このガイドでは、フォルダを使ってワークスペース内のファイルを整理する方法を学びます。コンピュータがフォルダを使ってファイルを管理するのと同様に、Workivaでもフォルダを使ってすべてのファイルを整理することができます。
フォルダの概要
フォルダはすべてのワークスペースで利用でき、すべてのファイルを整理するのに適した方法です。たとえば、四半期ごとのドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションをすべて、2020 > Q4 というフォルダ構造に入れることができます。
ワークスペース内のすべてのフォルダを表示するには、ファイル に移動してから、 すべてのファイルを表示します。
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[すべてのファイル] には、ワークスペース内のすべてのフォルダ、ファイル、およびファイリングが一覧表示されます。アクセス権限のあるファイルとフォルダだけが表示されます。
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[2020] のフォルダや [第4四半期] のフォルダなど、ワークスペース内で任意のユーザーにより作成されたサブフォルダは、[ファイル]の下に一覧表示されます。
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フォルダを右クリックし、[新規のサブフォルダ]を選択すると、フォルダをさらに新しく作成してファイルの整理に活用することができます。
フォルダの使い方
すべてのファイルをフォルダを使って整理し、ワークスペースのファイリングオプションを使ってファイナンシャルファイリングを行う必要があります。プロジェクトをフォルダに移動して、他のファイリング資料と一緒に整理することができます。フォルダを使用して次のことを行います：
- ファイルの整理、検索、作業
- ファイリングの整理および追跡を行う
- ファイルのロールフォワード
ファイルパンくずリスト
Files でフォルダをナビゲートするとパンくずリストが表示されます。パンくずリストは、ファイルが置かれているフォルダを表示し、入れ子になったフォルダ間を簡単に移動する方法を提供します。
ファイルまたはフォルダの次へチェックボックスをクリックすると、ファイルリストの上のパンくずパスでその場所を表示します。そこから、階層のどのフォルダにも簡単に移動できる。
ベストプラクティス
四半期における一般的なフォルダの使用方法に関するヒントをいくつかご紹介します。
ファイルを整理する：
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フォルダを活用し、すべてのファイルを整理します。
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四半期に扱うすべてのドキュメントのプライマリフォルダを作成します。プライマリフォルダ内では、ドキュメントとファイリングをサブフォルダに整理して、似たようなファイルを検索しやすくすることができます。
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フォルダに特殊文字（* '！）を含む名前を付けると、リストの一番上にそのフォルダが表示されます。
ファイリング：
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フォルダーを使って、ファイリングドキュメントをすべて整理しましょう。
- ファイリングフォルダの名前に「ファイリング」を含めると、簡単に識別できる。
ファイルをロールフォワードする：
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「主要なフォルダ（ロールフォワード）」や「四半期フォルダ（ロールフォワード）」など、ロールフォワードから作成されたフォルダの名前を検索しやすい名前に変更します。
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ロールフォワード時に含める追加のファイルを作成した場合は、ロールフォワード用のフォルダにそれらのファイルを移動します。
ファイリングの場合
また、フォルダを使ってファイリングを整理することもできる。ファイリング では、ドキュメントの収集からライブファイリングまで、各ステップを順を追って説明します。Workivaでファイリングを作成すると、ファイリングに必要なすべてのファイルや情報がファイリングステップに追加されます。ファイリングのステップでは、次に何をすべきかを説明する。