Workiva サポートセンター

リンクは Workiva プラットフォームの基本的な機能です。これは、データをソースに接続し、すべてのリンクファイル間で同期させるメカニズムで、これらのデータポイントがどこに表示されても常に同じであることを保証します。

スマートリンクは、名称や説明などのカスタマイズデータをリンクに追加することで、このエクスペリエンスを向上させます。この追加コンテキストにより、ワークスペース内でリンクを簡単に検索して再利用したり、組織内の他のユーザーと共有したりすることができます。

要件

• スマートリンクを共有するには、 データ共有マネージャー の役割が必要です。
• スマートリンクを作成または編集するには、ソースファイルのオーナー または編集者 である必要があります。
• 一度スマートリンクが作成されると、そのファイルとセクションにアクセスできるユーザーであれば、誰でもそのリンクを使用することができます。
• 別のワークスペースのユーザーグループ とスマートリンクを共有するには、共有ワークスペース 設定を、リンク先のワークスペースの組織ワークスペース管理者またはワークスペース管理者が有効にする必要があります。

スマートリンクの作成

スマートリンクを作成する前に、、ワークスペースに新規ソースリンク を作成するか、変換したい既存のソースリンクを見つける必要があります。

標準的なソースリンクが決まったら、以下のステップを踏むことでスマートリンクにすることができる：

1. ソースリンクを右クリックし、リンクオプション >スマートリンクに変換 を選択します。
   
2. スマートリンクに名称を付け、オプションで説明を記述する。スマートリンクへの変換 をクリックして完了。
   

   ヒント: スマートリンクは共有されることを意味するので、他の人が簡単に識別できる名称と説明を選ぶ。組織内のすべてのスマートリンクについて、標準的な命名規則や書式設定を使用することも検討できる。

スマートリンクが作成されると、スマートリンクライブラリを通じて、ワークスペースで許可されたすべてのユーザーが利用できるようになります。

スマートリンクライブラリからのリンク挿入

スマートリンクライブラリには、ワークスペース内のすべてのスマートリンク、および他のワークスペースから共有されたスマートリンクが保存されています。このスペースから、利用可能なすべてのスマートリンクをブラウズし、その詳細をビューし、ドキュメントに挿入することができます。

スマートリンクを他のユーザー、ワークスペース、またはユーザーグループと共有する。

スマートリンクは他のワークスペースと簡単に共有できます。スマートリンクのオーナーとして、共有したい特定のワークスペースとユーザー（またはユーザーグループ ）を選択するだけです。共有されると、スマートリンクの受信者は、そのワークスペース内の他のユーザーに「アクセスを拡張する」オプションを持つことになります。

個々のスマートリンク、特定のセクションのすべてのスマートリンク、またはファイル内のすべてのスマートリンクを共有できます。

メモ: スマートリンクを共有するには、「データ共有マネージャー」の役割が必要です。

スマートリンクの受信者は共有データで何ができるのか？

スマートリンクが共有され承認されると、受信者はそのコンテンツを使ってさまざまなことができる：

• リンクデータをコピーできるのだ。
• ワークスペースのライブラリからリンクを検索し、別のドキュメントに挿入することができる。
• 同じワークスペースにいる他のユーザーがそのリンクにアクセスできるように、リンクへのアクセスを拡張することができます。

また、「詳細」タブに向かい、共有を承認した人や、ワークスペースライブラリに追加したかどうかを確認することができます。

スマートリンクがすでに一部のユーザーと共有されている場合はどうなりますか？

スマートリンクを複数のユーザーと一括共有する場合、既存のユーザーは、基礎データに変更があった場合にのみ通知を受け取ります。 

既存のユーザーを共有から削除する必要がある場合は、そのスマートリンクを編集する必要があります。

ワークスペース・ライブラリに共有スマートリンクを追加

新規スマートリンクが共有されると、Workivaプロフィールに入力されたアドレスにメールが届きます。メール自体には共有アイテムへの直接リンクは含まれていませんが、ワークスペースで任意のファイルを開き、スマートリンクライブラリに移動することで使用することができます。

仕組みはこうだ：

1. ワークスペース内のスプレッドシート、ドキュメント、プレゼンテーションを開きます。
2. 画面の右側にあるリンク パネルを開く。
3. ライブラリタブの右上にあるライブラリを管理アイコンをクリックします。
   
   

   メモ: オレンジ色の点は、新規リンクまたはアップデートがライブラリで利用可能であることを示します。

4. 承認されていない共有リンクは、更新保留中 > 新規共有リンク セクションに表示されます。リンクを選択し、新規リンク追加 をクリックしてライブラリに追加します。
   

