Centrum wsparcia Workiva

Tworzenie połączeń jest podstawową funkcją platformy Workiva. To mechanizm łączący dane ze źródłem i synchronizujący je we wszystkich powiązanych plikach, co gwarantuje, że te punkty danych są zawsze takie same — bez względu na to, gdzie są wyświetlane.

Inteligentne linki usprawniają to doświadczenie, umożliwiając dodawanie do linków niestandardowych danych, takich jak nazwa i opis. Dzięki temu dodatkowemu kontekstowi możesz łatwo znajdować i ponownie wykorzystywać łącza w obszarze roboczym lub udostępniać je innym użytkownikom w swojej organizacji.

Inteligentne łącza najlepiej sprawdzają się w przypadku udostępniania konkretnych punktów danych lub wspólnych akapitów narracyjnych między plikami. Aby udostępniać większe zbiory danych surowych lub raportowanych, połącz arkusze z arkuszami kalkulacyjnymi źródłowymi lub docelowymi.

Wymagania

• RolaMenedżera udostępniania danych jest wymagana do udostępniania inteligentnych łączy.
• Aby utworzyć lub edytować inteligentny link, musisz być Właścicielem lub Edytorem pliku źródłowego.
• Po utworzeniu inteligentnego łącza może z niego korzystać każdy użytkownik mający dostęp do danego pliku i sekcji.
• Aby udostępnić łącze inteligentne grupie użytkowników w innej przestrzeni roboczej, ustawienie udostępniania przestrzeni roboczej musi zostać włączone przez administratora organizacji lub administratora przestrzeni roboczej w przestrzeni roboczej docelowej.

Twórz inteligentne linki

Zanim utworzysz inteligentny link, musisz utworzyć nowy link źródłowy w swojej przestrzeni roboczej lub znaleźć istniejący, który chcesz przekonwertować.

Gdy już masz na myśli standardowy link źródłowy, możesz go przekształcić w link inteligentny, wykonując następujące kroki:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy łącze źródłowe i wybierz Opcje łącza > Konwertuj na łącze inteligentne.
   

2. Nadaj nazwę inteligentnemu linkowi i opcjonalnie podaj opis. Aby zakończyć, kliknij Konwertuj na inteligentny link.
   

   Wskazówka: Inteligentne linki są przeznaczone do udostępniania, dlatego wybierz nazwę i opis, które będą łatwo rozpoznawalne dla innych. Możesz nawet rozważyć zastosowanie standardowej konwencji nazewnictwa lub formatu dla wszystkich inteligentnych łączy w swojej organizacji.

Po utworzeniu łącza inteligentnego będzie ono dostępne dla wszystkich uprawnionych użytkowników w Twojej przestrzeni roboczej za pośrednictwem biblioteki łączy inteligentnych.

Wstaw linki z biblioteki inteligentnych linków

Biblioteka inteligentnych łączy to miejsce, w którym przechowywane są wszystkie inteligentne łącza w Twojej przestrzeni roboczej, a także łącza udostępniane z innych przestrzeni roboczych. Z tego miejsca możesz przeglądać wszystkie dostępne inteligentne linki, wyświetlać ich szczegóły i wstawiać je do swoich dokumentów.

Udostępniaj inteligentne łącza innemu użytkownikowi, obszarowi roboczemu lub grupie użytkowników

Inteligentne łącza można łatwo udostępniać innym obszarom roboczym. Jako właściciel inteligentnego łącza musisz jedynie wybrać konkretną przestrzeń roboczą i użytkownika (lub grupę użytkowników), z którymi chcesz je udostępnić. Po udostępnieniu łącza odbiorca łącza inteligentnego będzie miał możliwość „rozszerzenia dostępu” na innych użytkowników w danej przestrzeni roboczej.

Możesz udostępnić pojedynczy inteligentny link, wszystkie inteligentne linki w określonej sekcji lub każdy inteligentny link w pliku.

Uwaga: Do udostępniania inteligentnych łączy wymagana jest rola „Menedżera udostępniania danych”.

Co odbiorca inteligentnego łącza może zrobić z udostępnionymi danymi?

