Workiva kundestøttesenter

Kobling er en grunnleggende del av Workiva-plattformen. Det er mekanismen som kobler data til en kilde og synkroniserer dem på tvers av alle de lenkede filene dine, slik at disse datapunktene alltid er de samme – uansett hvor de vises.

Smarte lenker forbedrer denne opplevelsen ved å la deg legge til tilpassede data i lenkene dine, for eksempel navn og beskrivelse. Denne ekstra konteksten hjelper deg med å enkelt finne og gjenbruke lenker i et arbeidsområde, eller dele dem med andre brukere på tvers av organisasjonen.

Smarte lenker er best egnet for å dele spesifikke rapporterte datapunkter eller delte narrative avsnitt mellom filer. For å dele større samlinger av rådata eller rapporterte data, kobler du ark til kilde- eller målregneark i stedet

Krav

• RollenDatadelingsadministrator er nødvendig for å dele smartlenker.
• For å opprette eller redigere en smartlenke må du være en eier eller redigerer av kildefilen.
• Når en smart lenke er opprettet, kan alle brukere med tilgang til filen og seksjonen bruke den.
• For å dele en smartlenke med en brukergruppe i et annet arbeidsområde, må innstillingen del arbeidsområde aktiveres av en organisasjonsadministrator eller arbeidsområdeadministrator i målarbeidsområdet.

Lag smarte lenker

Før du oppretter en smartlenke, må du opprette en ny kildelenke i arbeidsområdet ditt eller finne en eksisterende lenke du vil konvertere.

Når du har en standard kildelenke i tankene, kan du gjøre den om til en smartlenke ved å fullføre disse trinnene:

1. Høyreklikk på kildelenken, og velg Lenkealternativer > Konverter til smartlenke.
   

2. Gi smartlenken et navn, og oppgi en valgfri beskrivelse. Klikk på Konverter til smartlenke for å fullføre.
   

   Tips: Smartlenker er ment å deles, så velg et navn og en beskrivelse som er lett identifiserbar for andre. Du kan til og med vurdere å bruke en standard navnekonvensjon eller et format for alle smartlenkene i organisasjonen din.

Når en smartlenke er opprettet, vil den være tilgjengelig for alle tillatte brukere i arbeidsområdet ditt via biblioteket for smarte lenker.

Sett inn lenker fra det smarte lenkebiblioteket

Smartlenkebiblioteket er der alle smartlenkene i arbeidsområdet ditt – i tillegg til de som deles fra andre arbeidsområder – lagres. Fra dette området kan du bla gjennom alle de smarte lenkene som er tilgjengelige for deg, se detaljene deres og sette dem inn i dokumentene dine.

Del smarte lenker med en annen bruker, et annet arbeidsområde eller en annen brukergruppe

Smarte lenker deles enkelt med andre arbeidsområder. Som eier av en smartlenke trenger du bare å velge det spesifikke arbeidsområdet og brukeren (eller brukergruppen) du vil dele den med. Når den er delt, vil mottakeren av smartlenken ha muligheten til å «utvide tilgang» til andre brukere i det arbeidsområdet.

Du kan dele en individuell smartlenke, alle smartlenkene i en bestemt seksjon eller alle smartlenkene i filen.

Merknad: Rollen «Datadelingsadministrator» er nødvendig for å dele smartlenker.

Hva kan en mottaker av en smartlenke gjøre med de delte dataene?

Når en smartlenke er delt og akseptert, kan mottakeren gjøre en rekke ting med innholdet:

• De kan kopiere lenkedataene.
• De kan søke etter lenken fra biblioteket i det arbeidsområdet og sette den inn i et annet dokument.
• De kan utvide tilgangen til den lenken slik at andre brukere i samme arbeidsområde kan få tilgang til den.

Du kan også gå til Detaljer-fanen for å se hvem som har godtatt en deling og om de har lagt den til i arbeidsområdebiblioteket sitt.

Hva om en smartlenke allerede er delt med noen brukere?

Når du massedeler en smartlenke med flere brukere, vil eksisterende brukere bare motta et varsel hvis det har vært en endring i de underliggende dataene. 

Hvis du trenger å fjerne eksisterende brukere fra en deling, må du redigere den bestemte smartlenken.

Legg til delte smartlenker i arbeidsområdebiblioteket ditt

Når en ny smartlenke deles med deg, vil du motta en e-post til adressen du har oppgitt i Workiva-profilen din. Selve e-posten inneholder ikke en direkte lenke til det delte elementet, men du kan få tilgang til den ved å åpne en hvilken som helst fil i arbeidsområdet ditt og gå til biblioteket med smarte koblinger.

Slik fungerer det:

1. Åpne et hvilket som helst regneark, dokument eller presentasjon i arbeidsområdet ditt.
2. Åpne Lenking -panelet på høyre side av skjermen.

3. Klikk på ikonet Administrer bibliotek øverst til høyre i Bibliotek-fanen.
   

   Merknad: En oransje prikk indikerer at en ny lenke eller oppdatering er tilgjengelig i biblioteket ditt.

4. Alle delte lenker som ikke er godkjent, vises i delen Ventende oppdateringer > Nye delte lenker. Velg lenken og klikk på Legg til ny lenke for å legge den til i biblioteket ditt.
   

