レポートトラッカーの構築は、Workivaのいくつかの機能を利用した3ステップのプロセスです。まず、各ステップを追跡するために必要なカスタムフィールド (特定のプロセスやレポートの承認者は誰かなど)を設定し、次にクエリ を構築して、そのデータを利用します。
これらの入力が設定されると、Workivaで利用可能な様々なウィジェットやボード にデータを出力することができます。これにより、あなた、あなたのチーム、そして経営陣の利害関係者は、一目で報告プロセスを素早く追跡することができます。
要件
ワークスペースでは、以下の機能を有効にする必要があります:
これらの機能を設定するには、以下のロール が必要です:
- ワークスペース所有者
- カスタムフィールド管理
- 編集者
ステップ1:カスタムフィールドの作成
カスタムフィールドは、ビジネスによって作成され、既存のドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションに追加される独自のフィールドです。これらの目的別フィールドは、ワークスペースに合わせて完全にカスタマイズされていますが、Workivaのネイティブフィールドと同じ方法でデータを収集・保存します。この追加機能により、他では利用できないカスタム・レポートや自動化ソリューションを作成することができます。
担当者、承認者、その他の関係者の名前を表示したい場合は、「ユーザー」カスタムフィールドタイプを選択します。このカスタムフィールドタイプは、ワークスペース内のすべてのユーザーを含み、Wdata Queryウィジェット を通して追加のフィルタリングオプションを有効にします。
このウィジェットをフィルタリングするとき、特定の人を追跡するようにフィルタを設定するか、自動的にログインしたアカウントを表示するために "現在のユーザー "を選択することができます。後者のオプションでは、ダッシュボードにログインする際、各チームメンバーが常に自分のステータスを確認できる。
ステップ 2: クエリーの設定
クエリを使用すると、特定の条件に基づいてWorkivaプラットフォームからデータを集計し、セグメント化することができます。クエリを作成するには、ドラッグ&ドロップのクエリビルダーでコンポーネントを選択するか、高度なSQLエディタで独自の構文を作成します。
<!--
With queries, you can aggregate sources in the Workiva platform—tables, spreadsheets, and other queries—and segment their data based on specific criteria. To create a query, you can select its components in a drag-and-drop Builder, or compose it in a SQL editor. When you create a query, you:-->
Documentsを扱う場合、DocumentIDフィールドをクエリ結果に追加してください。DocumentIDフィールドは、ウィジェット内でクリック可能なハイパーリンクになります。COM ソース・タイプを使用して、クエリ にカスタム・フィールド・データを追加することができます。
注: これはカスタム・フィールド・データ独自のものです。他のソースからのURLやDocumentIDは、単にプレーンテキストとして表示されます。
ステップ3:ウィジェットとボードを設定する
Wdataクエリウィジェット
Wdataクエリウィジェットは、ホーム画面から直接クエリ結果を一目で見ることができます。データはいつでも手動でリフレッシュでき、Wdataと同じ結果が表示される。
チームの各メンバーは、ワークスペースの他のメンバーに影響を与えることなく、列の表示、非表示、フィルタリング、並べ替え、サイズ変更など、自分のボードをパーソナライズできます。これらの設定は、各自のプロフィールに保存され、保持される。
ユーザーリストを "現在のユーザー "でフィルタリング
user」カスタム・フィールド・タイプは、ワークスペースのメンバをリストに配置します。ウィジェットを設定する際、"現在のユーザー "でカラムをソートするフィルタを追加することを検討してください。これにより、各人用に別々のボードを作成することなく、ウィジェットを複数人で使用することができる。
キー・リソース・ウィジェット
ボードに必要なファイルを追加する
ワークスペースの所有者として、必要なファイルやその他の重要なファイルを [キー リソース] ウィジェットに追加して、ワークスペースの他のユーザーに表示できます。これにより、従業員はよく使うファイルをホームボードから直接簡単に見つけることができます。
注: ボードに追加できるのはWorkivaリソースのみです。外部URLには対応していません。
FAQ|よくあるご質問
なぜレポートトラッカーを使う必要があるのか?
Workivaのレポートトラッキングは、レポートのライフサイクル全体と、各チームの現時点での状況をよりよく理解するために使用されます。各レポートの進捗状況を把握し、どの関係者が各タスクにアサインされているかを確認し、締め切りに間に合うようにすることができます。
トラッカーでエンティティの情報を見ることはできますか?
そうだね。
その情報がエンティティ名やサイズなど、エンティティ自体に紐づいている場合、カスタムフィールドを作成し、すべてのドキュメントでその値を設定することは意味をなさないかもしれません。その代わりに、この情報をキャプチャするエンティティテーブルをスプレッドシートに作成することを検討してください。
そのためには
- エンティティごとに行を 1 つ作成し、一意の識別子から始めて、各ディメンジョンの列を追加します。
- その識別子のカスタムフィールドを作成し、各ファイルにその値を記入する。
- クエリを使用して、スプレッドシート・データ・ソースとカスタム・フィールド・データ・ソースを JOIN します。
- 各文書のエンティティをシート内の一致する情報にマッピングする。
Note: Key Resourcesウィジェットを使用して、このエンティティテーブル・スプレッドシートへのショートカットを作成でき ます。
複数のウィジェットやボードを作成できますか?
はい、ワークスペースのオーナーは複数のボードを作成し、ワークスペース内の他の人に割り当てることができます。各ユーザーは、必要に応じてボードを切り替えることができる。
他の人が自分のボードを作ることはできますか?
ワークスペースの所有者によって割り当てられたボードに加えて、各自が自分のボードを作成することができます。