I denne veiledningen lærer du hvordan du bruker mapper til å organisere filer i et arbeidsområde. På samme måte som datamaskinen din bruker mapper til å administrere filer, kan du bruke mapper i Workiva til å organisere alle filene dine.
Oversikt over mapper
Mapper er tilgjengelige i alle arbeidsområder og er den foretrukne måten å organisere alle filene dine på. For eksempel kan du legge alle kvartalsvise dokumenter, regneark og presentasjoner i en 2020 > Q4 mappestruktur.
Du kan se alle mappene i arbeidsområdet ditt ved å gå til Filerog deretter Alle filer
-
Alle filer viser en liste over alle mapper, filer og arkiver i arbeidsområdet ditt. Du vil bare se filene og mappene du har tilgang til.
-
Undermapper som er opprettet av noen i arbeidsområdet, for eksempel en 2020- og Q4-mappe, er oppført under Filer.
-
Høyreklikk på en mappe og velg Ny undermappe for å opprette flere mapper som hjelper med å organisere filer.
Merk: Hvis dukopierte filer og prosjekter, blir de som standard plassert i en mappe med navnet «Kopierte elementer» og et tidsstempel.
Slik bruker du mapper
Du bør organisere alle filene dine ved hjelp av mapper og bruke Arkiveringsalternativet i arbeidsområdet ditt for å jobbe med en økonomisk arkivering. Du kan flytte prosjekter til mapper for å holde dem organisert sammen med annet arkiveringsmateriell.Bruk mapper til å:
- Organiser, finn og arbeid med filer
- Organiser og hold oversikt over arkiver
- Fremrull filer
Fil brødsmuler
Du vil se brødsmuler når du navigerer gjennom mappene dine i Filer. Brødsmulene viser deg mappene der filene befinner seg, og gir en enkel måte å navigere mellom de nestede mappene.
Klikk på avmerkingsboksen ved siden av en fil eller mappe for å se plasseringen i brødsmulebanen over fillisten. Derfra kan du enkelt navigere til hvilken som helst mappe i hierarkiet.
Beste praksis
Her er noen tips for bruk av mapper i et typisk kvartal.
Organiser filer:
-
Bruk mapper til å organisere alle filene dine.
-
Opprett en primærmappe for alle dokumentene du jobber med i løpet av et kvartal. I hovedmappen kan du organisere dokumenter og arkiver i undermapper for å gjøre det enkelt å finne lignende filer.
-
Gi mapper et spesialtegn (*'!) hvis du vil at de skal vises øverst i listen.
Innlevering:
-
Bruk mapper til å organisere all dokumentasjonen din.
- Inkluder «arkivering» i navnet på arkivmapper for å gjøre det enkelt å identifisere dem.
Rull frem filer:
-
Bruk en mappe til å rulle fremover dokumenter.
-
Gi mappen som ble opprettet fra fremrullingen nytt navn, slik at den er enkel å finne, for eksempel Primær mappe for fremrulling eller Kvartalsvis mappe for fremrulling.
-
Hvis du har opprettet flere filer du vil inkludere når du ruller fremover, legger du dem til i mappen du bruker til å rulle fremover.
Hva med innleveringer?
Du kan også bruke mapper til å organisere arkivene dine.Arkivering veileder deg gjennom hvert trinn, fra innsamling av dokumenter til live-arkivering. Når du oppretter en innlevering i Workiva, legger du til alle filene og informasjonen som trengs for den innleveringen direkte i innleveringstrinnene. Innleveringstrinnene veileder deg gjennom hva du skal gjøre videre.