Workiva-ondersteuningscentrum

U kunt gegevens over meerdere jaren verzamelen voor rapportage over milieu, maatschappij en bestuur (ESG) of duurzaamheid via het Duurzaamheidsprogramma. Vanuit Programmaoverzichtkan een werkruimte- of programma-eigenaar de rapportagejaren van het programma naar behoefte beheren.

Rapportagejaar toevoegen

Om te beginnen met het verzamelen van gegevens voor een nieuw rapportagejaar, voegt u het jaar toe aan Duurzaamheidsprogramma. Wanneer je het jaar toevoegt, kopieer je — of rol je — meetwaarden van een ander jaar en kies je de waardegegevens en bestanden waarmee je wilt beginnen.

Stap 1. Bestanden voorbereiden om door te voeren.

Wanneer u een nieuw jaar toevoegt, kan het programma bestanden kopiëren voor het verzamelen van gegevens of het rapporteren van de meetwaarden. Voordat je het jaar toevoegt, selecteer je de bestanden die je wilt overzetten:

• Besluit of je door wilt gaan met het verzamelen van waarden via gekoppelde bronbestanden, of in plaats daarvan de gestroomlijnde Workiva Tasks portalwilt gebruiken.
• Identificeer aanvullende bestanden die gekopieerd moeten worden, zoals processen die gebruikt worden met gekoppelde bronbestanden, het Factbook Spreadsheet of rapportagebestanden.

Om deze bestanden voor te bereiden voor de volgende stap:

1. Maak vanuit Bestanden aparte mappen aan voor uw bronbestanden en rapportagebestanden, elk binnen een andere map die het rapportagejaar aangeeft:

   • In de map met de bronbestanden moet u alle bijbehorende bronbestanden van de waarden opnemen die u voor het nieuwe jaar wilt behouden, zoals het spreadsheet Gegevensverzameling.

     Tip: Om de bronbestanden te identificeren die aan waarden zijn gekoppeld, gebruikt u een Query met het Programma als bron. Het programma toont ook de bronbestanden van de waarden wanneer u een nieuw jaar toevoegt.

   • In de map met de rapportagebestanden moet u het Factbook spreadsheet en alle bijbehorende rapportage-uitvoerbestanden opnemen.
   Tip: Voor extraduidelijkheid kunt u het jaartal in

   de naam van elke map opnemen, bijvoorbeeld : Bronbestanden Duurzaamheid 20XX of Rapportagebestanden Duurzaamheid 20XX.

2. Om alle bestanden te identificeren die het programma zal overzetten, klikt u met de rechtermuisknop op de bovenliggende map en selecteert u 'Rapport gekoppelde bestanden' om de bestanden te identificeren die bronlinks leveren voor de bestanden in de mappen.
   

   Opmerking: Als uwFactbook Spreadsheet in het rapport met gekoppelde bestanden voor de bronbestanden verschijnt, verwijder dan de bijbehorende bronkoppelingen. Gebruik het feitenboek alleen als bron voor het rapporteren van resultaten, niet voor het verzamelen van gegevens.

3. Voor elk bronbestand dat in het rapport 'Gekoppelde bestanden' wordt vermeld, controleert u het paneel ' Verbindingen ' om te bepalen of de inkomende verbindingen afkomstig zijn van een andere werkruimte, zoals een spreadsheet of een gedeelde query , of dat ze bronnen bevatten met gegevens uit ketens.

   Opmerking: Als een bronbestand deze inkomende verbindingen heeft, moet u mogelijk de verbinding opnieuw aanmaken in de kopie van het bestand die tijdens het doorrollen is gemaakt.

4. Om te bepalen of een bronbestand dat in het rapport 'Gekoppelde bestanden' wordt vermeld processen gebruikt om taakworkflows te automatiseren, zoek dan in bestanden naar proces , open vervolgens elk proces en controleer of de acties ervan van toepassing zijn op een bronbestand.
   
   Als een bestand een proces gebruikt, voeg dan het procesbestand toe aan de betreffende map van het bestand.

