Workiva-ondersteuningscentrum

Koppelen is een essentieel onderdeel van het Workiva-platform. Het is het mechanisme dat gegevens koppelt aan een bron en synchroniseert tussen al uw gekoppelde bestanden, zodat die gegevenspunten altijd hetzelfde zijn, ongeacht waar ze worden weergegeven.

Slimme links verbeteren deze ervaring doordat u aangepaste gegevens aan uw links kunt toevoegen, zoals een naam en een beschrijving. Deze extra context helpt je om links binnen een werkruimte gemakkelijk terug te vinden en opnieuw te gebruiken, of om ze te delen met andere gebruikers binnen je organisatie.

Slimme links zijn het meest geschikt voor het delen van specifieke gerapporteerde gegevenspunten of gedeelde tekstuele alinea's tussen bestanden. Om grotere verzamelingen ruwe of gerapporteerde gegevens te delen, verbindt u in plaats daarvan spreadsheets met bron- of bestemmingsspreadsheets.

Vereisten

• De rolData Sharing Manager is vereist om slimme links te delen.
• Om een ​​slimme link te maken of te bewerken, moet u een Eigenaar of Bewerker van het bronbestand zijn.
• Zodra een slimme link is aangemaakt, kan elke gebruiker met toegang tot dat bestand en die sectie deze gebruiken.
• Om een ​​slimme link te delen met een gebruikersgroep in een andere werkruimte, moet de instelling werkruimte delen zijn ingeschakeld door een organisatiebeheerder of werkruimtebeheerder in de doelwerkruimte.

Slimme links maken

Voordat je een slimme link kunt maken, moet je een nieuwe bronlink aanmaken in je werkruimte of een bestaande link zoeken die je wilt converteren.

Als je een standaard bronlink in gedachten hebt, kun je deze omzetten in een slimme link door de volgende stappen te volgen:

1. Klik met de rechtermuisknop op de bronlink en selecteer Linkopties > Converteren naar slimme link.
   

2. Geef de slimme link een naam en voeg eventueel een beschrijving toe. Klik op Converteren naar slimme link om te voltooien.
   

   Tip :Slimme links zijn bedoeld om te delen, dus kies een naam en beschrijving die voor anderen gemakkelijk herkenbaar zijn. Je kunt er zelfs over nadenken om een ​​standaard naamgevingsconventie of -indeling te gebruiken voor alle slimme links binnen je organisatie.

Zodra een slimme link is aangemaakt, is deze via de bibliotheek met slimme links beschikbaar voor alle geautoriseerde gebruikers in uw werkruimte.

Voeg links in vanuit de bibliotheek met slimme links.

De bibliotheek met slimme links is de plek waar alle slimme links in uw werkruimte, evenals links die vanuit andere werkruimten zijn gedeeld, worden opgeslagen. Vanuit deze ruimte kunt u alle beschikbare slimme links bekijken, hun details inzien en ze in uw documenten invoegen.

Deel slimme links met een andere gebruiker, werkruimte of gebruikersgroep.

Slimme links kunnen eenvoudig worden gedeeld met andere werkplekken. Als eigenaar van een slimme link hoeft u alleen de specifieke werkruimte en gebruiker (of gebruikersgroep) te selecteren waarmee u deze wilt delen. Nadat de slimme link is gedeeld, heeft de ontvanger de mogelijkheid om de toegang uit te breiden naar andere gebruikers in die werkruimte.

Je kunt een individuele slimme link delen, alle slimme links in een bepaalde sectie, of elke slimme link in het bestand.

Opmerking: De rol "Data Sharing Manager" is vereist om slimme links te delen.

Wat kan een ontvanger van een slimme link doen met de gedeelde gegevens?

Zodra een slimme link is gedeeld en geaccepteerd, kan de ontvanger verschillende dingen met die inhoud doen:

• Ze kunnen de linkgegevens kopiëren.
• Ze kunnen de link opzoeken in de bibliotheek van die werkruimte en deze in een ander document invoegen.
• Ze kunnen de toegang tot die link uitbreiden, zodat andere gebruikers in dezelfde werkruimte er ook toegang toe hebben.

Je kunt ook naar het tabblad Details gaan om te zien wie een gedeelde map heeft geaccepteerd en of ze deze aan hun werkruimtebibliotheek hebben toegevoegd.

Wat als een slimme link al met een aantal gebruikers is gedeeld?

Bij het批量 delen van een slimme link met meerdere gebruikers ontvangen bestaande gebruikers alleen een melding als er een wijziging is in de onderliggende gegevens. 

Als u bestaande gebruikers van een gedeelde map wilt verwijderen, moet u die specifieke slimme link bewerken.

Voeg gedeelde slimme links toe aan je werkruimtebibliotheek.

Wanneer er een nieuwe slimme link met je wordt gedeeld, ontvang je een e-mail op het e-mailadres dat je in je Workiva-profiel hebt ingevoerd. De e-mail zelf bevat geen directe link naar het gedeelde item, maar je kunt er toegang toe krijgen door een bestand in je werkruimte te openen en naar de bibliotheek met slimme links te gaan.

Zo werkt het:

1. Open een spreadsheet, document of presentatie in uw werkruimte.
2. Open het Koppelings paneel aan de rechterkant van uw scherm.

3. Klik op het pictogram Bibliotheek beheren rechtsboven in het tabblad Bibliotheek.
   

   Opmerking: Een oranje stip geeft aan dat er een nieuwe link of update beschikbaar is in uw bibliotheek.

4. Alle gedeelde links die nog niet zijn geaccepteerd, verschijnen in de sectie In afwachting van updates > Nieuwe gedeelde links. Selecteer de link en klik op Nieuwe link toevoegen om deze aan je bibliotheek toe te voegen.
   

