La création d’un outil de suivi des rapports consiste en un processus en trois étapes qui s’appuie sur plusieurs fonctionnalités de Workiva. Vous commencerez par définir les champs personnalisés nécessaires au suivi de chaque étape, par exemple, qui est un approbateur pour un processus ou un rapport particulier, puis vous construirez des requêtes pour exploiter ces données.
Une fois que ces entrées sont configurées, vous pouvez envoyer les données vers les différents widgets et tableaux disponibles dans Workiva. Cela vous permet, à vous ainsi qu’à votre équipe et aux parties prenantes de la direction, de suivre rapidement le processus d’établissement des rapports en un coup d’œil.
Exigences
Les fonctionnalités suivantes doivent être activées dans votre espace de travail :
Pour configurer ces fonctionnalités, les rôles suivants sont nécessaires :
- Responsable de l’espace de travail
- Administrateur des champs personnalisés
- Éditeur
Étape 1 : Créer des champs personnalisés
Les champs personnalisés sont des champs uniques créés par votre entreprise et ajoutés aux documents, feuilles de calcul ou présentations existants. Ces champs sont entièrement personnalisés en fonction de votre espace de travail, mais ils collectent et stockent les données de la même manière qu’un champ Workiva. Cette fonctionnalité supplémentaire vous permet de créer des rapports personnalisés et des solutions automatisées qui ne sont pas disponibles autrement.
Choisissez le type de champ personnalisé « Utilisateur » si vous souhaitez afficher les noms des attributaires, des approbateurs et des autres parties prenantes. Ce type de champ personnalisé inclut tous les utilisateurs de l’espace de travail et permet des options de filtrage supplémentaires via le widget Requête Wdata.
Lorsque vous filtrez ce widget, vous pouvez définir le filtre pour suivre une personne spécifique ou sélectionner « utilisateur actuel » pour afficher automatiquement le compte connecté. Cette dernière option permet à chaque membre de l’équipe de toujours voir son propre statut lorsqu’il se connecte au tableau de bord.
Étape 2 : Configurez vos requêtes
Les requêtes vous permettent d’agréger et de segmenter les données de la plateforme Workiva en fonction de critères spécifiques. Pour créer une requête, sélectionnez ses composants dans notre Générateur de requêtes par glisser-déposer ou composez votre propre syntaxe dans l’éditeur SQL avancé.
Lorsque vous travaillez avec des documents, veillez à ajouter le champ DocumentID aux résultats de votre requête, car ceux-ci deviendront des liens hypertextes cliquables dans vos widgets. Vous pouvez ajouter des données de champs personnalisés aux requêtes en utilisant le type de source COM.
Note : Ceci est propre aux données des champs personnalisés. Les URL ou DocumentID provenant d’autres sources s’afficheront simplement en texte brut.
Étape 3 : Configurez vos widgets et tableaux
Widget Requête Wdata
Le widget requête Wdata permet de visualiser en un coup d’œil les résultats d’une requête directement depuis l’écran d’accueil. Les données peuvent être actualisées manuellement à tout moment et affichent les mêmes résultats que ceux trouvés dans Wdata.
Chaque membre de votre équipe peut personnaliser son propre tableau, en affichant, masquant, filtrant, réorganisant et redimensionnant les colonnes, sans affecter les autres membres de l’espace de travail. Ces paramètres sont ensuite enregistrés et conservés dans leur propre profil.
Filtrer les listes d’utilisateurs par « utilisateur actuel »
Le type de champ personnalisé « utilisateur » classe les membres de votre espace de travail dans une liste. Lorsque vous configurez votre widget, pensez à ajouter un filtre pour trier cette colonne par « Utilisateur actuel ». Cela permet au widget de fonctionner pour plusieurs personnes sans qu’il soit nécessaire de créer des tableaux distincts pour chacune d’entre elles.
Widget Ressources clés
Le widget Ressources clés, qui se trouve parmi les widgets les widgets Fichiers dans Accueil, vous permet de créer une liste de vos fichiers, rapports, formulaires et autres ressources les plus importants. Il suffit de copier et de coller l’URL de l’objet dans le widget pour qu’il apparaisse comme un « raccourci » instantanément accessible à partir du tableau d’accueil.
Ajouter les fichiers nécessaires au tableau
En tant que responsable de l’espace de travail, vous pouvez ajouter des fichiers nécessaires ou importants à un widget Ressources clés et le mettre à la disposition des autres utilisateurs de l’espace de travail. Cela permet aux travailleurs de trouver facilement les fichiers qu’ils utilisent le plus souvent, directement à partir du tableau d’accueil.
Note : Seules les ressources Workiva peuvent être ajoutées au tableau. Les URL externes ne sont pas compatibles.
FAQ
Pourquoi utiliser un outil de suivi des rapports ?
Le suivi des rapports dans Workiva est utilisé pour mieux comprendre le cycle de vie complet des rapports et la position de chaque équipe à tout moment. Il permet de connaître l’état d’avancement des différents rapports, d’identifier les parties prenantes affectées à chaque tâche et de s’assurer que vous êtes sur la bonne voie pour respecter les échéances à venir.
Puis-je consulter les informations relatives à l’entité dans mon suivi ?
Oui, mais la méthode de mise en œuvre peut varier.
Si l’information est liée à l’entité elle-même, comme le nom ou la taille de l’entité, il n’est peut-être pas judicieux de créer un champ personnalisé et d’en définir la valeur dans chaque document. Vous pourriez plutôt envisager de créer une table d’entités dans une feuille de calcul pour capturer ces informations.
Pour ce faire :
- Créez une seule ligne par entité, puis ajoutez une colonne pour chaque dimension, en commençant par un identifiant unique.
- Créez un champ personnalisé pour cet identifiant et indiquez sa valeur dans chaque fichier.
- Utilisez une requête pour JOINDRE la source de données de la feuille de calcul et la source de données du champ personnalisé.
- Mettez en correspondance l’entité de chaque document avec l’information correspondante dans la feuille.
Note : Vous pouvez utiliser le widget Ressources clés pour créer un raccourci vers cette feuille de calcul d’entités.
Puis-je créer plusieurs widgets et tableaux ?
Oui, les responsables de l’espace de travail peuvent créer plusieurs tableaux et les attribuer à d’autres personnes de l’espace de travail. Chaque utilisateur peut alors passer d’un tableau à l’autre en fonction de ses besoins.
D’autres personnes peuvent-elles créer leurs propres tableaux ?
Oui, chaque personne peut créer ses propres tableaux en plus de ceux qui ont été attribués par le responsable de l’espace de travail.