Il collegamento è una parte fondamentale della piattaforma Workiva. È il meccanismo che collega i dati a un'origine e li sincronizza su tutti i file collegati, assicurando che i dati siano sempre gli stessi, indipendentemente da dove vengono visualizzati.
Gli smart link migliorano questa esperienza permettendoti di aggiungere dati personalizzati ai tuoi link, come un nome e una descrizione. Questo contesto aggiuntivo aiuta a trovare facilmente e a riutilizzare i collegamenti all’interno di un workspace, o a condividerli con altri utenti all’interno dell’organizzazione.
Requisiti
- Il ruolo Data Sharing Manager è necessario per condividere gli smart link.
- Per creare o modificare uno smart link, devi essere Proprietario o Editor del file di origine.
- Una volta creato uno smart link, qualsiasi utente che abbia accesso a quel file e a quella sezione può utilizzarlo.
- Per condividere uno smart link con un gruppo di utenti in un altro spazio di lavoro, l'impostazione share workspace deve essere attivata da un amministratore dell'org o dell'area di lavoro di destinazione.
Creare smart link
Prima di creare uno smart link, dovrai creare un nuovo link di origine nel tuo workspace o individuarne uno esistente che desideri convertire.
Una volta che hai in mente un link sorgente standard, puoi trasformarlo in uno smart link completando questi passaggi:
- Fai clic con il tasto destro del mouse sul link di origine e seleziona Opzioni del link > Converti in smart link.
- Dai un nome allo smart link e fornisci una descrizione opzionale. Clicca su Converti in smart link per completare l'operazione.
Suggerimento: gli smart link sono pensati per essere condivisi, quindi scegli un nome e una descrizione che siano facilmente identificabili dagli altri. Potresti anche pensare di utilizzare una convenzione di denominazione o un formato standard per tutti gli smart link della tua organizzazione.
Una volta creato uno smart link, questo sarà disponibile per tutti gli utenti autorizzati nel tuo workspace attraverso la libreria degli smart link.
Inserisci i link dalla libreria smart link
La libreria degli smart link è il luogo in cui vengono memorizzati tutti gli smart link presenti nel tuo workspace e quelli condivisi da altri workspace. Da questo spazio puoi sfogliare tutti gli smart link a tua disposizione, visualizzarne i dettagli e inserirli nei tuoi documenti.
Trova e filtra i link intelligenti
Per accedere alla libreria degli smart link, apri un qualsiasi file nel workspace e seleziona la sezione Collegamenti dal pannello a destra. Se hai un numero limitato di link, puoi cercarli qui.
Suggerimento: puoi aprire la libreria anche utilizzando il pulsante Aggiungi dati nella barra degli strumenti "Dati" nella parte superiore dello schermo.
Quando gestisci un gran numero di link, può essere utile utilizzare la barra dei filtri nella parte superiore del pannello. Da questa barra puoi cercare un link per nome, ordinare l'elenco o filtrare per file sorgente e sezione.
Nota: gli smart link appariranno nella tua vista della libreria solo se hai accesso al loro file di origine.
Visualizza i dettagli dello smart link
Per ulteriori informazioni su un particolare link prima di inserirlo nel tuo documento, vai alla scheda Dettagli.
Dalla scheda Dettagli, puoi vedere:
- L'ultima data di pubblicazione
- Il nome dell'autore
- Il nome del link
- La descrizione del link
- Tutti gli utenti e i gruppi di utenti condivisi
- L'ultima data di condivisione
- Se il link è stato aggiunto ad altre librerie del workspace ("connessioni stabilite")
Puoi anche selezionare Vai al link sorgente dalla scheda Libreria per aprire il file sorgente del link.
Inserisci gli smart link
Una volta individuato lo smart link che desideri riutilizzare, posiziona il cursore nel punto in cui desideri inserirlo e clicca su Inserisci.
Condividi gli smart link con un altro utente, area di lavoro o gruppo di utenti
Gli smart link sono facilmente condivisibili con altri workspace. Come proprietario di uno smart link, devi solo selezionare l'area di lavoro e l'utente specifico (o il gruppo di utenti ) con cui desideri condividerlo. Una volta condiviso, il destinatario dello smart link avrà la possibilità di "estendere l'accesso" ad altri utenti dello stesso workspace.
