Als je problemen ondervindt met het openen van bestanden, het bewerken van inhoud of het beheren van machtigingen in Workiva, beantwoordt dit artikel veelgestelde vragen en legt het uit hoe machtigingen werken voor werkruimten, mappen en bestanden. Gebruik deze handleiding om veelvoorkomende toegangsproblemen op te lossen en te begrijpen hoe u de juiste machtigingen kunt toewijzen.
Toegangs- en zichtbaarheidsproblemen
Waarom heb ik geen toegang tot een bestand, terwijl ik wel de juiste rol heb?
Het hebben van een werkruimterol zoals Viewer, Editorof Limited Starter geeft niet automatisch toegang tot alle bestanden in die werkruimte. In Workiva worden machtigingen op meerdere niveaus toegepast, waaronder op mappen en individuele bestanden.
Dit betekent dat u wel de juiste rol kunt hebben, maar toch geen toegang kunt krijgen tot een bestand als het niet expliciet met u is gedeeld of als u geen toegang hebt tot de map waarin het bestand zich bevindt.
Om dit op te lossen:
- Gebruik de zoekbalk in het tabblad Bestanden om te controleren of u het bestand direct kunt vinden.
- Als het bestand naar verwachting via een map toegankelijk moet zijn, vraag dan een werkruimtebeheerder om te controleren of u toegang hebt tot de map en alle bovenliggende mappen. Als de toegang tot een map ontbreekt, kan het bestand niet in de mappenstructuur verschijnen.
- Bevestig bij een werkruimtebeheerder of een gebruiker met beheerdersrechten dat u toegang tot het bestand hebt gekregen.
- Laat hen indien nodig uw machtigingen bijwerken en de wijzigingen opslaan.
Nadat de machtigingen zijn bijgewerkt, vernieuw je je browser om er zeker van te zijn dat de wijzigingen van kracht worden.
Zie voor meer informatie Machtigingen begrijpen en Mapmachtigingen instellen.
Waarom heeft iemand wel toegang tot een bestand, maar niet tot een gekoppeld bestand?
In Workiva worden machtigingen niet automatisch overgenomen tussen gekoppelde bestanden, zoals spreadsheets die aan een document zijn gekoppeld.
Dit betekent dat een gebruiker toegang kan hebben tot het ene bestand, maar niet kan interageren met gekoppelde gegevens in een ander bestand.
Om dit op te lossen:
- Open het paneel Linkeigenschappen en genereer het rapport met documentlinks.
- Open elk gekoppeld bestand en controleer de bijbehorende machtigingen.
- Geef de gebruiker de juiste toegang. De machtigingenEigenaar of Bewerker stellen de gebruiker in staat de gekoppelde inhoud te bewerken.
Waarom worden nieuwe gebruikers niet weergegeven wanneer ik ze probeer toe te voegen?
Nadat een nieuwe gebruiker aan een werkruimte is toegevoegd, kan het even duren voordat deze in de machtigingsinstellingen verschijnt. Dit is normaal gedrag tijdens de systeemupdate.
Als een gebruiker niet meteen verschijnt:
- Wacht een paar minuten totdat de werkruimte is gesynchroniseerd.
- Vernieuw je browser.
- Log uit bij Workiva en log opnieuw in.
- Probeer de gebruiker opnieuw toe te voegen in de machtigingsinstellingen.
Als het probleem aanhoudt, controleer dan of de gebruiker succesvol aan de werkruimte is toegevoegd.
Zie Gebruikers toevoegen aan een werkruimte voor meer informatie.
Conflicten met betrekking tot bewerking en machtigingen
Waarom kan ik het bestand niet bewerken, ook al heb ik bewerkings- of eigenaarsrechten?
Werkruimterollen en -machtigingen bepalen wat een gebruiker in Workiva kan doen, en toegang wordt op meerdere niveaus toegepast, waaronder mappen, afzonderlijke bestanden en secties binnen een bestand. Zelfs als je Editor of Owner rechten hebt, kunnen beperkingen op een van deze gebieden je ervan weerhouden om te bewerken.
Om dit op te lossen:
-
Vraag een Workspace Owner om de aan uw account toegewezen rollen te controleren. Bekijk Leden en beheerders zoeken om een werkruimte-eigenaar te vinden.
Opmerking: Het toewijzen van meerdere werkruimterollen kan leiden tot conflicterende toegang. Het wordt aanbevolen om per gebruiker slechts één van de volgende rollen toe te wijzen: Editor, Viewer, of Limited Starter.
- Als het bestand zich in een map bevindt, zorg er dan voor dat u toegang hebt tot die map en alle bovenliggende mappen. Het ontbreken van toegang tot een map kan problemen veroorzaken bij het vinden en bewerken van een bestand. Mogelijk kunt u het bestand nog steeds openen via de zoekfunctie of via recente bestanden. Zie voor meer informatie Mapmachtigingen instellen.
- Controleer de geavanceerde machtigingen van het bestand:
- Controleer of u rechtstreeks of via een groep toegang hebt tot Editor of Owner .
- Als je een individuele machtiging hebt toegewezen, heeft die voorrang op groepsmachtigingen.
- Als u lid bent van meerdere groepen, wordt het hoogste machtigingsniveau toegepast.
- Controleer of je minimaal Editor toegang hebt tot de secties die je moet bijwerken.
- Als er machtigingen worden bijgewerkt, sla de wijzigingen dan op en vernieuw uw browser om ervoor te zorgen dat de updates van kracht worden.
Zie voor meer informatie Geavanceerde machtigingen en Machtigingen begrijpen.
