La fonction de liaison standard de Workiva vous permet d’établir des liens entre une source de données et plusieurs destinations, garantissant ainsi que les données restent synchronisées dans l’ensemble de votre espace de travail. La liaison de plages s’appuie sur cette base en vous permettant de gérer plusieurs cellules simultanément.
Par rapport à la liaison normale, la liaison par plage facilite l’introduction de modifications structurelles dans les données précédemment liées. Vous pouvez ajouter ou supprimer des lignes et des colonnes entières, ajuster les valeurs des cellules et les liens, puis publier l’ensemble de la plage. Vos modifications seront automatiquement synchronisées dans votre espace de travail, sans qu’aucun rapprochement ne soit nécessaire.
Exigences
- Pour créer ou modifier un lien de plage, vous devez être Propriétaire ou Éditeur du fichier source.
- Avant d’utiliser les liens de plage, vous devez être à l’aise avec les liens standard.
Créer un lien de plage
Dans Workiva, un lien source est l’emplacement principal d’un point de données particulier. Lorsque ce lien source est copié et collé à un autre endroit, le nouveau point de données devient un "lien de destination" Ce lien de destination est donc lié au point de données d’origine et peut recevoir des mises à jour instantanées en cas de changement.
Les liens de plage fonctionnent de la même manière, sauf qu’ils couvrent plusieurs cellules et peuvent être gérés comme une entité unique. Cela vous permet de créer un seul "bloc" de cellules qui peut être facilement géré d’une feuille à l’autre.
- Sélectionnez une plage de deux cellules ou plus dans votre feuille source.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la plage et sélectionnez Options de lien > Créer un lien de plage. Vous pouvez également utiliser le raccourci Ctrl + Shift + ; (Windows) / CMD + Shift + ; (Mac).
- Cliquez avec le bouton droit de la souris et copiez votre sélection. Vous pouvez également utiliser le raccourci C.
- Accédez à la feuille de destination où ce contenu sera collé.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris et collez votre sélection n’importe où dans la feuille. Vous pouvez également utiliser le raccourci V.
Note : Si vous collez dans un document, votre sélection doit se trouver dans un tableau .
- Sélectionnez Coller comme lien de plage, puis choisissez les options de formatage à appliquer à partir de la source :
- Appliquer le formatage : Cochez cette case pour appliquer le formatage de la source à votre lien de plage. Si cette option n’est pas cochée, la mise en forme du lien de plage sera celle du tableau dans lequel il est collé.
- Appliquer la largeur de colonne : Cochez cette case pour appliquer la largeur de colonne de la source à votre lien de plage. Si cette option n’est pas cochée, le lien de plage héritera de la largeur de colonne du tableau dans lequel il est collé.
Note : Ces options ne s’appliquent qu’au collage d’origine. Si la mise en forme doit être continuellement transférée vers la destination, cliquez avec le bouton droit de la souris sur votre plage et activez l’option "Utiliser la mise en forme de la source" après qu’elle a été collée.
- Cliquez sur Coller pour terminer.
Une fois collé dans la feuille de destination, tout le contenu existant sera supprimé afin que la feuille ne contienne que le lien de la plage. Cette action est irréversible.
Modifier un lien de plage
Une fois qu’un lien de plage est créé, vous pouvez ajuster manuellement ses limites en modifiant la plage source.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris n’importe où dans la plage de sources et sélectionnez Options de lien > Modifier un lien de plage.
Note : La plage de votre source est indiquée en bleu. En savoir plus sur les liens.
- Saisissez une nouvelle plage au format A1:A2 - où "A" représente la colonne et "1" la ligne - puis cliquez sur Enregistrer.
Note : Les liens de plage sont limités à un maximum de 10 000 cellules.
- Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Publier en haut à gauche pour mettre à jour toutes les plages de destination avec les nouvelles limites.
Note : L’étendue de votre source ajustée est indiquée en orange ; une fois publiée, elle repassera en bleu. En savoir plus sur les liens.
Ajouter une ligne ou une colonne à un lien de plage
Vous pouvez également ajuster les limites d’un lien de plage en insérant une ligne ou une colonne directement dans la plage source.
- Recherchez l’endroit de votre plage de sources que vous souhaitez ajuster.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’emplacement de la cellule que vous souhaitez modifier et sélectionnez Insérer pour ajouter une ligne ou une colonne. La plage s’élargira automatiquement pour tenir compte de cet ajout.
- Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Publier en haut à gauche pour mettre à jour toutes les plages de destination avec les changements.
Supprimer un lien de plage
Un lien de plage est simplement un ensemble de liens multiples regroupés. Lorsqu’une plage est supprimée, les liens individuels qu’elle contient sont conservés. Vous pouvez ensuite gérer ces liens individuellement ou recréer la plage supprimée ultérieurement.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris n’importe où dans la plage et sélectionnez Options de lien > Supprimer le lien de plage.
- Confirmez la suppression et cliquez sur Supprimer le lien de plage.
Note : Lorsqu’une plage source est supprimée, toutes les plages de destination qui lui sont liées sont également supprimées et converties en liens standard. En revanche, les plages de destination peuvent être supprimées sans incidence sur la source.
Supprimer tous les liens
Vous pouvez également cliquer sur Linking > ; Remove all links dans la barre d’outils pour supprimer tous les liens de votre fichier.