Puoi condividere un singolo smart link, tutti gli smart link di una particolare sezione o tutti gli smart link del file.
Nota: Per condividere gli smart link è necessario il ruolo di "Data Sharing Manager".
Per condividere un singolo smart link:
- Vai all'origine dei dati e seleziona lo smart link che vuoi condividere.
- Clicca su Condividi link intelligenti nella barra dei menu in alto.
- Quando ti viene chiesto di selezionare un ambito, seleziona la prima opzione: Smart link.
Nota: puoi anche condividere un singolo smart link attraverso la sezione "Dettagli" del pannello Collegamenti sul lato destro.
- Utilizza il campo Utenti dell'organizzazione per trovare i singoli utenti della tua organizzazione, oppure Gruppi di utenti dell'area di lavoro per aggiungere un intero gruppo .
Nota: Affinché i gruppi appaiano in questo elenco, l'impostazione share workspace deve essere abilitata da un amministratore dell'organizzazione per quello specifico spazio di lavoro.
- (Opzionale) Aggiungi un breve messaggio che descriva il link. Questo sarà condiviso con i destinatari.
- Clicca su Condividi per completare l'operazione.
A tutti i destinatari verrà immediatamente inviata un'e-mail con le informazioni su come accedere alla libreria degli smart link.
Invece di condividere ogni smart link singolarmente, puoi condividere tutti gli smart link contenuti in una particolare sezione, foglio o slide:
- Clicca su Condividi link intelligenti nella barra dei menu in alto.
- Quando ti viene chiesto di selezionare un ambito, seleziona l'opzione centrale: Tutti gli smart link in fogli/sezioni/slide.
- Utilizza il campo Utenti dell'organizzazione per trovare i singoli utenti della tua organizzazione, oppure Gruppi di utenti dell'area di lavoro per aggiungere un intero gruppo .
Nota: Affinché i gruppi appaiano in questo elenco, l'impostazione share workspace deve essere abilitata da un amministratore dell'organizzazione per quello specifico spazio di lavoro.
- (Opzionale) Aggiungi un breve messaggio che descriva il link. Questo sarà condiviso con i destinatari.
- Clicca su Condividi per completare l'operazione.
A tutti i destinatari verrà immediatamente inviata un'e-mail con le informazioni su come accedere alla libreria degli smart link.
Per condividere tutti gli smart link contenuti in un foglio di calcolo, un documento o una presentazione:
- Clicca su Condividi link intelligenti nella barra dei menu in alto.
- Quando ti viene chiesto di selezionare un ambito, seleziona l'opzione finale: Tutti gli smart link nel foglio di calcolo/documento/presentazione.
- Utilizza il campo Utenti dell'organizzazione per trovare i singoli utenti della tua organizzazione, oppure Gruppi di utenti dell'area di lavoro per aggiungere un intero gruppo .
Nota: Affinché i gruppi appaiano in questo elenco, l'impostazione share workspace deve essere abilitata da un amministratore dell'organizzazione per quello specifico spazio di lavoro.
- (Opzionale) Aggiungi un breve messaggio che descriva il link. Questo sarà condiviso con i destinatari.
- Clicca su Condividi per completare l'operazione.
A tutti i destinatari verrà immediatamente inviata un'e-mail con le informazioni su come accedere alla libreria degli smart link.
Cosa può fare un destinatario degli smart link con i dati condivisi?
Una volta che uno smart link viene condiviso e accettato, il destinatario può fare diverse cose con quel contenuto:
- Copiare i dati del link.
- Cercare il link nella libreria di quel workspace e inserirlo in un altro documento.
- Estendere l'accesso a quel link in modo che altri utenti dello stesso workspace possano accedervi.
Oppure andare alla scheda Dettagli per vedere chi ha accettato una condivisione e se l'ha aggiunta alla libreria del suo workspace.
Cosa succede se uno smart link è già stato condiviso con alcuni utenti?
Quando si condivide in blocco uno smart link con più utenti, gli utenti esistenti riceveranno una notifica solo se è stata apportata una modifica ai dati sottostanti.
Se vuoi rimuovere gli utenti esistenti da una condivisione, devi modificare quel particolare smart link.
