Portail de support Workiva

Ajouter un commentaire

Vous pouvez utiliser les commentaires pour laisser des remarques et collaborer avec d'autres personnes dans un fichier. 

Pour ajouter un commentaire à un fichier :

1. Sélectionnez le texte, l'objet, la ou les cellules ou le tableau que vous souhaitez commenter. Pour commenter un graphique, sélectionnez le texte associé au graphique.

   Remarque : si vous travaillez dans un texte et n'effectuez aucune sélection, le commentaire sera joint au mot le plus proche de votre curseur.

2. Faites un clic droit sur le texte et sélectionnez Add Comment dans le menu.
3. Saisissez votre commentaire dans le champ « Nouveau commentaire », puis cliquez sur « Publier ».
   

Remarque : tous les commentaires seront classés dans l'ordre de lecture du fichier.

Vous pouvez mentionner des utilisateurs uniques et des groupes d'un workspace pour leur notifier votre commentaire. Saisissez @ dans la zone de texte pour afficher une liste d'utilisateurs et de groupes existants. Vous pouvez saisir @thread pour notifier tous les utilisateurs qui ont participé au fil de commentaires actuel.

Les utilisateurs qui effectuent un filtrage par « Mes mentions » dans le panneau « Commentaires » ou sur la page d'accueil voient également apparaître dans les résultats les mentions de leur groupe.

Remarque : par défaut, la publication ou la réponse à un commentaire en mentionnant un groupe envoie une notification par e-mail à tous les membres du groupe. Vous recevrez également une notification dès qu'une personne répondra à une discussion à laquelle vous avez participé. En savoir plus sur la gestion des notifications . 

Astuce : vous pouvez également attribuer des autorisations aux commentaires, ce qui vous permettra de contrôler la visibilité de chaque commentaire et de collaborer ainsi facilement les uns avec les autres au sein d'un même espace. Pour en savoir plus, consultez la section « Définir les autorisations de commentaire ».

Gérer les commentaires  

Vous pouvez utiliser la fiche de commentaires ou le panneau « Commentaires » pour gérer les commentaires de votre fichier. Si vous êtes propriétaire, vous pouvez créer des commentaires, y répondre, les résoudre, les déplacer et les supprimer. Si vous êtes un Editor ou un Viewer, vous pouvez également effectuer ces actions. Toutefois, vous ne pouvez supprimer que vos propres commentaires.

Une surbrillance bleue dans votre fichier indique les commentaires associés à cette sélection. Cliquez sur le contenu surligné pour faire apparaître un indicateur bleu à côté du commentaire associé.

Remarque : les commentaires en marge et ceux dans les encadrés ne s'affichent pas simultanément.

Par défaut, les commentaires et leurs mises en avant sont activés dans votre document. Vous pouvez afficher ou masquer les indicateurs de commentaires dans la barre d'outils View .

Si vous souhaitez suivre l'état d'un commentaire en particulier, vous pouvez cliquer sur l'icône « étiquette » pour activer les étiquettes de commentaires. En savoir plus sur l'ajout d'étiquettes de commentaires . 

Pour les commentaires qui ont été résolus ou rouverts, une description sera ajoutée au fil de discussion indiquant quand et qui a effectué la dernière action.

Afficher les commentaires sur la page d'accueil

Vous pouvez consulter tous vos commentaires dans votre page d'accueil , dans la rubrique « Commentaires ». Les commentaires assortis d'autorisations spécifiques, signalés par une icône représentant une clé, sont également visibles sur la page d'accueil des commentaires.

Ici, vous pouvez développer les commentaires pour y répondre. Vous ne pouvez pas modifier les autorisations dans la maison des commentaires. Pour modifier les autorisations, vous devez vous rendre dans le commentaire lui-même dans le fichier. 

Certaines solutions permettront de consulter les commentaires dans le tableau de bord dédié aux commentaires. Pour en savoir plus, consultez la section « Tableau de bord des commentaires » dans la page d'accueil .

