In deze gids leer je hoe je mappen kunt gebruiken om bestanden in een werkruimte te organiseren. Net zoals je computer mappen gebruikt om bestanden te beheren, kun je in Workiva mappen gebruiken om al je bestanden te organiseren.
Overzicht van mappen
Mappen zijn beschikbaar in elke werkruimte en zijn de beste manier om al je bestanden te organiseren. Je zou bijvoorbeeld alle driemaandelijkse documenten, spreadsheets en presentaties in een mapstructuur 2020 > Q4 kunnen plaatsen.
Je kunt alle mappen in je werkruimte zien door te gaan naar Files en dan All Files.
-
Alle bestanden toont alle mappen, bestanden en bestanden in je werkruimte. Je ziet alleen de bestanden en mappen waartoe je toegang hebt.
-
Submappen die door iemand in de werkruimte zijn gemaakt, zoals een map 2020 en Q4, worden weergegeven onder Bestanden.
-
Klik met de rechtermuisknop op een map en selecteer New Subfolder om meer mappen te maken om bestanden te ordenen.
Opmerking: Als je bestanden en projecten hebt gekopieerd naar , worden ze standaard opgeslagen in een map met de naam "Gekopieerde items" en een tijdstempel.
Mappen gebruiken
Je moet al je bestanden organiseren met mappen en de optie Filing in je werkruimte gebruiken om met een financieel dossier te werken. Je kunt projecten verplaatsen naar mappen om ze georganiseerd te houden met ander archiefmateriaal. Gebruik mappen om:
- Bestanden organiseren, vinden en bewerken
- Archieven organiseren en bijhouden
- Bestanden doorrollen
Broodkruimels bestand
Je ziet broodkruimels als je door je mappen navigeert op Files. De broodkruimels tonen je de mappen waar de bestanden zich bevinden en bieden een gemakkelijke manier om tussen de geneste mappen te gaan.
Klik op het selectievakje naast een bestand of map om de locatie ervan te bekijken in het kruimelpad boven de lijst met bestanden. Van daaruit kun je eenvoudig naar elke map in de hiërarchie navigeren.
Beste praktijken
Hier volgen enkele tips voor het gebruik van mappen in een gemiddeld kwartaal.
Bestanden organiseren:
-
Gebruik mappen om al je bestanden te organiseren.
-
Maak een primaire map voor al je documenten waarmee je in een kwartaal werkt. Binnen de hoofdmap kun je documenten en dossiers organiseren in submappen, zodat gelijksoortige bestanden gemakkelijk terug te vinden zijn.
-
Geef mappen een naam met een speciaal teken (*'!) als je wilt dat ze bovenaan de lijst verschijnen.
Indienen:
-
Gebruik mappen om al je archiefdocumenten te ordenen.
- Zet "archiveren" in de naam van archiefmappen om ze gemakkelijk te kunnen herkennen.
Bestanden doorrollen:
-
Gebruik een map om door te rollen naar documenten.
-
Hernoem de map die is gemaakt van de doorrol zodat deze gemakkelijk terug te vinden is, zoals Primaire doorrolmap of Kwartaal doorrolmap.
-
Als je extra bestanden hebt gemaakt die je wilt opnemen bij het vooruitrollen, voeg ze dan toe aan de map die je gebruikt om vooruit te rollen.
Hoe zit het met deponeringen?
Je kunt ook mappen gebruiken om je archieven te organiseren.Filing begeleidt je bij elke stap, van het verzamelen van documenten tot het indienen ervan. Wanneer je een dossier aanmaakt in Workiva, voeg je alle bestanden en informatie die nodig is voor dat dossier direct toe in de stappen van het dossier. De vervolgstappen laten je zien wat je moet doen.