Hvis du har problemer med å få tilgang til filer, redigere innhold eller administrere tillatelser i Workiva, svarer denne artikkelen på vanlige spørsmål og forklarer hvordan tillatelser fungerer på tvers av arbeidsområder, mapper og filer. Bruk denne veiledningen til å feilsøke vanlige tilgangsproblemer og forstå hvordan du tildeler tillatelser riktig.
Problemer med tilgang og synlighet
Hvorfor har jeg ikke tilgang til en fil selv om jeg har riktig rolle?
Det å ha en arbeidsområderolle som Leser, Redigeringsverktøyeller Begrenset oppstart gir ikke automatisk tilgang til alle filer i det arbeidsområdet. Tillatelser i Workiva brukes på flere nivåer, inkludert mapper og individuelle filer.
Dette betyr at du kan ha riktig rolle, men fortsatt ikke få tilgang til en fil hvis den ikke eksplisitt er delt med deg, eller hvis du ikke har tilgang til mappen der filen ligger.
For å løse dette:
- Søk etter filen ved hjelp av søkefeltet i fanen Filer for å bekrefte om du kan finne den direkte.
- Hvis det forventes at filen skal nås via en mappe, be en arbeidsområdeeier om å bekrefte at du har tilgang til mappen og eventuelle overordnede mapper. Manglende mappetilgang kan forhindre at filen vises i mappetreet.
- Bekreft med en arbeidsområdeeier eller en bruker med eiertillatelser at du har fått tilgang til filen.
- Om nødvendig, be dem om å oppdatere tillatelsene dine og lagre endringene.
Etter at tillatelsene er oppdatert, oppdater nettleseren din for å sikre at endringene trer i kraft.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Forstå tillatelser og Angi mappetillatelser.
Hvorfor har noen tilgang til en fil, men ikke en lenket fil?
Tillatelser i Workiva overføres ikke automatisk mellom koblede filer, for eksempel regneark som er koblet til et dokument.
Dette betyr at en bruker kan ha tilgang til én fil, men ikke kunne samhandle med koblede data i en annen fil.
For å løse dette:
- Åpne panelet Lenkeegenskaper og generer rapporten for dokumentlenker.
- Åpne hver koblede fil og sjekk tillatelsene.
- Gi brukeren riktig tilgang. Eier- eller Redaktør- tillatelser lar brukeren redigere det lenkede innholdet.
Hvorfor vises ikke nye brukere når jeg prøver å legge dem til?
Etter at du har lagt til en ny bruker i et arbeidsområde, kan det være en kort forsinkelse før vedkommende vises i tillatelsesinnstillingene. Dette er forventet oppførsel mens systemet oppdateres.
Hvis en bruker ikke vises med en gang:
- Vent noen minutter til arbeidsområdet synkroniseres.
- Oppdater nettleseren din.
- Logg ut av Workiva og logg inn igjen.
- Prøv å legge til brukeren på nytt i tillatelsesinnstillingene.
Hvis problemet vedvarer, må du bekrefte at brukeren ble lagt til i arbeidsområdet.
Se Legge til brukere i et arbeidsområde for mer informasjon.
Redigerings- og tillatelseskonflikter
Hvorfor kan jeg ikke redigere filen selv om jeg har redigeringstillatelse eller eiertillatelse til den?
Arbeidsområderoller og -tillatelser bestemmer hva en bruker kan gjøre i Workiva, og tilgang gis på flere nivåer, inkludert mapper, individuelle filer og seksjoner i en fil. Selv om du har tillatelse til å redigere som [ eller som eier som, kan begrensninger i et av disse områdene hindre deg i å redigere.
For å løse dette:
-
Be en arbeidsområdeeier om å gjennomgå rollene som er tildelt kontoen din. Vis Finn medlemmer og administratorer for å finne en arbeidsområdeeier.
Merk: Tildeling av flere arbeidsområderoller kan føre til konflikt i tilgangen. Det anbefales å tildele kun én av følgende roller per bruker: Redaktør, Viser eller Begrenset oppstarter.
- Hvis filen ligger i en mappe, må du sørge for at du har tilgang til den mappen og eventuelle overordnede mapper. Manglende mappetilgang kan påvirke muligheten din til å finne og arbeide med filen. Du kan fortsatt få tilgang til filen via søk eller nylige filer. For mer informasjon, se Angi mappetillatelser.
- Se gjennom filens avanserte tillatelser:
- Sjekk om du har tilgang til Redaktør eller Eier tildelt direkte eller gjennom en gruppe.
- Hvis du har en individuell tillatelse tildelt, overstyrer den gruppetillatelser.
- Hvis du er en del av flere grupper, brukes det høyeste tillatelsesnivået.
- Bekreft at du har minst redigeringstilgang til seksjonene du må oppdatere.
- Hvis noen tillatelser oppdateres, lagre endringene og oppdater nettleseren for å sikre at oppdateringene trer i kraft.
