Créer une tâche pour assigner le travail à effectuer dans un fichier Workiva. Vous pouvez utiliser les tâches pour demander de la documentation, effectuer des révisions, obtenir des approbations ou tout autre moyen de vous aider à terminer le travail dans votre dossier. Envoyez une tâche à un groupe ou à plusieurs destinataires, en demandant à une seule personne de la réaliser.
Créer une tâche dans un fichier
Pour créer une tâche dans un fichier :
- Le fichier étant ouvert, cliquez sur l’icône Tâches dans le panneau de droite.
- Cliquez sur l’icône plus en haut du panneau Tâches.
- Ajoutez les détails suivants à votre tâche :
- Titre : Donnez un nom à la tâche.
- Assigné à : Sélectionnez un destinataire pour accomplir la tâche. Si vous ajoutez plusieurs assignés, chaque personne recevra la tâche, mais un seul assigné devra la terminer. Si vous souhaitez que plusieurs personnes accomplissent la tâche, vous pouvez créer la tâche en masse.
- Date d’échéance : (facultatif) Sélectionnez la date à laquelle la tâche doit être terminée.
- Approbation par : (facultatif) Sélectionnez un approbateur pour approuver la réalisation de la tâche.
- Approval due : (facultatif) Sélectionnez la date à laquelle la tâche terminée doit être approuvée par.
- Fichier : Ce fichier sera automatiquement défini sur le fichier dans lequel vous vous trouvez.
- Section : (optionnel) Spécifiez la section du fichier où la tâche doit être complétée.
- Instructions : (facultatif) Ajoutez des notes ou des instructions pour aider les collaborateurs à compléter la tâche.
- Cliquez sur Créer.
Votre tâche est maintenant créée et apparaîtra dans la liste des tâches de chaque collaborateur.
Note : La possibilité de personnaliser les rappels automatiques n'est actuellement pas disponible lors de la création de tâches dans un fichier. Si vous souhaitez personnaliser les rappels automatiques pour les tâches d’un fichier, vous pouvez le faire en modifiant la tâche à partir de l’onglet Tâches dans Accueil.
Créez une tâche dans l’Accueil
Pour créer une tâche à partir de l’onglet Tâches dans Accueil :
- Cliquez sur Créer une nouvelle tâche.
- Ajoutez les détails suivants à votre tâche :
- Titre : Donnez un nom à la tâche.
- Assigné à : Sélectionnez un destinataire pour accomplir la tâche. Si vous ajoutez plusieurs assignés, chaque personne recevra la tâche, mais un seul assigné devra la terminer. Si vous souhaitez que plusieurs personnes accomplissent la tâche, vous pouvez créer la tâche en masse.
- Date d’échéance : (facultatif) Sélectionnez la date à laquelle la tâche doit être terminée.
- Rappels aux cessionnaires: Par défaut, des courriels de rappel automatisés avec un contenu par défaut sont envoyés aux cessionnaires trois jours avant, le jour même et tous les jours pendant trois jours après la date d'échéance du cessionnaire. Vous pouvez choisir de ne pas envoyer de rappels du tout ou de personnaliser les rappels en fonction de vos besoins personnels. Voir Send reminders in Tasks pour plus de détails.
- Approbation par : (facultatif) Sélectionnez un approbateur pour approuver la réalisation de la tâche.
- Approval due : (facultatif) Sélectionnez la date à laquelle la tâche terminée doit être approuvée par.
- Rappels de l'approbateur: Si vous ajoutez un approbateur, vous pouvez personnaliser les rappels de l'approbateur. Par défaut, des courriels de rappel automatisés avec un contenu par défaut sont envoyés aux approbateurs trois jours avant, le jour même et tous les jours pendant trois jours après la date d'échéance de l'approbation. Vous pouvez choisir de ne pas envoyer de rappels du tout ou de personnaliser les rappels en fonction de vos besoins personnels. Voir Send reminders in Tasks pour plus de détails.
- Fichier : (facultatif) Indiquez le fichier dans lequel la tâche doit être effectuée.
- Section : (optionnel) Spécifiez la section du fichier où la tâche doit être complétée.
- Instructions : (facultatif) Ajoutez des notes ou des instructions pour aider les collaborateurs à compléter la tâche.
- Cliquez sur Créer.
Votre tâche est maintenant créée et apparaîtra dans la liste des tâches de chaque collaborateur.
Accéder à l’emplacement d’une tâche depuis l’accueil
Dans l’onglet Tâches de la page d’accueil, le cas échéant, il y a plusieurs façons d’accéder à l’emplacement d’une tâche une fois qu’elle a été créée : Cliquez sur le lien hypertexte dans la colonne ou de la liste des tâches :
- Cliquez sur le lien hypertexte dans la colonne Task ou Location de la liste des tâches.
-
Cliquez sur la ligne de la tâche pour ouvrir le panneau des détails et cliquez sur le lien hypertexte en bas du panneau.