In deze handleiding leert u hoe u mappen kunt gebruiken om bestanden in een werkruimte te organiseren. Net zoals uw computer mappen gebruikt om bestanden te beheren, kunt u in Workiva mappen gebruiken om al uw bestanden te organiseren.
Overzicht van mappen
Mappen zijn beschikbaar in elke werkruimte en zijn de beste manier om al uw bestanden te organiseren. U kunt bijvoorbeeld alle driemaandelijkse documenten, spreadsheets en presentaties in een mapstructuur 2020 > Q4 plaatsen.
U kunt alle mappen in uw werkruimte zien door te gaan naar Files en dan All Files.
-
All Files toont alle mappen, bestanden en bestanden in uw werkruimte. U ziet alleen de bestanden en mappen waartoe u toegang hebt.
-
Submappen die door iedereen in de werkruimte zijn aangemaakt, zoals een map 2020 en Q4, worden weergegeven onder Bestanden.
-
Klik met de rechtermuisknop op een map en selecteer New Subfolder om meer mappen aan te maken om bestanden te ordenen.
Opmerking: Als u bestanden en projecten hebt gekopieerd naar , worden deze standaard opgeslagen in een map met de naam "Gekopieerde items" en een tijdstempel.
Mappen gebruiken
U moet al uw bestanden organiseren met behulp van mappen en de optie Filing in uw werkruimte gebruiken om met een financieel dossier te werken. U kunt projecten in mappen plaatsen om ze georganiseerd te houden met ander archiefmateriaal. Gebruik mappen om:
- Bestanden organiseren, vinden en ermee werken
- Archiveringen organiseren en bijhouden
- Bestanden doorrollen
Broodkruimels bestand
U ziet broodkruimels terwijl u door uw mappen navigeert op Files. De broodkruimels tonen u de mappen waar de bestanden zich bevinden en bieden een gemakkelijke manier om tussen de geneste mappen te gaan.
Klik op het selectievakje naast een bestand of map om de locatie ervan te bekijken in het kruimelpad boven de lijst met bestanden. Van daaruit kunt u gemakkelijk naar elke map in de hiërarchie navigeren.
Beste praktijken
Hier volgen enkele tips voor het gebruik van mappen in een doorsnee kwartaal.
Bestanden organiseren:
-
Gebruik mappen om al uw bestanden te organiseren.
-
Maak een primaire map voor al uw documenten waarmee u in een kwartaal werkt. Binnen de hoofdmap kunt u documenten en bestanden in submappen indelen, zodat soortgelijke bestanden gemakkelijk terug te vinden zijn.
-
Geef mappen een naam met een speciaal teken (*'!) als u wilt dat ze bovenaan de lijst verschijnen.
Indienen:
-
Gebruik mappen om al uw archiefdocumenten te organiseren.
- Vermeld "archiveren" in de naam van archiefmappen om ze gemakkelijk te kunnen identificeren.
Bestanden doorrollen:
-
Gebruik een map om door te rollen naar documenten.
-
Hernoem de map die is aangemaakt met de roll forward zodat deze gemakkelijk terug te vinden is, zoals Primary Roll-Forward Folder of Quarterly Roll-Forward Folder.
-
Als u extra bestanden hebt gemaakt die u wilt opnemen bij het vooruitrollen, voeg ze dan toe aan de map die u gebruikt om vooruit te rollen.
Hoe zit het met deponeringen?
U kunt ook mappen gebruiken om uw vijlsel te organiseren.Filing begeleidt u bij elke stap, van het verzamelen van documenten tot het live indienen. Wanneer u een dossier aanmaakt in Workiva, voegt u alle bestanden en informatie die nodig zijn voor dat dossier direct in de archiefstappen toe. De stappen in het dossier laten u zien wat u vervolgens moet doen.