Leer de drie meest voorkomende manieren om Workiva-bestanden en -gegevens naar uw eigen opslag te halen voor naleving van regelgeving, audits en noodherstel, en ontdek de beheerpraktijken die een geautomatiseerde exportpipeline betrouwbaar houden.
Dit artikel richt zich op
- Waarom data uit Workiva terughalen?
- Een exportmethode kiezen: Handmatig, Kettingen of de API
- Hoe elke methode stap voor stap werkt.
- Toonaangevende werkwijzen voor machtigingen, serviceaccounts en bestandsbeheer.
Waarom data uit Workiva terughalen?
Strategieën voor gegevensbewaring kunnen verschillen afhankelijk van de specifieke behoeften van een organisatie. Hoewel het gemak van Workiva in de cloud voor veel workflows nuttig is, moeten organisaties evalueren of hun wettelijke, juridische, bedrijfscontinuïteits- of bedrijfsgegevensbeheervereisten vereisen dat Workiva-artefacten buiten het primaire platform worden bewaard.
In dat geval kan het terughalen van gegevens, het kopiëren van afgeronde documenten, spreadsheets en rapporten naar uw eigen infrastructuur, waarde opleveren binnen verschillende organisatorische domeinen:
- Corporate Governance & Compliance: Veel interne IT-beleidsregels en regelgevende instanties schrijven voor dat externe financiële rapporten, wettelijke gegevens en interne auditbestanden onafhankelijk van de primaire productieomgeving moeten worden gearchiveerd om een onveranderlijk archief te creëren.
- Audit en historische verificatie: Door momentopnamen te archiveren, kunt u de exacte historische status bewaren. Dit garandeert dat interne teams eerdere documenten of controleomgevingen exact kunnen bekijken zoals die bestonden tijdens een specifieke auditperiode.
- Uniforme opslagstrategie: De meeste bedrijven hebben al een overkoepelend raamwerk voor gegevensopslag. Programmatische archivering zorgt ervoor dat uw Workiva-gegevens rechtstreeks worden overgezet naar bestaande interne opslagplaatsen en on-premise systemen, waardoor compliancegegevens perfect aansluiten op de bestaande bedrijfsstructuur en bewaarbeleid.
- Bedrijfscontinuïteitsplanning: Netwerkuitval en internetstoringen komen voor. Het bewaren van onafhankelijke, lokale kopieën van uw documenten biedt teams een cruciale vangnetregeling. Als kantoren de verbinding verliezen tijdens een dringende audit of rapportageperiode, zit u niet vast. Je hebt nog steeds direct offline toegang tot je gegevens, precies wanneer je ze het meest nodig hebt.
Een methode kiezen
Er zijn drie gangbare methoden om cruciale informatie intern terug te halen. De weg die je kiest, hangt af van je technische vaardigheden, hoeveel handwerk je wilt verrichten en je algehele risicobereidheid:
| Handmatige export | Chains | API | |
|---|---|---|---|
| Automatisering | Handmatig | Volledig geautomatiseerd | Volledig geautomatiseerd |
| Vereiste vaardigheden | Geen | Werkruimtebeheer (low-code) | Ontwikkelaar |
| Hoe het bestanden levert | Directe download | Geplande overdracht naar opslag | Geplande pull via script |
| Geschikt voor grote omgevingen | Nee | Ja | Ja |
| Doorlopend onderhoud | Veel inspanning, weinig vaardigheid | Laag/gemiddeld, beheerd via de gebruikersinterface. | Hogere code om te onderhouden |
| Typische eigenaar | Eindgebruiker | Workiva Admin/CoE-teams | IT-teams |
Overweeg handmatige export als : u één werkruimte hebt, een klein bestandsvolume of slechts eenmalig een archief nodig hebt aan het einde van een rapportagecyclus.
Overweeg Chains te gebruiken als: u geplande, geautomatiseerde exports volledig binnen Workiva wilt configureren, zonder code te schrijven.
Overweeg het gebruik van de API als : u een grotere organisatie bent met ontwikkelaars en exportmogelijkheden wilt integreren in een bedrijfsbrede back - up- of ETL-pipeline.
Methode 1: Handmatige export
Handmatig exporteren gebeurt via de standaardinterface van het Workiva-platform. Gebruikers kunnen rechtstreeks naar bestanden navigeren om back-ups te maken en te downloaden naar een lokale of netwerkschijf.
