Ten artykuł jest przeznaczony dla:
- Właściciele obszarów roboczych
- Właściciele programów posiadający role Raportowania zrównoważonego rozwojui Kierownika ds. kopii
Możesz gromadzić dane z wielu lat na potrzeby raportów dotyczących środowiska, społeczeństwa i ładu korporacyjnego (ESG) lub zrównoważonego rozwoju z Programu Zrównoważonego Rozwoju. W Przeglądzie programuWłaściciel obszaru roboczego lub programu może w razie potrzeby zarządzać latami sprawozdawczymi programu.
Dodaj rok sprawozdawczy
Aby rozpocząć zbieranie danych za nowy rok sprawozdawczy, należy dodać rok do Program zrównoważonego rozwoju. Dodając rok, kopiujesz — lub przewijasz do przodu — dane metryczne z innego roku i wybierasz szczegóły wartości oraz pliki, od których chcesz zacząć.
Krok 1. Przygotuj pliki do przeniesienia do przodu
Po dodaniu nowego roku Program może skopiować pliki w celu gromadzenia danych lub raportowania wartości metrycznych. Przed dodaniem roku wybierz pliki, które chcesz przenieść do przodu:
- Zdecyduj, czy chcesz kontynuować zbieranie wartości za pośrednictwem dowolnych połączonych plików źródłowychczy zamiast tego użyć uproszczonego portalu Workiva Tasks.
- Zidentyfikuj dodatkowe pliki do skopiowania, takie jak procesy używane z połączonymi plikami źródłowymi, arkusz kalkulacyjny Factbook lub pliki raportów.
Aby przygotować te pliki do przeniesienia do przodu:
-
W Plikach utwórz osobne foldery dla plików źródłowych i plików sprawozdawczych — odpowiednio — w innym folderze identyfikującym rok sprawozdawczy:
-
W folderze plików źródłowych uwzględnij wszystkie powiązane pliki źródłowe wartości, które chcesz zachować na nowy rok, na przykład arkusz kalkulacyjny Zbieranie danych.
Wskazówka: Aby ułatwić identyfikację plików źródłowych powiązanych z wartościami, użyj zapytania z programem jako źródłem. Program wyświetla również pliki źródłowe wartości po dodaniu nowego roku.
- W folderze plików reporting uwzględnij arkusz kalkulacyjny Factbook i wszystkie powiązane z nim wyniki raportowania.
Wskazówka: Aby uzyskać większą przejrzystość, uwzględnij rok w nazwie każdego folderu, np.
Pliki źródłowe dotyczące zrównoważonego rozwoju 20XXlubPliki raportowe dotyczące zrównoważonego rozwoju 20XX. -
-
Aby zidentyfikować wszystkie pliki, które program będzie odtwarzał, kliknij prawym przyciskiem myszy folder nadrzędny i wybierz opcję Raport powiązanych plików, aby zidentyfikować pliki zapewniające łącza źródłowe do plików w swoich folderach.
Uwaga: Jeśli Twój arkusz kalkulacyjnyFactbook pojawia się w raporcie Połączone pliki dla plików źródłowych, usuń jego łącza źródłowe. Używaj Factbooka wyłącznie jako źródła do raportowania wyników, nie do zbierania danych.
-
W przypadku każdego pliku źródłowego wymienionego w raporcie Połączone pliki przejrzyj jego panel Połączenia, aby ustalić, czy połączenia przychodzące pochodzą z innej przestrzeni roboczej — takiej jak arkusz kalkulacyjny lub współdzielone zapytanie — lub czy mają źródła z danymi z Łańcuchów.
Uwaga: Jeśli plik źródłowy ma te połączenia przychodzące, może być konieczne ponowne utworzenie połączenia w kopii pliku utworzonej podczas przewijania do przodu.
- Aby ustalić, czy plik źródłowy wymieniony w Raporcie plików powiązanych używa Procesów do automatyzacji przepływów pracy zadań, wyszukaj w Pliki Proces , a następnie otwórz każdy Proces i sprawdź, czy jego działania mają zastosowanie do pliku źródłowego.
Jeśli plik używa procesu, dołącz plik procesu do odpowiedniego folderu pliku.
Krok 2. Dodaj rok sprawozdawczy
Po skonfigurowaniu plików do przeniesienia do przodu należy dodać nowy rok do programu:
- W Programie zrównoważonego rozwojuwybierz Przegląd programu z konspektu, a następnie wybierz Zarządzaj latami sprawozdawczymi z menu.
- Sprawdź, czy w programie nie ma już nowego roku i kliknij Dodaj rok.
Krok 3. Wybierz szczegóły wartości, które chcesz przenieść do przodu
Aby ułatwić zbieranie danych, skonfiguruj nowy rok, używając tych samych metryk, co w poprzednim roku:
-
W polu Nowy rokwprowadź rok sprawozdawczy, który chcesz dodać, w czterocyfrowym formacie
RRRR.Uwaga: Można dodać tylko lata, które jeszcze nie istnieją w Programie. Aby przejść do istniejącego roku — takiego jak ten, do którego wcześniej dodano symbol zastępczy — najpierw usuń go z programu.
