Het bouwen van een rapporttracker is een proces in drie stappen dat gebruik maakt van verschillende Workiva functies. U begint met het instellen van de aangepaste velden die nodig zijn om elke stap bij te houden - zoals wie een goedkeurder is voor een bepaald proces of rapport - en vervolgens bouwt u query's om uit die gegevens te putten.
Zodra deze ingangen zijn geconfigureerd, kunt u de gegevens uitvoeren naar de verschillende widgets en borden die beschikbaar zijn in Workiva. Hierdoor kunnen u, uw team en uitvoerende belanghebbenden het rapportageproces snel en in één oogopslag volgen.
Vereisten
De volgende functies moeten ingeschakeld zijn in uw werkruimte:
Om deze functies te configureren, zijn de volgende rollen vereist:
- Eigenaar werkruimte
- Aangepast veld admin
- Redacteur
Stap 1: Aangepaste velden maken
Aangepaste velden zijn unieke velden die door uw bedrijf zijn aangemaakt en toegevoegd aan bestaande documenten, spreadsheets of presentaties. Deze op maat gemaakte velden zijn volledig aangepast aan uw werkruimte, maar ze verzamelen en slaan gegevens op dezelfde manier op als een native Workiva veld. Met deze extra functionaliteit kunt u aangepaste rapporten en geautomatiseerde oplossingen maken die anders niet beschikbaar zouden zijn.
Kies het aangepaste veldtype "Gebruiker" als u de namen van toewijzers, goedkeurders en andere belanghebbenden wilt zien. Dit aangepaste veldtype omvat alle gebruikers binnen de werkruimte en maakt extra filteropties mogelijk via de Wdata Query widget.
Bij het filteren van deze widget kunt u het filter instellen om een specifieke persoon te volgen of "huidige gebruiker" selecteren om automatisch de aangemelde account weer te geven. Met deze laatste optie kan elk teamlid altijd zijn eigen status zien wanneer hij inlogt op het dashboard.
Stap 2: Uw query's configureren
Met query's kunt u gegevens van het Workiva platform samenvoegen en segmenteren op basis van specifieke criteria. Om een query te maken, selecteert u de onderdelen ervan in onze Query Builder met slepen en neerzetten of stelt u uw eigen syntaxis samen in de geavanceerde SQL-editor.
<!--
With queries, you can aggregate sources in the Workiva platform—tables, spreadsheets, and other queries—and segment their data based on specific criteria. To create a query, you can select its components in a drag-and-drop Builder, or compose it in a SQL editor. When you create a query, you:-->
Als u met Documenten werkt, zorg er dan voor dat u het veld DocumentID toevoegt aan uw queryresultaten, omdat dit klikbare hyperlinks worden in uw widgets. U kunt aangepaste veldgegevens toevoegen aan query's met behulp van het COM-brontype.
Opmerking: Dit is uniek voor aangepaste veldgegevens. URL's of DocumentID's van andere bronnen worden gewoon als platte tekst weergegeven.
Stap 3: Stel uw widgets en borden in
Wdata Query widget
De Wdata Query-widget biedt in één oogopslag een overzicht van de resultaten van query's, direct vanuit het beginscherm. Gegevens kunnen op elk moment handmatig worden ververst en geven dezelfde resultaten weer als in Wdata.
Elk lid van uw team kan zijn eigen prikbord personaliseren - door kolommen te tonen, te verbergen, te filteren, te herschikken en de grootte ervan aan te passen - zonder iemand anders in de werkruimte te beïnvloeden. Deze instellingen worden vervolgens opgeslagen en bewaard in hun eigen profiel.
Gebruikerslijsten filteren op "huidige gebruiker
Het aangepaste veldtype "gebruiker" rangschikt leden van uw werkruimte in een lijst. Overweeg bij het instellen van uw widget om een filter toe te voegen om die kolom te sorteren op "Huidige gebruiker". Hierdoor kan de widget voor meerdere personen werken zonder dat u voor elke persoon een apart bord hoeft aan te maken.
Widget Belangrijke bronnen
Met de widget Belangrijke bronnen - te vinden onder de widgets Bestand in Home - kunt u een lijst samenstellen van uw belangrijkste bestanden, rapporten, formulieren en andere bronnen. Kopieer en plak gewoon de URL van het object in de widget en het zal verschijnen als een "snelkoppeling" die direct toegankelijk is vanaf het Home-bord.
Vereiste bestanden aan het bord toevoegen
Als eigenaar van een werkruimte kunt u vereiste of anderszins belangrijke bestanden toevoegen aan een widget Belangrijke bronnen en deze weergeven voor andere gebruikers in de werkruimte. Dit biedt werknemers een gemakkelijke manier om hun meest gebruikte bestanden direct vanaf het startscherm terug te vinden.
Opmerking: Alleen Workiva bronnen kunnen aan het bord worden toegevoegd. Externe URL's zijn niet compatibel.
veelgestelde vragen|FAQ
Waarom zou ik een rapport tracker gebruiken?
Het bijhouden van rapporten in Workiva wordt gebruikt om een beter inzicht te krijgen in de volledige levenscyclus van rapporten en waar elk team op elk moment staat. Het kan inzicht geven in de voortgang van individuele rapporten, helpen identificeren welke belanghebbenden aan welke taak zijn toegewezen en ervoor zorgen dat u op schema ligt om deadlines te halen.
Kan ik entiteitsinformatie in mijn tracker bekijken?
Ja, hoewel de implementatiemethode kan variëren.
Als de informatie gebonden is aan de entiteit zelf - zoals de naam of grootte van de entiteit - heeft het misschien geen zin om een aangepast veld aan te maken en de waarde vervolgens in elk document in te stellen. In plaats daarvan kunt u overwegen om een entiteitstabel in een spreadsheet te maken waarin deze informatie wordt vastgelegd.
Om dit te doen:
- Maak één rij per entiteit en voeg vervolgens een kolom toe voor elke dimensie - te beginnen met een unieke identificatie.
- Maak een aangepast veld voor die identificatie en vul de waarde ervan in elk bestand in.
- Gebruik een query om de gegevensbron van de spreadsheet en de gegevensbron van het aangepaste veld samen te voegen.
- Breng de entiteit van elk document in kaart met de bijbehorende informatie in het blad.
Opmerking: U kunt de widget Key Resources gebruiken om een snelkoppeling naar deze entiteittabel-spreadsheet te maken.
Kan ik meerdere widgets en boards maken?
Ja, eigenaren van werkruimten kunnen meerdere borden maken en deze toewijzen aan anderen in de werkruimte. Elke gebruiker kan dan naar behoefte tussen de borden wisselen.
Kunnen anderen hun eigen borden maken?
Ja, elke persoon kan zijn eigen borden maken naast de borden die zijn toegewezen door de eigenaar van de werkruimte.