レポートトラッカーの構築は、Workiva のいくつかの機能を利用した 3 段階のプロセスです。各段階を追跡するためにカスタムフィールドを設定することから始めます。一般的なプロセスやレポートの承認者や、データを書き込むクエリを構築します。
これらの入力が設定されると、Workivaで利用可能なさまざまなウィジェットやボードにデータを出力することができます。これにより、あなた、あなたのチーム、そして経営陣の利害関係者は、一目で報告プロセスを素早く追跡することができます。
要件
ワークスペースでは、以下の機能を有効にする必要があります：
これらの機能を設定するには役割が必要です：
- ワークスペース所有者
- カスタムフィールド管理者
- 編集者
ステップ 1: カスタムフィールドの作成
カスタムフィールドは、ビジネスによって作成され、既存のドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションに追加される独自のフィールドです。これらの目的別フィールドは、ワークスペースに合わせて完全にカスタマイズされていますが、Workivaのネイティブフィールドと同じ方法でデータを収集・保存します。この追加機能により、他では利用できないカスタムレポートや自動化ソリューションを作成することができます。
担当者、承認者、その他の関係者の名前を表示したい場合は、「ユーザー」カスタムフィールドタイプを選択します。このカスタムフィールドタイプには、ワークスペース内のすべてのユーザーが含まれており、 Wdata Query ウィジェットを通して、追加のフィルタリングオプションを有効にします。
このウィジェットをフィルタリングする場合、特定の人を追跡するようにフィルタを設定するか、自動的にログインアカウントを表示するために「現在のユーザー」を選択することができます。後者のオプションでは、ダッシュボードにログインすると、各チームメンバーが常に自分のステータスを確認できます。
ステップ 2: クエリの設定
クエリを使用すると、特定の条件に基づいてWorkivaプラットフォームからデータを集計し、セグメント化することができます。クエリを作成するには、ドラッグ＆ドロップのクエリビルダーでコンポーネントを選択するか、高度なSQLエディタで独自の構文を作成します。
<!--
With queries, you can aggregate sources in the Workiva platform—tables, spreadsheets, and other queries—and segment their data based on specific criteria. To create a query, you can select its components in a drag-and-drop Builder, or compose it in a SQL editor. When you create a query, you:-->
ドキュメントを扱う場合、DocumentIDフィールドをクエリ結果に追加してください。DocumentIDフィールドは、ウィジェット内でクリック可能なハイパーリンクになります。COM ソースタイプを使用して、クエリにカスタムフィールドデータを追加できます。
注 : これはカスタムフィールドデータ独自のものです。他のソースからのURLやDocumentIDは、単にプレーンテキストとして表示されます。
ステップ 3: ウィジェットとボードの設定
Wdataクエリウィジェット
Wdataクエリウィジェットは、ホーム画面から直接クエリ結果を一目で見ることができます。データはいつでも手動で更新でき、Wdataと同じ結果が表示されます。
チームの各メンバーは、ワークスペースの他のメンバーに影響を与えることなく、列の表示、非表示、フィルタリング、並べ替え、サイズ変更など、自分のボードをパーソナライズすることができます。これらの設定は、各自のプロファイルに保存され、保持されます。
「現在のユーザー」によるユーザーリストのフィルタリング
「ユーザー」カスタムフィールドタイプは、ワークスペースのメンバーをリストに配置します。ウィジェットを設定する際、"現在のユーザー "でカラムをソートするフィルターを追加することを検討してください。これにより、各人用に別々のボードを作成することなく、ウィジェットを複数人で使用することができます。
キーリソースウィジェット
キーリソースウィジェット — ホームにあるファイルウィジット — 最も重要なファイル、レポート、フォーム、その他のリソースをまとめたリストを作成できます。ウィジェットにオブジェクトのURLをコピー＆ペーストするだけで、ホームボードからすぐにアクセスできる「ショートカット」が表示されます。
ボードに必要なファイルを追加
ワークスペースの所有者として、必要なファイルやその他の重要なファイルをキーリソースウィジェットに追加して、ワークスペースの他のユーザーのために表示できます。これにより、従業員はよく使うファイルをホームボードから直接簡単に見つけることができます。
注 : ボードに追加できるのはWorkivaリソースのみです。外部URLには対応していません。
FAQ|よくあるご質問
なぜレポートトラッカーを使う必要があるのですか？
Workivaのレポートトラッキングは、レポートのライフサイクル全体と、各チームの現時点での状況をよりよく理解するために使用されます。各レポートの進捗状況を把握し、各タスクにどの関係者が割り当てられているかを確認し、締め切りに間に合うようにすることができます。
トラッカーでエンティティ情報を見ることはできますか？
はい。
その情報がエンティティ名やサイズなど、エンティティ自体に紐づいている場合、カスタムフィールドを作成し、すべてのドキュメントでその値を設定する必要はありません。代わりに、この情報をキャプチャするエンティティテーブルをスプレッドシートに作成することを推奨します。
そのために：
- エンティティごとに行を 1 つ作成し、一意の識別子から始めて、各ディメンションの列を追加します。
- その識別子のカスタムフィールドを作成し、各ファイルにその値を記入します。
- クエリを使用して、スプレッドシートデータソースとカスタムフィールドデータソースを結合します。
- 各文書のエンティティをシート内の一致する情報にマッピングします。
注 :キーリソースウィジェットを使用して、このエンティティテーブルスプレッドシートへのショートカットを作成できます。
複数のウィジェットやボードを作成できますか？
はい、ワークスペース所有者は複数のボードを作成し、ワークスペース内の他の人に割り当てることができます。各ユーザーは、必要に応じてボードを切り替えることができます。
他の人が自分のボードを作ることはできますか？
ワークスペースの所有者が割り当てたボードに加えて、各自が自身のボードを作成できます。