スプレッドシートを使用すると、共同作業の可能な、簡単かつ制御された環境で、大規模且つ複雑なデータを操作する事ができます。
| 個々のセルの履歴と作成者を見る |
Excelファイルを直接シートにインポートする |
接続シートと外部データを統合する |
スプレッドシートの操作
最初のスプレッドシートを開くと、左のパネルにリストが表示されます。このアウトラインは、ファイルのシート間を移動するのに役立ちます。
任意のシートをクリックして直接移動したり、シートをドラッグ＆ドロップして並び替えたりできます。
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右側のパネル には、スプレッドシート内で作業するための設定やアクションが含まれています。パネル横のアイコンを使って、コメント、履歴、比較などの機能を切り替える。
データの入力と書式設定
スプレッドシートを作成したら、既存のファイルからデータをインポートしたり、外部ソースからデータセットを設定することもできます。
Excelからのインポート
インポート機能を使えば、.xlsxや.csvファイルを新しいスプレッドシートに追加できます。インポートしたデータから新しいファイルを作成するか、既存のスプレッドシートに直接追加します。Excelファイルのインポートについて詳しくはこちら。
接続されたシート
接続されたシートを使って、外部ソースからデータを取り出し、シートに直接リンクする。データセットを設定すると、ワークスペース内のどの共同作業者もそのデータセットからプルできるようになります。接続されたシートの使用 についての詳細はこちら。
リンク
Workivaの最も強力な機能の一つはリンクです。同じデータ間のリンクを複数の場所に作成することで、ソースデータを変更するたびに、リンクがファイル全体で更新されるのを確認できます。スプレッドシート内のリンクの詳細はこちら。
書式
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書式パネルでは、選択したシートの設定を調整することができます。ここから、セルの塗りつぶしの色やシート全体の値の書式設定を変更できます。値の書式設定を変更すると、追加機能が表示されます。 このパネルでは、代替行 塗りつぶしの色を有効にして、シートの行にコントラストを追加することもできます。 |
データ検証 と条件付き書式 パネルでは、どのようなデータが入力され、どのように表示されるかを管理するルールを作成できます。データ検証 と条件付き書式 についての詳細はこちら。
他のユーザーと共同で作業する
Workivaでは、スプレッドシートの変更を管理、レビュー、記録しながら、リアルタイムで共同作業を行うことができます。
権限
スプレッドシートを表示または編集するには、各ユーザーが新しいファイルにアクセスするために権限 が必要です。スプレッドシートやシートレベルで権限を設定することができ、各ユーザーはオーナー、編集者、閲覧者の権限を持つことができます。
履歴と作成者
履歴パネルを使用すると、スプレッドシートでいつリビジョンが作成され、誰がその変更を行ったかを追跡できます。個々のセルの履歴を表示し、誰がいつ特定の変更を行ったかを確認できます。
さらに、[作成者]機能は、各セルに対して最新の編集を行ったユーザーのオーバーレイを表示します。
スプレッドシートを共有する
更新ボタンは、リンクされた値を他のファイルで利用可能にする方法です。更新 機能を使用して、ソースセルからリンク先に変更をプッシュします。
Workiva以外の人とスプレッドシートを共有する必要がある場合は、別のファイルタイプにエクスポートできます。ファイルツールバーで、 [名前を付けて保存]オプションを使用して、スプレッドシートをCSV、Excel、またはPDFファイルとして保存します。エクスポートするシートを正確に選択し、新しいファイルの数式の処理方法を管理します。
次のステップ
スプレッドシートの作業に使用できる各機能を確認したところで、利用開始にあたり便利なステップをいくつかご紹介いたします。