Se avete problemi ad accedere ai file, a modificare i contenuti o a gestire le autorizzazioni in Workiva, questo articolo risponde alle domande più comuni e spiega come funzionano le autorizzazioni tra spazi di lavoro, cartelle e file. Utilizzate questa guida per risolvere i problemi di accesso più comuni e capire come assegnare correttamente le autorizzazioni.
Problemi di accesso e visibilità
Perché non ho accesso a un file anche se ho il ruolo corretto?
Il ruolo di un'area di lavoro come Viewer, Editor, o Limited Starter non garantisce automaticamente l'accesso a tutti i file di quell'area di lavoro. Le autorizzazioni in Workiva sono applicate a più livelli, comprese le cartelle e i singoli file.
Ciò significa che potete avere il ruolo corretto ma non essere in grado di accedere a un file se non è stato esplicitamente condiviso con voi o se non avete accesso alla cartella in cui si trova il file.
Per risolvere questo problema:
- Cercare il file utilizzando la barra di ricerca nella scheda Files per verificare se è possibile individuarlo direttamente.
- Se si prevede che l'accesso al file avvenga tramite una cartella, chiedere al proprietario dell'area di lavoro di verificare che si abbia accesso alla cartella e alle eventuali cartelle padre. L'accesso mancante alla cartella può impedire la visualizzazione del file nella struttura delle cartelle.
- Confermare con il Proprietario dell'area di lavoro o con un utente con autorizzazioni di Proprietario che è stato concesso l'accesso al file.
- Se necessario, chiedere loro di aggiornare le autorizzazioni e salvare le modifiche.
Dopo l'aggiornamento delle autorizzazioni, aggiornare il browser per garantire l'efficacia delle modifiche.
Per ulteriori dettagli, vedere Comprendere i permessi e Impostare i permessi delle cartelle.
Perché qualcuno ha accesso a un file ma non a un file collegato?
Le autorizzazioni in Workiva non vengono trasferite automaticamente tra i file collegati, come i fogli di calcolo collegati a un documento.
Ciò significa che un utente può avere accesso a un file ma non può interagire con i dati collegati in un altro file.
Per risolvere questo problema:
- Aprite il pannello Proprietà dei collegamenti e generate il rapporto sui collegamenti dei documenti.
- Aprite ogni file collegato e verificatene le autorizzazioni.
- Concedere all'utente l'accesso appropriato. I permessi Owner o Editor consentono all'utente di modificare il contenuto collegato.
Perché i nuovi utenti non vengono visualizzati quando provo ad aggiungerli?
Dopo aver aggiunto un nuovo utente a un'area di lavoro, potrebbe verificarsi un breve ritardo prima che venga visualizzato nelle impostazioni dei permessi. Si tratta di un comportamento previsto durante l'aggiornamento del sistema.
Se un utente non appare subito:
- Attendere qualche minuto per la sincronizzazione dell'area di lavoro.
- Aggiornare il browser.
- Uscire da Workiva e rientrare.
- Provare ad aggiungere nuovamente l'utente nelle impostazioni delle autorizzazioni.
Se il problema persiste, verificare che l'utente sia stato aggiunto all'area di lavoro.
Per ulteriori informazioni, vedere Aggiungere utenti a un'area di lavoro.
Conflitti di modifica e autorizzazioni
Perché non riesco a modificare il file anche se ho i permessi di Editor o Owner?
I ruoli e le autorizzazioni dell'area di lavoro determinano ciò che un utente può fare in Workiva e l'accesso viene applicato a più livelli, comprese le cartelle, i singoli file e le sezioni all'interno di un file. Anche se si dispone dei permessi di Editor o Owner, le restrizioni in una di queste aree possono impedire la modifica.
Per risolvere questo problema:
-
Chiedere a un Workspace Owner di rivedere i ruoli assegnati al proprio account. Visualizza Trova membri e amministratori per individuare il proprietario di uno spazio di lavoro.
Nota: L'assegnazione di più ruoli di spazio di lavoro può creare conflitti di accesso. Si consiglia di assegnare a ciascun utente solo uno dei seguenti ruoli: Editor, Viewer, o Limited Starter.
- Se il file si trova in una cartella, accertarsi di avere accesso a tale cartella e alle eventuali cartelle di origine. L'accesso mancante alla cartella può compromettere la possibilità di individuare e lavorare con il file. Potrebbe essere ancora possibile accedere al file tramite la ricerca o i file recenti. Per maggiori dettagli, vedere Impostare i permessi delle cartelle.
- Esaminare le autorizzazioni avanzate del file:
- Verificare se l'accesso Editor o Owner è stato assegnato direttamente o tramite un gruppo.
- Se è stata assegnata un'autorizzazione individuale, questa sostituisce le autorizzazioni di gruppo.
- Se si fa parte di più gruppi, viene applicato il livello di autorizzazione più alto.
- Confermare di avere almeno l'accesso Editor alle sezioni da aggiornare.
- Se le autorizzazioni sono state aggiornate, salvare le modifiche e aggiornare il browser per garantire l'efficacia degli aggiornamenti.
