For å hjelpe deg med å spore og administrere datainnsamlingen for en bærekraftsrapportering, kan du legge til beregninger til de respektive emnene i Sustainability Program. Hvert emne kan inneholde flere beregninger; for eksempel kan et emne Scope 1-utslipp inneholde flere beregninger for å spore verdier basert på utslippskilder, for eksempel Stasjonær forbrenning, Mobil forbrenning, og Kuldemedier.
Trinn 1. Legg til metrikken
Tips: For å raskt legge til en beregning kan du duplisere en beregning som allerede finnes i emnet, for eksempel for å starte med de samme referansene til rammeverket, programkoder eller forespørselsdetaljer.
- Fra Sustainability Program kan du legge til måleenheten fra enten oversikten eller emnet:
- Velg emnet for beregningen i oversikten, klikk deretter på Sett inn element i oversikten, Beregning, og velg den nye beregningen.
- Klikk på Add metric for å opprette en ny beregning fra bunnen av.
-
Hvis emnet allerede har en beregning som ligner på den du vil legge til, velger du Duplicate fra menyen for den aktuelle beregningen.
Merk: Hvis du dupliserer en beregning med et tilkoblet kildeark, må den nye beregningsverdien ha sin egen tilkoblede celle. En celle i regnearket kan bare kobles til én beregning.
- Velg emnet for beregningen i oversikten, klikk deretter på Sett inn element i oversikten, Beregning, og velg den nye beregningen.
- Dobbeltklikk og rediger navnet på den nye beregningen for å identifisere den.
Trinn 2. Skriv inn metrikkens detaljer
I Metric details kan du oppgi informasjon om metrikken:
-
Skriv inn en beskrivelse for å gi mer kontekst om beregningen.
Tips: I menyen for beregningen kan du velge å vise eller skjule beskrivelsen, for eksempel for å fjerne et tomt felt eller bare vise langt innhold på forespørsel.
- I Relatert innhold i Sustainability Explorer, angir du hvilket innhold i Sustainability Explorer beregningen er i samsvar med, for eksempel spesifikke rammeverksopplysninger og standarder.
- I Programtagger, velger du eventuell tilleggsinformasjon som organisasjonen din sporer for sine beregninger.
- I Referansevedlegg, laster du opp eventuelle filer om det overordnede målet, for eksempel rapporteringsretningslinjer eller eksempelformler.
Trinn 3. Konfigurer metrikkens verdier
En beregning kan samle inn en enkelt årlig verdi eller flere verdier gjennom året, for eksempel basert på innsamlingsperiode eller egendefinert dimensjon.
Tips: Fra Programoversikt kan programeiere sette opp egendefinerte dimensjoner for verdiene som skal samles inn gjennom beregninger, for eksempel for ulike steder, forretningsenheter eller demografi.
- Velg hvilken type data som skal samles inn for beregningen på Konfigurer beregning:
- Tall, for eksempel for en kvantitativ verdi eller måling
- Valuta, for et pengebeløp
- Prosent, for en prosentandel eller sats
- Tekst, for eksempel for et kvalitativt svar
- Dato, for eksempel for tidsbaserte data
- For et tall, en valuta eller en prosent velger du også måleenheten.
- Velg om det skal kreves notater eller vedlegg for å støtte verdiene.
- Hvis du vil samle inn flere verdier basert på en egendefinert dimensjon, klikker du på Legg til dimensjon, og velger dimensjonen du vil bruke.
- Fra Verdier klikker du på Legg til verdier.
- Velg Innsamlingsperiode, og velg deretter innsamlingsfrekvensen for beregningens verdier - årlig, halvårlig, kvartalsvis eller månedlig - og hvilke perioder det skal samles inn verdier for.
- Hvis du også bruker en egendefinert dimensjon, velger du hvilke av verdiene som skal samles inn, og klikker på Next.
-
Se gjennom de mulige beregningsverdiene basert på de valgte periodene og dimensjonsverdiene, og klikk på Apply.
Tips: Hvis du vil ekskludere en beregningsverdi, for eksempel hvis en innsamlingsperiode ikke gjelder for en dimensjonsverdi, klikker du på Remove.
Hvis du vil vite mer, kan du gå til Konfigurer datainnsamlingen for en beregning i Sustainability Program.
Trinn 4. Samle inn verdier
For å gjøre datainnsamlingen enklere, kan du samle inn verdiene for en metrikk:
- Direkte i beregningen, gjennom Sustainability Program
- Gjennom en tilkoblet kildefil, for eksempel Datainnsamling regneark eller et policydokument.
