Lær de tre vanlige måtene å hente Workiva-filer og -data til din egen lagring for samsvar, revisjon og katastrofegjenoppretting, og styringspraksisene som holder en automatisert eksportpipeline pålitelig.
Denne artikkelen fokuserer på
- Hvorfor skal data hentes tilbake fra Workiva?
- Velge en eksportmetode: Manuell, Kjeder eller API
- Hvordan hver metode fungerer, trinn for trinn
- Ledende praksiser for tillatelser, tjenestekontoer og filstyring
Hvorfor skal data hentes tilbake fra Workiva?
Strategier for datalagring kan variere basert på spesifikke organisasjonsbehov. Selv om Workivas skybaserte bekvemmelighet tjener mange arbeidsflyter godt, bør organisasjoner vurdere om deres regulatoriske, juridiske, forretningskontinuitets- eller datastyringskrav krever at Workiva-artefakter beholdes utenfor den primære plattformen.
Når dette er tilfelle, kan repatriering av data, kopiering av ferdigstilte dokumenter, regneark og rapporter til din egen infrastruktur gi verdi på tvers av flere organisasjonsdomener:
- Bedriftsstyring og samsvar: Mange interne IT-policyer og reguleringsorganer dikterer at eksterne økonomiske rapporter, regulatoriske data og interne revisjonsfiler må arkiveres uavhengig av det primære produksjonsmiljøet for å opprette en uforanderlig oversikt.
- Revisjon og historisk verifisering: Arkivering av øyeblikksbilder fra bestemte tidspunkter lar deg bevare nøyaktige historiske tilstander. Dette garanterer at interne team kan gjennomgå tidligere innleveringer eller kontrollmiljøer nøyaktig slik de eksisterte i løpet av et bestemt revisjonsvindu.
- Enhetlig lagringsstrategi: De fleste selskaper har allerede et hovedrammeverk for datalagring. Programmatisk arkivering mater Workiva-postene dine direkte inn i eksisterende interne databaser og lokale systemer, slik at samsvarsdataene er perfekt i tråd med eksisterende bedriftsinfrastruktur og oppbevaringspolicyer.
- Planlegging av forretningskontinuitet: Nettverksbrudd og internettbrudd skjer. Å ha uavhengige, lokale kopier av dokumentene dine gir teamene en kritisk sikkerhetsløsning. Hvis kontorene mister forbindelsen under en hasterapport eller et rapporteringsvindu, sitter du ikke fast. Du har fortsatt umiddelbar, offline tilgang til dataene dine akkurat når du trenger dem som mest.
Velge en metode
Det finnes tre vanlige metoder for å hente kritisk informasjon tilbake internt. Veien du velger avhenger av din tekniske kapasitet, hvor mye manuell innsats du ønsker å ta på deg, og din generelle risikotoleranse:
| Manuell eksport | Kjeder | API | |
|---|---|---|---|
| Automatisering | Manuell | Helautomatisert | Helautomatisert |
| Nødvendig ferdighet | Ingen | Arbeidsområdeadministrator (lavkode) | Utvikler |
| Hvordan den leverer filer | Direkte nedlasting | Planlagt push til lagring | Planlagt henting via skript |
| Skalerer til store miljøer | Nei | Ja | Ja |
| Løpende vedlikehold | Høy innsats, lav ferdighet | Lav/middels, administrert i brukergrensesnittet | Høyere kode for å vedlikeholde |
| Typisk eier | Sluttbruker | Workiva Admin/CoE-team | IT-team |
Vurder å bruke manuell eksport hvis: du har et enkelt arbeidsområde, et lite filvolum eller bare trenger et engangsarkiv på slutten av en rapporteringssyklus.
Vurder å bruke Chains hvis: du ønsker planlagte, automatiserte eksporter konfigurert utelukkende i Workiva, uten å skrive kode.
Vurder å bruke API-et hvis: du er en større organisasjon med utviklerressurser og ønsker eksport integrert i en bedriftsomfattende sikkerhetskopierings- eller ETL-pipeline.
