Maak een taak aan in een Workiva-bestand om werkzaamheden toe te wijzen die moeten worden voltooid. Je kunt taken gebruiken om documentatie op te vragen, beoordelingen uit te voeren, goedkeuringen te verkrijgen of op elke andere manier om je te helpen bij het voltooien van werkzaamheden binnen je dossier. Geef een taak door aan een groep of meerdere personen, waarbij slechts één persoon de taak hoeft te voltooien.
Maak een taak aan in een bestand.
Om een taak in een bestand aan te maken:
- Klik, met het bestand geopend, op het pictogram Taken in het rechterpaneel.
- Klik op het pluspictogram bovenaan het takenpaneel.
- Voeg de volgende gegevens toe aan uw taak:
- Titel: Geef een naam voor de taak.
- Toegewezen aan: Selecteer een persoon die de taak moet voltooien.Als je meerdere personen toewijst, wordt de taak aan elke persoon verzonden, maar slechts één persoon hoeft deze te voltooien .Als u de taak liever door meerdere personen wilt laten uitvoeren,kunt u de taak in bulk aanmaken.
- Einddatum: (optioneel) Selecteer de datum waarop de taak voltooid moet zijn.
- Goedkeuring door: (optioneel) Selecteer een goedkeurder om de voltooiing van de taak goed te keuren.
- Goedkeuringsdatum: (optioneel) Selecteer de datum waarop de voltooide taak moet worden goedgekeurd.
- Bestand: Dit wordt automatisch ingesteld op het bestand waarin u zich bevindt.
- Sectie: (optioneel) Specificeer de sectie in het bestand waar de taak moet worden voltooid.
- Instructies: (optioneel) Voeg notities of instructies toe om medewerkers te helpen de taak te voltooien.
- Klik op Maken.
Je taak is nu aangemaakt en verschijnt in de takenlijst van elke medewerker.
Opmerking: De mogelijkheid om geautomatiseerde herinneringen aan te passen is momenteel niet beschikbaar bij het aanmaken van taken in een bestand. Als u de automatische herinneringen voor taken in een bestand wilt aanpassen, kunt u dit doen door de taak
te bewerken via het tabblad Taken in de startpagina.
Maak een taak aan in Home
Om een taak aan te maken vanuit het tabblad Taken in de startpagina:
- Klik op Nieuwe taak aanmaken.
- Voeg de volgende gegevens toe aan uw taak:
- Titel: Geef een naam voor de taak.
- Toegewezen aan: Selecteer een persoon die de taak moet voltooien.Als je meerdere personen toewijst, wordt de taak aan elke persoon verzonden, maar slechts één persoon hoeft deze te voltooien .Als u de taak liever door meerdere personen wilt laten uitvoeren,kunt u de taak in bulk aanmaken.
- Einddatum: (optioneel) Selecteer de datum waarop de taak voltooid moet zijn.
- Herinneringen aan toegewezen personen: Standaard worden geautomatiseerde herinneringsmails met standaardinhoud naar toegewezen personen verzonden drie dagen vóór, op de dag zelf en vervolgens elke dag gedurende drie dagen na de deadline. Je kunt er ook voor kiezen om helemaal geen herinneringen te versturen of de herinneringen aan te passen aan je persoonlijke behoeften. Zie Herinneringen verzenden in Taken voor meer informatie.
- Goedkeuring door: (optioneel) Selecteer een goedkeurder om de voltooiing van de taak goed te keuren.
- Goedkeuringsdatum: (optioneel) Selecteer de datum waarop de voltooide taak moet worden goedgekeurd.
- Herinneringen voor goedkeurders: Als u een goedkeurder toevoegt, kunt u de herinneringen voor de goedkeurder aanpassen. Standaard worden er automatisch herinneringsmails met standaardinhoud naar de goedkeurders verzonden, drie dagen vóór, op de dag zelf en vervolgens elke dag gedurende drie dagen na de goedkeuringsdatum. Je kunt er ook voor kiezen om helemaal geen herinneringen te versturen of de herinneringen aan te passen aan je persoonlijke behoeften. Zie Herinneringen verzenden in Taken voor meer informatie.
- Bestand: (optioneel) Geef het bestand op waarin de taak moet worden uitgevoerd.
- Sectie: (optioneel) Specificeer de sectie in het bestand waar de taak moet worden voltooid.
- Instructies: (optioneel) Voeg notities of instructies toe om medewerkers te helpen de taak te voltooien.
- Klik op Maken.
Je taak is nu aangemaakt en verschijnt in de takenlijst van elke medewerker.
Ga vanuit het startscherm naar de locatie van een taak.
Vanuit het tabblad Taken in de startpagina (indien van toepassing) zijn er een paar manieren om naar de locatie van een aangemaakte taak te gaan:
- Klik op de hyperlink in de kolom Taakof Locatie in de takenlijst.
-
Klik in de rij van de taak om het detailvenster te openen en klik vervolgens op de hyperlink onderaan het venster.