- Gjennom datainnsamlingsoppgaver, som tildeles medlemmer av arbeidsområdet som kan forberede og godkjenne verdier via en tilkoblet kildefil eller den strømlinjeformede Workiva Tasks-portalen
For å angi en verdi direkte gjennom metrikken:
- Gå til Sustainability Program, åpne beregningen, og velg deretter verdiens rapporteringsår og innsamlingsperiode.
- I Values skriver du inn verdien i raden, for eksempel basert på dimensjonsverdien.
- I Notes kan du skrive inn ytterligere informasjon om verdien, for eksempel en fotnote eller støttemateriale.
- I Vedlegg klikker du på Legg ved for å laste opp eller lenke til et støttevedlegg, for eksempel en regning, en Workiva-fil eller en nettressurs.
- For å indikere at verdien er samlet inn, velger du Complete fra menyen.
Merk: Hvis beregningen krever notater eller vedlegg, kan du bare fylle ut en verdi når den også inkluderer underlagsmaterialet.
Slik henter du verdien fra en kildefil, for eksempel regnearket Data Collection:
- Gå til Sustainability Program, åpne beregningen, og velg deretter verdiens rapporteringsår og innsamlingsperiode.
- I Verdier velger du Rediger detaljer fra menyen for verdien.
- I Verdi klikker du på Koble til kilde.
- Bla til og velg kildefilen, og klikk deretter på Åpne fil.
- Fra kildefilen velger du cellen eller innholdet som skal angi verdien, høyreklikker og velger Koble kilde til metrikk til fullfør tilkoblingen.
Merk: Hvis Datainnsamling er kilden, må du først oppdatere de innkommende tilkoblingene for å inkludere den nye beregningen i Kilde -delen.
Tips: Hvis en tilkoblet regnearkcelle ikke har noen verdi, vises koordinatene i Value på måleinstrumentet.
Hvis du vil vite mer, kan du se Koble Workiva-kildefiler til Sustainability Program-verdier.
Tilordne medlemmer av arbeidsområdet til å forberede og godkjenne verdien:
- Gå til Sustainability Program, åpne beregningen, og velg deretter verdiens rapporteringsår og innsamlingsperiode.
- I Oppgaver klikker du på Opprett oppgave.
- Skriv inn et unikt navn for å identifisere oppgaven.
- I Assignee velger du medlemmene som skal utarbeide verdien og underlagsmaterialet, og angir deretter forfallsdato.
- For å tilordne medlemmer som skal godkjenne den forberedte verdien, klikker du på Legg til godkjenningstrinn, og velger deretter godkjennere og deres forfallsdatoer.
- Skriv inn eventuelle instruksjoner for å hjelpe medlemmene med å fullføre oppgaven.
- I Verdier velger du hvilke av beregningsverdiene som skal inkluderes i oppgaven, og klikker på Bruk.
Merk: Hvis du samler inn data via Workiva Oppgaver-portalen, kan du inkludere flere verdier i samme oppgave. Verdier som samles inn via en tilkoblet kildefil, krever hver sin separate oppgave.
- Klikk på Opprett oppgave.
Når du har opprettet oppgaver, kan du sende dem til de som skal utføre dem når du er klar til å starte datainnsamlingen:
- Velg oppgavene som skal sendes i Oppgaver, klikk deretter på Administrer oppgaver, velg Send, og velg om du vil varsle mottakerne om oppgavene deres.
- Velg år og rapporteringsperiode for verdiene som skal samles inn, og klikk deretter på Send oppgaver eller velg Send uten varsler.
Tips: Hvis du velger å sende oppgaver med varslinger, får mottakeren en e-post med beskjed om oppgavene sine. For å redusere e-posttretthet kan du velge å sende uten varsler, slik at oppgaven bare vises i oppgavene deres på Home eller i Workiva Oppgaver-portalen.
Når en mottaker fullfører en oppgave, får godkjenneren en oppgave for å bekrefte verdien. Du kan spore statusen for datainnsamlingen fra beregningen eller det tilhørende programmet eller emnet.
Hvis du vil vite mer, kan du gå til Manage metric tasks in Sustainability Program (Beta).
Merk: For å inkludere de innsamlede verdiene i regnearket Factbook, må oppdatere innkommende tilkoblinger for å inkludere den nye beregningen i Source -seksjonen.
Hvis du vil vite mer, kan du gå til Samle inn metriske verdier for bærekraftsprogrammet.