Workivaでファイルへのアクセス、コンテンツの編集、パーミッションの管理に問題がある場合、この記事ではよくある質問に答え、ワークスペース、フォルダ、ファイル間でのパーミッションの仕組みについて説明します。このガイドを使用して、一般的なアクセスに関する問題のトラブルシューティングを行い、権限を正しく割り当てる方法を理解してください。
アクセスと視認性の問題
正しいロールがあるにもかかわらず、ファイルにアクセスできないのはなぜですか？
Viewer 、Editor 、Limited Starter のようなワークスペースのロールがあっても、そのワークスペース内のすべてのファイルへのアクセス権が自動的に付与されるわけではありません。Workiva の権限は、フォルダや個々のファイルを含む複数のレベルで適用されます。
つまり、正しいロールを持っていても、ファイルが明示的に共有されていなかったり、ファイルがあるフォルダへのアクセス権を持っていなかったりすると、ファイルにアクセスできないことがあります。
これを解決するためだ：
- Files タブの検索バーを使用してファイルを検索し、そのファイルを直接検索できるかどうかを確認します。
- ファイルがフォルダからアクセスされることが予想される場合は、ワークスペースの所有者にそのフォルダと親フォルダへのアクセス権があることを確認してもらいます。フォルダアクセスが見つからないと、フォルダツリーにファイルが表示されないことがあります。
- ワークスペースの所有者または所有者権限を持つユーザーに、ファイルへのアクセス権が付与されていることを確認します。
- 必要であれば、権限を更新してもらい、変更を保存する。
パーミッションが更新されたら、ブラウザを更新して変更を反映させてください。
詳細については、Understanding permissions およびSet folder permissions を参照してください。
なぜ誰かがファイルにアクセスできるのに、リンクされたファイルにはアクセスできないのか？
Workivaの権限は、ドキュメントに接続されたスプレッドシートなど、リンクされたファイル間では自動的に引き継がれません。
つまり、ユーザーはあるファイルにはアクセスできても、別のファイルにあるリンクされたデータにはアクセスできないということだ。
これを解決するためだ：
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リンク・プロパティ パネルを開き、ドキュメント・リンク・レポート を生成します。
- リンクされている各ファイルを開き、そのパーミッションを確認する。
- ユーザーに適切なアクセス権を与える。所有者 または編集者権限により、ユーザーはリンクされたコンテンツを編集することができます。
新規ユーザーを追加しようとしても表示されないのはなぜですか？
ワークスペースに新しいユーザーを追加した後、そのユーザーが権限設定に表示されるまでに少し時間がかかることがあります。これは、システムのアップデート中に予想される動作である。
ユーザーがすぐに現れない場合
- ワークスペースが同期されるまで数分待つ。
- ブラウザを更新してください。
- Workivaからログアウトし、ログインし直してください。
- 権限設定でユーザーを再度追加してみてください。
問題が解決しない場合は、ユーザーがワークスペースに正常に追加されたことを確認します。
詳細については、Add users to workspace を参照してください。
編集と権限の衝突
EditorまたはOwner権限を持っているにもかかわらず、ファイルを編集できないのはなぜですか？
ワークスペースのロールとパーミッションは、Workiva でユーザーができることを決定し、アクセスは、フ ォルダ、個々のファイル、ファイル内のセクションなど、複数のレベルで適用されます。Editor またはOwner の権限があっても、これらの領域のいずれかが制限されていると編集できないことがあります。
これを解決するためだ：
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ワークスペース所有者に、アカウントに割り当てられているロールを確認してもらいます。表示メンバーと管理者の検索 ワークスペースの所有者を検索します。
注: 複数のワークスペース ロールを割り当てると、アクセスが競合する可能性があります。ユーザーごとに以下のロールを1つだけ割り当てることを推奨します：Editor,Viewer, orLimited Starter.