Aggiungi gli smart link condivisi alla libreria del tuo workspace
Quando un nuovo smart link viene condiviso con te, riceverai un'e-mail all'indirizzo inserito nel tuo profilo Workiva. L'e-mail stessa non contiene un link diretto all'oggetto condiviso, ma puoi accedervi aprendo un qualsiasi file nel tuo workspace e andando nella libreria degli smart link.
Ecco come funziona:
- Apri un foglio di calcolo, un documento o una presentazione nel tuo workspace.
- Apri il pannello Collegamenti sul lato destro dello schermo.
- Clicca sull'icona Gestisci libreria in alto a destra della scheda Libreria.
Nota: Un punto arancione indica che nella tua libreria è disponibile un nuovo link o un nuovo aggiornamento.
- I link condivisi che non sono stati accettati appariranno nella sezione Aggiornamenti in sospeso > Nuovi link condivisi. Seleziona il link e clicca su Aggiungi nuovo link per aggiungerlo alla tua libreria.
Utilizzo degli smart link condivisi
Gli smart link condivisi appariranno nella libreria del tuo workspace e funzioneranno in gran parte come gli smart link nativi. Noterai che il link Vai al link di origine è disabilitato per i link condivisi poiché il file di origine si trova in un workspace diverso.
Per informazioni sull'inserimento degli smart link nei tuoi documenti, consulta la sezione Inserire link di questo articolo.
Estendere le autorizzazioni agli smart link condivisi
I destinatari dello smart link ottengono automaticamente le autorizzazioni di livello proprietario per il link condiviso. In qualità di destinatario, questo ti permette di estendere l'accesso ad altri utenti all'interno dello stesso workspace.
Per estendere l'accesso ad altri utenti:
- Apri un foglio di calcolo, un documento o una presentazione nel tuo workspace.
- Apri il pannello Collegamenti sul lato destro dello schermo.
- Clicca sull'icona Gestisci libreria in alto a destra della scheda Libreria.
- Vai alla scheda Smart link condivisi.
- Clicca su Estendi l'accesso per lo smart link che desideri modificare.
- Scegli le autorizzazioni necessarie e clicca su Applica le modifiche.
Per maggiori informazioni sulla gestione delle autorizzazioni, consulta il nostro articolo Aggiorna autorizzazioni file.
Autorizzazioni specifiche per gli smart link
| Gestore | Editor | Visualizzatore | |
| Cerca e inserisci uno smart link condiviso dalla libreria | x | x | x |
| Accetta e pubblica gli aggiornamenti di uno smart link condiviso | x | x | |
| Puoi estendere le autorizzazioni allo smart link condiviso | x | ||
| Condividi smart link | x | x |
Tieni presente che anche il ruolo Data Sharing Manager è necessario per condividere gli smart link.
Condividi gli aggiornamenti degli smart link
Tutti gli aggiornamenti degli smart link effettuati nel workspace principale devono essere condivisi intenzionalmente con gli altri workspace. Questo ulteriore passaggio consente ai workspace condivisi di rivedere i dati in ingresso prima di applicare definitivamente la modifica.
- Apri un foglio di calcolo, un documento o una presentazione nel tuo workspace.
- Apri il pannello Collegamenti sul lato destro dello schermo.
- Vai alla scheda Dettagli.
- Clicca sull'icona Condividi in alto a destra del pannello e seleziona Condividi aggiornamenti.
Nota: un punto arancione indica che uno smart link è stato aggiornato ma non condiviso.
- Inserisci una breve descrizione delle tue modifiche. Questo contesto viene spesso utilizzato quando i destinatari si trovano nel bel mezzo di un ciclo di revisione o di rendicontazione di un periodo precedente.
- Clicca su Condividi gli aggiornamenti per completare l'operazione.
Accetta gli aggiornamenti degli smart link condivisi
Come destinatario di uno smart link condiviso, riceverai un'e-mail ogni volta che un aggiornamento viene pubblicato e condiviso. Vedrai anche un piccolo punto arancione nel pannello dei collegamenti quando è disponibile un aggiornamento.
- Apri un foglio di calcolo, un documento o una presentazione nel tuo workspace.
- Apri il pannello Collegamenti sul lato destro dello schermo.