Gebruik maken van gedeelde slimme links

Gedeelde slimme links verschijnen in de bibliotheek van je werkruimte en functioneren grotendeels hetzelfde als native slimme links. U zult merken dat de link Ga naar bron is uitgeschakeld voor gedeelde links, omdat het bronbestand zich in een andere werkruimte bevindt.

Voor informatie over het invoegen van slimme links in uw documenten, raadpleegt u het gedeelte Links invoegen van dit artikel.

Verleng de toegangsrechten tot gedeelde slimme links.

Ontvangers van slimme links krijgen automatisch beheerdersrechten voor de gedeelde link. Als ontvanger kunt u hiermee de toegang uitbreiden naar andere gebruikers binnen dezelfde werkruimte.

Om andere gebruikers toegang te geven:

1. Open een spreadsheet, document of presentatie in uw werkruimte.
2. Open het Koppelings paneel aan de rechterkant van uw scherm.
3. Klik op het pictogram Bibliotheek beheren rechtsboven in het tabblad Bibliotheek.
    
4. 
5. Ga naar het tabblad Gedeelde slimme links.
6. Klik op Toegang uitbreiden voor de slimme link die u wilt bewerken.
7. Selecteer de benodigde machtigingen en klik op Wijzigingen toepassen.
   

Voor meer informatie over het beheren van machtigingen, zie ons artikel Bestandsmachtigingen bijwerken.

Machtigingen specifiek voor slimme links

Deel updates over slimme links

Alle updates van slimme links die in uw primaire werkruimte worden doorgevoerd, moeten doelbewust met andere werkruimten worden gedeeld. Deze extra stap geeft gedeelde werkruimtes de mogelijkheid om de binnenkomende gegevens te controleren voordat de wijziging wordt doorgevoerd.

1. Open een spreadsheet, document of presentatie in uw werkruimte.
2. Open het Koppelings paneel aan de rechterkant van uw scherm.
3. Ga naar het tabblad Details.

4. Klik op het pictogram Delen rechtsboven in het paneel en selecteer Updates delen.
   

   Opmerking: Een oranje stip geeft aan dat een slimme link is bijgewerkt maar nog niet is gedeeld.

5. Geef een korte beschrijving van uw wijzigingen. Deze context wordt vaak gebruikt wanneer ontvangers zich midden in een evaluatiecyclus bevinden of verslag uitbrengen over een voorgaande periode.
6. Klik op Updates delen om te voltooien.
   

Accepteer updates voor gedeelde slimme links.

Als ontvanger van een gedeelde slimme link ontvangt u een e-mail telkens wanneer een update wordt gepubliceerd en gedeeld. U ziet ook een klein oranje stipje in het paneel 'Koppelen' wanneer er een update beschikbaar is.

1. Open een spreadsheet, document of presentatie in uw werkruimte.
2. Open het Koppelings paneel aan de rechterkant van uw scherm.
3. Klik op het pictogram Bibliotheek beheren rechtsboven in het tabblad Bibliotheek.
   

4. Updates die nog niet zijn geaccepteerd, verschijnen in het gedeelte In afwachting van updates > Updates voor gedeelde links. Selecteer de link en klik op Updates accepteren om de bijgewerkte gegevens te ontvangen.
   

   Opmerking: U kunt ook op Beoordelen klikken om een ​​vergelijking van de wijzigingen naast elkaar te zien voordat u een update accepteert.

Updates beoordelen

Met de knop 'Controleren' in het vorige gedeelte kunt u wijzigingen vergelijken voordat u ze definitief in uw werkruimte opslaat. Als er meerdere updates beschikbaar zijn, gebruik dan de pijlen linksonder om tussen de updates te schakelen.

Wanneer u klaar bent, klikt u op Updates accepteren om de nieuwe waarden naar alle bestemmingen in uw werkruimte te publiceren.  

Slimme links kopiëren

Om het doorrollen te vergemakkelijken, kunnen optioneel slimme links worden opgenomen bij het kopiëren van een bestand ofmap . Hiermee kunt u bestaande links behouden bij het kopiëren van bestanden of ze volledig opnieuw instellen.

De volgende opties gelden specifiek voor slimme links:

• Metagegevens voor alle slimme bronlinks opnemen: Vink dit vakje aan om namen en beschrijvingen van uw gekopieerde slimme bronlinks te behouden. Hierdoor ontstaan ​​dubbele vermeldingen in uw bibliotheek, maar deze kunt u later bewerken. Schakel dit vakje uit om bestaande namen en beschrijvingen uit te sluiten van uw gekopieerde bronlinks.
• Behoud bestemmingskoppelingen tussen werkruimten: Vink dit vakje aan om slimme koppelingen vanuit andere
  werkruimten gekoppeld te houden aan hun huidige bron. Schakel dit vakje uit om de links te verwijderen.

Leer meer over het kopiëren van bestanden en mappen.

Opmerking: Deze opties verschijnen alleen als slimme links in uw werkruimte zijn ingeschakeld.

Slimme links terugzetten en verwijderen

Zodra een slimme link is toegevoegd, kunt u deze terugzetten naar een standaard bronlink en uit de bibliotheek verwijderen. Je kunt ook direct oude, ongebruikte of verlaten slimme links verwijderen die vanuit andere werkruimtes zijn gedeeld.

Opmerking: Als de slimme link nog steeds met u is gedeeld, kunt u deze later opnieuw toevoegenvia het gedeelte In afwachting van updates > Nieuwe gedeelde links van de bibliotheek.

Dingen die je moet weten

• Links afkomstig van GRC-werkruimtes zijn momenteel niet compatibel met slimme links.
• Slimme links worden opgenomen en bij naam genoemd in het rapport Documentlinks.