Dans ce guide, vous apprendrez à utiliser les dossiers pour organiser les fichiers dans un espace de travail. Tout comme votre ordinateur utilise des dossiers pour gérer les fichiers, vous pouvez utiliser des dossiers dans Workiva pour organiser tous vos fichiers.
Présentation des dossiers
Les dossiers sont disponibles dans chaque espace de travail et constituent le moyen privilégié d’organiser tous vos fichiers. Par exemple, vous pouvez placer tous les documents, feuilles de calcul et présentations trimestriels dans une structure de dossiers 2020 > Q4.
Vous pouvez voir tous les dossiers de votre espace de travail en allant sur Fichiers puis Tous les fichiers.
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Tous les fichiers répertorie tous les dossiers, fichiers et enregistrements de votre espace de travail. Vous ne verrez que les fichiers et dossiers auxquels vous avez le droit d’accéder.
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Les sous-dossiers créés par n’importe qui dans l’espace de travail, tels que les dossiers 2020 et Q4, sont répertoriés sous Fichiers.
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Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un dossier et sélectionnez Nouveau sous-dossier pour créer d’autres dossiers afin de faciliter l’organisation des fichiers.
Remarque : Si vous avez copié des fichiers et des projets, ils sont placés par défaut dans un dossier nommé "Éléments copiés" avec un horodatage.
Comment utiliser les dossiers
Vous devez organiser tous vos fichiers à l’aide de dossiers et utiliser l’option Classement de votre espace de travail pour travailler avec un classement financier. Vous pouvez déplacer des projets dans des dossiers pour les organiser avec d’autres documents de classement. Utilisez les dossiers pour :
- Organiser, trouver et travailler avec des fichiers
- Organiser et suivre les dépôts
- Roll forward les fichiers
Fichiers de fils d’Ariane
Vous verrez des fils d’Ariane lorsque vous naviguerez dans vos dossiers dans Fichiers. Les fils d’Ariane indiquent les dossiers où se trouvent les fichiers et permettent de passer facilement d’un dossier à l’autre.
Cliquez sur la case à cocher en regard d’un fichier ou d’un dossier pour afficher son emplacement dans le fil d’Ariane au-dessus de la liste des fichiers. À partir de là, vous pouvez facilement naviguer vers n’importe quel dossier de la hiérarchie.
Meilleures pratiques
Voici quelques conseils pour l’utilisation des dossiers dans un trimestre type.
Organisez vos dossiers :
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Utilisez des dossiers pour organiser tous vos fichiers.
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Créez un dossier principal pour tous les documents que vous utilisez au cours d’un trimestre. Dans le dossier principal, vous pouvez organiser les documents et les dossiers en sous-dossiers pour faciliter la recherche de fichiers similaires.
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Nommez les dossiers avec un caractère spécial (*’!) si vous voulez qu’ils apparaissent en haut de la liste.
Dépôt :
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Utilisez des dossiers pour organiser toute votre documentation.
- Incluez le terme "classement" dans le nom des dossiers de classement afin de faciliter leur identification.
Restauration par progression des fichiers :
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Utilisez un dossier pour restaurer par progression des documents.
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Renommez le dossier créé à partir de la restauration par progression de manière à ce qu’il soit facile à trouver, par exemple Dossier de transfert primaire ou Dossier de transfert trimestriel.
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Si vous avez créé des fichiers supplémentaires que vous souhaitez inclure lors de la reconduction, ajoutez-les au dossier que vous utilisez pour la restauration par progression.
Qu’en est-il des dépôts ?
Vous pouvez également utiliser des dossiers pour organiser vos dépôts. Filing vous accompagne à chaque étape, depuis la collecte des documents jusqu'au dépôt effectif. Lorsque vous créez un dépôt dans Workiva, vous ajoutez tous les fichiers et toutes les informations nécessaires à ce dossier directement dans les étapes du dossier. Les étapes de classement vous indiquent la marche à suivre.