Si vous avez des difficultés à accéder aux fichiers, à modifier le contenu ou à gérer les permissions dans Workiva, cet article répond aux questions les plus courantes et explique comment les permissions fonctionnent dans les espaces de travail, les dossiers et les fichiers. Ce guide permet de résoudre les problèmes d'accès les plus courants et de comprendre comment attribuer correctement les autorisations.
Problèmes d'accès et de visibilité
Pourquoi n'ai-je pas accès à un fichier alors que j'ai le rôle correct ?
Le fait d'avoir un rôle dans un espace de travail tel que Viewer, Editor, ou Limited Starter ne donne pas automatiquement accès à tous les fichiers de cet espace de travail. Dans Workiva, les autorisations sont appliquées à plusieurs niveaux, y compris aux dossiers et aux fichiers individuels.
Cela signifie que vous pouvez avoir le rôle correct mais ne pas pouvoir accéder à un fichier s'il n'a pas été explicitement partagé avec vous ou si vous n'avez pas accès au dossier dans lequel se trouve le fichier.
Pour résoudre ce problème :
- Recherchez le fichier à l'aide de la barre de recherche dans l'onglet Files pour vérifier si vous pouvez le localiser directement.
- S'il est prévu que le fichier soit accessible via un dossier, demandez à un propriétaire d'espace de travail de vérifier que vous avez accès au dossier et à tous les dossiers parents. L'absence d'accès au dossier peut empêcher le fichier d'apparaître dans l'arborescence des dossiers.
- Confirmez auprès d'un propriétaire d'espace de travail ou d'un utilisateur disposant des droits de propriétaire que l'accès au fichier vous a été accordé.
- Si nécessaire, demandez-leur de mettre à jour vos autorisations et enregistrez les modifications.
Une fois les autorisations mises à jour, actualisez votre navigateur pour que les modifications soient prises en compte.
Pour plus de détails, voir Comprendre les permissions et Définir les permissions des dossiers.
Pourquoi quelqu'un a-t-il accès à un fichier mais pas à un fichier lié ?
Les autorisations dans Workiva ne sont pas automatiquement transférées entre les fichiers liés, tels que les feuilles de calcul connectées à un document.
Cela signifie qu'un utilisateur peut avoir accès à un fichier mais ne pas être en mesure d'interagir avec les données liées dans un autre fichier.
Pour résoudre ce problème :
- Ouvrez le panneau Link Properties et générez le rapport sur les liens entre les documents.
- Ouvrez chaque fichier lié et vérifiez ses autorisations.
- Accorder à l'utilisateur l'accès approprié. Les autorisations de propriétaire ou et d'éditeur permettent à l'utilisateur de modifier le contenu lié.
Pourquoi les nouveaux utilisateurs n'apparaissent-ils pas lorsque j'essaie de les ajouter ?
Après l'ajout d'un nouvel utilisateur à un espace de travail, il peut y avoir un court délai avant qu'il n'apparaisse dans les paramètres d'autorisation. Il s'agit d'un comportement attendu pendant la mise à jour du système.
Si un utilisateur n'apparaît pas immédiatement :
- Attendez quelques minutes pour que l'espace de travail se synchronise.
- Actualisez votre navigateur.
- Déconnectez-vous de Workiva et reconnectez-vous.
- Essayez d'ajouter à nouveau l'utilisateur dans les paramètres d'autorisation.
Si le problème persiste, vérifiez que l'utilisateur a bien été ajouté à l'espace de travail.
Voir Ajouter des utilisateurs à un espace de travail pour plus d'informations.
Conflits d'édition et d'autorisations
Pourquoi ne puis-je pas modifier le fichier alors que j'ai le droit d'y accéder en tant qu'éditeur ou propriétaire ?
Les rôles et les autorisations de l'espace de travail déterminent ce qu'un utilisateur peut faire dans Workiva, et l'accès est appliqué à plusieurs niveaux, y compris les dossiers, les fichiers individuels et les sections d'un fichier. Même si vous avez l'autorisation de Editor ou Owner, des restrictions dans l'un de ces domaines peuvent vous empêcher d'éditer.
Pour résoudre ce problème :
-
Demandez à un propriétaire d'espace de travail de vérifier les rôles attribués à votre compte. Voir Trouver des membres et des administrateurs pour localiser un propriétaire d'espace de travail.
Note : L'attribution de plusieurs rôles d'espace de travail peut créer des conflits d'accès. Il est recommandé de n'attribuer qu'un seul des rôles suivants par utilisateur : Éditeur, Visualisateur, ou Démarrage limité.
- Si le fichier se trouve dans un dossier, assurez-vous que vous avez accès à ce dossier et à tous les dossiers parents. L'absence d'accès au dossier peut avoir un impact sur votre capacité à localiser et à travailler avec le fichier. Il se peut que vous puissiez encore accéder au fichier par le biais de la recherche ou des fichiers récents. Pour plus de détails, voir Définir les droits d'accès aux dossiers.
- Examinez les autorisations avancées du fichier :
- Vérifiez si l'accès Editor ou Owner vous a été attribué directement ou par l'intermédiaire d'un groupe.
- Si une autorisation individuelle est attribuée, elle est prioritaire sur les autorisations de groupe.
- Si vous faites partie de plusieurs groupes, le niveau d'autorisation le plus élevé est appliqué.
- Confirmez que vous avez au moins l'accès Editor aux sections que vous devez mettre à jour.