Per saperne di più, vedere Permessi avanzati e Comprensione dei permessi.
Perché non posso modificare un file anche se sono un proprietario?
Se non si riesce a modificare un file nonostante sia indicato come proprietario, il problema è tipicamente legato alle autorizzazioni a livello di file o avanzate.
In Workiva, l'accesso è controllato separatamente a livello di area di lavoro, file e sezione. È possibile essere proprietari di uno spazio di lavoro ma avere un accesso limitato a un file specifico.
Le cause più comuni includono:
- È possibile accedere a Viewer a livello di file.
- Le autorizzazioni avanzate limitano la modifica.
- Non si dispone del ruolo richiesto per l'area di lavoro (Editor) per apportare modifiche.
Per risolvere questo problema:
- Aprire il file e controllare il livello di autorizzazione.
- Controllare Permessi avanzati per assicurarsi di avere l'accesso Editor o Owner .
- Se necessario, chiedere al proprietario del file di aggiornare le autorizzazioni.
Una volta aggiornato, aggiornare il file per applicare le modifiche. Se si riscontrano ancora problemi, verificare di avere il ruolo dell'area di lavoro Editor, necessario per la modifica.
Ulteriori informazioni in Comprendere i permessi e Permessi avanzati.
Perché non posso apportare modifiche a una sezione specifica?
Oltre ai permessi a livello di file, le sezioni possono avere le proprie impostazioni di accesso. Ciò consente ai team di controllare chi può modificare parti specifiche di un file.
Se è possibile visualizzare un file ma non modificare una sezione, è probabile che ciò sia dovuto a restrizioni a livello di sezione.
Per risolvere questo problema:
- Verificate se la sezione è limitata utilizzando Permessi avanzati.
- Confermare il livello di accesso per quella specifica sezione.
- Chiedere al proprietario del file o della sezione di concedere l'accesso a Editor o Owner.
Dopo l'aggiornamento dei permessi, si dovrebbe essere in grado di apportare modifiche immediatamente.
Per ulteriori informazioni, vedere Permessi avanzati.
Perché un utente non può approvare o rifiutare le modifiche alla traccia?
L'approvazione o il rifiuto delle modifiche di traccia richiede autorizzazioni specifiche sia a livello di file che di sezione.
In genere:
- Gli utenti devono avere Owner accesso al file e alle sezioni pertinenti per approvare o rifiutare le modifiche.
- I redattori possono rifiutare le modifiche tracciate.
- I redattori possono approvare le modifiche a seconda delle impostazioni del file.
Per risolvere questo problema:
- Confermare le autorizzazioni dell'utente nel file tramite Advanced Permissions.
- Esaminare le autorizzazioni a livello di sezione.
- Aggiornare le autorizzazioni se necessario.
Nota: I proprietari dei file gestiscono le modifiche di traccia per tutte le sezioni, mentre i proprietari delle sezioni gestiscono solo le sezioni di cui sono proprietari. Quando le modifiche di traccia sono abilitate per l'intero file, i proprietari delle sezioni non possono sovrascrivere tali impostazioni.
Per saperne di più Traccia delle modifiche e Permessi avanzati.
Gestione e revisione delle autorizzazioni
Come si fa a dare a qualcuno l'accesso a un file o a una cartella?
L'accesso viene concesso sia a livello di area di lavoro che di file o cartelle, quindi potrebbe essere necessario completare entrambi i passaggi.
Per concedere l'accesso:
- Aggiungere l'utente all'area di lavoro, se non è già stato aggiunto.
- Fare clic con il tasto destro del mouse sul file o sulla cartella e selezionare Permessi.
- Selezionare l'utente e assegnargli un ruolo come Viewer, Editor, o Owner.
- Salva le modifiche.
Tenete presente che i permessi delle cartelle potrebbero non essere applicati automaticamente ai file esistenti, quindi potrebbe essere necessario aggiornare entrambi.
Per una guida passo passo, vedere Impostare le autorizzazioni delle cartelle e Aggiornare le autorizzazioni dei file.
Come posso vedere chi ha accesso a un file o a una cartella?
È possibile esaminare le autorizzazioni direttamente dal file o dalla cartella.
- Fare clic con il tasto destro del mouse sul file o sulla cartella.
- Selezionare Permessi.
- Esaminate la griglia dei permessi, che comprende Owner, Editor, Viewer, e No Access.
Per una maggiore visibilità, i proprietari degli spazi di lavoro possono esportare un rapporto sulle autorizzazioni. Questa funzione può essere limitata a determinati spazi di lavoro e richiede l'accesso del proprietario dello spazio di lavoro.
Cose da sapere
- I ruoli dello spazio di lavoro e le autorizzazioni per i file o le cartelle sono gestiti separatamente.
- Le autorizzazioni avanzate possono sostituire l'accesso standard.
- Potrebbe essere necessario aggiornare le autorizzazioni a più livelli, tra cui spazio di lavoro, cartella, file e sezione.
- Alcune modifiche, come l'aggiunta di nuovi utenti, possono richiedere alcuni minuti per essere visualizzate.