Po udostępnieniu i zaakceptowaniu inteligentnego łącza odbiorca może wykonać szereg czynności związanych z tą treścią:

• Mogą kopiować dane łącza.
• Mogą wyszukać łącze w bibliotece danego obszaru roboczego i wstawić je do innego dokumentu.
• Mogą rozszerzyć dostęp do tego łącza, aby inni użytkownicy w tej samej przestrzeni roboczej mogli z niego korzystać.

Możesz także przejść do karty Szczegóły, aby sprawdzić, kto zaakceptował udostępnienie i czy dodał je do swojej biblioteki obszaru roboczego.

A co w sytuacji, gdy inteligentny link został już udostępniony niektórym użytkownikom?

W przypadku zbiorczego udostępniania łącza inteligentnego wielu użytkownikom, istniejący użytkownicy otrzymają powiadomienie tylko wtedy, gdy nastąpi zmiana w danych bazowych. 

Jeśli chcesz usunąć istniejących użytkowników z udostępnionego obszaru, musisz edytować konkretny inteligentny link.

Dodaj udostępnione inteligentne łącza do biblioteki swojego obszaru roboczego

Gdy udostępnimy Ci nowy inteligentny link, otrzymasz wiadomość e-mail na adres podany w Twoim profilu Workiva. Sama wiadomość e-mail nie zawiera bezpośredniego łącza do udostępnionego elementu, ale możesz uzyskać do niego dostęp, otwierając dowolny plik w swojej przestrzeni roboczej i przechodząc do biblioteki inteligentnych łączy.

Oto jak to działa:

1. Otwórz dowolny arkusz kalkulacyjny, dokument lub prezentację w swoim miejscu pracy.
2. Otwórz panel Łączenie po prawej stronie ekranu.

3. Kliknij ikonę Zarządzaj biblioteką w prawym górnym rogu zakładki Biblioteka.
   

   Uwaga: Pomarańczowa kropka oznacza, że ​​w Twojej bibliotece dostępny jest nowy link lub aktualizacja.

4. Wszystkie udostępnione linki, które nie zostały zaakceptowane, pojawią się w sekcji Oczekujące aktualizacje > Nowe udostępnione linki. Wybierz link i kliknij Dodaj nowy link, aby dodać go do swojej biblioteki.
   

Korzystanie ze współdzielonych inteligentnych linków

Udostępnione inteligentne łącza pojawią się w bibliotece Twojego obszaru roboczego i działają w zasadzie tak samo jak natywne inteligentne łącza. Zauważysz, że link Przejdź do źródła jest wyłączony w przypadku linków udostępnianych, ponieważ plik źródłowy znajduje się w innej przestrzeni roboczej.

Aby uzyskać informacje na temat wstawiania inteligentnych łączy do dokumentów, zapoznaj się z sekcją Wstawianie łączy tego artykułu.

Rozszerz uprawnienia do udostępnianych inteligentnych linków

Odbiorcy inteligentnych łączy automatycznie otrzymują uprawnienia na poziomie właściciela do udostępnionego łącza. Dzięki temu jako odbiorca możesz rozszerzyć dostęp na innych użytkowników w tej samej przestrzeni roboczej.

Aby rozszerzyć dostęp na innych użytkowników:

1. Otwórz dowolny arkusz kalkulacyjny, dokument lub prezentację w swoim miejscu pracy.
2. Otwórz panel Łączenie po prawej stronie ekranu.
3. Kliknij ikonę Zarządzaj biblioteką w prawym górnym rogu zakładki Biblioteka.
    
4. 
5. Przejdź do zakładki Udostępnione inteligentne łącza.
6. Kliknij Rozszerz dostęp dla inteligentnego łącza, które chcesz edytować.
7. Wybierz niezbędne uprawnienia i kliknij Zastosuj zmiany.
   

Więcej informacji na temat zarządzania uprawnieniami znajdziesz w naszym artykule Aktualizacja uprawnień do plików.

Uprawnienia specyficzne dla inteligentnych linków

Udostępnij aktualizacje za pomocą inteligentnych linków

Wszelkie aktualizacje inteligentnych łączy wprowadzone w Twojej głównej przestrzeni roboczej muszą być celowo udostępniane innym przestrzeniom roboczym. Ten dodatkowy krok daje współdzielonym przestrzeniom roboczym szansę na przejrzenie przychodzących danych przed zatwierdzeniem zmian.

