Maak een taak om werk toe te wijzen dat in een Workiva-bestand moet worden voltooid. U kunt taken gebruiken om documentatie op te vragen, beoordelingen uit te voeren, goedkeuringen te krijgen, of op een andere manier om u te helpen het werk binnen uw dossier af te ronden. Stuur een taak naar een groep of naar meerdere personen, zodat slechts één persoon de taak hoeft uit te voeren.
Een taak in een bestand aanmaken
Om een taak in een bestand aan te maken:
- Als het bestand geopend is, klikt u op het pictogram Tasks in het rechterpaneel.
- Klik op het plus-pictogram bovenaan het paneel Taken.
- Voeg de volgende details toe aan uw taak:
- Titel: Geef een naam op voor de taak.
- Toegewezen aan: Selecteer een toegewezene om de taak te voltooien. Als u meerdere gevolmachtigden toevoegt, krijgt elke persoon de taak toegestuurd, maar hoeft slechts één gevolmachtigde de taak te voltooien. Als u in plaats daarvan wilt dat meerdere mensen de taak voltooien, kunt u de taak in bulk maken.
- Vervaldatum: (optioneel) Selecteer de datum waarop de taak voltooid moet zijn.
- Goedkeuring door: (optioneel) Selecteer een goedkeurder om de voltooiing van de taak goed te keuren.
- Goedkeuringsdatum: (optioneel) Selecteer de datum waarop de voltooide taak moet worden goedgekeurd.
- Bestand: Dit wordt automatisch ingesteld op het bestand waarin u zich bevindt.
- Sectie: (optioneel) Geef de sectie in het bestand op waar de taak moet worden voltooid.
- Instructies: (optioneel) Voeg notities of instructies toe om medewerkers te helpen bij het voltooien van de taak.
- Klik op maken .
Uw taak is nu aangemaakt en verschijnt in de takenlijst van elke medewerker.
Opmerking: De mogelijkheid om geautomatiseerde herinneringen aan te passen is momenteel niet beschikbaar bij het aanmaken van taken in een bestand. Als u de automatische herinneringen wilt aanpassen voor taken in een bestand, kunt u dit doen door de taak te bewerken op het tabblad Taken in Begin.
Een taak aanmaken in Home
Om een taak aan te maken vanaf het tabblad Taken in Begin:
- Klik op Nieuwe taak aanmaken.
- Voeg de volgende details toe aan uw taak:
- Titel: Geef een naam op voor de taak.
- Toegewezen aan: Selecteer een toegewezene om de taak te voltooien. Als u meerdere gevolmachtigden toevoegt, krijgt elke persoon de taak toegestuurd, maar hoeft slechts één gevolmachtigde de taak te voltooien. Als u in plaats daarvan wilt dat meerdere mensen de taak voltooien, kunt u de taak in bulk maken.
- Vervaldatum: (optioneel) Selecteer de datum waarop de taak voltooid moet zijn.
- Herinneringen voor geadresseerden: Standaard worden er drie dagen voor, de dag van en elke dag gedurende drie dagen na de vervaldatum van de opdracht geautomatiseerde herinneringse-mails met standaardinhoud naar de opdrachtnemers verzonden. U kunt er in plaats daarvan voor kiezen om helemaal geen herinneringen te sturen of om de herinneringen aan te passen aan uw persoonlijke behoeften. Zie Herinneringen verzenden in Taken voor meer informatie.
- Goedkeuring door: (optioneel) Selecteer een goedkeurder om de voltooiing van de taak goed te keuren.
- Goedkeuringsdatum: (optioneel) Selecteer de datum waarop de voltooide taak moet worden goedgekeurd.
- Approver herinneringen: Als u een goedkeurder toevoegt, kunt u de herinneringen voor goedkeurders aanpassen. Standaard worden automatische herinneringse-mails met standaardinhoud drie dagen vóór, de dag vóór en elke dag gedurende drie dagen na de vervaldatum voor goedkeuring naar goedkeurders verzonden. U kunt er in plaats daarvan voor kiezen om helemaal geen herinneringen te sturen of om de herinneringen aan te passen aan uw persoonlijke behoeften. Zie Herinneringen verzenden in Taken voor meer informatie.
- Bestand: (optioneel) Geef het bestand op waarin de taak moet worden voltooid.
- Sectie: (optioneel) Geef de sectie in het bestand op waar de taak moet worden voltooid.
- Instructies: (optioneel) Voeg notities of instructies toe om medewerkers te helpen bij het voltooien van de taak.
- Klik op maken .
Uw taak is nu aangemaakt en verschijnt in de takenlijst van elke medewerker.
Naar de locatie van een taak gaan vanuit Start
Vanaf het tabblad Taken in Begin zijn er, indien van toepassing, een paar manieren om naar de locatie van een taak te gaan zodra deze is aangemaakt:
- Klik op de hyperlink in de kolom Taak of Locatie in de takenlijst.
-
Klik in de rij van de taak om het detailpaneel te openen en klik op de hyperlink onder aan het paneel.