I denne veiledningen lærer du hvordan du bruker mapper til å organisere filer i et arbeidsområde. På samme måte som datamaskinen din bruker mapper til å administrere filer, kan du bruke mapper i Workiva til å organisere alle filene dine.
Oversikt over mapper
Mapper er tilgjengelige i alle arbeidsområder og er den foretrukne måten å organisere alle filene dine på. Du kan for eksempel legge alle kvartalsdokumenter, regneark og presentasjoner i en mappestruktur 2020 > Q4 .
Du kan se alle mappene i arbeidsområdet ditt ved å gå til Files og deretter All Files.
-
Alle filer viser alle mapper, filer og arkiver i arbeidsområdet ditt. Du ser bare de filene og mappene du har tilgang til.
-
Undermapper som er opprettet av andre i arbeidsområdet, for eksempel en 2020- og Q4-mappe, vises under Files.
-
Høyreklikk på en mappe og velg Ny undermappe for å opprette flere mapper for å organisere filene.
Merk: Hvis du kopierte filer og prosjekter, blir de som standard plassert i en mappe med navnet "Copied Items" og et tidsstempel.
Slik bruker du mapper
Du bør organisere alle filene dine i mapper og bruke Filing-alternativet i arbeidsområdet for å arbeide med en finansiell arkivering. Du kan flytte prosjekter til mapper for å holde dem organisert sammen med annet arkivmateriale. Bruk mapper til å:
- Organisere, finne og jobbe med filer
- Organisere og holde oversikt over innleveringer
- Rull frem filer
Fil brødsmuler
Du vil se brødsmuler når du navigerer gjennom mappene dine på Files. Brødsmulene viser mappene der filene befinner seg, og gjør det enkelt å navigere mellom de nestede mappene.
Klikk i avmerkingsboksen ved siden av en fil eller mappe for å se hvor den befinner seg i brødsmulestien over listen over filer. Derfra kan du enkelt navigere til en hvilken som helst mappe i hierarkiet.
Beste praksis
Her er noen tips for bruk av mapper i et typisk kvartal.
Organiser filer:
-
Bruk mapper til å organisere alle filene dine.
-
Opprett en primærmappe for alle dokumenter du jobber med i løpet av et kvartal. I hovedmappen kan du organisere dokumenter og arkiver i undermapper for å gjøre det enkelt å finne lignende filer.
-
Navngi mapper med et spesialtegn (*'!) hvis du vil at de skal vises øverst i listen.
Arkivering:
-
Bruk mapper til å organisere all arkiveringsdokumentasjonen.
- Inkluder "filing" i navnet på arkivmappene for å gjøre det lettere å identifisere dem.
Rull frem filer:
-
Bruk en mappe til å rulle frem dokumenter.
-
Gi mappen som opprettes fra roll forward, et nytt navn slik at den er lett å finne, for eksempel Primary Roll-Forward Folder eller Quarterly Roll-Forward Folder.
-
Hvis du har opprettet flere filer som du vil ta med når du ruller fremover, legger du dem til i mappen du bruker til å rulle fremover.
Hva med arkivering?
Du kan også bruke mapper til å organisere innleveringene dine.Filing veileder deg gjennom hvert trinn, fra innhenting av dokumenter til direkte arkivering. Når du oppretter en arkivering i Workiva, legger du til alle filene og all informasjonen som trengs for arkiveringen, direkte i arkiveringstrinnene. Trinnene for arkivering viser deg hva du skal gjøre videre.