- Clicca sull'icona Gestisci libreria in alto a destra della scheda Libreria.
- Gli aggiornamenti che non sono stati accettati appariranno nella sezione Aggiornamenti in sospeso > Aggiornamenti ai link condivisi. Seleziona il link e clicca su Accetta gli aggiornamenti per ricevere i dati aggiornati.
Nota: puoi anche fare clic su Revisione per vedere un confronto diretto delle modifiche prima di accettare un aggiornamento.
Revisione degli aggiornamenti
Il pulsante Revisione nella sezione precedente ti permette di confrontare le modifiche prima di inviarle al workspace. Quando sono disponibili più aggiornamenti, usa le frecce in basso a sinistra per passare da un aggiornamento all'altro.
Quando sei pronto, clicca su Accetta gli aggiornamenti per pubblicare i nuovi valori in tutte le destinazioni del workspace.
Copia gli smart link
Per facilitare il processo di avanzamento, gli smart link possono essere inclusi facoltativamente quando si copia un file o una cartella. Questo ti permette di mantenere i collegamenti attuali quando copi i file o di resettarli completamente.
Le seguenti opzioni si applicano specificamente agli smart link:
- Includi i metadati per tutti gli smart link di origine: Seleziona questa casella per mantenere i nomi e le descrizioni degli smart link di origine copiati. In questo modo si creeranno dei duplicati nella libreria, ma potranno essere modificati in un secondo momento. Deseleziona questa casella per escludere i nomi e le descrizioni esistenti dagli smart link copiati.
- Mantieni i link di destinazione tra i workspace: Seleziona questa casella per mantenere gli smart link provenienti da altri workspace
collegati alla loro origine corrente. Deseleziona questa casella per rimuovere i link.
Ulteriori informazioni sulla copia di fil e cartelle.
Nota: queste opzioni appaiono solo se gli smart link sono stati abilitati nel tuo workspace.
Ripristina e rimuovi gli smart link
Una volta aggiunto uno smart link, puoi riportarlo a un link di origine standard e rimuoverlo dalla libreria. Puoi anche rimuovere direttamente gli smart link vecchi, inutilizzati o abbandonati che sono stati condivisi da altri workspace.
Nota: devi essere il proprietario del file o avere le autorizzazioni di Editor per ripristinare uno smart link di origine.
Per ripristinare uno smart link, vai alla fonte di dati e:
- Fai clic con il tasto destro del mouse sul link di origine, quindi seleziona Opzioni di collegamento > Torna al link di origine standard.
- Clicca su Ripristina per confermare.
Una volta rimosso, lo smart link verrà rimosso dalla libreria e potrà essere gestito come un link standard.
Se lo smart link è stato condiviso tra i workspace, rimarrà nello workspace di destinazione ma non verranno trasmessi ulteriori aggiornamenti. Tutti gli utenti del link saranno avvisati via e-mail e il proprietario o l'editor del link nel workspace di destinazione potrà rimuovere lo smart link dalla propria libreria.
Se uno smart link è stato condiviso con te da un workspace di origine e poi rimosso o annullato, puoi anche seguire questi passaggi per rimuovere il link abbandonato dalla tua libreria.
Nota: per rimuovere un link dalla libreria devi essere il proprietario del file o avere le autorizzazioni di Editor.
- Apri un foglio di calcolo, un documento o una presentazione nel tuo workspace.
- Apri il pannello Collegamenti sul lato destro dello schermo.
- Clicca sull'icona Gestisci libreria in alto a destra della scheda Libreria.
- Trova il tuo smart link nella scheda "Smart link condivisi" e clicca su Gestisci > Rimuovi link sul lato destro.
- Clicca su Rimuovi per confermare.
Una volta che uno smart link viene rimosso dalla libreria, tutti i link di destinazione rimarranno al loro posto ma non verranno trasmessi ulteriori aggiornamenti.
Nota: se lo smart link è ancora condiviso con te, puoi riaggiungerlo in seguito dalla sezione Aggiornamenti in sospeso > Nuovi link condivisi della libreria.
Cose da sapere
- I link che provengono dai workspace GRC non sono compatibili con gli smart link al momento.
- Gli smart link sono inclusi, e chiamati per nome, nel report Link documenti.