リンクはWorkivaプラットフォームの基本的な部分です。これは、データをソースに接続し、すべてのリンクされたファイル間で同期させるメカニズムであり、データポイントがどこに表示されても常に同じであることを保証します。
スマートリンクは、名前や説明などのカスタムデータをリンクに追加することで、このエクスペリエンスを向上させます。このようにコンテキストが追加されたことで、ワークスペース内のリンクを簡単に見つけて再利用したり、組織内の他のユーザーと共有したりすることができます。
要件
- 現時点では、スマートリンクは米国内のお客様にのみご利用いただけます。この機能は、近いうちに他の地域にも拡大される予定である。
- スマートリンクを共有するには、Cross Workspace Data Sharing Manager ロールが必要です。
- スマート・リンクを作成または編集するには、ソース・ファイルのオーナー またはエディター である必要があります。
- いったんスマートリンクが作成されると、そのファイルとセクションにアクセスできるユーザーなら誰でも、そのリンクを使うことができる。
スマートリンクの作成
スマート・リンクを作成する前に、ワークスペースに新しいソース・リンク を作成するか、変換したい既存のソース・リンクを見つける必要があります。
標準的なソースリンクが決まったら、以下のステップを踏むことでスマートリンクにすることができます：
- ソース・リンクを右クリックし、Link options >Convert to smart link を選択する。
- スマートリンクに名前を付け、任意の説明を記述する。スマートリンクに変換 をクリックして完了します。
ヒント: スマートリンクは共有されるものなので、他の人が簡単に識別できるような名前と説明を選びましょう。組織内のすべてのスマートリンクについて、標準的な命名規則やフォーマットを使用することも検討できる。
スマートリンクが作成されると、スマートリンクライブラリを通じて、ワークスペース内の許可されたすべてのユーザーが利用できるようになります。
スマートリンクライブラリからリンクを挿入する
スマート・リンク・ライブラリには、ワークスペース内のすべてのスマート・リンク（他のワークスペースから共有されたものも含む）が保存されています。このスペースから、利用可能なすべてのスマートリンクを閲覧し、その詳細を表示し、文書に挿入することができます。
スマートリンクの検索
スマート・リンク・ライブラリにアクセスするには、ワークスペースで任意のファイルを開き、右側のパネルからLinking セクションを選択します。その後、選択したリンクをブラウズしたり、名前で検索したりすることができる。
注: スマートリンクは、そのソースファイルにアクセスできる場合にのみ、ライブラリーのビューに表示されます。
スマートリンクの詳細を見る
文書に挿入する前に特定のリンクの詳細を確認するには、詳細 タブに移動します。
詳細タブで確認できる：
- リンク名
- リンクの説明
- 最終発行日
- 出版社名
- すべての共有ユーザー
- 最終共有日
- リンクが他のワークスペース・ライブラリに追加されている場合（「接続が確立されている」）。
また、リンクのソースファイルを開くには、「ライブラリ」タブからGo to source を選択します。
スマートリンクの挿入
再利用したいスマートリンクを確認したら、コンテンツを配置したい場所にカーソルを置き、挿入 をクリックします。
スマートリンクを別のワークスペースと共有する
スマートリンクは他のワークスペースと簡単に共有できます。スマートリンクの所有者は、共有したいワークスペースとユーザーを選択するだけです。共有されると、スマートリンクの受信者は、そのワークスペース内の他のユーザーに「アクセスを拡張」するオプションを持つようになります。
個々のスマートリンク、特定のセクション内のすべてのスマートリンク、またはファイル内のすべてのスマートリンクを共有できます。
注: スマートリンクを共有するには、"Cross Workspace Data Sharing Manager "ロールが必要です。
一つのスマートリンクを共有する：
- データ・ソースに移動し、共有したいスマート・リンクを選択する。
- 画面左上のメニューバーで、Share 。
- スコープの選択を求められたら、最初のオプションを選択する： スマートリンク 。
注: 右側にあるリンク パネルの「詳細」セクションから、単一のスマートリンクを共有することもできます。
-
Search users フィールドに、このリンクを共有したい各人の名前を入力します。