Hvis du vil vite mer, kan du se Avanserte tillatelser og Forstå tillatelser.
Hvorfor kan jeg ikke redigere en fil selv om jeg er eier?
Hvis du ikke kan redigere en fil til tross for at du er oppført som eier, er problemet vanligvis relatert til tillatelser på filnivå eller avanserte tillatelser.
I Workiva kontrolleres tilgang separat på arbeidsområde-, fil- og seksjonsnivå. Det er mulig å være eier av et arbeidsområde, men fortsatt ha begrenset tilgang til en bestemt fil.
Vanlige årsaker inkluderer:
- Du har lesertilgang på filnivå.
- Avanserte tillatelser begrenser redigering.
- Du har ikke den nødvendige arbeidsområderollen (Redaktør) for å gjøre endringer.
For å fikse dette:
- Åpne filen og sjekk tilgangsnivået ditt.
- Se gjennom Avanserte tillatelser for å sikre at du har Redaktørtilgang eller Eiertilgang .
- Om nødvendig, be en fileier om å oppdatere tillatelsene dine.
Når den er oppdatert, oppdater filen for å bruke endringene. Hvis du fortsatt støter på problemer, må du bekrefte at du har rollen Redaktør i arbeidsområdet, som er nødvendig for redigering.
Lær mer i Forstå tillatelser og Avanserte tillatelser.
Hvorfor kan jeg ikke gjøre endringer i en bestemt seksjon?
I tillegg til tillatelser på filnivå, kan seksjoner ha sine egne tilgangsinnstillinger. Dette lar team kontrollere hvem som kan redigere bestemte deler av en fil.
Hvis du kan se en fil, men ikke redigere en seksjon, skyldes det sannsynligvis begrensninger på seksjonsnivå.
For å løse dette:
- Sjekk om seksjonen er begrenset ved å bruke Avanserte tillatelser.
- Bekreft tilgangsnivået ditt for den spesifikke seksjonen.
- Be fileieren eller seksjonseieren om å gi deg tilgang til Redaktør eller Eier.
Etter at tillatelsene er oppdatert, skal du kunne gjøre endringer umiddelbart.
For mer informasjon, se Avanserte tillatelser.
Hvorfor kan ikke en bruker godkjenne eller avvise sporingsendringer?
Godkjenning eller avvisning av sporingsendringer krever spesifikke tillatelser på både fil- og seksjonsnivå.
Vanligvis:
- Brukere må ha Eier tilgang til filen og relevante seksjoner for å godkjenne eller avvise endringer.
- Redaktører kan avvise sporede endringer.
- Redaktører kan kanskje godkjenne endringer avhengig av filinnstillingene.
For å løse dette:
- Bekreft brukerens tillatelser i filen via Avanserte tillatelser.
- Gjennomgå tillatelser på seksjonsnivå.
- Oppdater tillatelser etter behov.
Merk: Fileiere administrerer sporingsendringer for alle seksjoner, mens seksjonseiere bare administrerer seksjonene de eier. Når sporingsendringer er aktivert for hele filen, kan ikke seksjonseiere overstyre disse innstillingene.
Lær mer i Spor endringer og Avanserte tillatelser.
Administrere og gjennomgå tillatelser
Hvordan gir jeg noen tilgang til en fil eller mappe?
Tilgang gis både på arbeidsområdet og på fil- eller mappenivå, så du må kanskje fullføre begge trinnene.
For å gi tilgang:
- Legg brukeren til i arbeidsområdet hvis de ikke allerede er lagt til.
- Høyreklikk på filen eller mappen og velg Tillatelser.
- Velg brukeren og tilordne en rolle, for eksempel Leser, Redaktøreller Eier.
- Lagre endringene dine.
Husk at mappetillatelser kanskje ikke automatisk gjelder for eksisterende filer, så du må kanskje oppdatere begge.
For trinnvis veiledning, se Angi mappetillatelser og Oppdater filtillatelser.
Hvordan kan jeg se hvem som har tilgang til en fil eller mappe?
Du kan se gjennom tillatelser direkte fra filen eller mappen.
- Høyreklikk på filen eller mappen.
- Velg Tillatelser.
- Se gjennom tillatelsesrutenettet, som inkluderer Eier, Redaktør, Viser, og Ingen tilgang.
For bredere oversikt kan arbeidsområdeeiere eksportere en tillatelsesrapport. Denne funksjonen kan være begrenset til bestemte arbeidsområder og krever tilgang som arbeidsområdeeier.
Ting å vite
- Arbeidsområderoller og fil- eller mappetillatelser administreres separat.
- Avanserte tillatelser kan overstyre standardtilgang.
- Tillatelser må kanskje oppdateres på flere nivåer, inkludert arbeidsområde, mappe, fil og seksjon.
- Det kan ta noen minutter før noen endringer, som å legge til nye brukere, vises.