Crea una tarea para asignar el trabajo que debe completarse en un archivo de Workiva. Puedes utilizar las tareas para solicitar documentación, realizar revisiones, obtener aprobaciones o cualquier otra forma que te ayude a completar el trabajo dentro de tu expediente. Para enviar una tarea a un Grupo o a Varias personas asignadas, que solo necesitan a una persona para completarla.
Crear una tarea en un archivo
Para crear una tarea en un archivo:
- Con el archivo abierto, haz clic en el icono Tareas del panel derecho.
- Haz clic en el icono más situado en la parte superior del panel Tareas.
- Añade los siguientes detalles a tu tarea:
- Título: Proporciona un nombre para la tarea.
- Asignada a: Selecciona una persona asignada para completar la tarea. Si añades varias personas asignadas, se enviará la tarea a cada una de ellas, pero sólo una tendrá que completarla. Si, por el contrario, deseas que varias personas completen la tarea, puedes crear la tarea en bloque.
- Fecha de vencimiento: (opcional) Selecciona la fecha en la que debe completarse la tarea.
- Aprobación por: (opcional) Selecciona un aprobador para que apruebe la finalización de la tarea.
- Fecha de vencimiento de aprobación: (opcional) Selecciona la fecha en la que la tarea completada debe ser aprobada por.
- Archivo: Se establecerá automáticamente en el archivo en el que te encuentres.
- Sección: (opcional) Especifica la sección del archivo donde debe completarse la tarea.
- Instrucciones: (opcional) Añade notas o instrucciones para ayudar a los colaboradores a completar la tarea.
- Haz clic en Crear.
Tu tarea ya está creada y aparecerá en la lista de tareas de cada colaborador.
Nota: La posibilidad de personalizar recordatorios automáticos no está disponible actualmente al crear tareas en un archivo. Si quieres personalizar los recordatorios automatizados para las tareas de un archivo, puedes hacerlo editando la tarea desde la pestaña Tareas en Inicio.
Crear una tarea en Inicio.
Para crear una tarea desde la pestaña Tareas en Inicio:
- Haz clic en Crear nueva tarea.
- Añade los siguientes detalles a tu tarea:
- Título: Proporciona un nombre para la tarea.
- Asignada a: Selecciona una persona asignada para completar la tarea. Si añades varias personas asignadas, se enviará la tarea a cada una de ellas, pero sólo una tendrá que completarla. Si, por el contrario, deseas que varias personas completen la tarea, puedes crear la tarea en bloque.
- Fecha de vencimiento: (opcional) Selecciona la fecha en la que debe completarse la tarea.
- Recordatorios a la Persona asignada: Por defecto, los correos electrónicos recordatorios automatizados con contenido predeterminado se envían a los asignatarios tres días antes, el día de y cada día durante tres días después de la Fecha de vencimiento del asignatario. En su lugar, puedes elegir no enviar recordatorios en absoluto o personalizar los recordatorios según tus necesidades personales. Ver Enviar recordatorios en Tareas para más detalles.
- Aprobación por: (opcional) Selecciona un aprobador para que apruebe la finalización de la tarea.
- Fecha de vencimiento de aprobación: (opcional) Selecciona la fecha en la que la tarea completada debe ser aprobada por.
- Recordatorios del Aprobador: Si añades un Aprobador, puedes personalizar los Recordatorios del Aprobador. Por defecto, se envían correos electrónicos recordatorios automatizados con contenido predeterminado a los Aprobadores tres días antes, el día de, y cada día durante tres días después de la Fecha de vencimiento de aprobación. En su lugar, puedes elegir no enviar recordatorios en absoluto o personalizar los recordatorios según tus necesidades personales. Ver Enviar recordatorios en Tareas para más detalles.
- Archivo: (opcional) Especifica el archivo donde debe completarse la tarea.
- Sección: (opcional) Especifica la sección del archivo donde debe completarse la tarea.
- Instrucciones: (opcional) Añade notas o instrucciones para ayudar a los colaboradores a completar la tarea.
- Haz clic en Crear.
Tu tarea ya está creada y aparecerá en la lista de tareas de cada colaborador.
Ir a la ubicación de una tarea desde la Página principal.
Desde la pestaña Tareas en Inicio, si procede, hay un par de formas de ir a la ubicación de una tarea una vez creada:
- Haz clic en el hipervínculo de la columna Tarea o Ubicación de la lista de tareas.
-
Haz clic dentro de la fila de la tarea para abrir el panel de detalles, y haz clic en el hipervínculo de la parte inferior del panel.