1. Otwórz dowolny arkusz kalkulacyjny, dokument lub prezentację w swoim miejscu pracy.
2. Otwórz panel Łączenie po prawej stronie ekranu.
3. Przejdź do zakładki Szczegóły.

4. Kliknij ikonę Udostępnij w prawym górnym rogu panelu i wybierz Udostępnij aktualizacje.
   

   Uwaga: Pomarańczowa kropka oznacza, że ​​inteligentny link został zaktualizowany, ale nie udostępniony.

5. Wprowadź krótki opis zmian. Kontekst ten jest często używany, gdy odbiorcy są w trakcie cyklu przeglądu lub raportują dane za poprzedni okres.
6. Kliknij Udostępnij aktualizacje, aby zakończyć.
   

Akceptuj aktualizacje udostępnianych inteligentnych linków

Jako odbiorca udostępnionego inteligentnego linku otrzymasz wiadomość e-mail za każdym razem, gdy aktualizacja zostanie opublikowana i udostępniona. Gdy dostępna będzie aktualizacja, w panelu Łączenie pojawi się również mała pomarańczowa kropka.

1. Otwórz dowolny arkusz kalkulacyjny, dokument lub prezentację w swoim miejscu pracy.
2. Otwórz panel Łączenie po prawej stronie ekranu.
3. Kliknij ikonę Zarządzaj biblioteką w prawym górnym rogu zakładki Biblioteka.
   

4. Wszystkie aktualizacje, które nie zostały zaakceptowane, będą widoczne w sekcji Oczekujące aktualizacje > Aktualizacje udostępnionych linków. Wybierz link i kliknij Akceptuj aktualizacje, aby otrzymać zaktualizowane dane.
   

   Uwaga: Możesz również kliknąć Przejrzyj, aby zobaczyć porównanie zmian przed zaakceptowaniem aktualizacji.

Przejrzyj aktualizacje

Przycisk Przejrzyj w poprzedniej sekcji umożliwia porównanie zmian przed ich zatwierdzeniem w obszarze roboczym. Jeśli dostępnych jest wiele aktualizacji, użyj strzałek w lewym dolnym rogu, aby przełączać się między nimi.

Gdy będziesz gotowy, kliknij Akceptuj aktualizacje, aby opublikować nowe wartości we wszystkich miejscach docelowych w obszarze roboczym.  

Kopiuj inteligentne linki

Aby ułatwić proces przewijania do przodu, można opcjonalnie uwzględnić inteligentne łącza podczas kopiowania pliku lub folderu. Dzięki temu możesz zachować aktualne łącza podczas kopiowania plików lub całkowicie je zresetować.

Poniższe opcje dotyczą konkretnie łączy inteligentnych:

• Dołącz metadane dla wszystkich inteligentnych linków źródłowych: Zaznacz to pole, aby zachować nazwy i opisy skopiowanych inteligentnych linków źródłowych. Spowoduje to utworzenie zduplikowanych wpisów w bibliotece, ale można je będzie później edytować. Odznacz to pole, aby wykluczyć istniejące nazwy i opisy ze skopiowanych inteligentnych linków źródłowych.
• Zachowaj łącza docelowe między obszarami roboczymi: Zaznacz to pole, aby zachować inteligentne łącza z innych
  obszarów roboczych połączone z ich bieżącym źródłem. Odznacz to pole, aby usunąć linki.

Dowiedz się więcej o kopiowaniu plików i folderów.

Uwaga: Te opcje są widoczne tylko wtedy, gdy w obszarze roboczym włączono inteligentne łącza.

Przywróć i usuń inteligentne linki

Po dodaniu inteligentnego linku możesz go przywrócić do standardowego linku źródłowego i usunąć z biblioteki. Można również bezpośrednio usuwać stare, nieużywane lub porzucone inteligentne łącza udostępniane z innych obszarów roboczych.

Uwaga: Jeśli nadal udostępniasz link inteligentny, możesz dodać go ponownie później z sekcji Oczekujące aktualizacje > Nowe udostępnione linki biblioteki.

Rzeczy, które warto wiedzieć

• Linki pochodzące z obszarów roboczych GRC nie są obecnie zgodne z linkami inteligentnymi.
• Inteligentne łącza są uwzględniane i nazywane w raporcie Łącza do dokumentów .