- Si des autorisations sont mises à jour, enregistrez les modifications et actualisez votre navigateur pour que les mises à jour soient prises en compte.
Pour en savoir plus, voir Permissions avancées et Comprendre les permissions.
Pourquoi ne puis-je pas modifier un fichier alors que j'en suis le propriétaire ?
Si vous ne pouvez pas modifier un fichier alors que vous en êtes le propriétaire, le problème est généralement lié aux autorisations au niveau du fichier ou aux autorisations avancées.
Dans Workiva, l'accès est contrôlé séparément au niveau de l'espace de travail, du dossier et de la section. Il est possible d'être propriétaire d'un espace de travail tout en ayant un accès limité à un fichier spécifique.
Les causes les plus fréquentes sont les suivantes :
- Vous avez accès à Viewer au niveau des fichiers.
- Les autorisations avancées restreignent l'édition.
- Vous n'avez pas le rôle requis dans l'espace de travail (Editor) pour effectuer des modifications.
Pour y remédier :
- Ouvrez le fichier et vérifiez votre niveau d'autorisation.
- Consultez Advanced Permissions pour vous assurer que vous avez accès à Editor ou Owner .
- Si nécessaire, demandez à un propriétaire de fichier de mettre à jour vos autorisations.
Une fois la mise à jour effectuée, rafraîchissez le fichier pour appliquer les modifications. Si le problème persiste, vérifiez que vous avez le rôle d'espace de travail Editor, qui est nécessaire pour l'édition.
Pour en savoir plus, voir Comprendre les autorisations et Autorisations avancées.
Pourquoi ne puis-je pas apporter de modifications à une section spécifique ?
Outre les autorisations au niveau des fichiers, les sections peuvent avoir leurs propres paramètres d'accès. Cela permet aux équipes de contrôler qui peut modifier des parties spécifiques d'un fichier.
Si vous pouvez visualiser un fichier mais ne pouvez pas modifier une section, cela est probablement dû à des restrictions au niveau de la section.
Pour résoudre ce problème :
- Vérifiez si la section est restreinte en utilisant Advanced Permissions.
- Confirmez votre niveau d'accès pour cette section spécifique.
- Demandez au propriétaire du fichier ou de la section de vous accorder l'accès à Editor ou Owner.
Une fois les autorisations mises à jour, vous devriez être en mesure d'apporter des modifications immédiatement.
Pour plus d'informations, voir Permissions avancées.
Pourquoi un utilisateur ne peut-il pas approuver ou rejeter les modifications de la piste ?
L'approbation ou le rejet des modifications de la piste nécessite des autorisations spécifiques au niveau du fichier et de la section.
Typiquement :
- Les utilisateurs doivent avoir Owner accès au fichier et aux sections concernées pour approuver ou rejeter les modifications.
- Les éditeurs peuvent rejeter les modifications suivies.
- Les éditeurs peuvent être en mesure d'approuver les modifications en fonction des paramètres du fichier.
Pour résoudre ce problème :
- Confirmez les autorisations de l'utilisateur dans le fichier à l'aide de Advanced Permissions.
- Examiner les autorisations au niveau de la section.
- Mettre à jour les autorisations si nécessaire.
Remarque : Les propriétaires de fichiers gèrent les modifications de suivi pour toutes les sections, tandis que les propriétaires de sections ne gèrent que les sections qu'ils possèdent. Lorsque le suivi des modifications est activé pour l'ensemble du fichier, les propriétaires de sections ne peuvent pas modifier ces paramètres.
Pour en savoir plus, consultez Suivre les modifications et Permissions avancées.
Gestion et révision des autorisations
Comment donner à quelqu'un l'accès à un fichier ou à un dossier ?
L'accès est accordé à la fois au niveau de l'espace de travail et au niveau du fichier ou du dossier, il se peut donc que vous deviez effectuer les deux étapes.
Pour accorder l'accès :
- Ajouter l'utilisateur à l'espace de travail s'il ne l'est pas déjà.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier ou le dossier et sélectionnez Permissions.
- Sélectionnez l'utilisateur et attribuez-lui un rôle tel que Viewer, Editor, ou Owner.
- Enregistrez vos modifications.
Gardez à l'esprit que les autorisations de dossiers peuvent ne pas s'appliquer automatiquement aux fichiers existants, de sorte que vous devrez peut-être mettre à jour les deux.
Pour obtenir des conseils étape par étape, voir Set folder permissions et Update file permissions.
Comment puis-je savoir qui a accès à un fichier ou à un dossier ?
Vous pouvez consulter les autorisations directement à partir du fichier ou du dossier.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier ou le dossier.
- Sélectionnez Permissions.
- Examinez la grille d'autorisation, qui comprend Propriétaire, Éditeur, Visualisateur, et Pas d'accès.
Pour une meilleure visibilité, les propriétaires d'espace de travail peuvent exporter un rapport de permissions. Cette fonction peut être limitée à certains espaces de travail et nécessite l'accès du propriétaire de l'espace de travail.
Bon à savoir
- Les rôles de l'espace de travail et les autorisations de fichiers ou de dossiers sont gérés séparément.
- Les autorisations avancées peuvent remplacer l'accès standard.
- Il peut être nécessaire de mettre à jour les autorisations à plusieurs niveaux, notamment au niveau de l'espace de travail, du dossier, du fichier et de la section.
- Certaines modifications, telles que l'ajout de nouveaux utilisateurs, peuvent prendre quelques minutes avant d'apparaître.