Stap 2. Rapportagejaar toevoegen

Nadat u de bestanden hebt ingesteld om door te lopen naar het volgende jaar, voegt u het nieuwe jaar toe aan het programma:

1. Vanuit Duurzaamheidsprogrammaselecteer je Programmaoverzicht in het overzicht en vervolgens Rapportagejaren beheren in het menu.
   
2. Controleer of het programma het nieuwe jaar nog niet bevat en klik op Jaar toevoegen.
   

Stap 3. Selecteer de waardegegevens die u wilt doorrollen.

Om het verzamelen van gegevens te vergemakkelijken, kunt u het nieuwe jaar instellen met dezelfde meetwaarden als het voorgaande jaar:

1. Voer in Nieuw jaarhet rapportagejaar in dat moet worden toegevoegd, in een viercijferig formaat JJJJ.
   

   Opmerking: Je kunt alleen jaren toevoegen die nog niet in het programma voorkomen. Om door te gaan naar een bestaand jaar — zoals een jaar waarin eerder een placeholder is toegevoegd — moet je deze eerst verwijderen uit het programma.

2. Selecteer uit welke van de bestaande jaren u de meetgegevens wilt kopiëren.
3. Kies in Kopiëren naar nieuw jaarde metrische details die u wilt overnemen:
   • Verzamelde waarden, om het nieuwe jaar te beginnen met dezelfde gegevens die direct in statistieken of via Workiva-taken zijn verzameld
   • Ondersteunende notities, om notities te bewaren die tijdens de gegevensverzameling zijn verstrekt, zoals bewijsmateriaal of context voor voetnoten of verslaglegging.
   • Taken, om dezelfde opdrachten en instructies te behouden voor de gegevensverzameling van het nieuwe jaar. Kies in dat geval ook of u de inleverdata van de opdrachten wilt aanpassen aan het nieuwe jaar.

Stap 4. Selecteer de bestanden die u wilt kopiëren

Selecteer vervolgens de bestanden die u wilt overzetten naar het nieuwe jaar:

1. Kies of u de bijbehorende bronbestanden van de waarden wilt kopiëren:
   • Om alleen Workiva -taken te gebruiken voor de gegevensverzameling van het nieuwe jaar, moet u de gekoppelde bronbestanden wissen.

   • Om de verbindingen met de bronbestanden van de waarden te behouden, selecteert u Verbonden bronbestandenen kiest u vervolgens de bestanden die u wilt overnemen uit het huidige jaar.

     Opmerking: Als u ervoor kiest om een ​​bronbestand door te voeren, kopieert het programma ook de gekoppelde bronbestanden.

     Tip : Als u het selectievakje van een bronbestand uitschakelt, zullen de taken voor de waarden in het nieuwe jaar

     in plaats daarvan Workiva Tasks gebruiken voor gegevensverzameling.
2. Om andere bestanden in de roll-over op te nemen, zoals processen, het Factbook spreadsheet of rapportage-uitvoer, klikt u op Extra bestanden kopiërenen bladert u vervolgens naar de bestanden die u wilt kopiëren en selecteert u deze; bijvoorbeeld de bestanden in de 20XX Duurzaamheidsrapportagebestanden of de 20XX map die is voorbereid voor de roll-over.

3. In Kopiëren vanuit bestanden, kies wat er in de kopieën van de bestanden moet worden opgenomen.
    

   

    

