Dans ce guide, vous apprendrez à utiliser les dossiers pour organiser les fichiers dans un espace de travail. Tout comme votre ordinateur utilise des dossiers pour gérer les fichiers, vous pouvez utiliser des dossiers dans Workiva pour organiser tous les fichiers.
Vue d'ensemble des dossiers
Les dossiers sont disponibles dans chaque espace de travail et constituent le moyen privilégié d'organiser tous les fichiers. Par exemple, vous pouvez placer tous les documents, feuilles de calcul et présentations trimestriels dans une structure de dossier 2020 > Q4 .
Vous pouvez voir tous les dossiers de votre espace de travail en allant sur Fichiers puis Tous les fichiers.
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Tous les fichiers répertorie tous les dossiers, fichiers et modalités de dépôt de votre espace de travail. Vous ne verrez que les fichiers et dossiers auxquels vous avez la permission d'accéder.
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Les sous-dossiers créés par n'importe qui dans l'espace de travail, tels qu'un dossier 2020 et Q4, sont répertoriés sous Fichiers.
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Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un dossier et sélectionnez Nouveau sous-dossier pour créer d'autres dossiers afin d'aider à l'organisation des fichiers.
Note :Si vous avez copié des fichiers et des projets , ils sont placés par défaut dans un dossier nommé "Éléments copiés" avec un horodatage.
Comment utiliser les dossiers ?
Vous devez organiser tous les fichiers à l'aide de dossiers et utiliser l'option "Classement" de votre espace de travail pour travailler avec un classement financier. Vous pouvez déplacer des projets dans des dossiers pour les organiser avec d'autres modalités de dépôt. Utilisez les dossiers pour :
- Organiser, rechercher et travailler avec des fichiers
- Organiser les modalités de dépôt et en assurer le suivi
- Roll forward les fichiers
Fichier chapelure
Vous verrez des fils d'Ariane lorsque vous naviguerez dans vos dossiers à l'adresse Files. Les fils d'Ariane affichent les dossiers dans lesquels se trouvent les fichiers et permettent de passer facilement d'un dossier à l'autre.
Cliquez sur la case à cocher en regard d'un fichier ou d'un dossier pour afficher son emplacement dans le fil d'Ariane au-dessus de la liste des fichiers. À partir de là, vous pouvez facilement naviguer vers n'importe quel dossier de la hiérarchie.
Meilleures pratiques
Voici quelques conseils pour l'utilisation des dossiers dans un trimestre type.
Organiser les fichiers :
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Utilisez des dossiers pour organiser tous les fichiers.
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Créez un dossier principal pour tous les documents avec lesquels vous travaillez au cours d'un trimestre. À l'intérieur du dossier principal, vous pouvez organiser les documents et les modalités de dépôt en sous-dossiers afin de faciliter la recherche de fichiers similaires.
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Nommez les dossiers avec un caractère spécial (*' !) si vous voulez qu'ils apparaissent en haut de la liste.
Modalités de dépôt :
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Utilisez des fichiers pour organiser tous vos documents de dépôt.
- Incluez "classement" dans le nom des dossiers de dépôt pour aider à les identifier facilement.
Restaurer par progression/roll forward des fichiers :
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Utilisez un dossier pour restaurer par progression/roll forward les documents .
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Renommez le dossier créé à partir de la progression/roll forward de manière à ce qu'il soit facile à rechercher, par exemple Dossier principal de la progression/roll forward ou Dossier trimestriel de la progression/roll forward.
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Si vous avez créé des fichiers supplémentaires que vous souhaitez inclure lors de la progression/roll forward, ajoutez-les au dossier que vous utilisez pour la progression/roll forward.
Qu'en est-il des modalités de dépôt ?
Vous pouvez également utiliser des dossiers pour organiser vos modalités de dépôt.Les modalités de dépôt vous accompagne à chaque incrément, de la collecte des documents au dépôt en direct. Lorsque vous créez un dépôt dans Workiva, vous ajoutez tous les fichiers et informations nécessaires à ce dépôt directement dans les modalités de dépôt. Les modalités de dépôt vous indiquent la marche à suivre.