- Wybierz, z którego z istniejących lat chcesz skopiować dane statystyczne.
- W Kopiuj do nowego rokuwybierz szczegóły metryki, które chcesz przenieść do przodu:
- Zebrane wartości, aby rozpocząć nowy rok z tymi samymi danymi zebranymi bezpośrednio w metrykach lub za pomocą zadań Workiva
- Notatki pomocnicze, służące do przechowywania notatek dostarczonych podczas zbierania danych, takich jak dowody lub kontekst dla przypisów lub narracji sprawozdawczej
- Zadania, aby zachować te same zadania i instrukcje dla noworocznego zbierania danych. Jeśli tak, wybierz także, czy chcesz ustawić terminy oddania zadań dostosowane do nowego roku.
Krok 4. Wybierz pliki do skopiowania
Następnie wybierz pliki, które chcesz przenieść na nowy rok:
- Wybierz, czy skopiować połączone pliki źródłowe wartości:
- Aby użyć tylko zadań Workiva do zbierania danych w nowym roku, wyczyść Połączone pliki źródłowe.
-
Aby zachować połączenia z plikami źródłowymi wartości, wybierz Połączone pliki źródłowe, a następnie wybierz pliki, które chcesz przenieść do przodu z istniejącego roku.
Uwaga: Jeśli zdecydujesz się na przeniesienie pliku źródłowego do przodu, Program skopiuje również powiązane z nim pliki źródłowe.
Wskazówka: Jeśli odznaczysz pole wyboru pliku źródłowego, zadania jego wartości będą zamiast tego używać zadań Workiva do zbierania danych w nowym roku.
- Aby uwzględnić inne pliki w przewijaniu do przodu — takie jak Procesy, arkusz kalkulacyjny Factbook lub wyniki raportów — kliknij Kopiuj dodatkowe pliki, a następnie przejdź do plików, które chcesz skopiować, i wybierz je; na przykład te w
Pliki raportów zrównoważonego rozwoju 20XXlub w folderze20XXprzygotowane do przewijania do przodu. -
W polu Kopiuj z plikówwybierz, co ma zawierać kopia pliku.
Kopiuj z plików Opis Wszystkie komentarze Kopiuje wszystkie wątki komentarzy — Otwarte i rozwiązane — w plikach Etykiety konspektu Kopie etykiety zastosowane do konturów
Uwaga: W kopiach etykiety konturowe będą domyślnie wyłączone . Po przewinięciu do przodu wybierz, czy chcesz włączyć etykiety konturowe dla każdej kopii.
Załączniki Kopie załączników przesłanych do plików
Uwaga: Znaczniki załącznika nie są uwzględniane w kopiach.
Automatyzacje Kopie automatyzacji używanych w plikach, np. w celu automatyzacji gromadzenia danych ze zintegrowanych systemów źródłowych
Uwaga: Aby zmniejszyć liczbę błędów w kopiach, uwzględnij wszystkie elementy używane do uruchamiania automatyzacji plików.
Uwaga: W kopiach automatyzacje będą domyślnie wyłączone Po przewinięciu do przodu wybierz, czy aktywować automatyzację w każdej kopii.
Połączenia przychodzące i wychodzące Kopiuje wszystkie połączenia z plików — przychodzące ze źródeł danych i wychodzące do plików docelowych
Uwaga: Jeśli uwzględnisz arkusz kalkulacyjny Zbiór danych lub Księga faktów, wybierz Połączenia przychodzące i wychodzące. Następnie możesz dostosować parametry połączeń w kopiach utworzonych podczas przewijania do przodu.
Wartości komórek wejściowych Kopiuje wszelkie dane wprowadzone w komórkach wejściowych w plikach, na przykład tam, gdzie osoby przypisane przygotowują wartości metryczne.
Uwaga: Jeśli odznaczysz tę opcję, kopie będą zawierać puste komórki wejściowe, a nie wartości wprowadzone w tych komórkach.
Wskazówka: Kopie tworzone automatycznie zachowują wszelkie znaczniki języka XBRL (Extensible Business Reporting Language).
- Wybierz, czy zapisać kopie w nowym, czy istniejącym folderze:
- Jeśli Nowy folder, wprowadź jego nazwę i wybierz miejsce, w którym chcesz go utworzyć.
- Jeśli Istniejący folder, wybierz folder, w którym chcesz zapisać kopie.
-
Po wybraniu wszystkich szczegółów, które mają zostać przeniesione na nowy rok, kliknij Dodaj rok.