共有スマートリンクの使用

共有スマートリンクは、ワークスペースのライブラリに表示され、ネイティブスマートリンクとほぼ同じ関数です。ソースファイルが別のワークスペースにあるため、共有リンクではソースリンクに移動が無効になっていることに気づくことでしょう。

ドキュメントへのスマートリンクの挿入については、この記事のリンクの挿入 セクションをレビューしてください。

共有スマートリンクへの権限拡張

スマートリンクの受信者には、共有リンクのオーナーレベルの権限が自動的に付与されます。受信者として、同じワークスペース内の他のユーザーにもアクセスすることができます。

他のユーザーにアクセスするには：

1. ワークスペース内のスプレッドシート、ドキュメント、プレゼンテーションを開きます。
2. 画面の右側にあるリンク パネルを開く。
3. ライブラリタブの右上にあるライブラリを管理アイコンをクリックします。
   
   
4. 
5. 共有スマートリンクタブに移動します。
6. 編集したいスマートリンクのアクセスを拡張をクリックします。
7. 必要な権限を選択し、変更の適用 をクリックする。
   

権限管理の詳細情報については、ファイル権限を更新の記事を参照してください。

スマートリンク特有の権限

スマートリンクの更新を共有する

プライマリ・ワークスペースで行われたスマートリンクの更新は、他のワークスペースと意図的に共有する必要があります。この追加ステップにより、共有ワークスペースは変更をコミットする前に、入力されたデータをレビューする機会を得ることができる。

1. ワークスペース内のスプレッドシート、ドキュメント、プレゼンテーションを開きます。
2. 画面の右側にあるリンク パネルを開く。
3. 詳細 タブに移動します。
4. パネル右上の「共有」 アイコンをクリックし、「更新の共有」を選択する。
   

   メモ: オレンジ色の点は、スマートリンクが更新されたが共有されていないことを示す。

5. 変更内容を入力してください。この文脈は、受信者がレビューサイクルの途中であったり、過去の期間についてレポートする際によく使われます。
6. Share updates をクリックして完了します。
   

共有スマートリンクの更新承認

共有されたスマートリンクの受信者として、更新が公開され共有されるたびにメールが届きます。また、アップデートが利用可能になると、リンクパネルに小さなオレンジの点線が表示されます。

1. ワークスペース内のスプレッドシート、ドキュメント、プレゼンテーションを開きます。
2. 画面の右側にあるリンク パネルを開く。
3. ライブラリタブの右上にあるライブラリを管理アイコンをクリックします。
   
4. 承認されていない更新は、Pending updates > Updates to shared links セクションに表示されます。リンクを選択し更新の承認をクリックすると 、更新されたデータを受け取ります。
   
   

   メモ: 更新を承認する前に、レビュー をクリックして、変更を並べて比較することもできます。

更新をレビュー

前のセクションのレビュー担当者は、ワークスペースに変更をコミットする前に、変更を比較することができるようになります。複数のアップデートが利用可能な場合は、左下の矢印を使用して各アップデートを切り替えます。

準備ができたら、更新の承認 をクリックして、ワークスペース内のすべてのリンク先に新規値を更新します。  

スマートリンクのコピー

ロールフォワードプロセスを容易にするために、ファイルやフォルダをコピーする際に、オプションでスマートリンクを含むことができる 。これにより、ファイルのコピー時に現在のリンクを維持したり、完全にリセットしたりすることができる。

以下のオプションは、特にスマートリンクに適用されます：

• すべてのソーススマートリンクにメタデータを含む ：コピーしたソーススマートリンクの名称と説明を保持するには、このボックスにチェックを入れます。これによりライブラリに複製エントリが作成されますが、後で編集することができます。コピーしたソーススマートリンクから既存の名称と説明を除外するには、このボックスのチェックを外します。
• ワークスペース間のリンク先を維持：現在のソースにリンクした他の
  ワークスペースからのスマートリンク維持するには、このチェックボックスをオンにします。リンクを削除するには、このボックスのチェックを外してください。

ファイルとフォルダのコピーについての詳細はこちら。

メモ: これらのオプションは、ワークスペースでスマートリンクが有効になっている場合にのみ表示されます。

元に戻してスマートリンクを削除

スマートリンクを追加したら、それを標準のソースリンクに元に戻し、ライブラリから削除することができる。また、他のワークスペースから共有された古いスマートリンク、未使用のスマートリンク、放置されたスマートリンクを直接削除することもできます。

注: スマートリンクがまだ共有されている場合、ライブラリの更新保留中 > 新規共有リンク セクションから後で再追加することができます。

知っておくべきこと

• GRCワークスペースから発信されるリンクは、現時点ではスマートリンクと互換性がありません。
• スマートリンクは、ドキュメントリンクレポートに含まれ、名称も表示されます。