Centro assistenza di Workiva

È possibile gestire più anni di raccolta dati per il reporting ambientale, sociale e di governance (ESG) o di sostenibilità da Programma di sostenibilità. Da Panoramica del programma, un'area di lavoro o il proprietario del programma possono gestire gli anni di riferimento del programma come necessario.

Aggiungere anno di riferimento

Per iniziare la raccolta dei dati per un nuovo anno di riferimento, aggiungi l'anno a Programma di sostenibilità. Quando aggiungi un anno, copia - o inoltra - le metriche di un altro anno e scegli i dettagli dei valori e i file da cui partire.

Passo 1. Preparare i file da inoltrare

Quando aggiungi un nuovo anno, il Programma può copiare i file per la raccolta dei dati o il reporting dei valori metrici. Prima di aggiungere l'anno, scegli i file da aggiornare:

• Decidi se continuare a raccogliere i valori attraverso i file sorgente collegati o se utilizzare il portale semplificato Workiva Tasks .
• Identifica altri file da copiare, come i processi utilizzati con i file sorgente collegati, il Factbook o i file di reportistica.

Per preparare questi file per il roll forward:

1. Da File , crea cartelle separate per i file di origine e di reporting, rispettivamente, all'interno di un'altra cartella che identifica l'anno di riferimento:

   • Nella cartella dei file sorgente, includi qualsiasi file sorgente collegato ai valori da conservare per il nuovo anno, come ad esempio il foglio di calcolo Data Collection.

     Suggerimento: Per aiutare a identificare i file di origine dei valori, usa una query con il Programma come fonte. Il Programma elenca anche i file di origine dei valori quando aggiungi un nuovo anno.

   • Nella cartella reporting file, includi il foglio di calcolo Factbook e tutti i risultati collegati.

   Suggerimento: Per maggiore chiarezza, includi l'anno nel nome di ogni cartella, ad esempio 20XX File di origine della sostenibilità o 20XX File di rendicontazione della sostenibilità.

2. Per identificare tutti i file che il Programma inoltrerà, fai clic con il tasto destro del mouse sulla cartella madre e seleziona Linked Files Report per identificare i file che forniscono collegamenti di origine per i file delle sue cartelle.
   

   Nota: Se il tuo Factbook Spreadsheet appare nel Linked Files Report per i file di origine, cancella i suoi link di origine. Utilizza il Factbook solo come fonte per la segnalazione degli output, non per la raccolta dei dati.

3. Per ogni file sorgente elencato nel Rapporto File Collegati, esamina il pannello Connessioni per determinare se le connessioni in entrata provengono da un'altra area di lavoro - come un Foglio di calcolo o una Query condivisa - o se hanno fonti con dati provenienti da Catene.

   Nota: Se un file sorgente ha queste connessioni in entrata, potrebbe essere necessario ricreare la connessione nella copia del file creata durante l'avanzamento.

4. Per determinare se un file di origine elencato nel Rapporto File Collegati utilizza i Processi per automatizzare i flussi di lavoro, cerca File per Processo , quindi apri ogni Processo e verifica se le sue azioni si applicano a un file di origine. 
   
   Se un file utilizza un Processo, includi il file del Processo nella relativa cartella.

Passo 2. Aggiungi l'anno di riferimento

Dopo aver impostato i file per il roll forward, aggiungi il nuovo anno al Programma:

1. Da Programma di sostenibilità, seleziona Panoramica del programma dal sommario, poi seleziona Gestisci gli anni di riferimento dal menu.
   
2. Verifica che il Programma non abbia già un nuovo anno e clicca su Aggiungi anno.
   

Passo 3. Seleziona i dettagli dei valori da riportare

Per facilitare la raccolta dei dati, imposta il nuovo anno con le stesse metriche di un altro anno:

1. In Nuovo anno, inserisci l'anno di riferimento da aggiungere, nel formato a quattro cifre YYYY.
   

   Nota: Puoi aggiungere solo anni che non esistono ancora nel Programma. Per passare a un anno esistente, ad esempio uno precedentemente aggiunto come segnaposto, per prima cosa rimuovilo dal Programma.

2. Seleziona gli anni esistenti da cui copiare le metriche.
3. In Copia nel nuovo anno, scegli i dettagli della metrica da riportare:
   • Valori raccolti, per iniziare il nuovo anno con gli stessi dati raccolti direttamente nelle metriche o attraverso i task di Workiva.
   • Note di supporto, per conservare le note fornite durante la raccolta dei dati, come le prove o il contesto per le note a piè di pagina o la narrazione del report
   • Compiti, per mantenere gli stessi compiti e le stesse istruzioni per la raccolta dati del nuovo anno. In questo caso, scegli anche se impostare le date di scadenza dei compiti, adattate al nuovo anno.

