić wyszukiwanie podobnych plików.
-
Nazwij foldery znakiem specjalnym (*'!), jeśli chcesz, aby pojawiały się na górze listy.
Zgłoszenie:
-
Użyj folderów, aby uporządkować całą dokumentację.
- W nazwie folderów na dokumenty należy umieścić słowo "filing", aby ułatwić ich identyfikację.
Przewijanie plików do przodu:
-
Użyj folderu, aby przewijać dokumenty .
-
Zmień nazwę folderu utworzonego z przewijania do przodu, aby łatwo było go znaleźć, na przykład Główny folder przewijania do przodu lub Kwartalny folder przewijania do przodu.
-
Jeśli utworzyłeś dodatkowe pliki, które chcesz uwzględnić podczas przewijania do przodu, dodaj je do folderu używanego do przewijania do przodu.
A co ze zgłoszeniami?
Możesz także użyć folderów, aby uporządkować swoje zgłoszenia.Witryna przeprowadzi Cię przez każdy krok, od zbierania dokumentów po ich składanie. Gdy tworzysz zgłoszenie w Workiva, dodajesz wszystkie pliki i informacje potrzebne do tego zgłoszenia bezpośrednio w krokach zgłoszenia. Wypełnianie kroków prowadzi przez kolejne etapy.