Workiva-ondersteuningscentrum

U kunt via het Duurzaamheidsprogramma gegevens over meerdere jaren verzamelen voor rapportages over milieu, maatschappij en bestuur (ESG) of duurzaamheid. Vanuit het programmaoverzicht kan een werkruimte- of programma-eigenaar de rapportagejaren van het programma naar behoefte beheren.

Rapportagejaar toevoegen

Om te beginnen met het verzamelen van gegevens voor een nieuw rapportagejaar, voegt u het jaar toe aan het Duurzaamheidsprogramma . Wanneer je het jaar toevoegt, kopieer je de meetgegevens van een ander jaar (of neem je deze mee naar de volgende periode) en kies je de details en bestanden waarmee je wilt beginnen.

Stap 1. Bestanden voorbereiden om door te voeren.

Wanneer u een nieuw jaar toevoegt, kan het programma bestanden kopiëren voor het verzamelen van gegevens of het rapporteren van de meetwaarden. Voordat je het jaar toevoegt, selecteer je de bestanden die je wilt overzetten:

• Besluit of je door wilt gaan met het verzamelen van waarden via gekoppelde bronbestanden , of dat je in plaats daarvan de volgende methode wilt gebruiken: gestroomlijnd Workiva Tasks- portaal.
• Identificeer aanvullende bestanden die gekopieerd moeten worden, zoals processen die gebruikt worden met gekoppelde bronbestanden, het feitenoverzicht of rapportagebestanden.

Als u ervoor kiest om de bijbehorende bronbestanden van de waarden te behouden of extra bestanden te kopiëren, kunt u deze ordenen in de respectievelijke mappen Bron en Rapportage — binnen een andere map die het rapportagejaar aangeeft — om ze voor te bereiden op de doorrol.

Tip: Voor extra duidelijkheid kunt u het jaartal in de naam van elke map opnemen, bijvoorbeeld 'Bronbestanden duurzaamheid 20XX' of 'Rapportagebestanden duurzaamheid 20XX' . 

• Plaats in de map 'Source' alle bijbehorende bronbestanden die u wilt bewaren voor de meetwaarden van het nieuwe jaar, zoals het spreadsheet met gegevensverzameling .

  Tip: Om de bronbestanden te identificeren die aan waarden zijn gekoppeld, kunt u een query gebruiken met het programma als bron . Het programma toont ook de bronbestanden van de waarden wanneer u een nieuw jaar toevoegt.

• Voeg in de map 'Rapportage' het factbook- spreadsheet en alle bijbehorende rapportage-uitvoerbestanden toe.

Om vervolgens alle bestanden te identificeren die het programma in de roll-forward zal opnemen:

• Voor de bestanden die bronlinks bevatten voor de bron- en rapportagebestanden, klikt u met de rechtermuisknop op de bovenliggende map en selecteert u 'Rapport met gekoppelde bestanden' .
  

  Opmerking: Als uw Factbook- spreadsheet in het rapport met gekoppelde bestanden voor de bronbestanden verschijnt, verwijder dan de bijbehorende bronkoppelingen. Gebruik het feitenoverzicht alleen als bron voor het rapporteren van resultaten , niet voor het verzamelen van gegevens. 

• Controleer voor elk bronbestand dat in het rapport 'Gekoppelde bestanden' wordt vermeld, het paneel 'Verbindingen' om te bepalen of de inkomende verbindingen afkomstig zijn van een andere werkruimte, zoals een spreadsheet of gedeelde query , of dat ze bronnen bevatten met gegevens uit Chains .

  Opmerking: Als een bronbestand deze inkomende verbindingen bevat, moet u mogelijk de verbinding opnieuw aanmaken in de kopie van het bestand die tijdens het doorrollen is gemaakt.

• Om te bepalen of een bronbestand dat in het rapport 'Gekoppelde bestanden' wordt vermeld , processen gebruikt om taakworkflows te automatiseren , zoekt u in 'Bestanden' naar 'Proces ' , opent u vervolgens elk proces en controleert u
  
  of de acties ervan van toepassing zijn op een bronbestand. Als een bestand een proces gebruikt, voegt u het procesbestand toe aan de betreffende map van het bestand.

