Tworzenie narzędzia do śledzenia raportów to trzyetapowy proces, który opiera się na kilku funkcjach Workiva. Zaczniesz od skonfigurowania pól niestandardowych potrzebnych do śledzenia każdego kroku - takich jak kto jest zatwierdzającym dla konkretnego procesu lub raportu - a następnie utworzysz zapytania , aby czerpać z tych danych.
Po skonfigurowaniu tych wejść możesz wysyłać dane do różnych widżetów i tablic dostępnych w Workiva. Umożliwia to Tobie, Twojemu zespołowi i interesariuszom wykonawczym szybkie śledzenie procesu raportowania na pierwszy rzut oka.
Wymagania
Następujące funkcje muszą być włączone w Twojej przestrzeni roboczej:
Aby skonfigurować te funkcje, wymagane są następujące role :
- Właściciel obszaru roboczego
- Administrator pola niestandardowego
- Edytor
Krok 1: Utwórz pola niestandardowe
Pola niestandardowe to unikalne pola utworzone przez Twoją firmę i dodane do istniejących dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych lub prezentacji. Te dopasowane do potrzeb pola są całkowicie dostosowane do Twojej przestrzeni roboczej, ale zbierają i przechowują dane w taki sam sposób, jak natywne pola Workiva. Ta dodatkowa funkcjonalność umożliwia tworzenie niestandardowych raportów i zautomatyzowanych rozwiązań, które nie byłyby dostępne w inny sposób.
Wybierz typ pola niestandardowego "Użytkownik", jeśli chcesz zobaczyć nazwy osób przypisujących, zatwierdzających i innych interesariuszy. Ten niestandardowy typ pola obejmuje wszystkich użytkowników w obszarze roboczym i umożliwia dodatkowe opcje filtrowania za pomocą widżetu Wdata Query.
Podczas filtrowania tego widżetu możesz ustawić filtr na śledzenie określonej osoby lub wybrać opcję "bieżący użytkownik", aby automatycznie wyświetlać zalogowane konto. Ta ostatnia opcja pozwala każdemu członkowi zespołu zawsze widzieć swój własny status po zalogowaniu się do pulpitu nawigacyjnego.
Krok 2: Skonfiguruj swoje zapytania
Dzięki zapytaniom możesz agregować i segmentować dane z platformy Workiva w oparciu o określone kryteria. Aby utworzyć zapytanie, wybierz jego komponenty w naszym kreatorze zapytań typu "przeciągnij i upuść" lub skomponuj własną składnię w zaawansowanym edytorze SQL.
<!--
With queries, you can aggregate sources in the Workiva platform—tables, spreadsheets, and other queries—and segment their data based on specific criteria. To create a query, you can select its components in a drag-and-drop Builder, or compose it in a SQL editor. When you create a query, you:-->
Podczas pracy z dokumentami pamiętaj, aby dodać pole DocumentID do wyników zapytania, ponieważ staną się one klikalnymi hiperłączami w widżetach. Możesz dodawać niestandardowe dane pól do zapytań używając typu źródła COM.
Uwaga: Jest to unikalne dla niestandardowych danych pola. Adresy URL lub identyfikatory dokumentów z innych źródeł będą wyświetlane jako zwykły tekst.
Krok 3: Skonfiguruj widżety i tablice
Widżet zapytania Wdata
Widżet Wdata Query zapewnia szybki podgląd wyników zapytań bezpośrednio z ekranu głównego. Dane mogą być ręcznie odświeżane w dowolnym momencie i wyświetlają te same wyniki, które można znaleźć w Wdata.
Każdy członek Twojego zespołu może spersonalizować własną tablicę - pokazując, ukrywając, filtrując, zmieniając kolejność i rozmiar kolumn - bez wpływu na innych członków przestrzeni roboczej. Ustawienia te są następnie zapisywane i przechowywane w ich własnym profilu.
Filtruj listy użytkowników według "bieżącego użytkownika"
Pole niestandardowe typu "użytkownik" porządkuje członków Twojego obszaru roboczego na liście. Podczas konfigurowania widżetu rozważ dodanie filtra, aby posortować tę kolumnę według "Bieżącego użytkownika". Dzięki temu widżet może działać dla wielu osób bez konieczności tworzenia osobnych tablic dla każdej z nich.
Widżet kluczowych zasobów
Widżet Kluczowe zasoby - znajdujący się wśród widżetów Plik na stronie głównej - umożliwia utworzenie wyselekcjonowanej listy najważniejszych plików, raportów, formularzy i innych zasobów. Po prostu skopiuj i wklej adres URL obiektu do widżetu, a pojawi się on jako "skrót" natychmiast dostępny z ekranu głównego.
Dodaj wymagane pliki do tablicy
Jako właściciel obszaru roboczego możesz dodać wymagane lub w inny sposób ważne pliki do widżetu Kluczowe zasoby i wyświetlić je dla innych użytkowników w obszarze roboczym. Zapewnia to pracownikom łatwy sposób na znalezienie najczęściej używanych plików bezpośrednio z tablicy głównej.
Uwaga: Do tablicy można dodawać tylko zasoby Workiva. Zewnętrzne adresy URL nie są kompatybilne.
FAQ
Dlaczego powinienem używać narzędzia do śledzenia raportów?
Śledzenie raportów w Workiva służy lepszemu zrozumieniu pełnego cyklu życia raportów i sytuacji każdego zespołu w dowolnym momencie. Może zapewnić wgląd w postępy poszczególnych raportów, pomóc zidentyfikować interesariuszy przypisanych do każdego zadania i upewnić się, że jesteś na dobrej drodze do dotrzymania wszelkich nadchodzących terminów.
Czy mogę wyświetlić informacje o jednostce w moim trackerze?
Tak, choć metoda implementacji może się różnić.
Jeśli informacje są powiązane z samą jednostką - takie jak nazwa jednostki lub rozmiar - może nie mieć sensu tworzenie niestandardowego pola, a następnie ustawianie wartości w każdym dokumencie. Zamiast tego możesz rozważyć utworzenie tabeli encji w arkuszu kalkulacyjnym, która przechwyci te informacje.
Aby to zrobić:
- Utwórz pojedynczy wiersz dla każdej jednostki, a następnie dodaj kolumnę dla każdego wymiaru - zaczynając od unikalnego identyfikatora.
- Utwórz niestandardowe pole dla tego identyfikatora i wypełnij jego wartość w każdym pliku.
- Użyj zapytania, aby POŁĄCZYĆ źródło danych arkusza kalkulacyjnego i źródło danych pola niestandardowego.
- Mapuj encje każdego dokumentu na odpowiadające im informacje w arkuszu.
Uwaga: Możesz użyć widżetu Kluczowe zasoby, aby utworzyć skrót do tego arkusza kalkulacyjnego tabeli jednostek.
Czy mogę utworzyć wiele widżetów i tablic?
Tak, właściciele obszarów roboczych mogą tworzyć wiele tablic i przypisywać je do innych osób w obszarze roboczym. Każdy użytkownik może następnie przełączać się między planszami w zależności od potrzeb.
Czy inni mogą tworzyć własne tablice?
Tak, każda osoba może tworzyć własne tablice oprócz tych, które zostały przypisane przez właściciela obszaru roboczego.