Å bygge en rapportsporing er en tretrinnsprosess som bygger på flere Workiva-funksjoner. Du begynner med å sette opp egendefinerte felt som trengs for å spore hvert trinn - for eksempel hvem som godkjenner en bestemt prosess eller rapport - og deretter bygger du spørringer for å bruke disse dataene.
Når disse inngangene er konfigurert, kan du sende ut dataene til de ulike -widgetene og -tavlene som er tilgjengelige i Workiva. På denne måten kan du, teamet ditt og interessenter i ledelsen raskt følge med på rapporteringsprosessen.
Krav
Følgende funksjoner må være aktivert i arbeidsområdet ditt:
For å konfigurere disse funksjonene kreves følgende roller :
- Eier av arbeidsområdet
- Egendefinert feltadministrator
- Redaktør
Trinn 1: Opprett egendefinerte felt
Egendefinerte felt er unike felt som virksomheten oppretter og legger til i eksisterende dokumenter, regneark eller presentasjoner. Disse formålstilpassede feltene er helt og holdent tilpasset arbeidsområdet ditt, men de samler inn og lagrer data på samme måte som et opprinnelig Workiva-felt. Denne ekstra funksjonaliteten gjør det mulig å lage tilpassede rapporter og automatiserte løsninger som ellers ikke er tilgjengelige.
Velg den egendefinerte felttypen "Bruker" hvis du vil se navnene på tildelere, godkjennere og andre interessenter. Denne egendefinerte felttypen inkluderer alle brukere i arbeidsområdet og muliggjør ytterligere filtreringsalternativer via widgeten Wdata Query.
Når du filtrerer denne widgeten, kan du stille inn filteret til å spore en bestemt person eller velge "nåværende bruker" for automatisk å vise den innloggede kontoen. Sistnevnte alternativ gjør at hvert teammedlem alltid kan se sin egen status når de logger inn på dashbordet.
Trinn 2: Konfigurer spørringene dine
Med spørringer kan du aggregere og segmentere data fra Workiva-plattformen basert på spesifikke kriterier. For å opprette en spørring kan du enten velge komponenter i vår dra-og-slipp Query Builder eller komponere din egen syntaks i den avanserte SQL-editoren.
<!--
With queries, you can aggregate sources in the Workiva platform—tables, spreadsheets, and other queries—and segment their data based on specific criteria. To create a query, you can select its components in a drag-and-drop Builder, or compose it in a SQL editor. When you create a query, you:-->
Når du arbeider med dokumenter, må du sørge for å legge til DocumentID-feltet i søkeresultatene, ettersom disse blir klikkbare hyperlenker i widgetene dine. Du kan legge til egendefinerte feltdata i spørringer ved hjelp av COM-kildetypen.
Merk: Dette er unikt for egendefinerte feltdata. URL-adresser eller DocumentID-er fra andre kilder vises bare som ren tekst.
Trinn 3: Konfigurer widgeter og tavler
Wdata Query-widgeten
Wdata Query-widgeten gir en oversikt over søkeresultatene direkte fra startskjermen. Dataene kan oppdateres manuelt når som helst og viser de samme resultatene som i Wdata.
Hvert teammedlem kan tilpasse sin egen tavle - ved å vise, skjule, filtrere, omorganisere og endre størrelsen på kolonnene - uten at det påvirker noen andre i arbeidsområdet. Disse innstillingene lagres og beholdes i deres egen profil.
Filtrer brukerlister etter "nåværende bruker"
Den egendefinerte felttypen "bruker" ordner medlemmene av arbeidsområdet ditt i en liste. Når du konfigurerer widgeten, bør du vurdere å legge til et filter for å sortere kolonnen etter "Current User". Dette gjør at widgeten kan brukes av flere personer uten at det er nødvendig å opprette separate tavler for hver person.
Widget for viktige ressurser
Med widgeten Nøkkelressurser - som du finner blant Fil-widgetene på - kan du lage en samlet liste over de viktigste filene, rapportene, skjemaene og andre ressurser. Kopier og lim inn objektets URL-adresse i widgeten, så vises den som en "snarvei" som er umiddelbart tilgjengelig fra Hjem-tavlen.
Legg til nødvendige filer på tavlen
Som eier av et arbeidsområde kan du legge til nødvendige eller på annen måte viktige filer i en nøkkelressurs-widget og gjøre dem synlige for andre brukere i arbeidsområdet. Dette gjør det enkelt for de ansatte å finne de mest brukte filene sine direkte fra Hjem-tavlen.
Merk: Bare Workiva-ressurser kan legges til på tavlen. Eksterne nettadresser er ikke kompatible.
VANLIGE SPØRSMÅL
Hvorfor bør jeg bruke en rapportsporing?
Rapportsporing i Workiva brukes til å få en bedre forståelse av hele rapporteringssyklusen og hvor hvert team befinner seg til enhver tid. Det kan gi innsikt i fremdriften i de enkelte rapportene, bidra til å identifisere hvilke interessenter som er tildelt hver oppgave, og sikre at du er i rute for å overholde kommende tidsfrister.
Kan jeg se enhetsinformasjon i sporingsenheten min?
Ja, selv om implementeringsmetoden kan variere.
Hvis informasjonen er knyttet til selve entiteten - for eksempel entitetens navn eller størrelse - er det kanskje ikke fornuftig å opprette et egendefinert felt og deretter angi verdien i hvert dokument. I stedet kan du vurdere å opprette en entitetstabell i et regneark som fanger opp denne informasjonen.
For å gjøre dette:
- Opprett én rad per enhet, og legg deretter til en kolonne for hver dimensjon - og begynn med en unik identifikator.
- Opprett et egendefinert felt for denne identifikatoren, og fyll inn verdien på hver fil.
- Bruk en spørring til å JOINNE datakilden for regnearket og datakilden for det egendefinerte feltet.
- Tilordne entiteten i hvert dokument til den tilsvarende informasjonen i arket.
Merk: Du kan bruke widgeten Nøkkelressurser til å opprette en snarvei til dette regnearket for entitetstabeller.
Kan jeg opprette flere widgeter og tavler?
Ja, eiere av arbeidsområder kan opprette flere tavler og tildele dem til andre i arbeidsområdet. Hver bruker kan deretter veksle mellom tavlene etter behov.
Kan andre opprette sine egne tavler?
Ja, hver person kan opprette sine egne tavler i tillegg til de som er tildelt av eieren av arbeidsområdet.