Stap 2. Voeg een jaar toe aan het programma.

Nadat u de bestanden hebt ingesteld om door te lopen naar het volgende jaar, voegt u het nieuwe jaar toe aan het programma:

1. Selecteer in het Duurzaamheidsprogramma ' Programmaoverzicht' in het overzicht en vervolgens ' Beheren' , 'Jaren' in het menu.
   
2. Controleer of het programma het nieuwe jaar nog niet bevat en klik op Jaar toevoegen .
   

Stap 3. Selecteer de waardegegevens die u wilt doorrollen.

Om het verzamelen van gegevens te vergemakkelijken, kunt u het nieuwe jaar instellen met dezelfde meetwaarden als het voorgaande jaar:

1. Voer bij Nieuwjaar het rapportagejaar in dat u wilt toevoegen, in het formaat vier cijfers JJJJ .
   

   Let op: je kunt alleen jaartallen toevoegen die nog niet in het programma voorkomen. Om door te gaan naar een bestaand jaar – bijvoorbeeld een jaar dat eerder als placeholder is toegevoegd – moet u dit eerst uit het programma verwijderen .

2. Selecteer uit welke van de bestaande jaren u de meetgegevens wilt kopiëren.
3. Selecteer bij 'Kopiëren naar nieuw jaar' de meetgegevens die u wilt overnemen:
   • Verzamelde waarden , om het nieuwe jaar te beginnen met dezelfde gegevens die direct in statistieken of via Workiva-taken zijn verzameld.
   • Ondersteunende notities , om notities te bewaren die tijdens de gegevensverzameling zijn verstrekt, zoals bewijsmateriaal of context voor voetnoten of het verslag.
   • Taken , om dezelfde opdrachten en instructies te behouden voor de gegevensverzameling van het nieuwe jaar. Kies in dat geval ook of u de inleverdata van de opdrachten wilt aanpassen aan het nieuwe jaar.

Stap 4. Selecteer de bestanden die u wilt kopiëren

Selecteer vervolgens de bestanden die u wilt overzetten naar het nieuwe jaar:

1. Kies of u de bijbehorende bronbestanden van de waarden wilt kopiëren:
   • Om voor de gegevensverzameling van het nieuwe jaar alleen Workiva-taken te gebruiken, moet u de gekoppelde bronbestanden wissen.

   • Om de verbindingen met de bronbestanden van de waarden te behouden, selecteert u ' Verbonden bronbestanden' en kiest u vervolgens de bestanden die u wilt overnemen uit het huidige jaar.

     Let op: als u ervoor kiest om een ​​bronbestand te kopiëren, kopieert het programma ook de gekoppelde bronbestanden.

     Tip: Als u het selectievakje van een bronbestand uitschakelt, zullen de taken die aan de waarden van dat bestand zijn gekoppeld, in het nieuwe jaar in plaats daarvan Workiva Tasks gebruiken voor gegevensverzameling.

2. Om andere bestanden in de roll-over op te nemen, zoals processen, het factbook- spreadsheet of rapportage-uitvoer, klikt u op ' Extra bestanden kopiëren' en bladert u vervolgens naar de bestanden die u wilt kopiëren en selecteert u deze; bijvoorbeeld de bestanden in de map '20XX Sustainability reporting files' of de map '20XX' die zijn voorbereid voor de roll-over .

3. Bij 'Kopiëren vanuit bestanden' kunt u kiezen wat u in de kopieën van de bestanden wilt opnemen.
    

   

    

