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Les liens représentent un aspect fondamental de la plateforme Workiva. C’est le mécanisme qui connecte les données à une source et les synchronise avec tous vos fichiers liés, garantissant que ces points de données sont toujours les mêmes, quel que soit l’endroit où ils sont affichés.

Les liens intelligents améliorent cette expérience en vous permettant d’ajouter des données personnalisées à vos liens, telles qu’un nom et une description. Ce contexte supplémentaire vous aide à trouver et réutiliser facilement les liens d’un espace de travail ou à les partager avec d’autres utilisateurs de votre organisation.

Exigences

• Le rôle Gestionnaire de partage de données est nécessaire pour partager des liens intelligents.
• Pour créer ou modifier un lien intelligent, vous devez être Propriétaire ou Éditeur du fichier source.
• Une fois qu’un lien intelligent a été créé, tout utilisateur ayant accès à ce fichier et à cette section peut l’utiliser.
• Pour partager un lien intelligent avec un groupe d'utilisateurs dans un autre espace de travail, le paramètre share workspace doit être activé par un administrateur d'org ou un administrateur d'espace de travail dans l'espace de travail de destination.

Créer des liens intelligents

Avant de créer un lien intelligent, vous devez créer un nouveau lien source dans votre espace de travail ou localiser un lien existant que vous souhaitez convertir.

Une fois que vous avez un lien source standard en tête, vous pouvez le transformer en lien intelligent en suivant les étapes suivantes :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le lien source et sélectionnez Options de lien > Convertir en lien intelligent.
   
2. Nommez le lien intelligent et fournissez une description facultative. Cliquez sur Convertir en lien intelligent pour terminer.
   

   Conseil : Les liens intelligents sont destinés à être partagés. Choisissez donc un nom et une description qui seront facilement identifiables par les autres. Vous pouvez même envisager d’utiliser une convention de dénomination ou un format standard pour tous les liens intelligents de votre organisation.

Une fois qu’un lien intelligent est créé, il est accessible à tous les utilisateurs autorisés de votre espace de travail via la bibliothèque de liens intelligents.

Insérer des liens à partir de la bibliothèque de liens intelligents

La bibliothèque de liens intelligents est l’endroit où sont stockés tous les liens intelligents de votre espace de travail, ainsi que ceux qui sont partagés avec d’autres espaces de travail. À partir de cet espace, vous pouvez parcourir tous les liens intelligents à votre disposition, voir leurs détails et les insérer dans vos documents.

Partager des liens intelligents avec un autre utilisateur, un espace de travail ou un groupe d'utilisateurs

Les liens intelligents sont facilement partagés avec d’autres espaces de travail. En tant que propriétaire d'un lien intelligent, il vous suffit de sélectionner l'espace de travail et l'utilisateur (ou le groupe d'utilisateurs ) avec lesquels vous souhaitez le partager. Une fois partagé, le destinataire du lien intelligent aura la possibilité d’étendre l’accès à d’autres utilisateurs de l’espace de travail.

Vous pouvez partager un lien intelligent individuel, tous les liens intelligents d’une section particulière ou tous les liens intelligents du fichier.

Note: Le rôle de "Gestionnaire du partage des données" est nécessaire pour partager des liens intelligents.

Que peut faire le destinataire d’un lien intelligent avec les données partagées ?

Une fois qu’un lien intelligent est partagé et accepté, le destinataire peut faire un certain nombre de choses avec ce contenu :

• Ils peuvent copier les données du lien.
• Ils peuvent rechercher le lien dans la bibliothèque de cet espace de travail et l’insérer dans un autre document.
• Ils peuvent étendre l’accès à ce lien pour que d’autres utilisateurs du même espace de travail puissent y accéder.

Vous pouvez également consulter l’onglet Détails pour savoir qui a accepté un partage et s’il l’a ajouté à la bibliothèque de son espace de travail.

Que se passe-t-il si un lien intelligent a déjà été partagé avec certains utilisateurs ?

Lors du partage en masse d’un lien intelligent avec plusieurs utilisateurs, les utilisateurs existants ne recevront une notification que si les données sous-jacentes ont été modifiées. 

Si vous devez supprimer des utilisateurs existants d’un partage, vous devez modifier ce lien intelligent particulier.

Ajoutez des liens intelligents partagés à la bibliothèque de votre espace de travail

Lorsqu’un nouveau lien intelligent est partagé avec vous, vous recevrez un courriel à l’adresse indiquée dans votre profil Workiva. L’e-mail lui-même ne contient pas de lien direct vers l’élément partagé, mais vous pouvez y accéder en ouvrant n’importe quel fichier de votre espace de travail et en accédant à la bibliothèque de liens intelligents.

Voici comment cela fonctionne :

1. Ouvrez une feuille de calcul, un document ou une présentation dans votre espace de travail.
2. Ouvrez le panneau Liaison sur le côté droit de votre écran.
3. Cliquez sur l’icône Gérer la bibliothèque en haut à droite de l’onglet Bibliothèque.
   
   

   Note: Un point orange indique qu'un nouveau lien ou une mise à jour est disponible dans votre bibliothèque.

4. Les liens partagés qui n’ont pas été acceptés apparaissent dans la section Mises à jour en attente > Nouveaux liens partagés. Sélectionnez le lien et cliquez sur Ajouter nouveau lien pour l’ajouter à votre bibliothèque.
   