Supprimer plusieurs commentaires ou tous les commentaires  

Dans le volet « Commentaires », vous pouvez supprimer un commentaire sélectionné, les commentaires résolus ou tous les commentaires. Dans l'onglet « Accueil » , vous pouvez sélectionner plusieurs commentaires à supprimer. Lorsque les commentaires sont supprimés, toutes les réponses contenues dans le fil de discussion sont également supprimées.

Supprimer plusieurs commentaires dans votre fichier

Seuls les propriétaires des fichiers ont le droit de supprimer tous les commentaires et de supprimer les commentaires résolus . Toutefois, si tous les commentaires actifs et/ou résolus présents dans le fichier ont été créés par un seul utilisateur, ces options de suppression des commentaires seraient disponibles pour cet utilisateur, puisqu'il en est l'auteur. 

Le panneau des commentaires contient trois options pour supprimer les commentaires : 

• Supprimer le commentaire sélectionné : supprime le commentaire actuellement sélectionné.
• Supprimer les commentaires marqués comme résolus : supprimer tous les commentaires qui ont été marqués comme résolus. 
• Supprimer tous les commentaires : supprime tous les commentaires du fichier.

Pour supprimer un commentaire, cliquez sur les trois points dans le panneau « Commentaires » , puis passez la souris sur « Supprimer ».

Avant de supprimer les commentaires résolus ou tous les commentaires, vous devrez taper les mots spécifiés pour confirmer.

Remarque : la suppression d'un commentaire sélectionné, de commentaires résolus ou de tous les commentaires est irréversible.

Supprimer plusieurs commentaires de la page d’accueil

Depuis l'onglet « Commentaires » de la page d'accueil , vous pouvez sélectionner plusieurs commentaires à supprimer, mais un commentaire ne sera supprimé avec succès que si vous en êtes l'auteur ou s'il se trouve dans un fichier pour lequel vous disposez des droits de propriétaire. 

Remarque : si votre solution dispose du tableau de bord « Commentaires », vous ne pouvez pas supprimer plusieurs commentaires à la fois. Pour supprimer un commentaire, ouvrez le fil de discussion correspondant et supprimez-le individuellement. Pour plus d'informations, consultez le tableau de bord « Commentaires » dans la page d'accueil .

Pour supprimer plusieurs commentaires depuis la page d'accueil :

1. Sélectionnez l'onglet « Commentaires ». 

   

2. Cochez la case à gauche de chaque commentaire que vous souhaitez supprimer.
   
3. Sélectionnez l’icône de la corbeille dans le coin supérieur droit.
   
4. Pour confirmer que vous voulez supprimer les commentaires sélectionnés, tapez « Supprimer ».
   

5. Sélectionnez « Supprimer ».

   Remarque : la suppression de plusieurs commentaires est irréversible.

    

Déplacer un commentaire  

Si vous souhaitez déplacer l'un de vos commentaires vers un autre emplacement de votre fichier, vous pouvez utiliser l'option « Déplacer le commentaire ».

Pour déplacer un commentaire existant :

1. Sélectionnez le texte ou le tableau vers lequel vous souhaitez déplacer le commentaire.
2. Dans la fiche de commentaires ou dans le panneau « Commentaires » , sélectionnez le menu déroulant pour ouvrir un menu.

3. Sélectionnez « Déplacer le commentaire ».
   

    

Filtrer les commentaires  

Utilisez les options de filtrage pour afficher des types de commentaires spécifiques, tels que les commentaires non résolus ou les commentaires contenant des @Mentions.

Pour appliquer un filtre :

1. Ouvrez le panneau « Commentaires ».
2. Cliquez sur l'icône « Filtre ».
   
3. Choisissez comment vous souhaitez filtrer vos commentaires.

Vous pouvez utiliser le filtre rapide pour trier rapidement les commentaires :

• Tout - Inclut tous les filtres ci-dessous.
• Tout ce qui me concerne - Filtres pour les discussions auxquelles j'ai participé.
• Par moi - Filtres pour les commentaires que j'ai rédigés.
• Mes mentions - Filtres pour les commentaires dans lesquels j'ai été @mentionné.