Metode 1: Manuell eksport
Manuell eksport bruker det innebygde grensesnittet til Workiva-plattformen. Brukere navigerer direkte til filer for å generere og laste ned sikkerhetskopier til en lokal stasjon eller nettverksstasjon.
- Åpne dokumentet, regnearket, presentasjonen eller Wdata-tabellen du vil sikkerhetskopiere.
- Fra Fil -menyen velger du Eksporter .
- Lagre filen som PDF, DOCX, PPTX, XLSX eller CSV på et hvilket som helst sted du har tilgang til.
Relaterte artikler:
Metode 2: Automatiser eksport med kjeder
Chains er Workivas innebygde automatiseringsmotor. En arbeidsområdeadministrator bygger en arbeidsflyt i Chain Builder som kjører etter en tidsplan eller manuell utløser, samler filene du har listet opp og sender dem til ekstern lagring.
Slik går arbeidsflyten:
- Les kontrollarket som viser objekt-ID-ene som skal eksporteres.
- Kjør målrettede eksporter ved å gå gjennom hver objekttype og eksporter den, samtidig som tidsstempler for fullføring logges tilbake til kontrollarket.
- Send til lagring hver eksport sendes til den valgte destinasjonen: SFTP, Amazon S3, Microsoft Azure, Google Cloud Storage, OneDrive eller e-post.
- Flytt internt Teamets eksisterende filflyttingsprosess tar den derfra til den endelige lagringsplasseringen.
- Bruk styringskoder filer er merket i henhold til sikkerhets- og oppbevaringspolicyene dine.
Relaterte artikler:
Metode 3: Automatiser eksport med API-et
Organisasjoner med utviklerressurser kan bruke Workiva API og lage skript for eksport direkte til egen infrastruktur.
Slik går arbeidsflyten:
- Bruk Workiva API for å få listen over målobjekter.
- Analyser og køsett den returnerte JSON-en og bygg en kø med elementer gruppert etter destinasjon.
- Utløser eksport som sender en POST-forespørsel til hvert objekteksportendepunkt (endepunktene varierer etter objekttype).
- Avstemning for fullføring av jobbstatusen inntil eksporten er fullført.
- Last ned filen ved å bruke den midlertidige URL-en Workiva oppgir for å hente filen til ditt eget system.
- Flytt internt, og bruk deretter styringskoder samme som ovenfor.
Utviklerressurser:
- Workiva-utviklerhub
- Workiva-plattformen og Wdata API-dokumentasjonen
- Workiva Platform API-regneark
- Wdata Files API-referanse
Ledende praksis før du automatiserer
Sett opp tillatelser riktig. Uansett hvilken metode du bruker, trenger OAuth2 Grant som kjører eksporten leser- eller redigeringstilgang til alle objekter i kontrollarket ditt, ellers kan eksporten hoppe over filer i stillhet, noe som etterlater hull i sikkerhetskopien.
Bruk en dedikert tjenestekonto , ikke en personlig pålogging. Å knytte automatisering til én ansatts legitimasjon betyr at prosessen brytes i det øyeblikket personen slutter eller endrer rolle. En tjenestekonto gir deg også et rent, uavhengig revisjonsspor for hver eksport.
Ikke ta sikkerhetskopi av alt, sjekk det først. Lag en rask inventarliste:
- Identifiser dine viktigste regneark, dokumenter, presentasjoner og tabeller
- Evaluer hvilke som faktisk har samsvars- eller revisjonsverdi
- Kategoriser dem etter hvor ofte de må eksporteres (daglig, ukentlig, ved syklusslutt)
Design for ID-er som endres. objekt-ID-er endres når filer rulles over, arkiveres eller kopieres. I stedet for å hardkode ID-er inn i et skript, kan du hente dem dynamisk fra et kontrollark ved starten av hver kjøring. Se Finn ID-er for Workiva-filer og -elementer for hvordan du finner dem manuelt, eller bruk kommandoene List Files / List Datasets i Chains for dynamisk henting.