Utiliser des liens intelligents partagés

Les liens intelligents partagés apparaissent dans la bibliothèque de votre espace de travail et fonctionnent en grande partie de la même manière que les liens intelligents natifs. Vous remarquerez que la fonction Accéder au lien source est désactivée pour les liens partagés car le fichier source se trouve dans un espace de travail différent.

Pour plus d’informations sur l’insertion de liens intelligents dans vos documents, consultez la section Insérer des liens de cet article.

Étendre les autorisations aux liens intelligents partagés

Les destinataires du lien intelligent se voient automatiquement accorder des autorisations de niveau propriétaire pour le lien partagé. En tant que destinataire, cela vous permet d’étendre l’accès à d’autres utilisateurs au sein du même espace de travail.

Pour étendre l’accès à d’autres utilisateurs :

1. Ouvrez une feuille de calcul, un document ou une présentation dans votre espace de travail.
2. Ouvrez le panneau Liaison sur le côté droit de votre écran.
3. Cliquez sur l’icône Gérer la bibliothèque en haut à droite de l’onglet Bibliothèque.
   
   
4. 
5. Allez dans l’onglet Liens intelligents partagés.
6. Cliquez sur Étendre l’accès pour le lien intelligent que vous souhaitez modifier.
7. Choisissez les autorisations nécessaires et cliquez sur Appliquer les modifications.
   

Pour plus d’informations sur la gestion des autorisations, consultez notre article Mettre à jour les autorisations d’un fichier.

Permissions spécifiques aux liens intelligents

Partager les mises à jour des liens intelligents

Toutes les mises à jour de liens intelligents effectuées dans votre espace de travail principal doivent être volontairement partagées avec d’autres espaces de travail. Cette étape supplémentaire permet aux espaces de travail partagés d’examiner les données entrantes avant de valider la modification.

1. Ouvrez une feuille de calcul, un document ou une présentation dans votre espace de travail.
2. Ouvrez le panneau Liaison sur le côté droit de votre écran.
3. Allez sur l’onglet Détails.
4. Cliquez sur l’icône Partager en haut à droite du tableau de bord et sélectionnez Partager les mises à jour.
   

   Note : Un point orange indique qu’un lien intelligent a été mis à jour mais n’a pas été partagé.

5. Saisissez une brève description de vos modifications. Ce contexte est souvent utilisé lorsque les bénéficiaires sont au milieu d’un cycle de révision ou qu’ils font rapport sur une période antérieure.
6. Cliquez sur Partager les mises à jour pour terminer.
   

Accepter les mises à jour des liens intelligents partagés

En tant que destinataire d’un lien intelligent partagé, vous recevrez un courriel chaque fois qu’une mise à jour sera publiée et partagée. Vous verrez également un petit point orange dans le panneau des liens lorsqu’une mise à jour est disponible.

1. Ouvrez une feuille de calcul, un document ou une présentation dans votre espace de travail.
2. Ouvrez le panneau Liaison sur le côté droit de votre écran.
3. Cliquez sur l’icône Gérer la bibliothèque en haut à droite de l’onglet Bibliothèque.
   
4. Les mises à jour qui n’ont pas été acceptées apparaissent dans la section Mises à jour en attente > Mises à jour des liens partagés. Sélectionnez le lien et cliquez sur Accepter les mises à jour pour recevoir les données mises à jour.
   
   

   Note : Vous pouvez également cliquer sur Révision pour voir une comparaison côte à côte des changements avant d’accepter une mise à jour.

Réviser les mises à jour

Le bouton Révision de la section précédente vous permet de comparer les modifications avant de les valider dans votre espace de travail. Lorsque plusieurs mises à jour sont disponibles, utilisez les flèches en bas à gauche pour passer d’une mise à jour à l’autre.

Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Accepter les mises à jour pour publier les nouvelles valeurs vers toutes les destinations de votre espace de travail.  

Copier des liens intelligents

Pour faciliter le processus de transfert, des liens intelligents peuvent être inclus en option lors de la copie d’un fichier ou d’un dossier. Cela vous permet de conserver les liens actuels lors de la copie de fichiers ou de les réinitialiser complètement.

Les options suivantes s’appliquent spécifiquement aux liens intelligents :

• Inclure les métadonnées pour tous les liens intelligents source : Cochez cette case pour conserver les noms et les descriptions de vos liens intelligents source copiés. Cela créera des entrées en double dans votre bibliothèque, mais elles pourront être modifiées ultérieurement. Décochez cette case pour exclure les noms et descriptions existants de vos liens intelligents source copiés.
• Maintenir les liens de destination entre les espaces de travail : Cochez cette case pour que les liens intelligents provenant d’autres espaces de travail
  restent liés à leur source actuelle. Décochez cette case pour supprimer les liens.

En savoir plus sur la copie de fichiers et de dossiers.

Note : Ces options n’apparaissent que si les liens intelligents ont été activés dans votre espace de travail.

Rétablir et supprimer les liens intelligents

Une fois qu’un lien intelligent a été ajouté, vous pouvez le ramener à un lien source standard et le supprimer de la bibliothèque. Vous pouvez également supprimer directement les liens intelligents anciens, inutilisés ou abandonnés qui ont été partagés à partir d’autres espaces de travail.

Note : Si le lien intelligent est toujours partagé avec vous, vous pouvez le réajuster plus tard à partir de la section Mises à jour en attente > Nouveaux liens partagés de la bibliothèque.

Bon à savoir

• Les liens provenant des espaces de travail GRC ne sont pas compatibles avec les liens intelligents pour le moment.
• Les liens intelligents sont inclus et nommés dans le Rapport sur les liens entre les documents.