Bruk av delte smartlenker

Delte smartlenker vises i biblioteket i arbeidsområdet ditt og fungerer stort sett på samme måte som innebygde smartlenker. Du vil legge merke til at Gå til kilde-lenken er deaktivert for delte lenker siden kildefilen ligger i et annet arbeidsområde.

Hvis du vil ha informasjon om hvordan du setter inn smartlenker i dokumentene dine, kan du se delen Sett inn lenker i denne artikkelen.

Utvid tillatelser til delte smartlenker

Mottakere av smartlenker får automatisk eierrettigheter til den delte lenken. Som mottaker gir dette deg muligheten til å utvide tilgangen til andre brukere innenfor samme arbeidsområde.

For å utvide tilgangen til andre brukere:

1. Åpne et hvilket som helst regneark, dokument eller presentasjon i arbeidsområdet ditt.
2. Åpne Lenking -panelet på høyre side av skjermen.
3. Klikk på ikonet Administrer bibliotek øverst til høyre i Bibliotek-fanen.
    
4. 
5. Gå til fanen Delte smartlenker.
6. Klikk på Utvid tilgang for smartlenken du vil redigere.
7. Velg de nødvendige tillatelsene og klikk på Bruk endringer.
   

Hvis du vil ha mer informasjon om administrasjon av tillatelser, kan du se artikkelen vår Oppdater filtillatelser.

Tillatelser spesifikke for smarte lenker

Del oppdateringer om smarte lenker

Alle oppdateringer av smarte lenker som gjøres i ditt primære arbeidsområde må deles målrettet med andre arbeidsområder. Dette ekstra trinnet gir delte arbeidsområder en mulighet til å gjennomgå de innkommende dataene før de forplikter seg til endringen.

1. Åpne et hvilket som helst regneark, dokument eller presentasjon i arbeidsområdet ditt.
2. Åpne Lenking -panelet på høyre side av skjermen.
3. Gå til fanen Detaljer.

4. Klikk på Del -ikonet øverst til høyre i panelet og velg Del oppdateringer.
   

   Merknad: En oransje prikk indikerer at en smartlenke har blitt oppdatert, men ikke delt.

5. Skriv inn en kort beskrivelse av endringene dine. Denne konteksten brukes ofte når mottakere er midt i en evalueringssyklus eller rapporterer om en tidligere periode.
6. Klikk på Del oppdateringer for å fullføre.
   

Godta oppdateringer til delte smartlenker

Som mottaker av en delt smartlenke vil du motta en e-post hver gang en oppdatering publiseres og deles. Du vil også se en liten oransje prikk i Koblingspanelet når en oppdatering er tilgjengelig.

1. Åpne et hvilket som helst regneark, dokument eller presentasjon i arbeidsområdet ditt.
2. Åpne Lenking -panelet på høyre side av skjermen.
3. Klikk på ikonet Administrer bibliotek øverst til høyre i Bibliotek-fanen.
   

4. Eventuelle oppdateringer som ikke er godkjent, vises i delen Ventende oppdateringer > Oppdateringer av delte lenker. Velg lenken og klikk på Godta oppdateringer for å motta de oppdaterte dataene.
   

   Merknad: Du kan også klikke på Se gjennom for å se en side-om-side-sammenligning av endringene før du godtar en oppdatering.

Vurder oppdateringer

Gjennomgangsknappen i forrige avsnitt lar deg sammenligne endringer før du lagrer dem i arbeidsområdet ditt. Når flere oppdateringer er tilgjengelige, bruker du pilene nederst til venstre for å veksle mellom hver oppdatering.

Når du er klar, klikker du på Godta oppdateringer for å publisere de nye verdiene til alle destinasjoner i arbeidsområdet ditt.  

Kopier smarte lenker

For å forenkle fremrullingsprosessen kan smarte lenker valgfritt inkluderes når en fil eller mappe kopieres. Dette lar deg beholde gjeldende koblinger når du kopierer filer, eller tilbakestille dem helt.

Følgende alternativer gjelder spesifikt for smarte lenker:

• Inkluder metadata for alle smartlenker til kilden: Kryss av i denne boksen for å beholde navn og beskrivelser på de kopierte smartlenkene til kilden. Dette vil opprette dupliserte oppføringer i biblioteket ditt, men de kan redigeres senere. Fjern merket i denne boksen for å ekskludere eksisterende navn og beskrivelser fra de kopierte kilde-smartlenkene.
• Oppretthold mållenker på tvers av arbeidsområder: Kryss av i denne boksen for å beholde smartlenker fra andre
  arbeidsområder koblet til deres nåværende kilde. Fjern merket i denne boksen for å fjerne lenkene.

Lær mer om kopiering av filer og mapper.

Merknad: Disse alternativene vises bare hvis smarte lenker er aktivert i arbeidsområdet ditt.

Tilbakestill og fjern smartlenker

Når en smartlenke er lagt til, kan du tilbakestille den til en standard kildelenke og fjerne den fra biblioteket. Du kan også fjerne gamle, ubrukte eller forlatte smartlenker som har blitt delt fra andre arbeidsområder, direkte.

Merknad: Hvis smartlenken fortsatt deles med deg, kan du legge den til på nytt senere fra delen Ventende oppdateringer > Nye delte lenker i biblioteket.

Ting å vite

• Lenker som stammer fra GRC-arbeidsområder er ikke kompatible med smartlenker for øyeblikket.
• Smartlenker er inkludert, og ropt opp med navn, i rapporten Dokumentlenker.