   Kopiëren vanuit bestanden	Beschrijving
   Alle reacties	Kopieert alle commentaarthreads — Open en Opgelost — in de bestanden
   Omtreklabels	Kopieën labels toegepast op contouren Opmerking: In de kopieën worden contourlabels standaard uitgeschakeld en uitgeschakeld. Na het doorrollen kunt u kiezen of u de contourlabels voor elke kopie wilt inschakelen.
   Bijlagen	Kopieën bijlagen geüpload naar de bestanden Opmerking: Bijlagemarkering is niet opgenomen in de kopieën.
   Automatiseringen	Kopieën automatiseringen gebruikt binnen de bestanden, bijvoorbeeld om het verzamelen van gegevens uit geïntegreerde bronsystemen te automatiseren. Opmerking: Om fouten bij het kopiëren te verminderen, voeg alle items toe die worden gebruikt om de automatiseringen van de bestanden uit te voeren. Opmerking: In de kopieën worden automatiseringen standaard gedeactiveerd. Na het doorrollen kunt u kiezen of u de automatiseringen in elke kopie wilt activeren.
   Inkomende en uitgaande verbindingen	Kopieert alle verbindingen van de bestanden — inkomend van gegevensbronnen en uitgaand naar bestemmingsbestanden Opmerking: Als u de Gegevensverzameling of Factbook Spreadsheet opneemt, selecteer dan Inkomende en uitgaande verbindingen. U kunt vervolgens de verbindingsparameters naar behoefte aanpassen in de kopieën die tijdens het doorrollen zijn gemaakt.
   Voer celwaarden in	Kopieert alle gegevens die zijn ingevoerd in invoercellen in de bestanden, bijvoorbeeld wanneer toegewezenen metrische waarden voorbereiden. Opmerking: Als u deze optie uitschakelt, worden lege invoercellen in de kopieën opgenomen, en niet de waarden die in die cellen zijn ingevoerd.

   Tip: Automatisch gemaakte kopieën behouden alle XBRL-tags (Extensible Business Reporting Language).

4. Kies of u de kopieën in een nieuwe of een bestaande map wilt opslaan:
   • Als Nieuwe map, voer dan de naam in en selecteer waar u deze wilt aanmaken.
   • Als Bestaande map, selecteer dan de map waarin u de kopieën wilt opslaan.

5. Nadat u alle details hebt geselecteerd die u wilt meenemen naar het nieuwe jaar, klikt u op Jaar toevoegen.

   Opmerking: Afhankelijk van het aantal meetwaarden kan het enkele minuten duren voordat het nieuwe jaar in het programma verschijnt; voeg geen meetwaarden of taken toe aan of verwijder geen meetwaarden in het jaar van gedurende die tijd. Als u bestanden toevoegt, ontvangt u een e-mailmelding wanneer er kopieën van zijn gemaakt.

Stap 5. Het nieuwe jaar inluiden

Nadat de overgang is voltooid, bereidt u het nieuwe jaar voor in het Duurzaamheidsprogramma en – indien van toepassing – de Gegevensverzameling en Factbook spreadsheets.

Opmerking: Als u ervoor kiest om Omtreklabels of Automatiseringen uit bestanden te kopiëren, kies dan voor elke kopie of u de omtreklabels wilt inschakelen of de automatiseringen wilt activeren.

Rapportagejaar verwijderen

Je kunt een jaar uit een programma verwijderen, inclusief alle bijbehorende meetwaarden en alle lopende taken voor gegevensverzameling.

waarden verwijderen.

Om een ​​jaartal te verwijderen:

1. Vanuit Duurzaamheidsprogrammaselecteer je Programmaoverzicht in het overzicht en vervolgens Rapportagejaren beheren in het menu.
2. Selecteer bij het rapportagejaar Jaar verwijderen.
   
3. Klik op Verwijderen.

Maak een roll-up ongedaan.

Indien nodig kunt u teruggaan naar een nieuw jaar, bijvoorbeeld om het opnieuw toe te voegen met andere gegevens of bestanden. 

Opmerking: Zorg ervoor dat u het jaar verwijdert dat tijdens de roll-forward is toegevoegd, en niet een ander jaar dat mogelijk verzamelde waarden bevat.

Om een ​​voorwaartse beweging ongedaan te maken:

1. Van Duurzaamheidsprogramma, verwijder het nieuwe jaar van Programmaoverzicht.
2. Verwijder vanuit Bestandenalle kopieën van bestanden die tijdens het doorrollen zijn gemaakt.