Note: このフィールドには、組織内のユーザーの名前が自動入力されます。
- (オプション）リンクを説明する短いメッセージを追加します。これは受取人と共有される。
- Share をクリックして完了です。
スマートリンクライブラリーへのアクセス方法を記載したEメールが、受信者全員に直ちに送信されます。
各スマートリンクを個別に共有するのではなく、特定のセクション、シート、スライドに含まれるすべてのスマートリンクを共有できます：
- 画面左上のメニューバーで、Share 。
- スコープの選択を求められたら、真ん中のオプションを選択する：シート/セクション/スライド内のすべてのスマートリンク 。
-
検索ユーザー フィールドに、このリンクを共有したい各人の名前を入力します。
注: このフィールドには、組織内のユーザー名が自動入力されます。
- (オプション）リンクを説明する短いメッセージを追加します。これは受取人と共有される。
- Share をクリックして完了です。
スマートリンクライブラリーへのアクセス方法を記載したEメールが、受信者全員に直ちに送信されます。
スプレッドシート、ドキュメント、プレゼンテーションに含まれるすべてのスマートリンクを共有する：
- 画面左上のメニューバーで、Share 。
- スコープの選択を求められたら、最後のオプションを選択する：スプレッドシート/ドキュメント/プレゼンテーションのすべてのスマートリンク 。
-
検索ユーザー フィールドに、このリンクを共有したい各人の名前を入力します。
注: このフィールドには、組織内のユーザー名が自動入力されます。
- (オプション）リンクを説明する短いメッセージを追加します。これは受取人と共有される。
- Share をクリックして完了です。
スマートリンクライブラリーへのアクセス方法を記載したEメールが、受信者全員に直ちに送信されます。
スマートリンクの受信者は、共有されたデータで何ができるのか？
スマートリンクが共有され、承認されると、受信者はそのコンテンツを使って様々なことができる：
- 彼らはリンクデータをコピーすることができる。
- ワークスペースのライブラリからリンクを検索し、別の文書に挿入することができる。
- 同じワークスペースにいる他のユーザーがそのリンクにアクセスできるように、リンクを拡張することができる。
また、[詳細] タブ にアクセスすると、誰が共有を承認したか、またワークスペース・ライブラリに追加したかどうかを確認することができます。
スマートリンクがすでに何人かのユーザーと共有されている場合は？
スマートリンクを複数のユーザーと一括共有する場合、既存のユーザーは、基礎データに変更があった場合にのみ通知を受け取ります。
共有から既存のユーザーを削除する必要がある場合は、そのスマートリンクを編集する必要があります。
ワークスペース・ライブラリに共有スマートリンクを追加する
新しいスマートリンクが共有されると、Workivaプロフィールに入力されたアドレスにメールが届きます。メール自体には共有アイテムへの直接リンクは含まれていませんが、ワークスペースで任意のファイルを開き、スマートリンクライブラリにアクセスすることでアクセスできます。
仕組みはこうだ：
- ワークスペースのスプレッドシート、ドキュメント、プレゼンテーションを開く。
- 画面の右側にあるLinking パネルを開く。
-
ライブラリの管理 ライブラリ・タブの右上にあるアイコンをクリックしてください。
注意: オレンジ色の点は、新しいリンクまたは更新がライブラリで利用可能であることを示します。
- まだ承認されていない共有リンクは、更新待ち > 新しい共有リンク セクションに表示されます。リンクを選択し、Add new link をクリックしてライブラリに追加します。
共有スマートリンクの使用
共有スマートリンクは、ワークスペースのライブラリに表示され、ネイティブスマートリンクとほぼ同じように機能します。ソースファイルが別のワークスペースにあるため、共有リンクではGo to source link が無効になっていることにお気づきでしょう。
文書にスマートリンクを挿入する方法については、この記事のリンクの挿入 セクションをご覧ください。
共有スマートリンクへの権限拡張
スマートリンクの受信者には、共有リンクの所有者レベルのパーミッションが自動的に付与されます。受信者として、同じワークスペース内の他のユーザーにアクセスを拡大することができます。
他のユーザーにアクセスを拡大する：
- ワークスペースのスプレッドシート、ドキュメント、プレゼンテーションを開く。