Comprendre les liens et les couleurs des gammes
Comme nous l’avons mentionné au début de cet article, l’enchaînement de plages suit en grande partie les mêmes règles que la liaison standard. Cela s’applique également aux couleurs des liens que vous verrez dans votre espace de travail. Utilisez la clé ci-dessous pour identifier rapidement les plages de votre espace de travail :
Les plages sources nouvellement créées ou mises à jour sont indiquées en bleu. Cela correspond aux liens individuels de votre espace de travail qui sont marqués d’un triangle bleu dans le coin supérieur gauche.
Les plages sources ayant fait l’objet de modifications non publiées sont indiquées en orange. Cela correspond aux liens individuels de votre espace de travail qui sont marqués d’un triangle orange dans le coin supérieur gauche.
Note : Vous ne pouvez publier que les liens auxquels vous avez l’autorisation d’accéder, ce qui signifie que vous n’êtes pas toujours en mesure de publier la plage complète par vous-même. Dans ce cas, l’ensemble de la plage restera orange jusqu’à ce que tous les changements soient publiés.
Toutes les plages de destination sont indiquées en vert. Cela correspond aux liens individuels de votre espace de travail qui sont marqués d’un triangle vert dans le coin supérieur gauche.
Bon à savoir
- Un lien de plage ne peut pas être collé si la plage contient des cellules verrouillées.
- Une feuille ne peut contenir qu’un seul lien de plage de destination.
- Une même plage de sources ne peut avoir plus de 20 plages de destinations.
- Un lien de plage peut contenir un maximum de 10 000 cellules.
- Workiva Sync ne met pas automatiquement à jour le lien de la plage source si de nouvelles colonnes ou lignes sont ajoutées. Vous devez modifier manuellement le lien de plage dans votre fichier source.
- Vous pouvez utiliser le raccourci Ctrl + Shift + ; (Windows) / CMD + Shift + ; (Mac) pour créer un lien de plage.
FAQ
Comment convertir un tableau lié existant en un lien de plage ?
Pour convertir un tableau source lié en un lien de plage, il suffit de sélectionner la plage de tableaux et de cliquer sur Créer un lien de plage.
Pour convertir une table de destination existante, copiez le lien de la plage source et collez-le exactement sur la table de destination. Cela créera une nouvelle plage source avec tous les commentaires, les pièces jointes et les balises XBRL laissés intacts ; le formatage peut également être préservé si l'option "appliquer le formatage" est appliquée pendant le collage.
Puis-je convertir un tableau existant qui comprend des balises de sous-cellules ?
Oui. Vous devrez créer le lien de plage, puis override les cellules de destination et y coller vos liens de sous-cellules.
Vous pouvez également créer un double de la table de destination, coller le lien de la plage et copier/coller les liens de vos sous-cellules dans la nouvelle plage de destination. La table dupliquée peut alors être supprimée. Cette approche ne nécessite pas d'ajustement manuel des liens entre les sous-cellules et réduit les risques de perte de données.
Puis-je marquer plusieurs liens dans une cellule ?
Oui, vous pouvez lier plusieurs sources à une seule cellule en utilisant des liens normaux ou des liens de plage. Vous pouvez également ajouter le marquage XBRL.
En savoir plus : Créer plusieurs liens dans une cellule
Puis-je ajouter de nouvelles lignes ou colonnes à une plage de destination ?
Non, la taille d’une plage de destination est contrôlée par la taille de sa plage de source.
Les lignes ou colonnes masquées dans une plage source sont-elles automatiquement masquées dans la plage de destination ?
Pas pour l’instant.
Puis-je créer des liens de plage dans une présentation ou un tableau graphique ?
Oui, les liens de plage sont pris en charge par tous les types de tableaux.
Puis-je supprimer des liens individuels dans une plage de sources ?
Pas de façon permanente. Aucun "vide" n'est autorisé dans les limites d'un lien de plage, de sorte que toutes les cellules non liées seront reliées à nouveau dès que la plage sera publiée.
Les liens de l'exemple suivant, par exemple, seront immédiatement réajoutés lors de la prochaine publication :
Pour éviter cela, vous devez supprimer la ligne ou la colonne entière de la plage.
Puis-je fusionner des cellules dans une plage source existante ?
Oui, mais l’opération se fait en deux temps :
- Supprimez les liens dont vous n’avez plus besoin. Cela peut se faire en masse.
- Fusionnez les cellules.
Puis-je créer des liens de plage entre des feuilles connectées ?
Oui, mais ce n'est pas recommandé lorsque des manipulations de données importantes sont nécessaires à destination.
Voici pourquoi :
- Lorsque des mises à jour sont apportées à une requête ou à une sortie de connexion, tous les commentaires, notes ou autres annotations liés à une cellule spécifique resteront à leur emplacement d'origine. Elles ne s'adaptent pas lorsque de nouvelles lignes ou colonnes sont ajoutées autour d'elles.
- Le contenu ne peut pas être inséré au milieu d'une feuille connectée, ce qui signifie que toute nouvelle ligne est automatiquement ajoutée au bas de la feuille.
- Dans ce cas, les valeurs des cellules de la feuille peuvent se décaler de manière inattendue dans la plage de destination.