Vous pouvez également filtrer ces éléments :

• Cochez la case « Non lus » pour ne voir que les commentaires non lus.
• Afficher les commentaires relatifs à l'ensemble du fichier ou uniquement à la section actuelle
• La fonction « Contenu » vous permet de rechercher des mots-clés ou des expressions dans les commentaires.
• Le statut permet de filtrer les commentaires selon qu'ils sont « ouverts » ou « résolus ».
• Filtres par étiquettes pour les commentaires associés à des étiquettes spécifiques.
• Filtres de source pour les commentaires liés à ce fichier ou figurant uniquement dans les avis.
• La rubrique « Auteur » affiche les commentaires publiés par un utilisateur donné.

Le bouton « Réinitialiser » vous indique le nombre de filtres qui ont été ajoutés. Vous pouvez cliquer dessus pour réinitialiser tous vos filtres. Cliquez sur « Terminé » pour appliquer vos filtres.

Commentaires hors contexte  

Si le texte auquel votre commentaire est associé est supprimé de votre fichier, une icône indiquant que le lien est rompu apparaît à côté du commentaire. La sélection initiale du commentaire (jusqu’à 400 caractères) apparaît également dans l’encadré du commentaire.  

Pour reconnecter votre commentaire, mettez en surbrillance une nouvelle sélection dans votre fichier, puis choisissez « Reconnecter le commentaire » dans le menu.

Exporter les commentaires

Vous pouvez exporter vos commentaires de Workiva au format PDF, DOCX ou CSV. Tous les commentaires ouverts et résolus auxquels un utilisateur a accès seront inclus dans l'exportation.

Pour exporter votre fichier au format PDF ou DOCX :

1. Ouvrez les options d'exportation .

2. Cliquez sur le menu déroulant « Avancé » et cochez la case « Inclure les commentaires ». 

   Lors de l'exportation des commentaires au format PDF, vous pouvez sélectionner l'option « Exporter uniquement les commentaires visibles » pour n'inclure que les commentaires correspondant aux filtres actifs de votre panneau « Commentaires ».

3. Cliquez sur « Exporter » pour terminer.

Pour en savoir plus sur la procédure d'exportation, consultez la rubrique « Exporter un document ».

Il existe certaines limitations à l'exportation de Word DOCX dont il faut tenir compte.

Word n'est pas compatible :

• Commentaires ajoutés dans les en-têtes ou les pieds de page. Au lieu de cela, ils s'ancreront au début de la section.
• Commentaires ajoutés à l'intérieur des objets flottants. Au lieu de cela, ils s'ancreront dans le paragraphe correspondant.
• Commentaires déconnectés. Les commentaires déconnectés seront exportés avec le texte ajouté, "(Commentaire déconnecté)".

Pour exporter au format CSV :

1. Ouvrez le panneau « Commentaires ».
2. Cliquez sur le menu à trois points.
3. Sélectionnez « Exporter au format CSV ».
   

Gérer les notifications par e-mail  

Pour gérer les notifications relatives aux commentaires, modifiez vos préférences de notification du fil de commentaires.

Pour modifier vos notifications, cliquez sur le menu représenté par trois points dans le panneau des commentaires, puis sélectionnez « Gérer les notifications ». Vous pouvez également cliquer sur le lien « Gérer ces notifications » figurant dans votre e-mail.

Vous pouvez choisir entre trois options :

• L'option « Uniquement mes @mentions » vous avertit uniquement lorsque quelqu'un mentionne votre nom d'utilisateur, un groupe dont vous faites partie ou utilise spécifiquement la balise @thread.
• Replies to threads I’m participating in : en choisissant cette option, vous recevrez une notification par e-mail à chaque nouveau commentaire dans une discussion à laquelle vous avez participée ou dans laquelle votre nom d'utilisateur est mentionné.
• Les commentaires figurant sur ce document vous indiquent tous les commentaires qui ont été apportés, quel qu'en soit le type, y compris les réponses et les mentions.

Remarque : cela s'applique uniquement à vos notifications de commentaires sur ce fichier et n'affecte en rien les autres utilisateurs.

Les notifications sont définies indépendamment pour chaque fichier. Vous pouvez ainsi personnaliser vos paramètres de notification sur chaque document.