- ファイルがフォルダにある場合は、そのフォルダと親フォルダにアクセスできることを確認してください。フォルダアクセスが欠落すると、ファイルを探して作業する能力に影響を与える可能性があります。それでも、検索や最近のファイルからそのファイルにアクセスできる場合があります。詳細については、Set folder permissions を参照してください。
- ファイルの詳細なパーミッションを確認する：
- Editor またはOwnerアクセス権が直接割り当てられているか、またはグループを通して割り当てられているかを確認してください。
- 個人のパーミッションが割り当てられている場合は、グループのパーミッションよりも優先されます。
- 複数のグループに所属している場合は、最も高い権限レベルが適用されます。
- 更新が必要なセクションに対して、少なくともEditor のアクセス権があることを確認してください。
- 権限が更新された場合は、変更を保存してブラウザを更新し、更新が有効になるようにしてください。
詳しくは、Advanced permissions およびUnderstanding permissions をご覧ください。
オーナーなのにファイルを編集できないのはなぜですか？
所有者としてリストされているにもかかわらずファイルを編集できない場合、その問題は通常、ファイルレベルまたは高度なパーミッションに関連しています。
Workiva では、アクセスはワークスペース、ファイル、セクションの各レベルで個別に制御されます。ワークスペースの所有者でありながら、特定のファイルへのアクセスを制限することも可能です。
一般的な原因は以下の通り：
- ファイルレベルでViewer にアクセスできます。
- 高度な権限が編集を制限している。
- 変更を加えるために必要なワークスペースの役割（Editor ）を持っていません。
これを解決する：
- ファイルを開き、権限レベルを確認してください。
-
Advanced Permissions を確認し、Editor またはOwnerのアクセス権を持っていることを確認してください。
- 必要であれば、ファイルの所有者にパーミッションの更新を依頼してください。
更新したら、ファイルを更新して変更を適用する。それでも問題が発生する場合は、編集に必要なEditor ワークスペースのロールがあることを確認してください。
詳しくはUnderstanding permissions およびAdvanced permissions をご覧ください。
なぜ特定のセクションを変更できないのですか？
ファイルレベルのパーミッションに加えて、セクションは独自のアクセス設定を持つことができます。これにより、誰がファイルの特定の部分を編集できるかを管理することができます。
ファイルの閲覧はできるが、セクションの編集ができない場合は、セクションレベルの制限によるものである可能性が高い。
これを解決するために：
- Advanced Permissions を使って、セクションが制限されているかどうかを確認する。
- そのセクションのアクセスレベルを確認してください。
- ファイルの所有者またはセクションの所有者に、Editor 、またはOwner 。
パーミッションが更新されたら、すぐに変更できるはずです。
詳細については、Advanced permissions を参照してください。
ユーザーがトラック変更を承認または拒否できないのはなぜですか？
トラック変更の承認または拒否には、ファイルとセクションの両方のレベルで特定のパーミッションが必要です。
典型的な例だ：
- ユーザーは、変更を承認または却下するために、ファイルおよび関連セクションへのオーナー アクセス権を持っている必要があります。
- 編集者 、追跡された変更を拒否することができる。
- 編集者 ファイルの設定によっては、変更を承認できる場合があります。
これを解決するために：
- Advanced Permissions を通して、ファイル内のユーザーのパーミッションを確認する。
- セクションレベルの権限を見直す。
- 必要に応じて権限を更新する。
注: ファイルの所有者はすべてのセクションの変更履歴を管理しますが、セクションの所有者は自分が所有するセクションのみを管理します。トラック変更がファイル全体で有効になっている場合、セクションのオーナーはその設定を上書きすることはできません。
権限の管理と見直し
誰かにファイルやフォルダへのアクセス権を与えるには？
アクセス権はワークスペースとファイルまたはフォルダーの両方のレベルで付与されるため、両方の手順を完了する必要がある場合があります。
アクセスを許可する：
- ユーザーをワークスペースに追加します。
- ファイルまたはフォルダを右クリックし、Permissions を選択します。
- ユーザーを選択し、Viewer 、Editor 、Owner などのロールを割り当てます。
- 変更を保存します。
フォルダーのパーミッションは、既存のファイルには自動的に適用されない可能性があるため、両方を更新する必要があるかもしれないことを覚えておいてください。
ステップバイステップのガイダンスについては、Set folder permissions およびUpdate file permissions を参照してください。
ファイルやフォルダにアクセスできるユーザーを表示するにはどうすればよいですか？
ファイルやフォルダから直接アクセス許可を確認することができます。
- ファイルまたはフォルダを右クリックします。
-
Permissions を選択する。
- 所有者 、編集者 閲覧者 、アクセス禁止 を含む権限グリッドを確認する。
ワークスペースの所有者は、権限レポートをエクスポートして、より広範な可視性を確保できます。この機能は特定のワークスペースに限定される場合があり、ワークスペースの所有者のアクセス権が必要です。
知っておくべきこと
- ワークスペースのロールとファイルやフォルダのパーミッションは別々に管理されます。
- 高度なパーミッションは、標準的なアクセスを上書きすることができます。
- ワークスペース、フォルダ、ファイル、セクションなど、複数のレベルで権限を更新する必要がある場合があります。
- 新しいユーザーの追加など、一部の変更は表示されるまでに数分かかる場合があります。