In questa guida scoprirai come utilizzare le cartelle per organizzare i file in un workspace. Analogamente a come il tuo computer utilizza le cartelle per gestire i file, in Workiva puoi utilizzare le cartelle per organizzare tutti i tuoi file.
Panoramica delle cartelle
Le cartelle sono disponibili in ogni workspace e sono il modo preferito per organizzare tutti i tuoi file. Ad esempio, potresti inserire tutti i documenti, i fogli di calcolo e le presentazioni trimestrali in una struttura di cartelle 2020 > Q4.
Puoi vedere tutte le cartelle del tuo spazio di lavoro andando su File e poi su Tutti i file.
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Tutti i file elenca tutte le cartelle, i file e le presentazioni nel tuo workspace. Vedrai solo i file e le cartelle a cui hai il permesso di accedere.
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Le sottocartelle create da chiunque nel workspace, come la cartella 2020 e Q4, sono elencate sotto la voce File.
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Fai clic con il tasto destro del mouse su una cartella e seleziona Nuova sottocartella per creare altre cartelle e organizzare i file.
Nota: se hai copiato file e progetti, questi vengono inseriti di default in una cartella denominata "Elementi copiati" con un timestamp.
Come utilizzare le cartelle
Dovresti organizzare tutti i tuoi file utilizzando delle cartelle e usare l'opzione Presentazione nel tuo workspace per lavorare con una presentazione finanziaria. Puoi spostare i progetti in cartelle per tenerli organizzati con altri materiali di presentazione.Usa le cartelle per:
- Organizzare, trovare e lavorare con i file
- Organizzare e tenere traccia delle presentazioni
- Roll forward dei file
Best practice
Ecco alcuni consigli per utilizzare le cartelle in un trimestre tipico.
Organizzare i file:
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Usa le cartelle per organizzare tutti i tuoi file.
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Crea una cartella principale per tutti i documenti con cui lavori in un trimestre. All'interno della cartella principale, puoi organizzare i documenti e le presentazioni in sottocartelle per facilitare la ricerca di file simili.
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Nomina le cartelle con un carattere speciale (*'!) se vuoi che appaiano in cima all'elenco.
Presentazione:
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Utilizza delle cartelle per organizzare tutta la tua documentazione di presentazione.
- Includi la dicitura "presentazione" nel nome delle cartelle per facilitarne l'identificazione.
Roll forward dei file:
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Utilizza una cartella per il roll forward dei documenti.
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Rinomina la cartella creata dal roll forward in modo che sia facile da trovare, ad esempio Cartella Roll-Forward primaria o Cartella Roll-Forward trimestrale.
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Se hai creato altri file che vuoi includere nel roll forward, aggiungili alla cartella che stai usando.
E per quanto riguarda le presentazioni?
Puoi anche utilizzare delle cartelle per organizzare le tue presentazioni.Presentazione ti accompagna in ogni fase, dalla raccolta dei documenti alla presentazione vera e propria. Quando crei una presentazione in Workiva, aggiungi tutti i file e le informazioni necessarie per quella presentazione direttamente nelle fasi della stessa. Le fasi di presentazione ti spiegano cosa fare in seguito.