Passo 4. Seleziona i file da copiare

Successivamente, seleziona i file da riportare al nuovo anno: 

1. Scegli se copiare i file sorgente collegati ai valori:
   • Per utilizzare solo Workiva Tasks per la raccolta dati del nuovo anno, cancella File sorgente collegati.

   • Per mantenere i collegamenti ai file sorgente dei valori, seleziona File sorgente collegati, quindi scegli i file da riportare dall'anno in corso.

     Nota: Se si sceglie di inoltrare un file sorgente, il programma copia anche i suoi file sorgente collegati.

     Suggerimento: Se si deseleziona la casella di controllo di un file sorgente, le attività dei suoi valori utilizzeranno invece Workiva Tasks per la raccolta dei dati nel nuovo anno.

2. Per includere altri file nel roll forward, come i processi, il foglio di calcolo del Factbook o i risultati del reporting, clicca su Copia di file aggiuntivi, quindi cerca e seleziona i file da copiare; ad esempio, quelli contenuti nella cartella 20XX Reporting di sostenibilità o 20XX preparata per il roll forward.

3. In Copia dai file, scegli cosa includere nelle copie dei file.
    

   

    

   Copia da file	Descrizione
   Tutti i commenti	Copia tutte le discussioni sui commenti - Aperte e Risolte - nei file
   Etichette struttura	Copie etichette applicate ai contorni Nota: Nelle copie, le etichette di contorno saranno disattivate per impostazione predefinita. Dopo l'avanzamento del rullo, scegliere se attivare le etichette di contorno per ogni copia.
   Allegati	Copie allegati caricati nei file Nota: Il markup degli allegati è non incluso nelle copie.
   Automazioni	Copie automazioni utilizzate all'interno dei file, ad esempio per automatizzare la raccolta dei dati dai sistemi sorgente integrati Nota: Per ridurre gli errori nelle copie, includere tutti gli elementi utilizzati per eseguire le automazioni dei file. Nota: Nelle copie, le automazioni saranno disattivate per impostazione predefinita. Dopo il roll forward, scegliere se attivare le automazioni in ogni copia.
   Connessioni in entrata e uscita	Copia tutte le connessioni di dai file: in entrata dalle fonti di dati e in uscita verso i file di destinazione Nota: Se si include il foglio di calcolo Raccolta dati o Factbook, selezionare Connessioni in entrata e in uscita. È quindi possibile regolare i parametri delle connessioni come necessario nelle copie create durante l'avanzamento.
   Valori delle celle di input	Copia tutti i dati inseriti nelle celle di input all'interno dei file, ad esempio dove gli assegnatari preparano i valori metrici. Nota: Se si deseleziona questa opzione, le copie includeranno celle di input vuote, senza alcun valore inserito in tali celle.

   Suggerimento: Le copie create mantengono automaticamente tutti i tag XBRL (Extensible Business Reporting Language).

4. Scegli se salvare le copie in una cartella nuova o esistente:
   • Se Nuova cartella, inserisci il suo nome e seleziona dove crearla.
   • Se Cartella esistente, seleziona la cartella in cui salvare le copie.

5. Dopo aver scelto tutti i dettagli da riportare al nuovo anno, clicca su Aggiungi anno.

   Nota: A seconda del numero di metriche, potrebbero essere necessari alcuni minuti per visualizzare il nuovo anno nel Programma. Se includete dei file, riceverete una notifica via e-mail quando le loro copie vengono create.

Passo 5. Impostazione del nuovo anno

Una volta completato l'avanzamento, prepara il nuovo anno in Programma di sostenibilità e, se inclusi, i fogli di calcolo Raccolta dati e Factbook.

Nota: Se scegli di copiare Etichette di contorno o Automatizzazioni dai file, scegli se attivare le etichette di contorno o attivare le automazioni per ogni copia.

Rimuovi l'anno di riferimento

Puoi rimuovere un anno da un Programma, compresi tutti i suoi valori metrici e tutte le attività di raccolta dati in corso.

Suggerimento: Invece di rimuovere tutti i valori di un anno, puoi rimuovere valori metrici specifici.

Per rimuovere un anno:

1. Da Programma di sostenibilità, seleziona Panoramica del programma dal sommario, poi seleziona Gestisci gli anni di riferimento dal menu.
2. Dall'anno di riferimento, seleziona Rimuovi l'anno.
   
3. Clicca su Rimuovi.

Annullare un roll forward

Se necessario, puoi fare un rollback di un nuovo anno, ad esempio per aggiungerlo di nuovo con dettagli o file diversi. 

Nota: Assicurati di rimuovere l'anno aggiunto durante l'avanzamento, non un altro anno che potrebbe contenere valori raccolti.

Per annullare un roll forward:

1. Da Programma di sostenibilità, rimuovi il nuovo anno da Panoramica del programma.
2. Da File, cancella tutte le copie dei file create durante l'avanzamento.