La creazione di un tracker di report è un processo in tre fasi che sfrutta diverse funzionalità di Workiva. Inizierai impostando i campi personalizzati necessari per tenere traccia di ogni fase, come ad esempio chi approva un particolare processo o report, e poi costruirai query per attingere a questi dati.
Una volta configurati gli input, puoi inviare i dati ai vari widget e bacheche disponibili in Workiva. Questo permette a te, al tuo team e agli stakeholder esecutivi di seguire rapidamente il processo di reporting con una sola occhiata.
Requisiti
Le seguenti funzioni devono essere abilitate nel tuo workspace:
Per configurare queste funzioni, sono necessari i seguenti ruoli:
- Proprietario del workspace
- Amministrazione dei campi personalizzati
- Editor
Passo 1: Creare campi personalizzati
I campi personalizzati sono campi unici creati dalla tua azienda e aggiunti a documenti, fogli di calcolo o presentazioni esistenti. Questi campi adatti allo scopo sono interamente personalizzati per il tuo workspace, ma raccolgono e memorizzano i dati allo stesso modo di un campo nativo di Workiva. Questa funzionalità aggiuntiva ti permette di creare report personalizzati e soluzioni automatizzate altrimenti non disponibili.
Scegli il tipo di campo personalizzato "Utente" se vuoi visualizzare i nomi di chi assegna, approva e altri soggetti interessati. Questo tipo di campo personalizzato includerà tutti gli utenti all'interno del workspace e consente ulteriori opzioni di filtraggio attraverso il widget Query Wdata.
Quando filtri questo widget, puoi impostare il filtro per tenere traccia di una persona specifica o selezionare "utente corrente" per visualizzare automaticamente l'account collegato. Quest'ultima opzione consente a ogni membro del team di vedere sempre il proprio stato quando accede alla dashboard.
Passo 2: Configurare le query
Con le query puoi aggregare e segmentare i dati della piattaforma Workiva in base a criteri specifici. Per creare una query, seleziona i suoi componenti nel nostro Query Builder drag-and-drop oppure componi la tua sintassi nell'editor SQL avanzato.
Quando lavori con i documenti, assicurati di aggiungere il campo DocumentID ai risultati delle tue ricerche, in quanto questi diventeranno collegamenti ipertestuali cliccabili nei tuoi widget. Puoi aggiungere dati di campo personalizzati alle query utilizzando il tipo di sorgente COM.
Nota: Questo è unico per i dati dei campi personalizzati. Gli URL o i DocumentID provenienti da altre fonti verranno visualizzati semplicemente come testo normale.
Passo 3: configurare i widget e le bacheche
Widget Query Wdata
Il widget Query di Wdata offre una visione immediata dei risultati delle query direttamente dalla schermata principale. I dati possono essere aggiornati manualmente in qualsiasi momento e mostrano gli stessi risultati presenti in Wdata.
Ogni membro del tuo team può personalizzare la propria bacheca, mostrando, nascondendo, filtrando, riorganizzando e ridimensionando le colonne, senza influenzare gli altri membri del workspace. Queste impostazioni vengono poi salvate e conservate nel proprio profilo.
Filtrare gli elenchi di utenti per "utente corrente"
Il tipo di campo personalizzato "utente" organizza i membri del tuo workspace in un elenco. Quando configuri il tuo widget, considera la possibilità di aggiungere un filtro per ordinare la colonna in base a "Utente corrente" In questo modo il widget può funzionare per più persone senza dover creare schede separate per ogni persona.
Widget Risorse chiave
Il widget Risorse Chiave, che si trova tra i widget File in Home, ti permette di creare un elenco curato dei tuoi file, report, moduli e altre risorse più importanti. Basta copiare e incollare l'URL dell'oggetto nel widget e questo apparirà come una "scorciatoia" immediatamente accessibile dalla bacheca Home.
Aggiungi i file necessari nella bacheca
In qualità di proprietario del workspace, puoi aggiungere i file necessari o comunque importanti a un widget Risorse chiave e renderlo visibile agli altri utenti del workspace. In questo modo i dipendenti possono trovare facilmente i file utilizzati più di frequente direttamente dalla bacheca Home.
Nota: Solo le risorse Workiva possono essere aggiunte alla bacheca. Gli URL esterni non sono compatibili.
Domande frequenti
Perché dovrei usare un tracker di report?
Il monitoraggio dei report in Workiva viene utilizzato per comprendere meglio l'intero ciclo di vita dei report e la posizione di ciascun team in qualsiasi momento. Può fornire informazioni sullo stato di avanzamento dei singoli report, aiutare a identificare gli stakeholder assegnati a ciascuna attività e assicurarsi di essere in regola con le scadenze.
Posso visualizzare le informazioni sulle entità nel mio tracker?
Sì, anche se il metodo di implementazione può variare.
Se le informazioni sono legate all'entità stessa, come il nome dell'entità o la dimensione, potrebbe non avere senso creare un campo personalizzato e poi impostare il valore in ogni documento. Potresti invece pensare di creare una tabella di entità in un foglio di calcolo che raccolga queste informazioni.
Per farlo:
- Crea una singola riga per ogni entità e poi aggiungi una colonna per ogni dimensione, iniziando con un identificatore unico.
- Crea un campo personalizzato per questo identificatore e inserisci il suo valore in ogni file.
- Usa una query per unire l'origine dati del foglio di calcolo e l'origine dati del campo personalizzato.
- Mappa l'entità di ogni documento con le informazioni corrispondenti nel foglio.
Nota: puoi utilizzare il widget Risorse chiave per creare un collegamento a questo foglio di calcolo della tabella delle entità.
Posso creare più widget e bacheche?
Sì, i proprietari del workspace possono creare più bacheche e assegnarle ad altri nel workspace. Ogni utente può quindi passare da una bacheca all'altra a seconda delle necessità.
Gli altri possono creare le proprie bacheche?
Sì, ogni persona può creare le proprie bacheche oltre a quelle assegnate dal proprietario del workspace.