   Kopiëren vanuit bestanden	Beschrijving
   Alle reacties	Kopieert alle discussies over reacties — zowel openstaande als opgeloste — naar de bestanden.
   Omtreklabels	Kopieën van etiketten die op de contouren zijn aangebracht Opmerking: In de kopieën zijn contourlabels standaard uitgeschakeld . Na het doorrollen kunt u kiezen of u de contourlabels voor elke kopie wilt inschakelen.
   Bijlagen	Kopieën van bijlagen die naar de bestanden zijn geüpload Let op: de opmaak van de bijlagen is niet in de kopieën opgenomen.
   Automatiseringen	Kopieën van automatiseringsprocessen die binnen de bestanden worden gebruikt, bijvoorbeeld om het verzamelen van gegevens uit geïntegreerde bronsystemen te automatiseren. Opmerking: Om fouten bij het kopiëren te verminderen, dient u alle items mee te sturen die nodig zijn om de automatiseringen van de bestanden uit te voeren. Let op: in de kopieën zijn automatiseringsfuncties standaard uitgeschakeld . Na het doorrollen kunt u kiezen of u de automatiseringen in elke kopie wilt activeren.
   Inkomende en uitgaande verbindingen	Kopieert alle verbindingen van de bestanden: zowel inkomende verbindingen van gegevensbronnen als uitgaande verbindingen naar de bestemmingsbestanden. Opmerking: Als u de gegevensverzameling of het feitenoverzichtspreadsheet toevoegt, selecteer dan Inkomende en uitgaande verbindingen . U kunt vervolgens de verbindingsparameters naar behoefte aanpassen in de kopieën die tijdens het doorrollen zijn gemaakt.
   Voer celwaarden in	Kopieert alle gegevens die in invoervelden in de bestanden zijn ingevoerd, bijvoorbeeld wanneer toegewezen personen metrische waarden voorbereiden. Let op: als u deze optie uitschakelt, worden lege invoervelden meegenomen in de kopieën, niet de waarden die in die velden zijn ingevoerd.

   Tip: Automatisch gemaakte kopieën behouden alle XBRL-tags (Extensible Business Reporting Language).

4. Kies of u de kopieën in een nieuwe of een bestaande map wilt opslaan:
   • Als u kiest voor 'Nieuwe map' , voer dan de naam in en selecteer de locatie waar u deze wilt aanmaken.
   • Als u een bestaande map selecteert, kies dan de map waarin u de kopieën wilt opslaan.

5. Nadat u alle gegevens hebt geselecteerd die u wilt meenemen naar het nieuwe jaar, klikt u op Jaar toevoegen .

   Let op: afhankelijk van het aantal meetwaarden kan het enkele minuten duren voordat het nieuwe jaar in het programma verschijnt; voeg gedurende die tijd geen meetwaarden of taken toe aan of verwijder deze niet in het veld ' Kopiëren van jaar'. Als u bestanden toevoegt, ontvangt u een e-mailmelding wanneer er kopieën van zijn gemaakt.

Stap 5. Het nieuwe jaar inluiden

Nadat de jaarwisseling is voltooid, dient u het nieuwe jaar in het Duurzaamheidsprogramma voor te bereiden en – indien van toepassing – de spreadsheets voor gegevensverzameling en feitenoverzicht .

Opmerking: Als u overzichtslabels of automatiseringen uit bestanden kopieert, moet u voor elke kopie kiezen of u overzichtslabels wilt inschakelen of automatiseringen wilt activeren.

Verwijder jaar

Je kunt een jaar uit een programma verwijderen, inclusief alle bijbehorende meetwaarden en alle lopende taken voor gegevensverzameling.

Tip: In plaats van alle waarden van een jaar te verwijderen, kunt u er ook voor kiezen om specifieke meetwaarden te verwijderen .

Om een ​​jaartal te verwijderen:

1. Selecteer in het overzicht van het duurzaamheidsprogramma ' Programmaoverzicht' en vervolgens ' Beheren' , 'Jaren' in het menu.
2. Selecteer bij het rapportagejaar ' Jaar verwijderen' .
   
3. Klik op Verwijderen .

Maak een roll-up ongedaan.

Indien nodig kunt u teruggaan naar een nieuw jaar, bijvoorbeeld om het opnieuw toe te voegen met andere gegevens of bestanden. 

Let op: Verwijder het jaar dat tijdens de rollover is toegevoegd, en niet een ander jaar dat mogelijk al verzamelde waarden bevat.

Om een ​​voorwaartse beweging ongedaan te maken:

1. Verwijder het nieuwe jaar uit het programmaoverzicht van het duurzaamheidsprogramma .
2. Verwijder in de map ' Bestanden ' alle kopieën van bestanden die tijdens het doorrollen zijn gemaakt.