Portail de support Workiva

Vous pouvez gérer plusieurs années de collecte de données pour les rapports environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) ou de développement durable à partir de Sustainability Program. A partir de Aperçu du programme, un espace de travail ou un propriétaire de programme peut gérer les années de déclaration du programme si nécessaire.

Ajouter l’année de reporting

Pour commencer la collecte de données pour une nouvelle année de déclaration, ajoutez l’année à Programme de développement durable. Lorsque vous ajoutez l’année, vous copiez - ou roll forward - les mesures d’une autre année et choisissez les détails de la valeur et les fichiers avec lesquels commencer.

Étape 1. Préparez les fichiers pour la reconduction

Lorsque vous ajoutez une nouvelle année, le programme peut copier des fichiers pour la collecte de données ou l’établissement de rapports sur ses valeurs métriques. Avant d’ajouter l’année, choisissez les fichiers à reporter :

• Décidez si vous souhaitez continuer à collecter des valeurs par le biais des fichiers source connectés , ou si vous préférez utiliser le portail streamlined Workiva Tasks .
• Identifiez les fichiers supplémentaires à copier, tels que les processus utilisés avec les fichiers sources connectés, le Factbook Spreadsheet, ou les fichiers de reporting.

Pour préparer ces fichiers en vue du report :

1. partir de Files , créez des dossiers distincts pour vos fichiers source et de rapport - respectivement - dans un autre dossier qui identifie l’année de déclaration :

   • Dans le dossier source files’, incluez tous les fichiers sources liés aux valeurs à conserver pour la nouvelle année, tels que la feuille de calcul Data Collection.

     Conseil : Pour vous aider à identifier les fichiers sources liés aux valeurs, utilisez une requête avec le programme comme source. Le programme répertorie également les fichiers sources des valeurs lorsque vous ajoutez une nouvelle année.

   • Dans le dossier reporting files’, incluez la feuille de calcul Factbook et tous les résultats de reporting qui y sont liés.

   Conseil : Pour plus de clarté, incluez l’année dans le nom de chaque dossier, par exemple 20XX Sustainability source files ou 20XX Sustainability reporting files.

2. Pour identifier tous les fichiers que le programme répercutera, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier parent et sélectionnez Rapport sur les fichiers liés pour identifier les fichiers qui fournissent des liens source pour les fichiers de ses dossiers.
   

   Note : Si votre Factbook Spreadsheet apparaît dans le rapport des fichiers liés pour les fichiers sources, supprimez ses liens source. N’utilisez le Factbook que comme source pour la production de rapports, et non pour la collecte de données.

3. Pour chaque fichier source répertorié dans le rapport sur les fichiers liés, examinez son panneau Connections pour déterminer si ses connexions entrantes proviennent d’un autre espace de travail - tel qu’une feuille de calcul ou une requête partagée - ou ont des sources avec des données provenant de Chains.

   Remarque : Si un fichier source possède ces connexions entrantes, vous devrez peut-être recréer la connexion dans la copie du fichier créée lors du transfert.

4. Pour déterminer si un fichier source répertorié dans le rapport sur les fichiers liés utilise des processus pour automatiser les flux de tâches, recherchez Fichiers pour le processus , puis ouvrez chaque processus et vérifiez si ses actions s’appliquent à un fichier source. 
   
   Si un fichier utilise un processus, incluez le fichier du processus dans le dossier correspondant au fichier.

Étape 2. Ajouter l’année de déclaration

Après avoir configuré les fichiers à reconduire, ajoutez la nouvelle année au programme :

1. À partir de Programme de développement durable, sélectionnez Vue d'ensemble du programme à partir du schéma, puis sélectionnez Gérer les années de déclaration à partir du menu.
   
2. Vérifiez que le programme ne comporte pas déjà la nouvelle année et cliquez sur Ajouter l'année.
   

Étape 3. Sélectionnez les détails de la valeur à reporter

Pour faciliter la collecte des données, la nouvelle année doit se dérouler selon les mêmes paramètres que l'année précédente :

1. Dans New year, entrez l'année de déclaration à ajouter, dans un format à quatre chiffres YYYY.
   

   Remarque : Vous ne pouvez ajouter que des années qui n’existent pas encore dans le programme. Pour avancer d’une année à l’autre - par exemple, une année à laquelle un espace réservé a été ajouté précédemment - commencez par et supprimez-la du programme.

2. Sélectionnez l'année existante à partir de laquelle vous souhaitez copier les métriques.
3. Dans Copy to new year, choisissez les détails de la mesure à reporter :
   • Valeurs collectées, pour commencer la nouvelle année avec les mêmes données collectées directement dans les métriques ou via les tâches de Workiva
   • Notes de soutien, pour conserver les notes fournies lors de la collecte des données, telles que les preuves ou le contexte pour les notes de bas de page ou les rapports narratifs.
   • Tâches, pour conserver les mêmes devoirs et instructions pour la collecte de données de la nouvelle année. Si c’est le cas, choisissez également de fixer ou non les dates d’échéance des devoirs, ajustées pour la nouvelle année.