- 画面の右側にあるLinking パネルを開く。
- ライブラリタブの右上にあるManage Library アイコンをクリックします。
- 共有スマートリンク タブにアクセスする。
- 編集したいスマートリンクのExtend access をクリックします。
- 必要な権限を選択し、[ 変更の適用 ] をクリックする。
パーミッション管理の詳細については、ファイルパーミッションの更新 の記事を参照してください。
スマートリンク特有のパーミッション
| オーナー | 編集者 | 閲覧者 | |
| ライブラリから共有スマートリンクを検索して挿入する | x | x | x |
| 共有スマートリンクのアップデートを受け入れ、公開する | x | x | |
| 共有スマートリンクに権限を拡張できる | x | ||
| スマートリンクを共有する | x | x |
スマートリンクを共有するには、Cross Workspace Data Sharing Manager の役割も必要です。
スマートリンクの更新を共有する
プライマリ・ワークスペースで行われたスマートリンクの更新は、他のワークスペースと意図的に共有する必要があります。この余分なステップにより、共有ワークスペースは変更をコミットする前に、入力されたデータを確認することができる。
- ワークスペースのスプレッドシート、ドキュメント、プレゼンテーションを開く。
- 画面の右側にあるLinking パネルを開く。
- 詳細 タブにアクセスする。
- パネルの右上にある共有 アイコンをクリックし、更新の共有を選択します。
注: オレンジ色の点は、スマートリンクが更新されたが共有されていないことを示します。
- 変更内容の簡単な説明を入力してください。この文脈は、受益者がレビュー・サイクルの最中であったり、過年度の報告をしている場合によく使われる。
-
Share updates をクリックして完了します。
共有スマートリンクの更新を受け付ける
共有されたスマートリンクの受信者として、アップデートが公開され共有されるたびに電子メールが届きます。また、アップデートが利用可能になると、リンクパネルに小さなオレンジ色の点が表示されます。
- ワークスペースのスプレッドシート、ドキュメント、プレゼンテーションを開く。
- 画面の右側にあるLinking パネルを開く。
- ライブラリタブの右上にあるManage Library アイコンをクリックします。
- まだ承認されていない更新は、Pending updates > Updates to shared links セクションに表示されます。リンクを選択し、Accept updates をクリックして、更新されたデータを受け取ります。
Note: また、Review をクリックすると、更新を受け入れる前に、変更点を並べて比較することができます。
最新情報
前のセクションにある Review ボタンを使って、ワークスペースにコミットする前に変更を比較することができます。複数のアップデートが利用可能な場合は、左下の矢印を使用して各アップデートを切り替えます。
準備ができたら、Accept updates をクリックして、ワークスペース内のすべての宛先に新しい値をパブリッシュします。
スマートリンクをコピーする
ロールフォワードプロセスを容易にするために、ファイルやフォルダをコピーする際に、オプションでスマートリンクを含めることができます 。これにより、ファイルをコピーする際に現在のリンクを維持したり、完全にリセットしたりすることができる。
以下のオプションは、特にスマートリンクに適用されます：
- すべてのソーススマートリンクにメタデータを含める ：コピーしたソーススマートリンクの名前と説明を保持するには、このボックスにチェックを入れます。この場合、ライブラリに重複したエントリが作成されますが、後で編集することができます。コピー元のスマートリンクから既存の名前と説明を除外するには、このボックスのチェックを外します。
- ワークスペース間の移動先リンクを維持する ：このチェック ボックスをオンにすると、他のワークスペース (
) からのスマート リンクが現在のソースにリンクされたままになります。リンクを削除するには、このボックスのチェックを外してください。
ファイルとフォルダのコピーについての詳細はこちら。
注: これらのオプションは、ワークスペースでスマートリンクが有効になっている場合にのみ表示されます。
知っておくべきこと
- GRCを起点とするリンクは、現時点ではスマートリンクに対応していない。