Centro assistenza di Workiva

In questa guida scoprirai come utilizzare le cartelle per organizzare i file in un workspace. Analogamente a come il tuo computer utilizza le cartelle per gestire i file, in Workiva puoi utilizzare le cartelle per organizzare tutti i tuoi file.

Panoramica delle cartelle

Le cartelle sono disponibili in ogni workspace e sono il modo preferito per organizzare tutti i tuoi file. Ad esempio, potresti inserire tutti i documenti, i fogli di calcolo e le presentazioni trimestrali in una struttura di cartelle 2020 > Q4.

Puoi vedere tutte le cartelle del tuo spazio di lavoro andando su File e poi su Tutti i file.

• Tutti i file elenca tutte le cartelle, i file e le presentazioni nel tuo workspace. Vedrai solo i file e le cartelle a cui hai il permesso di accedere.

• Le sottocartelle create da chiunque nel workspace, come la cartella 2020 e Q4, sono elencate sotto la voce File.

• Fai clic con il tasto destro del mouse su una cartella e seleziona Nuova sottocartella per creare altre cartelle e organizzare i file.

Come utilizzare le cartelle

Dovresti organizzare tutti i tuoi file utilizzando delle cartelle e usare l'opzione Presentazione nel tuo workspace per lavorare con una presentazione finanziaria. Puoi spostare i progetti in cartelle per tenerli organizzati con altri materiali di presentazione.Usa le cartelle per:

• Organizzare, trovare e lavorare con i file
• Organizzare e tenere traccia delle presentazioni
• Roll forward dei file

Percorso di navigazione (breadcrumb) del file

Mentre navighi tra le cartelle in File, vedrai un percorso di navigazione (breadcrumb). Le breadcrumb mostrano le cartelle in cui si trovano i file e forniscono un modo semplice per passare da una cartella all'altra. 

Clicca sulla casella di controllo accanto a un file o a una cartella per visualizzare la sua posizione nel percorso breadcrumb sopra l'elenco dei file. Da lì, puoi navigare facilmente verso qualsiasi cartella della gerarchia.

Best practice

Ecco alcuni consigli per utilizzare le cartelle in un trimestre tipico.

Organizzare i file:

• Usa le cartelle per organizzare tutti i tuoi file.

• Crea una cartella principale per tutti i documenti con cui lavori in un trimestre. All'interno della cartella principale, puoi organizzare i documenti e le presentazioni in sottocartelle per facilitare la ricerca di file simili.

• Nomina le cartelle con un carattere speciale (*'!) se vuoi che appaiano in cima all'elenco.

Presentazione:

• Utilizza delle cartelle per organizzare tutta la tua documentazione di presentazione. 

• Includi la dicitura "presentazione" nel nome delle cartelle per facilitarne l'identificazione.

Roll forward dei file:

• Utilizza una cartella per il roll forward dei documenti.

• Rinomina la cartella creata dal roll forward in modo che sia facile da trovare, ad esempio Cartella Roll-Forward primaria o Cartella Roll-Forward trimestrale.

• Se hai creato altri file che vuoi includere nel roll forward, aggiungili alla cartella che stai usando.

E per quanto riguarda le presentazioni?

Puoi anche utilizzare delle cartelle per organizzare le tue presentazioni.Presentazione ti accompagna in ogni fase, dalla raccolta dei documenti alla presentazione vera e propria. Quando crei una presentazione in Workiva, aggiungi tutti i file e le informazioni necessarie per quella presentazione direttamente nelle fasi della stessa. Le fasi di presentazione ti spiegano cosa fare in seguito.

Per proseguire

• Creare cartelle
• Copiare file e cartelle
• Roll forward di una cartella