Uwaga: W zależności od liczby metryk, pojawienie się nowego roku w Programie może potrwać kilka minut; w tym czasie nie należy dodawać ani usuwać wartości metryk ani zadań w Kopiuj z roku. Jeśli dołączysz pliki, otrzymasz powiadomienie e-mailem, gdy zostaną utworzone ich kopie.
Krok 5. Ustaw nowy rok
Po zakończeniu przewijania do przodu przygotuj nowy rok w Programie zrównoważonego rozwoju oraz — jeśli jest uwzględniony — w arkuszach kalkulacyjnych Zbieranie danych i Księga faktów.
W Programie zrównoważonego rozwojuedytuj dane noworoczne w razie potrzeby, aby przygotować się do zbierania danych:
- Zaktualizuj wszelkie powiązane treści z Sustainability Explorer lub załączniki referencyjne na podstawie wytycznych na nowy rok.
- Skonfiguruj częstotliwość lub wymiary niestandardowe gromadzenia danych w nowym roku.
- Usuń metryki lub wartości, dla których nie jest już wymagane gromadzenie danych w nowym roku.
- Dostosuj zadania i terminy w razie potrzeby, np. w związku ze zmianami kadrowymi lub w związku z weekendami i świętami.
Wskazówka: Podczas konfigurowania metryk na nowy rok raportowania możesz wysyłać zadania do osób przypisanych do ich wartości, aby rozpocząć zbieranie danych.
Wskazówka: Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniach do nowego roku, skontaktuj się z działem pomocy technicznej Workiva lub partnerem wdrażającym, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Jeżeli dodasz arkusz kalkulacyjny Data Collection jako plik źródłowy w przewijaniu do przodu, skonfiguruj jego kopię na nowy rok:
- W sekcji Źródło dostosuj arkusz Daty na nowy rok.
- W panelu Połączenia ] wybierz Przychodzące , zaktualizuj parametry połączeń do nowego roku i kliknij Zastosuj i odśwież.
- Aby zaktualizować dowolne powiązane formuły lub miejsca docelowe, kliknij Publikuj.
Wskazówka: Aby pomóc w zachowaniu danych zebranych w poprzednim roku po przeniesieniu do przodu, Właściciel pliku może zablokować edycję określonych sekcji lub całego pliku.
Uwaga: Jeśli arkusz kalkulacyjny gromadzenia danych lub inny plik źródłowy ma połączenie przychodzące z innego obszaru roboczego lub dane dostarczone przez łańcuch, może być konieczne ponowne utworzenie połączenia w kopii utworzonej podczas przewijania do przodu.
Jeśli w procesie przewijania uwzględnisz arkusz kalkulacyjny Factbook, skonfiguruj jego kopię na nowy rok:
- Dostosuj arkusz Daty w sekcji Administracja, aby odzwierciedlał nowy rok.
- Z panelu Połączenia wybierz Przychodzące , następnie zaktualizuj parametry połączeń do nowego roku i kliknij Odśwież .
- Aby zaktualizować wszystkie powiązane formuły i miejsca docelowe, kliknij Publikuj .
Wskazówka: Aby pomóc zachować dane z poprzedniego roku lub wyniki raportowania po przeniesieniu do przodu, Właściciel pliku może zablokować edycję określonych sekcji lub całego pliku.
Uwaga: Jeśli arkusz kalkulacyjny Factbook lub inny plik raportowania ma połączenie przychodzące z innego obszaru roboczego lub dane dostarczone przez łańcuch, może być konieczne ponowne utworzenie połączenia w kopii utworzonej podczas przewijania do przodu.
Uwaga: Jeśli zdecydujesz się skopiować etykiety konturowe lub automatyzacje z plików, wybierz, czy chcesz włączyć etykiety konturowe, czy aktywować automatyzacje dla każdej kopii.
Usuń rok sprawozdawczy
Można usunąć rok z programu, łącznie ze wszystkimi jego wartościami metrycznymi i wszelkimi trwającymi zadaniami zbierania danych.
Wskazówka: Zamiast usuwać wszystkie wartości z danego roku, możeszzamiast tego usunąć określone wartości metryczne.
Aby usunąć rok:
- W Programie zrównoważonego rozwojuwybierz Przegląd programu z konspektu, a następnie wybierz Zarządzaj latami sprawozdawczymi z menu.
- Z roku sprawozdawczego wybierz Usuń rok.
- Kliknij Usuń.
Cofnij przewijanie do przodu
W razie potrzeby możesz cofnąć nowy rok, np. po to, aby dodać go ponownie z innymi szczegółami lub plikami.
Uwaga: Upewnij się, że usuniesz rok dodany podczas przewijania do przodu, a nie inny rok, który może zawierać zebrane wartości.
Aby cofnąć przewijanie do przodu:
- Z Programu Zrównoważonego Rozwoju, usuń nowy rok z Przeglądu programu.
- Z Plikiusuń wszystkie kopie plików utworzone podczas przewijania do przodu.