In deze handleiding leer je hoe je mappen kunt gebruiken om bestanden in een werkruimte te ordenen. Net zoals je computer mappen gebruikt om bestanden te beheren, kun je in Workiva mappen gebruiken om al je bestanden te ordenen.
Overzicht van mappen
Mappen zijn beschikbaar in elke werkruimte en zijn de meest geschikte manier om al je bestanden te ordenen. Je zou bijvoorbeeld alle kwartaaldocumenten, spreadsheets en presentaties in een mapstructuur 2020 > Q4 kunnen plaatsen.
Je kunt alle mappen in je werkruimte bekijken door naar Bestandenen vervolgens naar Alle bestanden te gaan.
-
'Alle bestanden' toont alle mappen, bestanden en dossiers in uw werkruimte. Je ziet alleen de bestanden en mappen waartoe je toegang hebt.
-
Submappen die door gebruikers in de werkruimte zijn aangemaakt, zoals een map voor 2020 en een map voor het vierde kwartaal, worden weergegeven onder Bestanden.
-
Klik met de rechtermuisknop op een map en selecteer Nieuwe submap om meer mappen aan te maken waarmee u uw bestanden beter kunt ordenen.
Opmerking: Als u bestanden en projecten hebt gekopieerd, worden deze standaard opgeslagen in een map met de naam "Gekopieerde items" met een tijdstempel.
Hoe gebruik je mappen?
U dient al uw bestanden te ordenen met behulp van mappen en de optie 'Archiveren' in uw werkruimte te gebruiken om met financiële documenten te werken. Je kunt projecten in mappen plaatsen om ze samen met andere archiefdocumenten georganiseerd te houden.Gebruik mappen om:
- Bestanden ordenen, vinden en bewerken.
- Archivering en archivering.
- Roll-over bestanden
Broodkruimels van het bestand
Je ziet kruimelpaden terwijl je door je mappen navigeert in Bestanden. De kruimelpaden tonen de mappen waarin de bestanden zich bevinden en bieden een gemakkelijke manier om tussen de geneste mappen te navigeren.
Vink het selectievakje naast een bestand of map aan om de locatie ervan te bekijken in het navigatiepad boven de lijst met bestanden. Van daaruit kunt u eenvoudig naar elke map in de hiërarchie navigeren.
Beste praktijken
Hier volgen enkele tips voor het gebruik van mappen in een typisch kwartaal.
Bestanden ordenen:
-
Gebruik mappen om al je bestanden te ordenen.
-
Maak een hoofdmap aan voor alle documenten waarmee je in een kwartaal werkt. Binnen de hoofdmap kunt u documenten en bestanden in submappen ordenen, zodat u vergelijkbare bestanden gemakkelijk kunt terugvinden.
-
Geef mappen een naam met een speciaal teken (*'!) als je wilt dat ze bovenaan de lijst verschijnen.
Indienen:
-
Gebruik mappen om al uw documenten te ordenen.
- Voeg "archiveren" toe aan de naam van de archiefmappen om ze gemakkelijk te kunnen herkennen.
Bestanden doorrollen:
-
Gebruik een map om documenten naar voren te rollen.
-
Geef de map die is aangemaakt op basis van de doorrolgegevens een hernoeming zodat deze gemakkelijk terug te vinden is, bijvoorbeeld 'Primaire doorrolmap' of 'Kwartaaldoorrolmap'.
-
Als u extra bestanden hebt gemaakt die u wilt meenemen bij het terugzetten naar eerdere versies, voeg deze dan toe aan de map die u gebruikt voor het terugzetten naar eerdere versies.
En hoe zit het met de indieningen?
Je kunt ook mappen gebruiken om je documenten te ordenen.Filing begeleidt u door elke stap, van het verzamelen van documenten tot het live indienen. Wanneer u een aangifte aanmaakt in Workiva, voegt u alle benodigde bestanden en informatie voor die aangifte direct toe tijdens het aanmaken van de aangifte. De stappen voor het indienen van het dossier leggen uit wat u vervolgens moet doen.