Waarom kan ik een bestand niet bewerken, ook al ben ik de eigenaar?
Als u een bestand niet kunt bewerken, ondanks dat u als eigenaar bent geregistreerd, ligt het probleem meestal bij de bestandsrechten of geavanceerde machtigingen.
In Workiva wordt de toegang afzonderlijk beheerd op het niveau van de werkruimte, het bestand en de sectie. Het is mogelijk om eigenaar te zijn van een werkruimte, maar toch beperkte toegang te hebben tot een specifiek bestand.
Veelvoorkomende oorzaken zijn onder andere:
- Je hebt Viewer toegang op bestandsniveau.
- Geavanceerde machtigingen beperken de bewerkingsmogelijkheden.
- Je hebt niet de vereiste werkruimterol (Editor) om wijzigingen aan te brengen.
Om dit op te lossen:
- Open het bestand en controleer je toegangsrechten.
- Controleer Geavanceerde machtigingen om er zeker van te zijn dat u Editor of Eigenaar toegang hebt.
- Vraag indien nodig de eigenaar van het bestand om uw machtigingen aan te passen.
Nadat de wijzigingen zijn doorgevoerd, vernieuwt u het bestand om ze toe te passen. Als je nog steeds problemen ondervindt, controleer dan of je de werkruimterol Editor hebt, die vereist is om te kunnen bewerken.
Lees meer in Machtigingen begrijpen en Geavanceerde machtigingen.
Waarom kan ik geen wijzigingen aanbrengen in een specifiek onderdeel?
Naast machtigingen op bestandsniveau kunnen secties ook hun eigen toegangsinstellingen hebben. Dit stelt teams in staat te bepalen wie specifieke delen van een bestand mag bewerken.
Als u een bestand wel kunt bekijken, maar een gedeelte ervan niet kunt bewerken, komt dat waarschijnlijk door beperkingen op sectieniveau.
Om dit op te lossen:
- Controleer of de sectie beperkt is met behulp van Geavanceerde machtigingen.
- Bevestig uw toegangsniveau voor dat specifieke gedeelte.
- Vraag de eigenaar van het bestand of de eigenaar van de sectie om je Editor of Owner toegang te verlenen.
Nadat de machtigingen zijn bijgewerkt, zou u direct wijzigingen moeten kunnen aanbrengen.
Voor meer informatie, zie Geavanceerde machtigingen.
Waarom kan een gebruiker wijzigingen in de tracking niet goedkeuren of afwijzen?
Voor het goedkeuren of afwijzen van wijzigingen in de trackingcode zijn specifieke machtigingen op zowel bestands- als sectieniveau vereist.
Typisch:
- Gebruikers moeten toegang hebben tot het bestand en de relevante secties om wijzigingen goed te keuren of af te wijzen .
- Redacteuren kunnen bijgehouden wijzigingen afwijzen.
- Redacteuren kunnen mogelijk wijzigingen goedkeuren, afhankelijk van de bestandsinstellingen.
Om dit op te lossen:
- Controleer de gebruikersrechten voor het bestand via Geavanceerde rechten.
- Controleer de machtigingen op sectieniveau.
- Werk de machtigingen indien nodig bij.
Opmerking: Bestandseigenaren beheren de wijzigingen bijgehouden voor alle secties, terwijl sectie-eigenaren alleen de secties beheren die zij bezitten. Wanneer wijzigingen bijhouden is ingeschakeld voor het hele bestand, kunnen sectie-eigenaren deze instellingen niet overschrijven.
Lees meer in Wijzigingen bijhouden en Geavanceerde machtigingen.
Het beheren en controleren van machtigingen
Hoe geef ik iemand toegang tot een bestand of map?
Toegang wordt verleend op zowel werkruimte- als bestands- of mapniveau, dus mogelijk moet u beide stappen doorlopen.
Om toegang te verlenen:
- Voeg de gebruiker toe aan de werkruimte als deze er nog niet in staat.
- Klik met de rechtermuisknop op het bestand of de map en selecteer Machtigingen.
- Selecteer de gebruiker en wijs een rol toe, zoals Kijker, Bewerkerof Eigenaar.
- Sla je wijzigingen op.
Houd er rekening mee dat mapmachtigingen mogelijk niet automatisch worden toegepast op bestaande bestanden, dus het kan zijn dat u beide moet bijwerken.
Voor stapsgewijze instructies, zie Mapmachtigingen instellen en Bestandsmachtigingen bijwerken.
Hoe kan ik zien wie toegang heeft tot een bestand of map?
Je kunt de machtigingen rechtstreeks vanuit het bestand of de map bekijken.
- Klik met de rechtermuisknop op het bestand of de map.
- Selecteer Machtigingen.
- Bekijk het machtigingenoverzicht, dat de volgende opties bevat: Eigenaar, Bewerker, Kijker, en Geen toegang.
Voor een beter overzicht kunnen Workspace Owners een machtigingsrapport exporteren. Deze functie is mogelijk beperkt tot bepaalde werkruimten en vereist toegang als Werkruimte-eigenaar.
Dingen die je moet weten
- Werkruimterollen en bestands- of mapmachtigingen worden afzonderlijk beheerd.
- Geavanceerde machtigingen kunnen standaardtoegang overrulen.
- Mogelijk moeten de machtigingen op meerdere niveaus worden bijgewerkt, waaronder werkruimte, map, bestand en sectie.
- Sommige wijzigingen, zoals het toevoegen van nieuwe gebruikers, kunnen een paar minuten nodig hebben voordat ze zichtbaar zijn.