- Open het document, de spreadsheet, de presentatie of de Wdata-tabel waarvan u een back-up wilt maken.
- Kies in het menu Bestand de optie Exporteren .
- Sla het bestand op als PDF, DOCX, PPTX, XLSX of CSV op een locatie waar u toegang toe hebt.
Gerelateerde artikelen:
Methode 2: Exporteren automatiseren met Chains
Chains is de ingebouwde automatiseringsengine van Workiva. Een werkruimtebeheerder bouwt in Chain Builder een workflow die volgens een schema of handmatig wordt uitgevoerd, de door u opgegeven bestanden verzamelt en naar externe opslag uploadt.
Hoe de workflow verloopt:
- Lees het controleblad met de ID's van de te exporteren objecten.
- Gerichte exporten uitvoeren waarbij elk objecttype wordt doorlopen en geëxporteerd, en de voltooiingstijdstempels worden vastgelegd in het controlepaneel.
- Verzenden naar opslag elke export wordt naar de door u gekozen bestemming verzonden: SFTP, Amazon S3, Microsoft Azure, Google Cloud Storage, OneDrive of e-mail.
- Intern verplaatsen Het bestaande bestandsverplaatsingsproces van uw team zorgt ervoor dat het vanaf daar naar de uiteindelijke opslaglocatie wordt verplaatst.
- Pas governance-tags toe bestanden worden gelabeld volgens uw beveiligings- en bewaarbeleid.
Gerelateerde artikelen:
- Ketensjabloon: Documentexport starten
- Kettingsjabloon: Spreadsheetexport starten
- Handleiding voor Workiva-connectoren
Methode 3: Exporteren automatiseren met de API
Organisaties met ontwikkelaars kunnen gebruikmaken van de Workiva API en scripts maken om rechtstreeks naar hun eigen infrastructuur te exporteren.
Hoe de workflow verloopt:
- Gebruik de Workiva API om de lijst met doelobjecten te verkrijgen.
- Parseer en voeg de geretourneerde JSON toe aan de wachtrij en bouw een wachtrij met items gegroepeerd per bestemming.
- Trigger exports die een POST-verzoek naar elk objectexport-eindpunt stuurt (eindpunten verschillen per objecttype).
- Controleer de voltooiing van de taakstatus totdat de export is voltooid.
- Download het bestand via de tijdelijke URL die Workiva verstrekt om het bestand naar uw eigen systeem te halen.
- Intern verplaatsen, vervolgens governance-tags toepassen hetzelfde als hierboven.
Bronnen voor ontwikkelaars:
- Workiva Developer Hub
- Documentatie voor het Workiva-platform en de Wdata API
- Workiva Platform API-spreadsheets
- API-referentie voor Wdata-bestanden
Beste praktijken toepassen voordat je automatiseert
Stel de machtigingen correct in. Welke methode je ook gebruikt, de OAuth2 Grant die de export uitvoert, heeft Viewer- of Editor-toegang nodig tot elk object in je controleblad, anders kan de export stilletjes bestanden overslaan, waardoor er hiaten in je back-up ontstaan.
Gebruik een speciaal serviceaccount , geen persoonlijke login. Door automatisering te koppelen aan de inloggegevens van één medewerker, stopt het proces zodra die persoon vertrekt of van functie verandert. Een serviceaccount biedt u bovendien een helder en onafhankelijk controletraject van elke export.
Maak niet van alles een back-up, bekijk het eerst eens. Stel snel een inventaris samen:
- Identificeer uw belangrijkste spreadsheets, documenten, presentaties en tabellen .
- Evalueer welke daadwerkelijk waarde hebben voor naleving of controle
- Categoriseer ze op basis van hoe vaak ze geëxporteerd moeten worden (dagelijks, wekelijks, einde van de cyclus)
Ontwerp voor ID's die veranderen. Object-ID's veranderen wanneer bestanden worden gearchiveerd, gekopieerd of gerolld. In plaats van ID's in een script vast te leggen, kunt u ze dynamisch ophalen uit een configuratiescherm aan het begin van elke uitvoeringssessie. Zie ID's zoeken voor Workiva-bestanden en -items voor instructies over hoe u deze handmatig kunt vinden, of gebruik de commando's Bestanden weergeven / Datasets weergeven in Chains voor dynamische retrieval.