Étape 4. Sélectionnez les fichiers à copier

Sélectionnez ensuite les fichiers à reporter à la nouvelle année : 

1. Choisissez de copier ou non les fichiers sources connectés des valeurs :
   • Pour utiliser uniquement Workiva Tasks pour la collecte de données de la nouvelle année, effacez Connected source files.

   • Pour conserver les connexions aux fichiers sources des valeurs, sélectionnez Fichiers sources connectés, puis choisissez les fichiers à reporter à partir de l’année en cours.

     Remarque : Si vous choisissez de faire avancer un fichier source, le programme copie également ses fichiers sources liés.

     Conseil : Si vous décochez la case d'un fichier source, les tâches de ses valeurs utiliseront plutôt les tâches Workiva pour la collecte des données au cours de la nouvelle année.

2. Pour inclure d’autres fichiers dans le report - tels que les processus, la feuille de calcul Factbook ou les résultats des rapports - cliquez sur Copy additional files, puis recherchez et sélectionnez les fichiers à copier ; par exemple, ceux qui se trouvent dans le dossier 20XX Sustainability reporting files ou 20XX prepared for the roll forward.

3. Dans Copy from files, choisissez ce que vous voulez inclure dans les copies des fichiers.
    

   

    

   Copier à partir des fichiers	Description
   Tous les commentaires	Copie tous les fils de commentaires - Ouvert et Résolu - dans les fichiers
   Étiquettes de contour	Copies étiquettes appliquées aux contours Note : Dans les copies, les étiquettes de contour seront désactivées par défaut. Après l'avance du rouleau, choisissez d'activer ou non les étiquettes de contour pour chaque copie.
   Pièces jointes	Copies des pièces jointes téléchargées dans les fichiers Note : Le marquage des pièces jointes est et non inclus dans les copies.
   Automatisations	Copies automations utilisées dans les fichiers, par exemple pour automatiser la collecte de données à partir de systèmes sources intégrés Note : Pour réduire les erreurs dans les copies, inclure tous les éléments utilisés pour exécuter les automatismes des fichiers. Note : Dans les copies, les automatismes seront désactivés par défaut. Après le transfert, choisissez d'activer ou non les automatismes dans chaque copie.
   Connexions entrantes et sortantes	Copie toutes les connexions à partir des fichiers - entrants à partir des sources de données et sortants vers les fichiers de destination Remarque : Si vous incluez la feuille de calcul Data Collection ou Factbook, sélectionnez Connexions entrantes et sortantes. Vous pouvez ensuite ajuster les paramètres des connexions si nécessaire dans les copies créées lors du transfert.
   Valeurs des cellules d’entrée	Copie toutes les données saisies dans les cellules de saisie dans les fichiers, par exemple là où les assignés préparent les valeurs métriques. Remarque : Si vous désactivez cette option, les copies comprendront des cellules d'entrée vides, sans les valeurs introduites dans ces cellules.

   Conseil : Les copies créées conservent automatiquement toutes les étiquettes XBRL (extensible business reporting language).

4. Choisissez d’enregistrer les copies dans un dossier nouveau ou existant :
   • Si Nouveau dossier, entrez son nom et sélectionnez l’endroit où le créer.
   • Si Dossier existant, sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer les copies.

5. Après avoir choisi tous les détails à reporter à la nouvelle année, cliquez sur Ajouter l’année.

   Note : En fonction du nombre de mesures, il peut s’écouler plusieurs minutes avant que la nouvelle année n’apparaisse dans le programme. Si vous incluez des fichiers, vous recevrez une notification par courrier électronique lorsque leurs copies seront créées.

Étape 5. Préparer la nouvelle année

Une fois le report terminé, préparez la nouvelle année dans Sustainability Program et - si inclus - dans Data Collection et Factbook Spreadsheets.

Note : Si vous choisissez de copier Outline labels ou Automatiions à partir de fichiers, choisissez d’activer les étiquettes de contour ou les automatismes pour chaque copie.

Supprimer l'année de déclaration

Vous pouvez supprimer une année d'un programme, y compris toutes ses valeurs métriques et toutes les tâches de collecte de données en cours.

Astuce : Plutôt que de supprimer toutes les valeurs d'une année, vous pouvez supprimer des valeurs métriques spécifiques.

Supprimer une année :

1. À partir de Programme de développement durable, sélectionnez Vue d'ensemble du programme à partir du schéma, puis sélectionnez Gérer les années de déclaration à partir du menu.
2. Dans l'année de déclaration, sélectionner Supprimer l'année.
   
3. Cliquez sur Supprimer.

Annulation d'un déplacement vers l'avant

Si nécessaire, vous pouvez revenir en arrière pour une nouvelle année, par exemple pour l’ajouter à nouveau avec des détails ou des fichiers différents. 

Note : Veillez à supprimer l’année ajoutée lors de la reconduction, et non une autre année pouvant contenir des valeurs collectées.

Pour annuler une reconduction :

1. A partir de Programme de durabilité, supprimez la nouvelle année de Aperçu du programme.
2. A partir de Fichiers, supprimez toutes les copies de fichiers créées pendant le transfert.